Zeit sparen mit dem Pareto-Prinzip

Vielleicht haben Sie bereits von dem Pareto-Prinzip gehört. Es ist eine ganz einfache Methode, um wertvolle Zeit zu sparen.

Sie besagt, dass man mit relativ geringen Aufwand einen großen Teil einer Aufgabe erledigen kann. Aber sehr viel Zeit benötigt, um die Aufgabe perfekt zu erledigen. Sie werden also aufgerufen, weniger perfekt zu sein, damit Sie insgesamt mehr schaffen.

Das fällt vielleicht am Anfang etwas schwer, weil sicherlich auch Sie einen hohen Anspruch an sich selbst und Ihre Arbeit haben.  Aber letztendlich ist es meiner Meinung nach die beste Methode um wirklich Zeit zu sparen.

Ich erkläre das Pareto-Prinzip in diesem Video:

 

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Teil 3

Zeit managen mit der ALPEN-Methode

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Kennen Sie schon die ALPEN-Methode?

Sie können diese Methode sowohl für die Planung und Überprüfung Ihrer eigenen Aufgaben nutzen, als auch für Ihre Projektarbeit.

Die einzelnen Buchstaben stehen für verschiedene Vorgehensweisen.

Zuerst sollten Sie Ihre Aufgaben auflisten. Hierbei ist es wichtig, dass Sie die Aufgaben möglichst vollständig erfassen. Ich weiß natürlich auch, dass insbesondere in Projekten dies am Anfang noch sehr schwer ist. Aber auch wenn später noch Aufgaben hinzu kommen, können Sie die ALPEN-Methode weiterhin anwenden.

Im zweiten Schritt sollten Sie die Länge der Aufgaben einschätzen. Dabei geht es um die reine Bearbeitungszeit. Dies ist manchmal nicht so einfach, insbesondere wenn es sich um eine neue Aufgabe handelt, Sie also noch keine Erfahrung haben, wie lange die Bearbeitung dauern wird.

Daher ist der dritte Schritt so wichtig: Pufferzeiten einplanen. Dies schützt Sie davor, in Zeitnot zu geraten und lässt auch Raum für Unvorhergesehenes.

Wenn Sie nun Ihre Aufgabenliste ansehen, sollten Sie entscheiden, was wichtig ist. Dabei kann Ihnen das von mir bereits vorgestellte Eisenhower-Prinzip helfen.

Planen Sie nun Ihre Aufgaben der Wichtigkeit nach in Ihren Arbeitsalltag ein. Auch dabei kann Ihnen die von mir bereits vorgestellte 40:60-Regel sicherlich helfen.

Zum Schluss sollten Sie regelmäßig überprüfen, welche Aufgaben erledigt sind und noch offene Aufgaben neu einplanen.

Hier nochmal die einzelnen Schritte im Überblick:

A = Aufgaben auflisten

L = Länge der Aufgaben einschätzen

P = Pufferzeiten einplanen

E = Entscheiden, was wichtig ist

N = Nachprüfen, welche Aufgaben erledigt sind

Tatsächlich funktioniert die ALPEN-Methode wie ein immerwährender Kreislauf. Denn es kommen immer wieder neue Aufgaben hinzu, andere verschieben sich, die Prioritäten ändern sich usw.

 


Mehr Tipps zum Thema Zeitmanagement gebe ich Ihnen in meinem E-Book. Klicken Sie bitte einfach auf das Bild:

Teil 3

Formuliert mehr SMARTe Ziele

In meiner Praxis erlebe ich es häufig, dass Ziele schlecht formuliert sind. Dies ist oft auch ein Grund dafür, dass sie dann nicht erreicht werden.

Mit der einfachen SMART-Regel können Sie gute Ziele formulieren und damit zum Erfolg beitragen.

Die einzelnen Buchstaben stehen dabei für die einzelnen Bedingungen, die die Zielformulierung erfüllen sollte. Danach sollte ein Ziel spezifisch sein. D.h. es sollte genau formuliert sein. Häufig erlebe ich, dass die Ziele viel zu schwammig sind, sodass der Mitarbeiter oft gar nicht so genau weiß, was er erreichen soll. Aber auch der nächste Punkt „messbar“ wir oft nicht eingehalten. Und das liegt auch daran, dass die Messgröße unklar ist. Wenn man also als Ziel formuliert, dass die Kundenzufriedenheit gesteigert werden soll, dann muss man sich genau überlegen, wie man die Kundenzufriedenheit überhaupt messbar macht. Außerdem muss klar sein, wie hoch die Kundenzufriedenheit aktuell ist, von welchem Punkt aus man also startet. Das Ziel sollte für den Mitarbeiter attraktiv sein, also auch seine eigenen Interessen berücksichtigen. Dabei sollte das Ziel aber auch realistisch sein. Also den Mitarbeiter herausfordern, aber nicht überfordern. Und natürlich sollte ein Ziel auch terminiert sein, d.h. es sollte formuliert werden, bis wann das Ziel erreicht werden soll.

Hier nochmal die einzelnen Punkte im Überblick:

S = Spezifisch

M = Messbar

A = Attraktiv

R = Realistisch

T = Terminiert

Ich erkläre diese Regel in meinem Video:

 

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Den Tag sinnvoll planen

Wie Sie Ihren Tag mit dem 40:60-Prinzip sinnvoll planen und dabei auch die richtigen Prioritäten setzen erkläre ich Ihnen in meinem nächsten Video:

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Bei dem 40:60-Prinzip geht es darum, seinen Tag nur zu 60% zu verplanen und 40% für Unvorhergesehenes frei zu lassen. Bitte nageln Sie mich nicht auf diese Prozentzahlen fest. Je nach Aufgabengebiet könnte es auch 30:70 oder 20:80 heißen.

Wichtig ist nur, dass Sie jeden Tag Zeit für Ihre Routinetätigkeiten, das Tagesgeschäft und Projektarbeit haben. Und dabei nicht von einer Besprechung zur nächsten hetzen.

 


Mehr Tipps zum Thema Zeitmanagement habe ich in dem folgenden E-Book zusammengestellt (einfach auf das Bild klicken):

Teil 3

Prioritäten richtig setzen mit dem Eisenhower-Prinzip

Das neue Jahr hat begonnen. Wenn Sie nun Ihre Aufgaben und Projekte für dieses Jahr planen, hilft Ihnen bestimmt das Eisenhower-Prinzip, um die Prioritäten richtig zu setzen, damit Sie Ihre Ziele erreichen.

Beim Eisenhower-Prinzip geht es darum die anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einzusortieren. Dabei fällt es den meisten Menschen zwar leicht zu bestimmen, welche Aufgaben dringender erledigt werden müssen, als andere (Fälligkeitstermin), aber die Aufgaben nach wichtig und weniger wichtig einzustufen ist viel schwerer. Häufig höre ich von meinen Trainingsteilnehmern, dass sie nur wichtige Aufgaben haben. Aber da Sie ja nicht alle Aufgaben immer sofort erledigen können, nehmen Sie bereits jetzt eine Priorisierung aus dem Bauch heraus vor. Man muss sich nur mal die Kriterien bewußt machen.

Mehr dazu in meinem Video.

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Andere Ordnersymbole in Windows

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Wollten Sie auch schon immer mal andere Ordnersymbole in Windows haben, statt der langweiligen und einheitlichen gelben Sybole? Dann ändern Sie die Symbole doch einfach. Wie das geht, zeige ich Ihnen in meinem neuen Video.