So viele Ideen

Sie haben viele Ideen?

Ihnen fällt immer wieder etwas in die Hände, bei dem Sie denken „das könnte ich auch umsetzten“?

Sie sammeln Zeitungsartikel mit wertvollen Tipps?

Sie haben sich bereits zahlreiche interessante PDF-Dokumente aus dem Internet gespeichert?

– Aber Sie kommen nicht dazu, das alles umzusetzen?

Mein Rat an Sie: verzetteln Sie sich nicht!

Und das meine ich wörtlich. Wenn ich zusammen mit meinen Trainingsteilnehmern die Papierstapel auf dem Schreibtisch sortiere, fallen uns viele Zeitungs- und Zeitschriftenausschnitte, Flyer, ausgedruckte PDF-Dateien und kleine Notizzettel in die Hand. Alles Dinge, die im Laufe der Zeit gesammelt wurden.

Sie schreien förmlich nach der Umsetzung.

Was tun?

  1. sammeln Sie alle Ideen an einem Ort. Ich empfehle Ihnen, dafür eine Ideenmappe anzulegen.
  2. richten Sie sich eine Serienaufgabe ein, sodass Sie zukünftig 1x im Monat die Ideenmappe sichten
  3. entscheiden Sie, was Sie in den nächsten 4 Wochen umsetzen, delegieren, später bearbeiten oder wegwerfen wollen.
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Produkttest Chronoplan – erster Eindruck

Ich habe mich bei Avery Zweckform als Produkttester beworben und bin ausgewählt worden. Nun hat man mir einen Chronoplan zugeschickt, den ich in den nächsten 4 Wochen testen soll. Danach gebe ich meine Bewertung ab.

Wer sich für den Chronoplaner mini interessiert, der kann sich auch das Produktvideo auf der Hersteller-Seite ansehen: Chronoplan

Ich habe mir gedacht, dass ich heute schon mal über meinen ersten Eindruck und berichte und wie ich den Planer für mich nutzen will.

 

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Format

Wenn ich den Planer ausschließlich privat nutzen würde, wäre das A6-Format sehr praktisch, weil es gut in die Handtasche passt. Für den Job wäre vermutlich ein A5-Format besser für mich. Aber das wird die Erfahrung noch zeigen.

Eine Woche ist auf zwei Seiten dargestellt. Das gefällt mir, weil ich so die ganze Woche im Blick habe.

 

Aufteilung

Der Planer beginnt mit einer Jahresübersicht. Das ist o.k. für mich, da man hier die Wochen und Monate erstmal im Überblick sieht.

Danach ist pro Seite ein Monat dargestellt. Schön finde ich hier, dass man zu jedem Monat seine beruflichen Ziele eintragen kann. Dafür sind zwar nur 2 Zeilen vorgesehen, aber für Monatsziele ist das noch ausreichend.

Laut Legende soll ich dort auch Prioritäten eintragen.

A = selbst, sofort

B = selbst, später

C = delegieren

Das macht meiner Meinung nach keinen Sinn für Monatsziele. Die will ich ja in dem jeweiligen Monat erreichen und nicht delegieren.

Den größten Teil macht dann natürlich die Wochenübersicht aus. Zu jeder Woche kann ich rechts oben meine Wochenziele eintragen. Hierfür stehen 3 Zeilen zur Verfügung. Meiner Meinung nach ist das ausreichend.

Pro Tag habe ich dann 7 Zeilen, um meine Aufgaben und Termine einzutragen. Normalerweise werde ich wahrscheinlich damit gut auskommen, aber es könnte auch mal knapp werden. Wenn z.B. an einem Tag 3 Meetings stattfinden und ich nicht nur die großen Aufgabenpakete notiere, sondern auch ein wichtiges Telefonat, dann sind 7 Zeilen zu wenig.

Zu jeder Zeile kann ich den Zeitbedarf notieren und die Priorität, wie oben beschrieben. Wenn die Aufgabe erledigt ist, kann ich sie abhaken.

