Effizient im Büro

Die Methoden aus dem Lean-Management und des Toyota-Produktionssystems wurden in den letzten Jahren in vielen Unternehmen in der Produktion eingeführt. Die Fachliteratur dazu füllt inzwischen Regale und es gibt zahlreiche Schulungen und Arbeitshilfe zu diesem Thema. Die Erfolge sind entsprechend spürbar und es hat ein Kulturwandel in den Werkhallen stattgefunden.
Aber wie sieht es im Verwaltungsbereich aus?

Statt Kaizen im Büro, Kan-Ban für das Büromaterial und eine ständige Verbesserung der Prozesse findet man hier Papierstapel auf den Schreibtischen und Sideboards, überquellende E-Mail-Posteingänge und wenig effiziente Vorgehensweisen.
Wie kommt es dazu? Meiner Erfahrung nach gibt es mehrere Gründe: Unordnung wird eher akzeptiert, Prozesse sind nicht so einfach zu standardisieren, Prozesskostenberechnungen sind sehr komplex und es wird sich zu selten Zeit genommen, die eigene Arbeitsweise zu überdenken, weil das Tagesgeschäft vor geht.
Warum wird die Unordnung eher akzeptiert?

Es gibt eine einfache Erklärung dafür: wer viel Papier auf dem Schreibtisch liegen hat, der hat viel zu tun. – So denken viele Mitarbeiter und Führungskräfte in den Büros. Wer dagegen einen leeren (aufgeräumten) Schreibtisch hat, der ist im Urlaub oder hat nichts zu tun. Das ist schlecht. Es muss also ein Umdenken in den Köpfen passieren, damit die 5S-Methode auch im Büro greifen kann.
Außerdem ist meine Erfahrung, dass sich viele Mitarbeiter von der täglichen E-Mail-Flut erschlagen fühlen und aufgegeben haben, Ordnung im Posteingang zu schaffen. 20.000 Mails werden zum Normalzustand und die Zeit und Energie fehlt, dies aufzuräumen. In meinen Arbeitsplatzcoachings zeige ich den Teilnehmern ganz einfach und sofort umsetzbare Strategien, um mit den E-Mails umzugehen, sodass ein leerer Posteingang Realität wird.
Sind standardisierte Prozesse im Verwaltungsbereich unmöglich?

Ja und Nein. Es gibt eine Vielzahl an Abläufen, die gut standardisiert werden können und teilweise als Workflow im ERP-System abgebildet werden. Aber es gibt auch viele Ausnahmen, Besonderheiten und kreative Prozesse, die sich nicht so leicht standardisieren lassen. Wenn die Kunden eine individuelle Beratung und auf ihre Bedürfnisse abgestimmte Produkte erhalten sollen, dann kann man nicht so einfach mit Texten nach dem Baukastenprinzip arbeiten.
Und dennoch habe ich die Erfahrung gemacht, dass die Produktivität im Büro deutlich erhöht werden kann, wenn verstärkt mit Checklisten und Vorlagen gearbeitet wird, Doppelarbeiten eliminiert und Kontrollinstanzen reduziert werden. Hier liegt noch viel Potenzial brach.
Wir haben keine Zeit, um unsere Arbeitsweise zu verbessern. So denken viele Mitarbeiter und Führungskräfte. Durch die ständig steigende Arbeitsverdichtung im Verwaltungsbereich haben viele Menschen das Gefühl, nur noch zu reagieren und Feuer zu löschen. Aber auch hier gibt es viele praxisnahe Methoden, die einfach umgesetzt werden können. So würde es oft schon helfen, die Besprechungswut einzudämmen und die Meetings effizient durchzuführen. Dadurch gewinnen Sie Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.