Welche Faktoren machen ein Projekt erfolgreich?

Eine Studie der Gesellschaft für Projektmanagement hat ergeben, dass klare Ziele und eine gute Kommunikation den Erfolg eines Projektes am stärksten beeinflussen.

Es liegt auf der Hand: wenn für alle Projektmitarbeiter eine Klarheit darüber besteht, welches die Projektziele sind, und zwar in jeder Phase des Projektes, dann trägt das entscheidend zum Projekterfolg bei. Wenn aber im Gegenteil die Ziele unklar oder nicht verständlich sind, dann hat das negative Auswirkungen auf die Motivation der Projektmitarbeiter und man kann keine gute Qualität beim Projektergebnis erreichen.

Auch spielt die Kommunikation im Projektteam und das Berichtswesen an die Entscheider eine große Rolle. Wenn also an die Entscheider, z.B. die Geschäftsführung, etwas berichtet wird, das nicht dem tatsächlichen Status des Projektes entspricht, dann ist das Scheitern vorprogrammiert. Dies trifft auch zu, wenn die Projektmitarbeiter den Status ihrer Aufgabenpakete zu sehr geschönt gegenüber dem Projektleiter darstellen.

Sie denken jetzt vielleicht: "Die Ziele sind doch klar und statt ständig zu berichten, sollten wir besser unsere Zeit dafür verwenden, am Ergebnis zu arbeiten!"

Ich kann sehr gut verstehen, wenn Ihnen die Projektmanagement-Tools zu bürokratisch erscheinen. Ich habe auch mehr Spaß daran, am Ergebnis zu arbeiten. Ein gutes Ergebnis erreicht man aber nur, wenn man die notwendigen Management-Techniken anwendet.

Die Einführung eines professionellen Projektmanagements im Unternehmen dauert 1-2 Jahre.

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Wenn Sie ein professionelles Projektmanagement in Ihrem Betrieb einführen wollen, dann braucht das Zeit.

Sie müssen Strukturen schaffen, um die Projektarbeit mit dem Tagesgeschäft zu vereinbaren. Außerdem müssen Sie die Entscheider in einem Lenkungsausschuss zusammenfassen. Sie müssen auch klären, welches Gremium über neue Projekte entscheidet. Und wie häufig dies entschieden wird. Sie brauchen Standards zur Abwicklung von Projekten und müssen Prozesse regeln. Dabei müssen Sie klären, welches Gremium einen Überblick über alle anstehenden Projekte behält und dafür sorgt, dass die einzelnen Projekte nicht gegeneinander arbeiten oder das selbe Thema behandeln. Alles, was Sie geregelt haben müssen Sie in Handbüchern dokumentieren und Ihre Mitarbeiter schulen. Sie müssen Projektleiter ausbilden und auch die Projektmitarbeiter mit den Standards und Prozessen vertraut machen. Außerdem benötigen Sie eine professionelle Projektmanagement-Software, die Sie erstmal auswählen und dann im Rahmen eines IT-Projektes implementieren müssen.

In großen Unternehmen wird so vorgegangen. Aber für kleine Betriebe halte ich persönlich das nicht für praktikabel.

Wenn Ihr Geschäftsführer Ihnen ein Projekt überträgt, dann können Sie ja nicht sagen: "Alles klar, das mache ich. Aber vorher muss ich noch ein Projektmanagement einführen, das dauert 2 Jahre, danach kann ich dann auch Ihr Projekt bearbeiten. Haben Sie bitte bis dahin Geduld."

Daher habe ich nach einem Weg gesucht, die Techniken des professionellen Projektmanagements so weit abzuspecken, dass sie einfach, leicht verständlich und sofort einsetzbar sind.

Was Sie also benötigen, um Ihr Projekt erfolgreich und effizient zu managen sind:

Projektmanagement-Techniken zu erlernen kostet Zeit

Als ich vor rund 20 Jahren in meinem ersten Projekt mitarbeitet habe, wurde ich von meiner Abteilungsleiterin gebeten, einen ersten Projektstandbericht zu schreiben. Ich habe daraufhin eine PowerPoint-Präsentation erstellt, die 5 Seiten hatte. Ich dachte, dass damit ja alles gesagt sei.

Meine Abteilungsleiterin war damit gar nicht zufrieden.

Zugegeben, ich war damals ziemlich blauäugig an die Sache herangegangen.

Ich hatte überhaupt nicht darauf geachtet, die Mitglieder aus der Management-Etage, die den Projektstandbericht lesen sollten, angemessen abzuholen. D.h. ich war zu sehr im Thema drin und dachte, es wäre ja allen anderen auch klar, in welcher Phase des Projektes wir jetzt gerade sind.

Außerdem hatte ich vergessen, am Ende des Berichts einen Ausblick auf die nächsten Schritte zu geben, weil ich auch hier dachte, dass das ja klar sei. Aber man darf nicht vergessen, dass Vorstände und Geschäftsführer viele verschiedene Projekte delegieren und sich darüber hinaus mit ganz unterschiedlichen Themen beschäftigen.

Und als ich später in einem anderen Projekt die Aufgaben planen sollte, war ich erstmal überfordert. Ich hatte keine Ahnung, wie ich die ganze Sache angehen sollte und Angst, wichtige Schritte zu vergessen. Ich dachte auch, dass ich diese Planung alleine erstellen müsste und habe mich nicht getraut, Kollegen nach Ihrer Einschätzung zu fragen.

