Verschwenden Sie auch jeden Tag wertvolle Zeit mit dem  Suchen nach Informationen?

 Der tägliche Wahnsinn im Büro: die Suche nach Dateien auf dem Teamlaufwerk.

Sie möchten eine Bauteile-Spezifikation per E-Mail als Anhang an einen Ihrer Lieferanten senden. Aber wo haben Sie diese Datei abgelegt? Sie sind sicher, dass die Datei im Projektordner liegt, da es sich ja um ein neues Produkt handelt. Aber dort finden Sie sie nicht. Dann schauen Sie im Ordner „Neue Produkte“ nach. Aber auch dort ist sie nicht zu finden. Vielleicht liegt sie bei den Spezifikationen? Nein. Abschließend finden Sie die Datei beim Bauteil. 

Ein Kunde fragt Sie nach dem Mengen-Rabatt für eines Ihrer Produkte, wenn er noch in dieser Woche 1.000 Stück bestellt hat. Sie wollen ihm auch sofort antworten. Aber wo liegt nochmal die Rabatt-Übersicht? Und wo finden Sie die Excel-Tabelle für die Preiskalkulation dieses Produkts? Vielleicht im Ordner "Preise"? Oder bei den Produkt-Informationen? Gelten für den Kunden die normalen Rabatt-Konditionen, oder gibt es im Kundenordner noch eine spezielle Vereinbarung dazu? Es dauert einige Zeit, bis Sie alle benötigten Informationen und Dateien auf dem Teamlaufwerk gefunden haben.

Ein Mitarbeiter kommt zu Ihnen ins Personalbüro und möchte sich zur Altersteilzeit beraten lassen. Erst vor zwei Wochen wurde dazu eine neue Betriebsvereinbarung geschlossen. Sie müssen diese Datei nur noch schnell finden, damit Sie die richtigen Auskünfte geben können. Sie suchen die Datei zuerst im Ordner „Betriebsvereinbarungen“, dann im Ordner „Betriebsrat“, dann beim Thema „Rente“, schließlich sehen Sie im Ordner „Altersteilzeit“ nach. Zwischendurch bieten Sie dem Mitarbeiter eine Tasse Kaffee an und entschuldigen sich dafür, dass es so lange dauert. Aber Sie finden die Datei bestimmt gleich... Schließlich finden Sie die Datei im Projektordner „36498“, da so die offizielle Projekt-Nummer lautet.

Ihr Kollege ist gerade im Urlaub. Sie sollen in dieser Zeit ein Angebot erstellen. Der Kollege hatte Ihnen bei der Übergabe eigentlich gesagt, wo die Datei, die Sie nur kurz mit aktuellen Daten ergänzen müssen, abgespeichert ist. Aber wo war das nochmal? Sie öffnen auf dem Teamlaufwerk den Namensordner des Kollegen. Er hat seine Dateien in einer ganz anderen Logik abgelegt, als sie es tun. Sie klicken sich zuerst durch verschiedene Ordner. Dann geben Sie in der Suche das Wort „Angebot“ ein. Es dauert eine Weile, bis alle Ordner durchsucht sind. Aber in der Ergebnisliste finden Sie nicht die entsprechende Datei. Sie überlegen, ob Sie den Kollegen auf seinem Handy anrufen sollen, um bei ihm nachzufragen, wo die Datei abgelegt ist. Dann fällt Ihnen ein, dass der Kunde in den USA sitzt. Vielleicht hat Ihr Kollege ja die Datei englisch benannt. Sie schmeißen noch einmal die Suche an und finden nun die gesuchte Datei.

Kennen Sie das auch?   

Wäre es nicht besser, eine übersichtliche und leicht verständliche Dateiablage zu haben, in der sich alles schnell finden lässt?

 Das haben Sie bereits versucht, sind aber verscheitert?

 Wie sind Sie dabei vorgegangen?   