Zum Schluss gibt es eine Jahresübersicht für das nächste Jahr, eine Liste der Feiertage und Schulferien und 2 Seiten für Notizen.

Da man heutzutage Kontaktdaten von wichtigen Personen in Outlook oder im Handy/Smartphone verwaltet, ist ein Adressbuch nicht mehr notwendig und das hat der Herstellen offensichtlich auch erkannt.

 

Zeitmanagement mit dem Chronoplaner

Mir gefällt gut, dass ich die Monats- und Wochenziele notieren kann.

Ich finde auch gut, dass ich bei jeder Aufgabe den Zeitbedarf aufschreiben soll, denn so kann man schnell erkennen, ob man sich für den Tag zu viel vorgenommen hat. Wenn dort z.B. zwei Besprechungen mit je 2 Stunden und 5 Aufgaben mit je 1 Stunde stehen, dann weiß ich sofort, dass das nicht funktionieren kann.

Ich habe mich allerdings gefragt, ob ich Aufgaben, die ich delegieren will, dort eintragen würde. Wenn ich z.B. in einer Besprechung Aufgaben notiere, würde ich dafür ein anderes Buch oder Schreibblock nutzen. Die Aufgaben, die ich dann in den Planer übertrage, sind nur die von mir zu erledigende. Aufgaben, die ich delegieren will, würde ich dort nicht eintragen.

Aber es kann natürlich mal passieren, dass ich die Aufgaben, die ich mir für den Tag vorgenommen habe, nicht schaffe. Dann muss ich überlegen, welche Aufgaben ich auf den nächsten Tag oder einem späteren Zeitpunkt übertrage und welche ich delegieren muss. Ich werde das mit den A-B-C-Prioritäten mal ausprobieren.

Außerdem muss ich mir überlegen, wie ich Besprechungen und Aufgaben unterschiedlich kennzeichne. Zwei verschiedene Farben machen keinen Sinn, weil ich dann immer zwei Stifte mit mir herumtragen muss. Also muss ich mir ein Zeichen ausdenken.

 

Design

Ich bin mit dem Design zufrieden. Das Cover fühlt sich gut an und auch der Magnet-Verschluss gefällt mir besser, als ein Gummiband, das man sonst häufig bei solchen Planern hat.

Um den aktuellen Tag wiederzufinden, gibt es ein Band.

Außerdem  gibt es eine Stifthalterung, die allerdings nicht für normale Kugelschreiber geeignet ist. Man benötigt einen dünnen Stift, damit der Magnet-Verschluss wieder zu geht. Daher weiß ich im Moment noch nicht, welchen Stift ich dafür nutzen werde.

Die Bindung der Seiten scheint solide zu sein, ob sie ein Jahr intensive Nutzung gut übersteht, oder dann Seiten herausfallen würden, kann ich nicht beurteilen, da ich den Planer nicht so lange nutzen werde.

 

Gesamteindruck

Da ich normalerweise meine Aufgaben in Outlook plane, bin ich gespannt, wie es mir mit dem Chronoplaner gehen wird und welche Erfahrungen ich damit machen werde.

Mein erstes Urteil:

daumen-mittig

 

Wie Sie Ihre eigene Planung verteidigen

Wer kennt das nicht? Sie haben Ihren Tag gut geplant und wollen sich einigen wichtigen Aufgaben zuwenden, damit Sie sie pünktlich erledigen.

Da kommt ein Kollege in Ihr Büro und bittet Sie, eine zusätzliche Aufgabe für ihn zu übernehmen. Er muss gleich in eine Besprechung und danach schafft er es nicht mehr, aber heute soll die Aufgabe fertig werden. Können Sie das nicht schnell mal machen?

Wie reagieren Sie? Schaffen Sie es, Ihre eigene Tagesplanung zu verteidigen, oder knicken Sie ein und sagen wieder einmal „Ja“ und ärgern sich später darüber, weil Sie selbst nun unter Druck geraten und Ihre Arbeit nicht schaffen?

