Mehr Übersicht mit Farben

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In diesem Video erkläre ich, wie man mit Farben mehr Übersicht in die Papierablage bekommt. Ein System, das ich selbst schon oft bei meinen Kunden eingeführt habe. Ich gebe Ihnen ganz pragmatische Tipps, die Sie schnell und mit wenig Geld umsetzen können.

Farbige, breite Ordnerschilder gibt es hier:

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Farbige, schmale Ordnerschilder gibt es auch:

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Die von mir empfohlenen farbigen Klebepunkte kann man hier bestellen:

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Ordnung schaffen – Gewohnheit

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In meinem neuen Video geht es darum, die selbst geschaffenen Standards zur Gewohnheit werden zu lassen.

Ordnung schaffen – Selbstdisziplin

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In meinem neuen Video geht es um den schwierigsten Schritt: die Selbstdisziplin. Oft scheitern Effizienz-Massnahmen genau an diesem Punkt, da man die einmal geschaffene Ordnung dauerhaft beibehalten will.

Ordnung schaffen – Standards

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In meinem neusten Video geht es darum, Standards zu schaffen. Das ist aus meiner Sicht der wichtigste Part, um dauerhaft die einmal geschaffene Ordnung beizubehalten.

Wichtig ist dabei auch, die Standards nicht nur für sich selbst zu notieren, sondern auch dem Vertreter zu Verfügung zu stellen, damit der sich wiederum gut zurecht findet und die Ordnung im Vertretungsfall beibehält.

Wenn Sie nicht nur an Ihrem eigenen Arbeitsplatz Ordnung schaffen wollen, sondern diese Prinzipien auch auf das gesamte Team übertragen, dann sollten Sie die notierten Standards auch neuen Mitarbeitern zur Verfügung stellen, damit die sich schnell in das System integrieren können.

Ordnung schaffen – Grundprinzipien von Ordnung

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In meinem neuen Video erkläre ich die die Grundprinzipien von Ordnung. Dies ist ein Exkurs und soll Ihnen helfen, noch besser Ordnung in Ihrem Büro zu schaffen. Die Grundprinzipien sind leicht verständlich und lassen sich einfach umsetzen.

Ordnung schaffen – Sortieren

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In meinem neuen Video geht es um den nächsten Schritt: das Sortieren. Hier ist es besonders wichtig, dass man für alles einen geeigneten Platz findet, den man auch zukünftig immer benutzt.

Ordnung schaffen – Säubern

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Jetzt ist mein neues Video online.

Ich erkläre, wie der nächste Schritt funktioniert, um mehr Ordnung im Büro zu schaffen: Es geht um das Thema Säubern.

Excel-Tipp: Daten nebeneinander

Vielleicht bekommen Sie ja auch immer mal Adressen in Excel zugeschickt, bei denen die einzelnen Informationen zu jeder Adresse untereinander stehen. Das ist sehr unpraktisch, wenn man die Adresse anders sortieren will, oder sie für einen Serienbrief benötigt. Daher zeige ich Ihnen in meinem neuen Video, wie Sie die Daten nebeneinander statt untereinander sortieren können.

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E-Mail-Lesen macht dumm

Computer ausschalten

In meinem letzten Artikel habe ich davon berichtet, wie in einem Café für jede Bestellung jemand die einzelnen Zutaten jedes Mal holen musste. Wahrscheinlich haben viele von Ihnen gedacht, dass das doch sehr ineffizient und unwirtschaftlich ist.

Und doch gehen wir bei unserer Arbeit oft ähnlich unwirtschaftlich vor.

Jedes Mal, wenn wir unsere E-Mails abrufen, während wir versuchen, einen Bericht zu lesen oder eine Präsentation zu erstellen, richten wir unsere Aufmerksamkeit von einer Aufgabe auf eine andere. Darunter leidet unsere Konzentration. Und wenn wir uns dann wieder unserer ursprünglichen Aufgabe zuwenden, müssen wir wertvolle geistige Ressourcen darauf verwenden, uns neu zu orientieren. Diese kleinen Verluste an Arbeitsenergie summieren sich mit der Zeit.

Ständiges Mail- und Nachrichtenchecken macht tatsächlich dumm – zumindest zeitweise. Wie Forscher schon 2005 an der University of London in einem Experiment herausgefunden haben, senkt ständige Ablenkung von konzentriertem Arbeiten den IQ für eine kurze Zeitspanne. Wer gerade im Flow ist und voll auf eine Sache fokussiert, der legt immer wieder geistig eine Vollbremsung hin, einfach, weil er kurz in sein Postfach schaut.

Es fällt uns Menschen einfach schwer, uns sofort auf etwas Neues voll zu konzentrieren. Etwa 20 Minuten braucht man, um sich wieder in die ursprüngliche Aufgabe hineinzufuchsen.

Das bedeutet: Über den Tag verteilt fährt unsere Konzentration Achterbahn. So erledigen wir unsere Arbeit teilweise einfach schlecht und unkonzentriert. Letztlich leidet darunter sogar das gesamte Unternehmen, wenn man die verlorenen Stunden aller Mitarbeiter aufrechnet.

Daher meine Empfehlung: Öffnen Sie Ihren Posteingang nur 3x pro Tag, lesen und bearbeiten Sie Ihre Mails dann hintereinander und schließen Sie danach wieder Ihr E-Mail-Programm. So vermeiden Sie, doch mal zwischendurch schnell nach den E-Mails zu sehen.

Just-In-Time einmal anders

Im Urlaub habe ich es wieder einmal erlebt: es gibt Orte auf dieser Welt, wo Just-In-Time auf eine besondere Art gelebt wird.

Wir waren in einem Cafe und haben etwas zum Fruehstueck bestellt. Fuer einen Milchkaffee und einen Ananassaft ist eine Person schnell ein paar Haeuser weiter gegangen und hat Milch und eine Ananas gekauft. Spaeter haben wir noch Ruehrei bestellt und dafuer ist die Person wieder losgegangen und hat ein einzelnes Ei gekauft.

Normalerweise wuerde ich sagen, dass das keinen Sinn macht und das Cafe besser ein paar Lebensmittel auf Vorrat kaufen sollte, statt jedes Mal wieder loszulaufen.

Aber die Kueche war sehr klein und es gab nur einen kleinen Kuehlschrank. Daher konnten keine Lebensmittel entsprechend gelagert werden. Ausserdem wurde so kein Kaptial unnoetig gebunden und es mussten keine Lebensmittel weggeworfen werden. Frischer ging es eigentlich nicht.

Unter diesen Umstaenden macht es also Sinn, so zu handeln und nur wenig Vorrat zu haben.

Ich persoenlich finde es immer interessant, was man in anderen Laendern beobachten kann und versuche auch immer etwas daraus zu lernen.