Jetzt die Produktivität steigern mit Outlook 2013

Nutzen Sie auch nur 20% der Funktionalitäten von Outlook?

Das Verwalten von Geschäftskontakten, das Planen und Erledigen von Aufgaben sowie die Organisation und Durchführung von Terminen und Besprechungen gehört für die meisten Mitarbeiter am Büroarbeitsplatz genauso zum Arbeitsalltag wie die Mail-Korrespondenz. Und doch nutzt die große Mehrheit der Angestellten Outlook überwiegend für die elektronischen Nachrichten – obwohl sie jeden Tag mit dem Programm arbeitet.

Dabei bietet das Microsoft-Tool all das: einen Kalender für Termine und Besprechungen, eine Kontakt- und Aufgabenverwaltung, eine Notizfunktion und noch vieles mehr. Nur genutzt werden diese Elemente eben wenig.

Haben Sie schon einmal an einer Outlook-Schulung teilgenommen?

Bleibt die Frage, weshalb das Microsoft-Programm so einseitig für die elektronischen Nachrichten verwendet wird. Zum einen sind die anderen Module vielen Anwendern wenig vertraut, gerade weil sie sie nicht ständig verwenden. Zum anderen wird in vielen Unternehmen nicht in eine entsprechende Schulung investiert.

Meine Erfahrung ist, dass die meisten Angestellten noch nie an einer Outlook-Schulung teilgenommen haben. Oder die Schulung ist bereits 10 Jahre her. Da das Programm aber in den letzten Jahren stark verändert wurde, ist dieses Wissen nicht mehr ausreichend. 

Sie können sicherlich in Ihrer IT-Abteilung nachfragen. Aber wenn Sie nicht wissen, was das Programm kann, können Sie auch nicht nach einer Erklärung zu dieser Funktionalität fragen. Außerdem geht es oft nicht um eine bestimmte Funktionalität, sondern um ein konkretes Problem, das gelöst werden soll.

Also sind Sie auf sich selbst angewiesen und lernen neue Vorgehensweisen nur kennen, wenn Sie durch Zufall einen Kollegen dabei beobachten, wie dieser mit Outlook arbeitet.

Beispiel Kategorisierung: Ohne eine kurze Erklärung erschließt sich nur wenigen Outlook-Benutzern der Sinn, weshalb man eine Mail, einen Kontakt oder einen Termin mit „Grüner Kategorie“ kennzeichnen sollte. Benennt man die Kategorie aber individuell in „Lieferant Schrauben“ oder „Chef“ um, ist die Kategorisierung vor allem mit der Such- und Filterfunktion sinnvoll, weil sie einen schnellen Blick auf die gesuchten Elemente ermöglicht.

Technik und Methoden miteinander verbinden

Ich zeige Ihnen, wie Sie es schaffen, dass Ihr Mail-Posteingang jeden Abend leer ist.

Sie denken, das ist unmöglich?

Ich habe in meinen Trainings und Coachings bereits viele Posteingänge innerhalb von 10 min. von 8.000 Mails auf 50 Mails reduzieren können. Die verbliebenen Mails wurden dann im nächsten Schritt vom Mitarbeiter eingeplant bzw. bearbeitet. Und am Ende des Tages war es geschafft: der Posteingang war leer.

Mit meinen Methoden zeige ich Ihnen, wie Sie diesen Zustand dauerhaft erreichen können.

Sie denken, Sie kennen alle Funktionalitäten von Outlook, die Sie brauchen?

Outlook ist ein sehr umfangreiches Programm. Es gibt viele gute Möglichkeiten, das Tool so zu nutzen, dass die eigene Organisation verbessert wird.

Um die tägliche E-Mail-Flut in den Griff zu bekommen, gibt es viele gute Möglichkeiten: Regeln, bedingte Formatierung, Fähnchen, Aufgaben, Termine, Betreff ändern, Kategorien, QuickSteps, Unterhaltungsansicht, Aufräumen. Wenn ich in meinen Schulungen, Trainings und Coachings die Teilnehmer frage, wie sie für sich deutlich machen, welche Mail noch bearbeitet werden muss, dann sagen mir ca. 80%, dass sie die Mail als "ungelesen" im Posteingang stehen lassen.

Dadurch planen Sie aber nicht Ihre Aufgaben konkret ein, erhalten keinen Überblick und es besteht die Gefahr, dass Sie die Bearbeitung einer wichtigen Mail vergessen, weil sie einfach aus dem Blickfeld verschwunden ist.

Lassen Sie Outlook einfach für sich arbeiten.

Sie können viele Dinge automatisieren und dadurch Ihre Produktivität deutlich steigern.

In Kombination mit Zeitmanagement-Methoden werden Sie unschlagbar. Wenn Sie diese Punkte nicht nur für sich selbst umsetzen, sondern im ganzen Team nutzen, profitieren alle davon.

Ein einfaches Beispiel dafür ist die Urlaubsvertretung. Vielleicht nutzen Sie den Abwesenheitsassistenten, oder Sie leiten alle Mails automatisch an Ihren Vertreter weiter? Die Folge davon: wenn Sie aus dem Urlaub zurückkehren, stehen 500 neue Mails in Ihrem Posteingang. Ich zeige Ihnen dagegen, mit welcher einfachen Methode Sie nach dem Urlaub auf einem Blick erkennen können, welche Mail mit hoher Priorität von Ihnen bearbeitet werden muss, was bereits vom Vertreter bearbeitet wurde und was gelöscht werden kann. Ich bin sicher, dass dann nur noch ca. 50 Mails ungelesen in Ihrem Posteingang stehen.

Bringen Sie sich auf einen höheren Level - “Outlook 2013”

Handbuch mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Bildern und vielen Anwendungsbeispielen

92 Funktionalitäten werden von mir leicht verständlich und praxisnah auf 214 Seiten erklärt. In 76 Praxis-Beispielen zeige ich Ihnen, wie Sie diese Funktionalitäten für sich am Besten nutzen können.

Anleitungen gibt es auch kostenlos im Internet. - Warum sollte ich das Handbuch kaufen?

Die Erklärung der Funktionalitäten von Outlook finden Sie auch in der Hilfe des Programms oder auf verschiedenen Web-Seiten und YouTube-Videos. Ich veröffentliche auch Tipps in meinem Blog.

Aber haben Sie die Zeit, nach den Erläuterungen immer wieder zu suchen? Meine Erfahrung ist auch, dass die Hilfe von Outlook nicht immer so einfach zu verstehen ist.

Nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit besser für die wirklich wichtigen Dinge.

Im Handbuch Outlook 2013 finden Sie alle Erklärungen an einem Ort. Sie können die Kapitel einzeln durcharbeiten, oder einige Punkte gezielt heraussuchen. Oder Sie nutzen die Liste der Praxis-Tipps, um Anregungen zu erhalten, wie Sie Outlook sinnvoll und effizient für Ihre Selbstorganisation nutzen können.