Wie Sie sich durchsetzen können, ohne unfreundlich dabei werden zu müssen, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Täglich besser werden – KVP

Immer wieder wird gemeckert, was alles schlecht läuft, aber im Grunde finden die Mitarbeiter es doch ganz gut, wenn sich nicht ständig etwas ändert.

Beständigkeit und Routine geben Sicherheit.

Veränderungen verunsichern dagegen.

Wenn die Verunsicherung sogar in Angst übergeht, dann kann das sehr lähmend wirken.

Welche Frage Sie sich jeden Morgen stellen sollten, um täglich etwas besser zu werden, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Die größten Fehler bei einer Präsentation vermeiden

PowerPoint ist das verbreitete Tool, um wichtige Inhalte in einer Besprechung zu präsentieren.

Aber wer kennt sie nicht, all die langweiligen, überladenen, nicht enden wollenden Präsentationen. Folienschlachten, zu kleine Schrift, zu viel Text, alberne Cliparts. Und kein roter Faden erkennbar.

Wie Sie es besser machen können, welche Fehler Sie vermeiden sollten und wie Sie eine interessante Präsentation aufbauen zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Wie Sie Arbeitsanweisungen durchsetzen

Sowohl Anweisungen aus der Zentrale, als auch von den Mitarbeitern selbst entwickelte Vereinbarungen werden oft nicht umgesetzt.

Jeder arbeitet sehr individuell.

Ich selbst habe in meinem Berufsleben schon häufig Arbeitsanweisungen geändert oder neu erstellt und später manchmal festgestellt, dass sie nicht oder anders umgesetzt wurden.

Was tun?

In diesem Video gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie Arbeitsanweisungen besser in Ihrer Abteilung durchsetzen und dafür sorgen können, dass die Regelungen eingehalten werden.

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Neue Mitarbeiter Willkommen heißen

Können Sie sich noch an den ersten Tag in Ihrem jetzigen Unternehmen erinnern? Stand auf Ihrem Schreibtisch ein Blumenstrauß? Hat Sie der Abteilungsleiter begrüßt?

Wer hat Ihnen die ersten Fragen beantwortet? Wer hat Ihnen den Aufbau des Intranets erklärt? Wer die abteilungsspezifischen Prozesse und ungeschriebenen Gesetze?

Wie lange hat es gedauert, bis Sie Abkürzungen und Fachbegriffe gelernt haben?

Erleichtern Sie doch einfach neuen Mitarbeitern die Einarbeitung, indem Sie ein Willkommenspaket zusammenstellen. Welches die Inhalte einer solchen Zusammenstellung sein sollten, erkläre ich in diesem Video:

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Besprechungswut in Unternehmen

Heute möchte ich Ihnen eine interessante Studie vorstellen.

Es geht dabei um eine Untersuchung in einem Unternehmen. Es sollte herausgefunden werden, wie viele Besprechungen zur Vorbereitung einer Sitzung auf der Leitungsebene notwendig sind.

Sie werden erstaunt sein!

Wenn sich die Unternehmensleitung zu einem Strategie-Meeting trifft, dann wollen alle gut vorbereitet sein und aktuelle Zahlen und Fakten präsentieren können. Dafür müssen auf der Bereichsebene, Abteilungsebene und Teamebene jeweils Besprechungen durchgeführt werden, in denen geklärt wird, welche Zahlen und Fakten zusammengestellt werden sollen. Dafür wird unglaublich viel Zeit benötigt.

Und die eigentliche Arbeit, nämlich die Auswertung, Recherche und Zusammenstellung der Daten ist dabei noch gar nicht berücksichtigt!

Sehen Sie selbst…

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Wie Sie die Kommunikation in Ihrem Team verbessern können erfahren Sie in meinem E-Book. Für mehr Details einfach auf das Bild klicken:

Teil 4