Im letzten Artikel habe ich darüber geschrieben, warum es nicht sinnvoll ist einen Dateiordner „Aktuelles“ auf dem Teamlaufwerk zu haben. Heute möchte ich über den Ordner „Sonstiges“ (manchmal auch „Allgemeines“ oder „Diverses“ genannt) schreiben, den ich immer wieder bei meinen Kunden finde.
Wenn ich den Ordner „Sonstiges“ auf einem Laufwerk finde, schaue ich mir zuerst genau an, welche Dateien dort abgelegt wurden. Vielleicht können einige Dateien gelöscht werden, vielleicht kann man sie auch in entsprechende Themenordner verschieben.
- Ist die Datei nicht mehr aktuell bzw. gibt es eine neuere Version? Dann löschen.
- Gehört die Datei in einen anderen Themenordner? Dann dorthin verschieben.
- Hat sich das Thema erledigt und kann daher gelöscht werden?
- Hat sich das Thema erledigt, aber es soll noch zu Dokumentationszwecken aufgehoben werden? Dann gehört die Datei in ein Archiv.
- Gibt es noch andere Dateien, die so ähnlich sind, sodass man sie in einen neuen Ordner zusammenfassen kann?
Ziel sollte es sein, den Ordner „Sonstiges“ aufzulösen, denn dort entsteht sonst schnell ein „Datengrab“, weil sich in der Regel niemand dafür zuständig fühlt. Außerdem muss man sonst immer in mehreren Ordnern nach Informationen suchen: erst im Themenordner und dann auch noch bei Sonstiges, weil dort ja auch noch was gelandet sein kann.
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Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
