Auf vielen Schreibtischen sehe ich diverse Papierstapel. Die Mitarbeiter sammeln verschiedene Papier-Unterlagen in Klarsichthüllen. Dabei werden Unterlagen zu einem Thema zusammengelegt. Die Klarsichthüllen stapeln sich dann auf dem Schreibtisch oder Sideboard, manchmal auch auf der Fensterbank.

Das Problem dabei ist, dass die Klarsichthüllen in der Regel nicht beschriftet sind. D.h. der Mitarbeiter selbst, aber vor allem auch die Vertretung, findet die richtigen Unterlagen nicht mit einem Griff, sondern muss den ganzen Stapel durchgehen. Das kostet Zeit, ist umständlich und füllt den Schreibtisch unnötig.

Daher empfehle ich den Einsatz von Hängemappen. Diese können sehr einfach beschriftet werden und verschwinden dann in der großen Schublade im Rollcontainer. Wer keine große Schublade im Rollcontainer hat, der kann die Hängemappen in speziellen Kunststoffkästen ablegen und diesen Kasten entweder auf den Schreibtisch, oder auf das Sideboard stellen. Ich empfehle immer die Verwendung der Hängemappen mit seitlichen Leinenfröschen, damit die Unterlagen nicht so leicht herausfallen. Das ist auch praktisch, wenn man eine Mappe mit in eine Besprechung mitnehmen will.

In den Hängemappen sollten sich nur aktuelle Unterlagen liegen, sogenannte Handakten.

In dem folgenden Video erkläre ich die Nutzung dieser Hängemappen.

 

Die benötigten Hängemappen mit Leinenfröschen können Sie hier bestellen:

 

Es gibt die Hängemappen auch mit einem internen Register, um die Unterlagen noch innerhalb der Mappe zu strukturieren:

 

Wer zwar eine hohe Schublade im Rollcontainer hat, aber keinen entsprechenden Korb, um die Hängemappen abzulegen, der benötigt dies (bitte die Maße überprüfen):

 

Hängemappenboxen können Sie hier bestellen: