Ich habe mich immer mal gefragt, warum ich OneNote nutzen sollte. Welche Vorteile hat eigentlich das Programm. Als ich Julia Poetsch von Geliebte Ordnung kennengelernt habe, hat sich mich schnell davon überzeugen können. Außerdem freue ich mich, dass sie diesen Gastartikel geschrieben hat.

 

Effizient arbeiten mit OneNote

Nachdem Sie in Ihrem Arbeitsleben sicherlich schon mit dem ein oder anderen Microsoft OfficeProdukt gearbeitet haben, werden Sie sich vielleicht fragen: Wozu noch eine Software lernen? Braucht es das wirklich? In meinem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Arbeit mit dem digitalen Zettelkasten OneNote schneller und effizienter erledigen, als bisher. Nutzen Sie das Programm zur zentralen Ablage von Daten und verknüpfen Sie diese zur mobilen Nutzung auch für Unterwegs.

Was ist OneNote und wofür kann man es verwenden?

OneNote ist eine Software aus dem Microsoft Office-Paket und steht sowohl zum Einzelkauf als auch als Mietlösung (Office 365) zur Verfügung. OneNote ist das Äquivalent zu Ihrem Aktenschrank, Ihrer Visitenkartensammlung und Ihrer To Do-Liste. Hier legen Sie Notizbücher für Projekte oder Ihre privaten Interessen an, unterteilen diese in verschiedene Abschnitte, die wiederum Seiten enthalten können. OneNote ist sinnvoll, wenn Sie es leid sind, Informationen aus verschiedenen Medien zusammen suchen zu müssen. Hier können Sie alles verknüpfen – physische Informationen (als Scan), E-Mails direkt als Datei verknüpft, Kontaktdaten Ihrer Teampartner, Aufgaben aus Outlook, Ideen und Gedanken, Screenshots, Meeting-Mitschriften und vieles mehr. Technisch gesehen ist das Programm eine Art Datenbank zur Ablage von bisher unstrukturierten Informationen.

Vorteile von OneNote

• Unterstützt Informationssammlung im Projektmanagement
• Verknüpfung mit anderen Office-Produkten z.B. Outlook, Excel etc. einfach möglich
• Aufgaben lassen sich sinnvoll überblicken und mit anderen teilen
• Einfaches Festhalten von Text-/Bild-/Videoinformationen
• Speichern von Websites verknüpft mit weiteren Informationen
• Überall verfügbar bei Verknüpfung mit MS-Konto und Speichern in der Cloud
• Kompatibel mit mobilen Geräten (Android wie Apple)

Nachteile

• Kostenpflichtig, ca. 69 € Kaufversion, ab 8,80 €/Monat Mietversion innerhalb Office 365
• Datenschutz bei Variante Cloud-Speicherung: Vertrauen in Microsoft nötig

Was OneNote ausmacht: Variable Platzierung von Informationen OneNote denkt nicht linear wie Word. Sie können stattdessen neue Informationen überall auf den Seiten speichern – auch horizontal neben einem Text. Stellen Sie sich Ihr OneNote Notizbuch einfach wie eine Pinnwand oder ein Whiteboard vor. Besitzen Sie einen Touch-fähigen Bildschirm am Notebook können Sie sogar direkt auf der Bildoberfläche frei Hand zeichnen.

Mein Fazit:

OneNote zu benutzen ist sicher kein Muss, erleichtert mir persönlich das Arbeiten jedoch sehr. Ich mag es, alle Informationen übersichtlich an einem Ort zu sammeln. Trotzdem gibt mir das Programm die Flexibilität zur Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, die andere Formate (wie PDF o.Ä.) nutzen. Ich persönlich schätze OneNote sehr für die Projektarbeit und nutze es außerdem, um Aufgaben für meine Ehrenämter zu überblicken. Eine kostenfreie Alternative zu OneNote ist EverNote. Wie sich dieses Programm in der Basis- und Premiumversion von OneNote unterscheidet, bietet allerdings genug Stoff für einen extra Beitrag.

Zur Autorin

Julia Poetsch ist Gründerin von Geliebte Ordnung . Sie unterstützt als Ordnungscoach Singles, Familien und Senioren dabei, Ordnung in Haushalte und Büros zu bringen. Als ehemalige Projektmanagerin im Marketing hat sie über sechs Jahre Erfahrung im Leiten von Projektteams und liebt es deshalb, wenn Struktur auch im Büro Einzug hält.