Wiedervorlagemappe, Listen oder Outlook-Aufgaben?

to-do-liste

In meinen Trainings sehe ich an den Arbeitsplätzen der Teilnehmer viele verschiedene Vorgehensweisen, wie die anstehenden Aufgaben und Wiedervorlagen organisiert werden. Oft benutzt ein Mitarbeiter auch verschiedene Systeme oder hat mal Dies mal Das ausprobiert. Aber welches ist das „richtige“ System? Das kommt darauf an…

Das Wichtigste vorweg: Sie sollten konsequent alle Aufgaben und Wiedervorlagen einplanen. In welchem System Sie das dann tun, hängt vom Arbeitsplatz und den persönlichen Vorlieben ab. Das hört sich vielleicht aufwändig an, und Sie fragen sich, warum Sie einen Anruf beim Kollegen einplanen sollen, bei dem es doch nur darum geht, ob eine bestimmte Liste von ihm schon vervollständigt wurde. Aber Sie können nicht alles im Kopf behalten. Aufschreiben hilft vor Vergessen!

Wenn Sie Ihre Arbeit zu 90% an ihrem Schreibtisch erledigen und gerne Ihre Aufgaben als Zettel anfassen und nach Erledigung wegwerfen wollen, dann sollten Sie Wiedervorlagemappen, Pultordner oder z.B. das Mappei-System verwenden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie für jede Aufgabe und jedes Nachfassen (z.B. beim Kollegen oder Kunden) einen Zettel einsortieren.

Wenn Sie gerne mit Listen arbeiten und Aufgaben nach Erledigung gerne durchstreichen, dann sollten Sie für jede Aufgabe und jedes Nachfassen einen Punkt in Ihre Tages-, Wochen-, Monats- bzw. Jahreslisten aufnehmen, wie es auch bei Getting-things-done empfohlen wird.

Wenn Sie beruflich viel unterwegs sind und alle Aufgaben per Mail bekommen bzw. verschicken, dann empfehle ich Ihnen die Mails in Outlook-Aufgaben umzuwandeln bzw. mit dem Nachfassen-Fähnchen zu arbeiten. Wichtig ist auch hier, die Aufgaben bzw. Wiedervorlagen konkret für einen bestimmten Tag einzuplanen.

Wann ist eine Aufgabe ein Projekt?

projekt

Heute möchte ich mich mal wieder dem Thema Projektmanagement widmen. Am Anfang steht die Frage, wann eine Aufgabe eigentlich ein Projekt ist. In manchen Unternehmen wird jeder Auftrag zu einem Projekt erklärt, der nur etwas von der Routine abweicht. In anderen betrieben wurden vielleicht noch nie offizielle Projekte durchgeführt. Ich stelle in meinen Trainings immer wieder fest, dass die Teilnehmer unter dem Begriff „Projekt“ verschiedene Dinge verstehen.

Vielleicht hilft die folgende Checkliste, zu entscheiden, wann es sich um eine Aufgabe handelt und wann um ein Projekt, für das man die Methoden des Projektmanagements einsetzen sollte (je mehr Punkte zutreffen, desto eher handelt es sich um ein Projekt):

  • die Aufgabe ist neu, es gab noch keine vergleichbare Aufgabe im Unternehmen
  • die Aufgabe/der Auftrag ist sehr komplex
  • es sind unterschiedliche Fachabteilungen betroffen
  • für die Aufgabe müssen Mitarbeiter in einem großen Umfang ihrer Zeit abgestellt werden
  • die Aufgabe/der Auftrag wird sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, hat aber auch ein klares Ende
  • die Aufgabe beinhaltet ein hohes finanzielles Risiko für das Unternehmen
  • von der erfolgreichen Ausführung der Aufgabe hängt unternehmenspolitisch viel ab

Diese Checkliste können Sie auch herunterladen. Dafür einfach auf den folgenden Button klicken:


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Work-Life-Balance: Rollen- und Zeitverteilung

Time-System

Wenn man von Work-Life-Balance spricht, meint man in der Regel die ausgeglichene Zeitverteilung zwischen Privat- und Berufsleben. Dabei hängt es von verschiedenen Faktoren ab, wie gut der Ausgleich gelingt. Einige Beispiele: Wenn gerade ein neuer großer Kundenauftrag bearbeitet werden muss, müssen Sie vielleicht in den nächsten Tagen oder Wochen Überstunden machen. Vielleicht hat aber auch gerade Ihr Kind Probleme in der Schule, sodass Sie mehr Zeit für Ihre Familie benötigen. Oder Ihr Vater ist erkrankt und Sie wollen ihn jeden Tag im Krankenhaus besuchen. Dies sind Beispiele für eine vorübergehende Verschiebung der Prioritäten. Vielleicht streben Sie aber auch längerfristig eine andere Zeitverteilung an, um z.B. an einer Weiterbildungsmaßnahme teilzunehmen.

Mein Tipp für Sie: nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um folgende Fragen zu beantworten:

  • Welche Rollen haben Sie im Moment (privat und beruflich)?
  • Welche Rollen sind für Sie besonders wichtig?
  • Wieviel Zeit wollen Sie in welchen Rollen verbringen?
  • Wofür wollen Sie mehr Zeit haben?
  • Bei welcher Rolle möchten Sie weniger Zeit investieren?

Berücksichtigen Sie die Ergebnisse in Ihrer Tages- und Wochenplanung.

Messebesuch vor- und nachbereiten

Visitenkarte

Gestern hat die CeBIT begonnen. Vielleicht kommen ja auch Sie nach Hannover. Viele Besucher haben heutzutage nur noch einen Tag Zeit, um sich auf der Messe zu informieren. Daher ist es gut, wenn Sie vorab Gesprächstermine auf den für Sie wichtigen Ständen vereinbart haben. Damit Sie den Überblick behalten, sollten Sie sich einen kleinen Messebesuchsplan erstellen. Dies kann eine einfache Tabelle sein, in der Sie sich schnell Notizen machen können. Folgende Informationen sollte Ihr Messebesuchsplan enthalten:

  • Aussteller
  • Halle
  • Stand
  • Ansprechpartner
  • Thema/Ziel des Gesprächs
  • Ergebnis
  • nächste Schritte/Vereinbarungen

Aber achten Sie auch darauf, nicht den ganzen Tag zu verplanen, damit Sie noch ausreichend Zeit haben, sich einfach umzuschauen.

P.S.: mich können Sie in diesem Jahr aus persönlichen Gründen nicht auf der CeBIT treffen.