In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist effektives Zeitmanagement entscheidend für den Erfolg. Eine bewährte Methode, um die eigene Produktivität zu steigern, ist das Eisenhower-Prinzip. Dieses Konzept wurde von Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, geprägt und basiert auf der Idee, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. In diesem Blog-Artikel werden wir das Eisenhower-Prinzip genauer betrachten und anhand konkreter Beispiele zeigen, wie es in verschiedenen Bürobereichen, einschließlich Einkauf, Vertrieb, Personalabteilung, Buchhaltung, Sekretariat und Abteilungsleitung, erfolgreich angewendet werden kann.

Das neue Jahr hat begonnen. Wenn Sie nun Ihre Aufgaben und Projekte für dieses Jahr planen, hilft Ihnen bestimmt das Eisenhower-Prinzip, um die Prioritäten richtig zu setzen, damit Sie Ihre Ziele erreichen.

Beim Eisenhower-Prinzip geht es darum die anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einzusortieren. Dabei fällt es den meisten Menschen zwar leicht zu bestimmen, welche Aufgaben dringender erledigt werden müssen, als andere (Fälligkeitstermin), aber die Aufgaben nach wichtig und weniger wichtig einzustufen ist viel schwerer. Häufig höre ich von meinen Trainingsteilnehmern, dass sie nur wichtige Aufgaben haben. Aber da Sie ja nicht alle Aufgaben immer sofort erledigen können, nehmen Sie bereits jetzt eine Priorisierung aus dem Bauch heraus vor. Man muss sich nur mal die Kriterien bewusst machen.

Mehr dazu in meinem Video.

Anwendungsbeispiele aus dem Büroalltag

Einkauf: Im Einkaufsmanagement können die Mitarbeiter täglich mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert sein. Das Eisenhower-Prinzip hilft, die wichtigsten Prioritäten zu erkennen. Dringende, aber nicht unbedingt wichtige Aufgaben könnten beispielsweise das Beantworten von Lieferantenanfragen sein. Wichtige und dringende Aufgaben hingegen könnten die Evaluierung und Auswahl neuer Lieferanten sein, um die Lieferketteneffizienz zu verbessern.

Vertrieb: Im Vertriebsbereich können sich Verkaufsmitarbeiter häufig zwischen sofortigen Anfragen und langfristigen Kundenbeziehungen entscheiden müssen. Dringende und wichtige Aufgaben könnten die Bearbeitung von Kundenbeschwerden sein, während die kontinuierliche Pflege von Schlüsselkunden als wichtig, aber möglicherweise weniger dringend betrachtet wird.

Personalabteilung: In der Personalabteilung können tägliche Herausforderungen von der Verwaltung von Gehaltsabrechnungen bis zur Rekrutierung neuer Talente reichen. Das Eisenhower-Prinzip ermöglicht eine klare Priorisierung, indem dringende Aufgaben wie die Bearbeitung von Lohnabrechnungen als wichtig und dringend eingestuft werden, während die langfristige Talententwicklung als wichtig, aber weniger dringend betrachtet wird.

Buchhaltung: Für die Buchhaltung ist es entscheidend, Fristen einzuhalten und finanzielle Berichte präzise zu erstellen. Das Prinzip hilft dabei, die dringenden und wichtigen Aufgaben wie die Vorbereitung von Steuerunterlagen zu identifizieren, während weniger dringende, aber wichtige Aufgaben wie die Implementierung von Verbesserungen im Buchführungssystem strategisch angegangen werden können.

Sekretariat: Im Sekretariat sind Multitasking-Fähigkeiten gefragt. Das Eisenhower-Prinzip kann helfen, zwischen verschiedenen Aufgaben zu priorisieren. Das Beantworten von Anrufen und E-Mails könnte dringend sein, während die Organisation von Sitzungen und die langfristige Planung als wichtig, aber möglicherweise weniger dringend betrachtet werden.

Abteilungsleitung: Führungskräfte haben oft einen breiten Aufgabenbereich. Dringende und wichtige Entscheidungen, wie die Lösung von internen Konflikten, sollten Priorität haben. Wichtige, aber weniger dringende Aufgaben wie die langfristige strategische Planung können in einem strukturierten Rahmen angegangen werden.

Weitere hilfreiche Tipps für eine bessere Selbstorganisation habe ich in diesem Artikel zusammengefasst: Selbstorganisation als Schlüssel zum Erfolg