Hat der Abteilungsleiter einen Mitarbeiter ausgewählt, der sich mal Gedanken zu einer besseren Dateiablagestruktur machen sollte? Bestimmt hat es viele Stunden gedauert, bis dieser Mitarbeiter die bisherigen Ordner analysiert hat. Er hat sich Gedanken gemacht, welche Ordner zusammengestellt werden könnten. Er hat Ordner gefunden, deren Inhalt völlig veraltet war und die gelöscht werden könnten. Er hat Vorschläge ausgearbeitet, wie einige Ordner umbenannt werden könnten. Er hat neue Ordner ergänzt. 

Ihm ist dabei aufgefallen, dass die Dateien sehr unterschiedlich benannt werden, sodass die Such-Funktion nicht die gewünschten Ergebnisse liefern kann. Es gibt sogar einen Kollegen, der E-Mails als PDF-Dateien ablegt.   

Seine Ideen zur neuen Dateiablagestruktur hat der Mitarbeiter in einer PowerPoint-Präsentation zusammengefasst. Diese hat er dem Abteilungsleiter vorgestellt. Der hatte viele Fragen und Änderungswünsche dazu. Diese wurden eingearbeitet. Danach hat der Mitarbeiter in der nächsten Abteilungs-Runde die neue Struktur den Kollegen vorgestellt.

Es wurde hitzig diskutiert. Die Kollegen haben die neue Struktur zerstört. Einer sagt sogar: „Wenn die Dateiablagestruktur so kommt, dann lege ich dort gar nichts mehr ab, weil ich sowieso nichts wiederfinden werde.“ Ich werde meine Dateien dann nur noch auf meinem persönlichen Laufwerk speichern!“   

Der Abteilungsleiter entscheidet, dass die Diskussion abgebrochen wird. Alles bleibt beim Alten. Der Mitarbeiter, der sich so viel Mühe mit der neuen Struktur gemacht hat, ist völlig frustriert, weil er so viel Zeit für den Papierkorb gearbeitet hat.

        Die Lösung: ein gemeinsamer Workshop zur Entwicklung einer optimierten Dateiablagestruktur.

Aus meiner langjährigen Erfahrung als Beraterin und Trainerin für mehr Effizienz im Büro kann ich Ihnen berichten, dass Sie mit einem gemeinsamen Workshop zur Optimierung der Dateiablagestruktur auf dem Teamlaufwerk viel  schneller und einfacher zum Ziel kommen.    

Warum Sie eine neue Dateiablagestruktur in einem Workshop erarbeiten sollten:

Sie müssen das Rad nicht neu finden.

Sicherlich denken Sie jetzt: Das sollten wir auch machen! Aber wie geht das?

Keine Angst: Sie müssen das Rad nicht neu finden.

Ich habe für Sie ein All-in-one-Paket zusammengestellt, in das meine langjährige Praxiserfahrung mit Dateiablage-Workshops eingeflossen sind. Ich erkläre Ihnen meine Methode und stelle Ihnen meine PowerPoint-Folien und meine To-Do-Liste zur Verfügung. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung sind Sie auch in der Lage, diesen Workshop erfolgreich durchzuführen.

Sie können sofort starten.

Anhand der To-Do-Liste erkennen Sie, wie Sie schrittweise vorgehen sollten. Sie müssen nur noch Ihre Erledigungstermine eintragen und schon kann es losgehen.

In dem 20-seitigen Workshop-Setting erkläre ich Ihnen ausführlich meine Methode. Außerdem gebe ich Ihnen Erläuterungen zu den einzelnen PowerPoint-Folien, sodass Sie wissen, wie Sie diese präsentieren sollten. Dabei wird mein ganzheitlicher Ansatz deutlich: In dem Workshop sollten Sie nicht nur eine bessere Ordnerstruktur erarbeiten, sondern auch festlegen, wie Dateien benannt werden und wie mit E-Mails umgegangen werden sollen, um diese in die Ablagesystematik zu integrieren.

Außerdem stelle ich Ihnen im Workshop-Setting zwei Vorgehensweisen vor, wie die alten Dateien von der alten Ordnerstruktur in die Neue überführen können.

In nur 3 Stunden zu einer besseren Dateiablagestruktur mit dem All-in-one-Paket

Mit dem All-in-one-Paket erhalten Sie...

