Wenn eine wichtige Aufgabe noch heute erledigt werden muss, aber nicht ausreichend Zeit für alle anderen Aufgaben auch noch bleibt, sollten Sie Ihre Aufgaben priorisieren (das Eisenhower-Prinzip habe ich in diesem Blog-Beitrag erklärt: Eisenhower-Prinzip).

Alles ist wichtig und dringend

Es gibt Tage, da scheint alles wichtig und dringend zu sein. Sie denken sich vielleicht: „O.k., dann lege ich noch eine Schippe drauf!“ und planen 1-2 Überstunden ein. Aber dann kommt plötzlich noch ein Thema hoch, das sofort von Ihnen bearbeitet werden muss. Wenn sich z.B. ein VIP-Kunde beschwert, die Produktion still steht, ein wichtiges und schwer zu beschaffendes Montageteil völlig verbeult angeliefert wird oder eine wichtige Software nicht mehr läuft.

Was nun?

Die Lösung: verschieben und delegieren

Sie müssen neu priorisieren. Und Sie sollten nach Alternativen suchen.

Seien Sie ehrlich zu sich selbst: müssen Sie wirklich alles selbst erledigen? Könnte nicht doch ein Mitarbeiter oder Kollege Ihnen ein paar Dinge abnehmen? Müssen Sie wirklich zu der anberaumten Besprechung? Reicht nicht auch das Protokoll, oder könnte ein Kollege den Termin für Sie wahrnehmen?

In dieser Liste habe ich Ihnen 8 Fragen zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen zu erkennen, welche Aufgaben Sie auf den nächsten Tag schieben bzw. delegieren können:

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.