Vor- und Nachteile einer Abteilungs-E-Mail-Adresse

Mann bearbeitet Posteingang

Normalerweise hat ja jeder Mitarbeiter seine eigene E-Mail-Adresse, worüber er von Kollegen und Externen kontaktiert werden kann. In einigen Unternehmen gibt es aber auch eine „neutrale“ E-Mail-Adresse für die ganze Abteilung oder Teams. In der Regel nutzen die Personalabteilungen solche Adressen für Bewerbungen und IT-Abteilungen für Problemmeldungen (Ticket-Systeme). Haben Sie sich schon mal gefragt, ob die Einrichtung einer solchen Adresse für Ihr Team auch sinnvoll sein könnte?

Ich habe für Sie ein paar Vor- und Nachteile aus meiner Sicht zusammengetragen, die Ihnen vielleicht als Entscheidungshilfe dienen können:

Vorteile:

  • Ihr Kunde (intern/extern) muss nicht überlegen, wer aus dem Team/Abteilung der richtige Ansprechpartner ist, sondern findet leicht die richtige Adresse
  • Ihr Kunde schickt nicht an alle Kollegen aus der Abteilung/Team seine Mail; sie können also unnötigen E-Mail-Verkehr verhindern
  • Ihr Kunde kann sicher sein, dass sein Anliegen an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet wird
  • Die E-Mail wird auch im Urlaubs- und Krankheitsfall ganz sicher bearbeitet; Ihr Kunde muss seine Mail also nicht nochmal an den Vertreter schicken
  • Sie bekommen einen besseren Überblick über alle Anfragen und können die Arbeit gerechter verteilen

Nachteile:

  • Sie müssen die Verantwortlichkeiten im Team klären (Wer kümmert sich um den Posteingang? Wer verteilt die Mails an die richtigen Kollegen? Wer kümmert sich um die Anfragen, die nicht einem Kollegen zugeordnet werden können? Wie oft am Tag wird der Posteingang bearbeitet?)
  • Die Mitarbeiter müssen nicht nur ihren eigenen Posteingang regelmäßig sichten, sondern auch den der „neutralen“ E-Mail-Adresse (kann vergessen werden)
  • Es besteht die Gefahr, dass einige Mitarbeiter die E-Mails von diesem Posteingang mit geringerer Priorität bearbeiten, weil sie ja nicht direkt angesprochen wurden

Grundsätzlich gilt also: die Einrichtung einer Abteilung- oder Team-E-Mail-Adresse ist sinnvoll, vorausgesetzt die dahinter liegenden Prozesse und Verantwortlichkeiten sind geklärt.

Checklisten für die Urlaubs- und Krankheitsvertretung

krank im Bett

In meinen Trainigs höre ich von den Teilnehmern oft, dass man vor dem Urlaub eine Übergabe der Aufgaben macht. Dabei werden die aktuellen Dinge durchgesprochen und geklärt, was der Vertreter in der Abwesenheit weiterverfolgen soll und was auch liegen bleiben kann.

Aber wie sieht es im Krankheitsfall aus?

Dann muss der Vertreter kurzfristig einspringen und nachvollziehen können, was gerade aktuell vom Kollegen bearbeitet wurde. Dies ist häufig sehr zeitaufwändig und ärgerlich.

Aber auch im Urlaub kann es passieren, dass plötzlich eine Aufgabe übernommen werden muss, die vorher nicht übergeben wurde. Daher empfehle ich Ihnen, sich die Mühe zu machen, Checklisten zu Ihren Aufgaben zu erstellen. Dabei geht es zum Einen um die täglichen Routinetätigkeiten, zum Anderen aber auch um wöchentliche, monatliche und jährliche Aufgaben. Und das Gute daran: die Checklisten helfen nicht nur dem Vertreter, sich schneller einzuarbeiten, sondern dienen Ihnen selbst auch als Gedankenstütze.

Dateiordner "Sonstiges"

Ordnerstruktur

Im letzten Artikel habe ich darüber geschrieben, warum es nicht sinnvoll ist einen Dateiordner „Aktuelles“ auf dem Teamlaufwerk zu haben. Heute möchte ich über den Ordner „Sonstiges“ (manchmal auch „Allgemeines“ oder „Diverses“ genannt) schreiben, den ich immer wieder bei meinen Kunden finde.

