Unternehmens-Wikis

Wiki

Jeder von uns kennt Wikipedia als eine Möglichkeit, Informationen zu finden. Diese Technik kann man auch unternehmensintern einsetzen, um Wissen zu verwalten und zu verbreiten. Die Idee dabei ist, dass Mitarbeiter Wissenswertes eintragen, abrufen und gegebenenfalls ändern oder ergänzen können. Man braucht also nicht, wie beim Intranet spezielle IT-Kenntnisse und es gibt auch keine Instanz, die die Informationen erst prüft und dann veröffentlicht. Die Software ist kostenlos zu haben. Bei der Einführung sollte man sich aber beraten lassen, um Anfängerfehler zu vermeiden.

Aber bedenken Sie bitte dabei, dass die technische Realisierung nicht den Erfolg garantiert. Wichtig bleibt auch bei Unternehmens-Wikis eine Vertrauenskultur.

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So habe ich bei einem meiner Kunden erlebt, dass ein Wiki eingerichtet wurde, später aber Vertrauen gefehlt hat: das Vertrauen, dass die Mitarbeiter fachlich korrekte Einträge schreiben (es sollten also alle Einträge von einem Spezialisten nochmals geprüft und dann freigegeben werden) und das Vertrauen, dass die Mitarbeiter das Wissen nicht abziehen (damit die Mitarbeiter, für die die Informationen sein sollten, nicht damit zur Konkurrenz ziehen, wurde ihnen der Zugriff auf das Wiki verwehrt). Da muss man sich nicht wundern, dass das ganze Projekt scheiterte…

Den Wissensschatz bergen

Gedankenaustausch

Das vorhandene Wissen der Mitarbeiter ist vielfältig. Dabei ist es gar nicht so einfach, sein Wissen aufzuschreiben, um es für andere verfügbar zu machen. Oft wissen wir gar nicht, was wir alles wissen.

Heute möchte ich Ihnen einige Methoden vorstellen, wie Sie den Wissensschatz bergen können:

    • mit Hilfe von Mindmaps können Themengebiete einfach dargestellt werden. Außerdem kann durch ein gemeinsames Brainstorming und daraus resultierende Assoziationen das Wissen der Mitarbeiter „herausgekitzelt“ werden.
    • in Arbeitskreisen, Foren oder regelmäßigen Erfahrungsaustauschen kann auf das Wissen der Mitarbeiter zurückgegriffen oder gemeinsam Lösungen entwickelt werden.
    • spezielle Software oder Datenbanken, wie z.B. Wikis sind Werkzeuge, mit denen das Wissen der Mitarbeiter dokumentiert und weitergegeben werden kann.
    • nach Abschluss eines Projektes sollten die „Lessons Learned“ dokumentiert werden, damit sie für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen.
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Wissensweitergabe braucht Vertrauen

Vertrauen

Das Teilen und Weitergeben von Wissen ist in vielen Unternehmen nicht selbstverständlich. Wenn die individuelle Leistung und der persönliche Wissensvorsprung honoriert wird, dann werden die Mitarbeiter nicht bereit sein, ihr Wissen Preis zu geben. Wissen abzugeben kann dann negative Konsequenzen haben, weil andere dies zu ihrem Vorteil nutzen können. Oder kurz gesagt: Wissen ist Macht.

 

Die Rahmenbedingungen müssen stimmen

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Die Bereitschaft, das eigene Wissen zu teilen, erfordert also eine vertrauensvolle Umgebung und eine entsprechende Unternehmenskultur. Auch muss es möglich sein, dass jeder Mitarbeiter mitredet, der etwas weiß – unabhängig von der Karrierestufe.

Dabei braucht niemand Angst haben, dass er wertlos für das Unternehmen wird, wenn er sein Wissen den Kollegen zur Verfügung stellt. Man unterscheidet nämlich zwischen dem explizitem und dem stillen Wissen. Das explizierte Wissen ist das, was wir benennen und beschreiben können. Das stille Wissen ist Intuition, also das Wissen, das wir nicht benennen und beschreiben können. Und das macht jeden von uns einzigartig.

 

Informationen sind nicht Wissen

Wissensmanagement

Heute beginne ich eine kleine Reihe zum Thema Wissensmanagement.

