Die täglichen Aufgaben im Blick

Es ist die große Herausforderung für jeden von uns: Alle Aufgaben im Blick zu behalten. Nichts vergessen. Planbare Aufgaben rechtzeitig angehen. Aber auch Rückrufe und Informationen, auf die man wartet nicht vergessen und ggf. nachhaken.

Dafür benötigen Sie eine funktionierende Wiedervorlage. Sie können sich selbst organisieren, indem Sie die Aufgaben in Outlook nutzen, eine Excel-Liste führen oder jeden Tag To-Do-Listen schreiben.

Wenn Sie aber Ihre Ablage mit Mappei organisieren, dann liegt es nahe, auch die Aufgabenplanung und Wiedervorlage mit diesen Mappen zu realisieren. So bleiben Sie konsequent in einem System. Und darauf kommt es an:

• Planen Sie Ihre Aufgaben schriftlich (also nicht nur im Kopf)
• Planen Sie alle Aufgaben ein
• Verwalten Sie alle Aufgaben in einem System

Nur so behalten Sie wirklich alles im Blick und sind gut organisiert.

Zwei Dimensionen: Thema und Termin

Vielleicht nutzen Sie für Ihre Wiedervorlage in Papier einen Pultordner, wie auf diesem Bild. Er hat verschiedene Fächer für die Tage (1-31) und Monate (Jan-Dez). Ich habe mich früher auch damit organisiert und meine Themen in verschiedene Sichthüllen zusammengefasst. Diese wurden dann von mir in die Fächer gelegt.

Es könnte eigentlich ganz gut funktionieren. Aber es gibt einen Haken. Angenommen, ich habe ein Thema für den 20. eingeplant und in das entsprechende Fach die Unterlagen gelegt. Aber bereits am 13. fragt mich mein Chef nach diesem Thema. Nun müsste ich mich daran erinnern, bei welchem Datum der Vorgang liegt. Womöglich kann ich mich nicht mehr erinnern und muss nun alle Fächer durchsuchen. Da wahrscheinlich in einem Fach mehrere Sichthüllen liegen, die alle nicht beschriftet sind, dauert die Suche ziemlich lange.

Ich habe mich immer darüber geärgert. Geht es Ihnen wie mir früher?

Dann ist das Termin-Modul von Mappei die richtige Lösung für Sie.

Das Termin-Modul von Mappei

Für die Wiedervorlage gibt es entsprechende Leitkarten, die bereits fertig beschriftet sind. Auch hier gibt es Reiter mit 1-31 und Jan-Dez. Wenn Sie die Themen- bzw. Aktionsmappen bei den jeweiligen Tagen einsortieren, sehen Sie jetzt sowohl den Termin, als auch das Schildchen mit Namen des Themas (oder Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter). Wenn Sie nun früher auf die Mappe zugreifen müssen, dann finden Sie sie im Kasten sehr schnell. Beim Suchen hilft Ihnen wieder die Farbe des Beschriftungsschildchens. Dadurch wissen Sie, dass Sie nur nach z.B. gelben Schildern (für Stahllieferanten) schauen müssen. Und wenn Ihr Lieferant „Meyer“ heißt, wissen Sie auch, an welcher Stelle (Mitte links) der Reiter steckt.

Diese Systematik stelle ich Ihnen in dem folgenden Video vor:

Den Tag gut geplant und vorbereitet

Ich empfehle immer am Vortag schon mal den nächsten Tag zu planen. Nehmen wir an, Sie werden an verschiedenen Besprechungen teilnehmen, für die Sie Unterlagen (also Ihre Mappei-Mappen) benötigen. In der Zeit dazwischen möchten Sie verschiedene Aufgaben erledigen (zu denen Sie ebenfalls Mappen angelegt haben).

Um nun den nächsten Tag im Detail zu planen und die Besprechungen vorzubereiten gibt es ein weiteres Hilfsmittel: Eine Tages-Fächermappe.

Auf dem Deckel dieser Mappe gibt es eine Sichthülle, in der Sie Ihren ausgedruckten Terminplan und Aufgaben aus Outlook hineinschieben. Die einzelnen Fächer sind für jeweils eine Stunde vorgesehen (8:00-19:00). Nun brauchen Sie nur noch die entsprechenden Mappen den Uhrzeiten zuordnen und schon sind Sie perfekt vorbereitet.

Sie möchten Ihre Büroorganisation auf Mappei umstellen? Es gibt Starter-Sets, mit denen Sie sofort gut ausgestattet sind und die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation (Besser organisiert schafft Sicherheit) mit einem Aufgaben-, Termin- und Doku-Modul. Hilfreich ist auch das Buch „Ordnung ohne Stress“.

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Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.