In meinen letzten Trainings ist es mir wieder aufgefallen: in vielen Unternehmen wird an Schulungen zum E-Mail-Programm und MS Office gespart.

Offensichtlich wird davon ausgegangen, dass die Mitarbeiter die Nutzung dieser Standard-Software bereits kennen, oder sich diese einfach alleine aneignen können. Das ist aber oft nicht der Fall.

E-Mail-Programme, wie Outlook und Lotus Notes bieten sehr viele Möglichkeiten, sich selbst gut damit zu organisieren. Wenn aber Mitarbeiter noch nie in diesen Programmen geschult wurden, sind sie in der Regel aber nur in der Lage, Mails zu schreiben und zu senden, empfangene Mails in Unterordner zu verschieben, Unterordner anzulegen und zu Besprechungen einzuladen (oft ist nicht bekannt, wie man die Verfügbarkeit der Teilnehmer vorab prüfen kann). Vielleicht hat ein Mitarbeiter sich noch andere Funktionalitäten und Einstellungen von Kollegen abgucken können, aber das geschieht nur punktuell und zufällig.

Genauso ist es mit den MS-Office-Programmen Word, Excel und Powerpoint. Hier gab es oft auch keine Schulung für die Mitarbeiter. Und wenn eine neue Version eingeführt wird (z.B. von Office 2003 auf Office 2010), werden die Mitarbeiter entweder damit alleine gelassen, oder es gibt einen Online-Kurs für den aber auch niemand Zeit hat, oder jeder nimmt an einer einstündigen Umsteiger-Schulung teil. Meine Erfahrung ist, dass bei den Umsteiger-Schulungen schnell klar wird, dass die Mitarbeiter nicht nur wissen müssen, was jetzt anders ist, sondern einige grundsätzliche Funktionalitäten nicht kennen, also eine Grundlagenschulung benötigen würden.

Aber genau dafür ist weder Zeit noch Geld. Stattdessen wurschtelt sich jeder irgendwie durch. Dabei wird nicht beachtet, dass die Mitarbeiter Zeit verschwenden und einfach ineffizient arbeiten, weil sie es nicht besser wissen. Natürlich kann jeder Mitarbeiter auch im IT-Benutzerservice anrufen und dort wird ihm sicherlich eine Funktionalität erklärt, aber wenn man nicht ahnt, dass eine Software etwas Bestimmtes kann, dann kann man auch nicht danach fragen. Und um in der Hilfe-Funktion zu suchen, muss man oft erst den richtigen Begriff kennen.

Meiner Meinung nach ist die zeitliche und finanzielle Investition in entsprechende Schulungen sinnvoll, denn nur so können die Mitarbeiter Software-Programme gut für ihre Arbeit nutzen.