Ausblick auf 2017

2017

Dies ist der letzte Blog-Artikel in diesem Jahr.

 

Danke

Ich möchte mich bei allen bedanken, die meinen Blog und meinen YouTube-Kanal regelmäßig lesen bzw. ansehen. Ich hoffe, es waren auch in 2016 wieder viele interessante Themen für Sie dabei. Vielleicht haben Sie auch schon einiges umgesetzt und merken die Veränderung bei sich.

Ich würde mich freuen, wenn Sie mich an Kollegen und Freunde weiterempfehlen. Ich denke, dass meine Tipps für viele Mitarbeiter, unabhängig von der Hierarchiestufe, dem Aufgabenbereich und der Branche wertvoll sind.

 

Ausblick

Manchmal denke ich, mir gehen die Themen aus und ich weiß nicht mehr, welche Tipps ich Ihnen in meinem Blog bzw. als Video zur Verfügung stellen soll. Ich führe eine Liste, in der ich immer wieder meine Ideen eintrage. Und bisher ist mir glücklicherweise immer genug eingefallen.

Im nächsten Jahr werde ich Ihnen viele Tipps zu PowerPoint, Word und Excel geben, da diese Themen im Vergleich noch etwas kurz gekommen sind.

Außerdem habe ich die Rückmeldung bekommen, dass insbesondere die Videos gefallen, in denen ich begeistert Büromaterial vorstelle. Ich weiß, dass ich in den Videos häufig sehr ernst bin, weil es um seriöse Themen geht. Aber eigentlich lache ich viel und gerne und daher habe ich mir vorgenommen, diese Seite von mir etwas häufiger zu zeigen.


Ich wünsche allen friedliche Weihnachtstage und einen guten Rutsch ins neue Jahr.

Wie Sie E-Mails rechtssicher archivieren

Mail

In meinen Blog-Artikeln geht es immer mal wieder um den E-Mail-Posteingang. Ich empfehle immer, sich Gedanken zu machen, wie lange man Mails aufheben will und welche Mails gelöscht werden können, damit das Postfach übersichtlich bleibt.

Grundlage dafür ist allerdings, dass seitens der IT-Abteilung eine entsprechende elektronische Archivierung der E-Mails erfolgt. Denn aus meiner Sicht kann und darf das Unternehmen die Verantwortung dafür nicht den jeweiligen Sachbearbeitern und Abteilungsleitern überlassen, sondern sollte dieses Thema grundsätzlich in der IT-Abteilung klären.

Nun ist dieses Thema leider nicht ganz einfach und die Dinge ändern sich auch. Ich kann nun wirklich nicht behaupten, dass ich Spezialistin in diesem Bereich und immer auf dem aktuellen Stand bin.

Daher möchte ich in diesem Artikel auf Quellen verweisen, die dies besser können. Wobei ich ausdrücklich darauf hinweise, dass ich nicht für die Inhalte verantwortlich bin.

 

Bitkom -Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. hat auf seiner Webseite (https://www.bitkom.org/ ) einige Leitfäden und weitere Publikationen veröffentlicht. Folgende Dokumente finde ich interessant:

10 Merksätze zur E-Mail-Archivierung

10 Merksätze für elektronische Rechnungen

10 Merksätze zur elektronischen Archivierung

 

Natürlich gibt es auch Software-Anbieter für entsprechende Lösungen. Diese veröffentlichen auch auf Ihrer Webseite entsprechende Leitfäden. Geben Sie einfach z.B. bei Google in die Suchmaske „Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung“ ein und Sie werden eine große Auswahl erhalten.

 

 

Etikettendruck im Vergleich

etikett_bedruckbar_boegen

In diesem Jahr habe ich verschieden Online-Anwendungen von unterschiedlichen Etikett-Herstellern getestet. Heute möchte ich diese insgesamt vergleichen.

Folgende Anwendungen haben ich getestet:

Easy Print von Avery Zweckform: zu den Beiträgen hier klicken

Easy Print von Leitz: zu den Beiträgen hier klicken

Elba Print von Elba: zu den Beiträgen hier klicken

print@web von Sigel: zu den Beiträgen hier klicken

Es ging mir bei den Tests nicht nur um die Online-Anwendung und deren Benutzung, sondern auch um den Vergleich zu den Möglichkeiten von Word bzgl. des Etikettendrucks.

 

Etikettendruck mit Word

In Word habe ich die Möglichkeit, Etiketten nach meinen Vorstellungen zu gestalten, als Vorlage zu speichern und sie zu drucken. Im Menü stehen mir dafür eine Vielzahl an Etiketten der üblichen Hersteller zur Verfügung, sodass ich nicht selbst eine Tabelle mit den genauen Maßen erstellen muss, sondern ganz bequem das richtige Raster erstellen kann.

Sie kennen diese Funktion noch nicht? Dann schauen Sie sich dieses Video an: Wie Sie Adressetiketten drucken

Mein Hauptkritikpunkt an dieser Funktion ist, dass ich nicht einfach ein einzelnes Etikett auswählen kann, das ich drucken möchte. Ich muss in der Tabelle alle nicht benötigten Inhalte löschen, bis das Etikett auf der richtigen Position übrig bleibt. Es gibt zwar auch die Möglichkeit, ein einzelnes Etikett zu drucken. Dafür muss ich die Reihe und Spalte festlegen, aber in dieser Funktion kann ich auf meinem Etikett nur Text einfügen und nicht z.B. mein Firmenlogo. Außerdem steht keine Druckvorschau zur Verfügung.

 

Meine Erwartungen an Online-Anwendungen für den Etikettendruck

Wenn ich nun eine spezielle Anwendung zur Gestaltung meiner Etiketten nutzen möchte, dann erwarte ich zusätzliche Funktionen, die über die Möglichkeiten von Word hinausgehen.