Es hat einige Jahre gedauert, bis ich aus meinen Erfahrungen eigene Checklisten und Vorlagen für mich zusammengestellt habe. Erst später habe ich an einer Projektmanagement-Schulung teilgenommen. Dabei wurde für mich einiges klarer, aber ich konnte auch feststellen, dass ich bereits auf einem guten Weg war.

Sie fragen sich vielleicht jetzt, warum ich nicht schon viel früher an einer Projektmanagement-Schulung teilgenommen habe? Ganz einfach. Wenn man an einer Projektmanagement-Schulung teilnimmt, dass ist das in der Regel ziemlich teuer und zeitaufwändig. Das war mein Arbeitgeber nicht bereit in mich zu investieren. Als dann eine entsprechende Schulung unternehmensintern angeboten wurde, konnte ich teilnehmen. Aber die Schulung ging immer noch über 3 x 3 Tage. Diese Zeit musste ich erstmal in meinem Tagesgeschäft freischaufeln.

Was Sie daraus lernen können:

Profitieren Sie aus meinen Erfahrungen...

In meinem Beruf lege ich nicht nur Wert auf Ordnung und Übersichtlichkeit, ich suche auch immer nach einem einfachen Weg. Wenn etwas kompliziert oder zeitaufwändig ist, dann halte ich kurz inne und frage mich, ob es nicht einfacher und schneller geht.

Dies gilt auch für das effiziente Managen von Projekten. Ich habe mir über die Jahre Checklisten und Vorlagen erstellt, mit denen ich jetzt sofort ein neues Projekt starten kann.

... und starten Sie.

Gerne stelle ich Ihnen meine Checklisten und Vorlagen zur Verfügung. Damit sind Sie gut vorbereitet, wenn Sie zukünftig ein Projekt von Ihrem Chef delegiert bekommen oder selbst eine Projektidee umsetzen möchten.

Die Inhalte sind speziell auf kleine Unternehmen abgestimmt. Sie sind also darauf reduziert, was Sie wirklich benötigen. So werden Sie Schritt-für-Schritt an eine sinnvolle und effiziente Arbeitsweise herangeführt. Ein weiterer Vorteil: Sie können einfach Word und Excel nutzen und müssen nicht erst noch eine neue Projektmanagement-Software kaufen und erlernen.

28 Checklisten und Vorlagen zusammengefasst:

“Praxisleitfaden Projektmanagement”

So können Sie sofort mit Ihrem Projekt erfolgreich starten.

Für die Nutzung der Word- und Excel-Vorlagen sind normale Anwenderkenntnisse ausreichend. Die Formeln und Formatierungen haben ich bereits für Sie eingefügt. Dies gilt auch für das Diagramm bei der Risikobewertung in Excel, das sich automatisch mit Ihren Eingaben füllt. So können Sie sich professionell präsentieren und gegenüber Ihrem Chef glänzen.

Der Praxisleitfaden besteht aus folgenden einzelnen Checklisten und Vorlagen:

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Brauche ich wirklich alle 28 Dateien?

Ja und Nein.

Nehmen wir mal die Checkliste zur Projektdefinition. Zu Beginn ist diese Checkliste sicherlich hilfreich. Wenn Sie aber bereits mehrere Projekte im Unternehmen durchgeführt haben und sich eine Projektkultur entwickelt hat, dann ist jedem Mitarbeiter und Entscheider sofort klar, wann es sich um ein Projekt und wann um eine Aufgabe handelt. Dann benötigen Sie diese Checkliste nur noch in Zweifelsfällen.

Oder die Checkliste zur Teamerweiterung. Wenn Sie im Laufe des Projektes keine neuen Projektmitglieder hinzubekommen, dann kommt diese Checkliste nicht zum Einsatz. Aber für den Fall, dass dies notwendig wird, sind Sie gut vorbereitet. 

​Die Checkliste zum Projektauftrag können Sie nutzen, wenn Sie ein eigenes Formular dazu entwickeln wollen. Oder Sie verwenden einfach meine Word-Vorlage zum Projektauftrag. Das ist Ihnen überlassen. Sie können auch meine Word-Vorlage nach Ihren Wünschen verändern.

In der Checkliste zum Projektstrukturplan ist die Vorgehensweise erklärt und die Excel-Vorlage ist dann die passende Datei dazu, um einen Projektstrukturplan zu erstellen.​

Ich habe auch schon in vielen Projekten erlebt, dass auf das Risikomanagement verzichtet wurde. Leider zeigt aber auch die Erfahrung, dass sich das nicht wirklich auszahlt. Wenn dann im Laufe des Projektes eine Störung auftritt, muss man seine ganze Aufmerksamkeit und Zeit auf die Behebung verwenden. Es wäre dagegen besser gewesen, auf diesen Moment gut vorbereitet zu sein, sodass man schneller an der Lösung arbeiten kann. Außerdem hilft ein Frühwarnsystem mit entsprechenden Indikatoren, um Probleme frühzeitig zu erkennen, sodass die Auswirkungen minimiert werden können. Vielleicht stellen Sie ja fest, dass gar nicht so viele bedeutende Risiken mit Ihrem Projekt verbunden sind, dann benötigen Sie für diesen Schritt nur 30 Minuten.

"Wenn mir jemand solche Checklisten und Vorlagen zu Beginn meines ersten Projektes gegeben hätte, wäre mir viel Frust erspart geblieben.”

   Meike Kranz

P.S.: der Praxisleitfaden Projektmanagement ist die ideale Ergänzung zum kostenlosen E-Book "Projekte effizient managen".