Innerhalb einer Abteilung gibt es oft „ungeschriebene Gesetze“, die die Zusammenarbeit regeln. Holen Sie diese Regeln aus ihrem Schattendasein heraus und machen Sie sie öffentlich!
Um im Team effizient zusammenarbeiten zu können, braucht es Regeln und Standards. Dies gilt für den Aufbau der Papierablage, aber auch für die Dateiablage, den Umgang mit Zeitschriftenumläufen, Vertretungsregelungen, Besprechungsregeln u.s.w. Damit Sie sicherstellen können, dass alle Mitarbeiter darüber informiert sind, sollten Sie diese Regeln und Standards schriftlich festhalten. So können Sie sich immer wieder darauf beziehen und deren Einhaltung einfordern. Außerdem können neue Mitarbeiter darüber schneller eingearbeitet werden.
Erstellen Sie also ein Office-Handbuch.
Übrigens: wenn Sie ein Projekt leiten, sollten Sie ein vergleichbares Projekt-Handbuch erstellen. Hier können Sie Regeln für die Zusammenarbeit im Projektteam, Vertretungsregelung, Standards für die Dateiablage etc. festlegen. So gelingt auch neuen Projektmitarbeitern der schnelle Einstieg.
Mehr dazu in diesem Video:
Im nächsten Beitrag gehe ich genauer auf die Inhalte des Office-Handbuchs ein.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