Wissen wird zunehmend zu einem wichtigen Rohstoff, über den die Unternehmen verfügen. Ohne Knowhow und Erfahrung läuft nichts. Selbst die Bedienung von Maschinen in der Fertigung ist heutzutage eine komplexe Angelegenheit. Außerdem nimmt der Sektor der wissensintensiven Dienstleistungen immer mehr an Bedeutung zu.

Kurz gesagt: wir werden zu sogenannten Wissensarbeitern.

 

Was ist Wissen?

Beim Wissensmanagement geht es nun darum, das vorhandene Wissen zu speichern, organisieren und für alle verfügbar zu machen. Dabei sollte man aber „Informationen“ nicht mit „Wissen“ gleichsetzen. Wissen beruht auf Verstehen. Die Informationen müssen in einen Zusammenhang eingeordnet werden und das können in der Regel nur die Menschen selbst. Kleines Beispiel: wenn Sie morgens im Radio hören, dass es draußen minus zehn Grad sind, dann ist das eine Information. Sie selbst kombinieren diese Information mit Ihren Erfahrungen zu der Einordnung dass es draußen sehr kalt ist (als Finne würde man das vielleicht anders beurteilen). Daraus ziehen Sie die Schlussfolgerung, dass Sie warme Kleidung anziehen müssen.

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Methoden und Technik(en)

Mit welchen Methoden Sie das Wissen der Mitarbeiter erheben, mit welchen Kanälen und Techniken Sie das Wissen verbreiten und auch das Erfahrungswissen älterer Mitarbeiter, die in Rente gehen, sichern können beschreibe ich in den nächsten Artikeln.

Dateien vergleichen mit Word 2010

textmarker

Wenn Sie mit Kollegen oder externen Dienstleistern gemeinsam an einem Dokument arbeiten (z.B. einem Vertrag), dann gibt es immer wieder neue Versionen. Ihre Aufgabe ist es wahrscheinlich, herauszufinden, was geändert wurde. Gut ist es, wenn die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ von Beginn an in Word eingeschaltet wurde. Ist dies nicht der Fall, haben Sie trotzdem die Möglichkeit, zwei Dokumente mit einander zu vergleichen. Word markiert dann die entsprechenden Stellen automatisch.

Die Anleitung dazu finden Sie hier: 12-10-11 Dokumente vergleichen in Word 2010

Einer meiner Trainingsteilnehmer kannte diese Funktion leider nicht. Er war Jurist in einer Bank und musste umfangreiche Verträge prüfen. Dafür hatte er sich die jeweiligen Vertragsversionen ausgedruckt und mit verschiedenfarbigen Textmarkern „bewaffnet“ stundenlang die Unterschiede herausgesucht. Als er gesehen hat, dass Word diese Aufgabe für ihn in sekundenschnelle erledigen kann, war er sehr begeistert.

Blindtext "Lorem Ipsum" erstellen

 

Lorem Ipsum

Vielleicht haben Sie schon mal einen Text in einer latein-ähnlichen Sprache gesehen. Das ist wahrscheinlich ein Text in Lorem Ipsum. Diese Blindtexte werden genutzt, um an einem Text-Dummy Formatierungen darzustellen. Es geht also nicht um den Inhalt des Textes, sondern nur um seine Darstellung.

Wie Sie so einen Text in Word erstellen können, erkläre ich Ihnen in der angehängten Datei.

Interessanterweise ist das eine Funktion, die Sie nicht in der Hilfe von Word finden.

Viel Spaß beim „Schreiben“!

 

 

 

Mindjet-Studie: Arbeitnehmer sind der Informationsflut oft nicht gewachsen

Man könnte sagen, dass man es längst gewusst hat. Aber die Ergebnisse der Studie von Mindjet, die im Mai europaweit durchgeführt wurde, hat dann doch überrascht: denn die tägliche Informationsflut im Büro stellt für viele Arbeitnehmer ein ernsthaftes Problem dar. Vor allem die große Anzahl an E-Mails, oft mit weiteren Dokumenten im Anhang, kann nicht mehr vollständig verarbeitet werden. Auf der anderen Seite verbringen die Arbeitnehmer täglich viel Zeit damit, nach wirklich wichtigen Informationen zu suchen.

Infografik_Informationsflut

Hier geht’s zur Studie und dem gesamten Artikel: http://blog.mindjet.de/?p=1245