Ich persönlich finde Checklisten sehr hilfreich für die tägliche Arbeit, aber insbesondere für Aufgaben, die z.B. nur 1x pro Jahr erledigt werden müssen (z.B. Vorbereitung der Weihnachtsfeier). Anstatt immer wieder neu zu überlegen, was alles zu tun ist, ist es sinnvoll eine entsprechende Checkliste anzulegen, auf die man immer wieder zurückgreifen kann. Ich erstelle Checklisten gerne in Word und manchmal auch in Excel, da ich so die Liste immer wieder ergänzen und neu sortieren kann.
Sie können Checklisten gut einsetzen für
- Analysen
- Arbeitsabläufe
- Kontrollen
- Verhandlungen
- Vorbereitung von Besprechungen
- Vorbereitung von Dienstreisen
Vorteil von Checklisten ist auch, dass man die Aufgabe leichter delegieren bzw. sich ein Vertreter schneller einarbeiten kann.
Wie können Sie eine gute Checkliste entwerfen?
Gehen Sie in Gedanken die einzelnen Schritte einer Aufgabe durch. Stellen Sie sich dabei vor, Sie müssten einen neuem Mitarbeiter Ihre Arbeit erklären.
Sie können dafür entweder gleich eine Liste erstellen, oder die Mindmap-Methode anwenden (Mindmap bei Wikipedia).
Neben den einzelnen Arbeitsschritten sollten Sie auch beteiligte Personen, benötigte Vorlagen bzw. Software und ggf. exakte Termine aufschreiben.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