Wenn ich den Ordner „Sonstiges“ auf einem Laufwerk finde, schaue ich mir zuerst genau an, welche Dateien dort abgelegt wurden. Vielleicht können einige Dateien gelöscht werden, vielleicht kann man sie auch in entsprechende Themenordner verschieben.

  • Ist die Datei nicht mehr aktuell bzw. gibt es eine neuere Version? Dann löschen.
  • Gehört die Datei in einen anderen Themenordner? Dann dorthin verschieben.
  • Hat sich das Thema erledigt und kann daher gelöscht werden?
  • Hat sich das Thema erledigt, aber es soll noch zu Dokumentationszwecken aufgehoben werden? Dann gehört die Datei in ein Archiv.
  • Gibt es noch andere Dateien, die so ähnlich sind, sodass man sie in einen neuen Ordner zusammenfassen kann?

Ziel sollte es sein, den Ordner „Sonstiges“ aufzulösen, denn dort entsteht sonst schnell ein „Datengrab“, weil sich in der Regel niemand dafür zuständig fühlt. Außerdem muss man sonst immer in mehreren Ordnern nach Informationen suchen: erst im Themenordner und dann auch noch bei Sonstiges, weil dort ja auch noch was gelandet sein kann.

 


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Dateiordner "Aktuelles"

Ordnerstruktur

Nun ist es mal wieder passiert. Die Ordnerstruktur auf unserem Teamlaufwerk war klar und übersichtlich strukturiert. Die Ordner waren gut aufgeräumt. Es gab nur relevante Dateien. Informationen konnten wir alle schnell finden. Alles war nach Themen sortiert.

Nun hat aber ein Kollege auf der obersten Ebene unserer Dateiablage den Ordner „Aktuelles“ angelegt! Dort liegt nun eine Datei mit Informationen, die wir in dieser Woche benötigen. War das eine gute Entscheidung? Nein!

Warum ist es nicht sinnvoll einen Ordner „Aktuelles“ auf dem Teamlaufwerk anzulegen? Weil die Informationen/Dateien nur für ein paar Tage aktuell sind. Danach gehören sie in die themenbezogene Ablage. Wenn man einen Ordner „Aktuelles“ hat, muss jemand 1x pro Woche die Dateien durchsehen und wegsortieren. Da das aber in der Regel niemand macht, liegen in dem Ordner irgendwann aktuelle und veraltete Dateien durcheinander. Und zwar durcheinander nicht nur bezogen auf ihre Aktualität, sondern auch bezogen auf die Themen. Man findet also relevante Informationen nicht mehr.

Deshalb warne ich davor, einen solchen Ordner anzulegen. Außerdem empfehle ich Ihnen, einen Verantwortlichen für die Ordnerstruktur zu benennen, der in solchen Fällen, so wie ich jetzt, die falsch einsortierten Dateien verschiebt und mit den Kollegen darüber spricht, warum der Ordner wieder gelöscht wurde.

Wie Sie mit Veränderungen besser umgehen können

Neulich ist mir wieder ein kleines Büchlein in die Hände gefallen, das Sie vielleicht auch schon kennen. Es heißt „Die Mäuse-Strategie für Manager – Veränderungen erfolgreich begegnen“ von Spencer Johnson. Eine nette Geschichte, wo es darum geht, wie man mit Veränderungen (hier: einer Maus wird der Käse weggenommen) besser umgehen kann. Der Tipp des Autors ist: mutig und gelassen Veränderungen begegnen und nicht der Dinge ausharren.

Hier die Mottos, die mir am Besten gefallen:

  • Wer sich nicht ändert, kann untergehen.
  • Was würdest du tun, wenn du keine Angst hättest?
  • Beobachte die Veränderungen (Schnupper oft am Käse, damit du merkst, wenn er alt wird).
  • Wer eine neue Richtung einschlägt, findet leichter neuen Käse.
  • Wer losgeht und seine Angst hinter sich läßt, fühlt sich frei.
  • Allein schon die Vorstellung davon, wie mir der neue Käse schmecken wird, führt mich zu ihm.
  • Je schneller du den alten Käse sausen läßt, desto schneller findest du neuen.
  • Alte Überzeugungen führen dich nicht zu neuem Käse.
  • Genieß die Veränderung!
  • Mach dich darauf gefaßt, dich schnell zu ändern und hab wieder Spaß daran!

Ich finde, in jedem dieser Sätze steckt sehr viel. Und es zeigt auch, dass es in erster Linie um die eigene Einstellung zum Thema Veränderungen geht.

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