Vertretungsregelung

Urlaub am Strand

Urlaubszeit ist Vertretungszeit.

Gibt es bei Ihnen eine entsprechende Vertretungsregelung? Diese sollte natürlich nicht nur bei Urlaub und Krankheit, sondern generell gelten. Ich empfehle Ihnen eine entsprechende Übersicht z.B. in Excel zu erstellen, damit jeder Kollege einfach erkennen kann, wer bei Abwesenheit des Hauptverantwortlichen für ein Thema zuständig ist.

  • In die 1. Spalte tragen Sie die Themengebiete ein.
  • In die 2. Spalte den Hauptverantwortlichen.
  • In die 3. Spalte den 1. Vertreter.
  • In die 4. Spalte den 2. Vertreter.
  • Ggf. tragen Sie in eine 5. Spalte Anmerkungen ein.

Denken Sie bitte daran, alle Themen- und Aufgabengebiete zu erfassen (also z.B. auch, wer den Geschirrspüler leert, wenn die Sekretärin Urlaub hat).

Ein Muster für die Übersicht zur Vertretungsregelung können Sie sich hier downloaden: Vertretungsregelung

 

Im Urlaub arbeiten

Urlaub

Ich habe es im Urlaub wieder selbst beobachten können: es gibt einige Urlauber, die weiterhin arbeiten. D.h. sie sind immer telefonisch erreichbar und bearbeiten ihre E-Mails täglich. Aber ist das wirklich notwendig und sinnvoll?

Wäre es nicht besser, wenn man im Urlaub mal abschalten könnte (und das meine ich wörtlich)? Der Urlaub sollte der Erholung des Mitarbeiters dienen und die Möglichkeit geben, die eigenen „Batterien wieder aufzuladen“.

Aber wie soll das funktionieren, wenn man dann doch weiterarbeitet, nur nicht im Büro, sondern am Strand/Pool/Café etc.?

Wäre es nicht besser, Zeit für die Familie zu haben? Oder ein gutes Buch zu lesen? Vielleicht powern Sie sich aber auch gerne beim Radfahren oder Wandern aus oder lenken Ihre Gedanken gerne durch Besichtigungen auf kulturelle Themen?

Wie haben Sie dieses Jahr Ihren Sommerurlaub verbracht?

  • Haben Sie weder den Kollegen, noch dem Chef, noch wichtigen Kunden Ihre Handy-Nummer (für Notfälle) gegeben?
  • Haben Sie deutlich gemacht, dass Sie Ihre E-Mails im Urlaub nicht lesen und sich auch daran gehalten?
  • Oder haben Sie mit den Kollegen eine feste Uhrzeit vereinbart, zu der sie täglich miteinander telefonieren und berufliche Dinge klären?
  • Haben Sie einmal täglich zu einer festen Uhrzeit Ihre E-Mails bearbeitet?
  • Oder waren Sie für die Kollegen, dem Chef und/oder wichtigen Kunden jederzeit telefonisch erreichbar?
  • Haben Sie laufend Ihre E-Mails bearbeitet?
  • Wenn Sie telefonisch und/oder per E-Mail erreichbar waren: waren die Telefonate bzw. E-Mails wirklich notwendig oder hätten die Probleme nicht auch von den Kollegen bzw. Mitarbeitern ohne Ihre Hilfe gelöst werden können?
  • Sind Sie gerne im Urlaub jederzeit erreichbar, weil Sie sich dann unersetzbar fühlen?
  • Haben Sie Angst etwas zu verpassen, wenn Sie Ihre beruflichen E-Mails nicht täglich lesen?
  • Wenn Sie selbst zwar nicht im Urlaub gearbeitet haben, aber Ihr Chef dies tut: war es wirklich notwendig regelmäßig mit dem Chef Themen zu klären? Hätten Sie es nicht auch alleine geschafft?
  • Konnten Sie im Urlaub abschalten und mal nicht an die Arbeit denken?

Ich freue mich auf einen regen Austausch mit Ihnen.

P.S. Ich selbst habe gegenüber Kollegen und Kunden deutlich gemacht, dass ich in meinem Urlaub nicht telefonisch erreichbar bin und habe auch keine E-Mails gelesen. Das hat mir gut getan und ich konnte auch gedanklich abschalten.

Six-to-Six-Regel für den E-Mail-Verkehr

Kennen Sie schon die „Six-to-Six-Regel“ für den E-Mail-Verkehr?

Sie besagt, dass man von 18:00 Uhr abends bis 6:00 Uhr früh keine internen E-Mails versenden darf. Damit soll bezweckt werden, dass die Mitarbeiter eine firmenfreie Abend- und Wochenendfreizeit haben. Somit können Sie wieder Ihren Feierabend mit Ihrem Partner oder Ihrer Partnerin bzw. mit Freunden und Familie in Ruhe genießen, ohne Gefahr zu laufen, den neusten Bericht des Chefs zu verpassen.

Dies ist eine sehr leicht umsetzbare Regel, die von der Führungsebene vorgelebt werden sollte.

In diesem Video erkläre ich diese hilfreiche Regel:

 

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