Funktioniert das wirklich?

Ja. Ich habe diese Methode in den vergangenen Jahren in zahlreichen Schulungen bei meinen Kunden durchgeführt. In verschiedenen Abteilungen, verschiedenen Branchen und unterschiedlichen Unternehmensgrößen.

Sie haben wichtigere Projekte auf Ihrem Zettel, als die Dateiablagestruktur zu verbessern?

Ich saß vor einiger Zeit bei einer Trainings-Teilnehmerin am Arbeitsplatz. Sie berichtete mir, dass Sie in der Regel 15 Minuten nach einer Datei sucht, weil die Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk zu unübersichtlich war. Ich konnte das gar nicht glauben. Nachdem ich mir einen eigenen Eindruck gemacht hatte, verstand ich gut, warum sie so lange braucht, um Informationen zu finden. Der Abteilungsleiter schaut hier kurz zur Tür. Ich sprach ihn darauf an. Er sagte mir, dass er noch 50 andere Themen auf dem Zettel hat, die wichtiger sind, als eine neue Dateistruktur.

Die Abteilung bestand aus 20 Mitarbeitern. Wenn jeder 4x pro Tag nach einer Datei sucht und dafür jedes Mal 15 Minuten benötigt, dann sind das 20 verschwendete Stunden pro Tag. Diese Zeit könnte die Mitarbeiter besser in die neue Dateiablagestruktur investieren und es würde sich bereits nach sehr kurzer Zeit für sie auszahlen.

Zugegeben, dies ist ein extremes Beispiel. Normalerweise sucht ein Mitarbeiter zwischen 3 und 5 Minuten nach einer Datei. Wenn diese Suchzeiten auf max. 1 Minute reduziert werden könnte, zahlt sich aber auch das schon sehr schnell aus.

Wie viel Zeit verschwenden Sie täglich mit dem Suchen nach Dateien?

Machen Sie Ihre Dateiablage zukunftssicher !

Wenn Sie die Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk entsprechend der Prozesse und Themen organisieren, bleibt diese Ordnung länger gültig. Auch wenn neue Mitarbeiter zu Ihrer Abteilung hinzukommen und andere ausscheiden, verändert sich die Ordnerstruktur nicht.

Selbst wenn durch Umstrukturierungsmaßnahmen Aufgaben zu Ihrer Abteilung kommen und andere Aufgaben künftig von anderen Abteilungen übernommen werden sollen, können die entsprechenden Ordner und Informationen einfach übergeben werden.

Sie sollen demnächst ein Dokumentenmanagementsystem bekommen?

Schön. Wissen Sie schon, wann das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Ihnen aktiv werden kann?

Ich habe selbst die Erfahrung in einem entsprechenden Projekt gemacht, dass die Einführung eines DMS ca. 2 Jahre dauert. Das ist normal. Man muss zunächst die Anforderungen an ein DMS definieren, dann eine Software auswählen, diese anpassen und testen. Das DMS wird dann in einer Pilot-Abteilung eingesetzt und die Erfahrungen daraus eingearbeitet. Dann müssen alle Mitarbeiter in der Benutzung des DMS geschult werden und die bestehenden Dateien ins DMS überführt werden. Das alles braucht seine Zeit.

Es lohnt sich meiner Meinung nach auf alle Fälle, jetzt noch Zeit in eine neue Dateiablagestruktur zu investieren, da Sie bis zur Einführung des DMS davon profitieren können. Außerdem arbeiten Sie jetzt schon an einigen Dingen, die Sie dann sowieso tun müssen, wie zB das Löschen veralteter Dateien und Duplikaten. Ein weiterer Pluspunkt: Bei standardisierten Ordner- und Dateinamen können die alten Dateien automatisch ins DMS übernommen werden.

Starten Sie  jetzt!

PS: Verschwenden Sie nicht längere Zeit mit dem Suchen nach Informationen. Ergreifen Sie jetzt  die Initiative für mehr Übersicht auf dem Teamlaufwerk. Finden statt suchen!