Meine Erwartungen waren:

  • intuitive Benutzung der Online-Anwendung
  • einfache Gestaltung des Etiketts
  • verschiedene Schriftarten stehen zur Verfügung
  • verschiedene Formen können eingefügt werden
  • ich kann die Farben anpassen
  • ich kann die Elemente frei positionieren
  • es gibt verschiedene Vorlagen/fertige Designs, die für das Büro geeignet sind
  • das erstellte Etikett kann als Vorlage in meinem Dateiverzeichnis abgelegt werden
  • beim Drucken kann ich bestimmen, welches Etikett auf dem Bogen gedruckt werden soll

 

Der Sieger aus meinem Vergleich

Ich möchte ausdrücklich betonen, dass ich nichts daran verdiene, wenn ich jetzt hier einen Anbieter empfehle. Außerdem handelt es sich um meinen ganz persönlichen Eindruck, der von anderen Personen abweichen kann.

Mein Favorit ist ganz klar Easy Print von Avery Zweckform. Meine Erwartungen wurden hier erfüllt. Dafür gibt es mehrere Gründe:

  • es ist die einzige Anwendung, bei der ich bestimmen kann, welche Etiketten auf dem Bogen bedruckt werden sollen
  • es gibt viele Design-Vorlagen, die für das Büro geeignet sind und sich farblich anpassen lassen
  • es werden Anwendungsbeispiele für einzelne Etiketten gezeigt, die mich erst auf die Idee gebracht haben, dass ich Etiketten nicht nur für Adressen und Ordnerbeschriftungen verwenden kann

Dennoch werde ich auch in Zukunft ganz normale Adressetiketten mit Word erstellen. Nur wenn ich ein besonderes Design einsetzen möchte, werde ich die Online-Anwendung von Avery Zweckform nutzen, da mir die Design-Vorlagen die Arbeit erleichtern.


Aber schauen Sie sich in Ruhe alle Anwendungen an und vergleichen selbst. Ihre Erfahrungen können Sie gerne als Kommentar zu diesem Artikel einfügen. Ich bin gespannt.

print@web von Sigel: Etikett drucken

etikett-mit-sigel

Wie man ein Etikett gestalten kann mit der Online-Anwendung von Sigel habe ich bereits gezeigt. Das Etikett dann als Vorlage zu speichern und wieder aufzurufen hat auch gut funktioniert.

Nun wollte ich das Etikett drucken. Aber leider hat meine Geduld nicht ausgereicht um zu warten, bis das PDF-Dokument erstellt wurde (ich hielt es nicht für angemessen, länger als 10 min. zu warten).

In dem folgenden Video gebe ich darüber hinaus noch ein Fazit zu der Anwendung print@web ab.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Wenn Sie diese Anwendung erfolgreich nutzen und es Ihnen gelungen ist, ein PDF-Dokument zu erhalten, das Sie ausdrucken können, dann schreiben Sie dies bitte in einen Kommentar. Vielleicht mache ich ja auch etwas falsch? Ich bin für jeden Hinweis dankbar.

print@web von Sigel: Der Visitenkartenassistent

etikett-mit-sigel

Wie man ein Etikett mit der Online-Anwendung von Sigel gestalten kann, habe ich in einem vorhergehenden Beitrag gezeigt. Nun war ich auf den Visitenkartenassistenten neugierig.

Um das gleich vorweg zu nehmen: ich bin nicht zufrieden. Einerseits gefallen mir die Gestaltungsmöglichkeiten nicht (sind zu eingeschränkt) und andererseits ist es mir nicht gelungen eine Druckdatei zu erzeugen. Auf ein Blick in die Hilfe bzw. dem entsprechenden Handbuch zur Anwendung konnte nicht weiterhelfen.

Aber sehen Sie selbst:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden


Wer weiß, was ich falsch gemacht habe und wie es richtig geht, der schreibt bitte einen Kommentar zu diesem Artikel. Danke.

print@web von Sigel: Etikettenvorlage speichern

etikett-mit-sigel

Im vorhergehenden Video-Beitrag habe ich gezeigt, wie man ein Etikett nach seinen eigenen Vorstellungen gestalten kann. In diesem Video zeige ich, wie Sie diese Etikett-Vorlage speichern und später wieder aufrufen können.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

print@web von Sigel: Etikett gestalten

etikett-mit-sigel

Mit der Online-Anwendung von Sigel „print@Web“ können Etiketten gestaltet werden. Dafür benötigt man natürlich wieder die Produktnummer, die z.B. auf dem Karton der Etiketten steht.

Dann kann es auch schon losgehen. Man kann Text einfügen (die Auswahl an Schriftarten ist allerdings auf 4 begrenzt), mit Rechtecken, Kreisen und Strichen selbst ein Muster gestalten oder auch Cliparts und eigene Fotos einfügen. Die Auswahl der Cliparts halte ich allerdings nicht fürs Büro geeignet, sondern eher für den privaten Bereich.

Sie können auch Seriendruckelemente einfügen.

In dem folgenden Video führe ich Ihnen vor, wie ich ein Etikett gestalte.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Mit Wordvorlagen von Sigel Etiketten bedrucken

sigel-wordvorlagen

Ich habe ja bereits Online-Möglichkeiten für den Etikettendruck von verschiedenen anderen Herstellern vorgestellt. Heute geht es um Sigel. Im Menüpunkt „Software & Downloads“ werden Wordvorlagen zum Bedrucken von Sigel-Etiketten zur Verfügung gestellt.

Zum Service hier klicken: Wordvorlagen

Die Vorlage funktioniert wie erwartet. Mehr dazu in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden


Im Video gebe ich den Hinweis, dass man die Vorlagen nicht unbedingt benötigt, sondern das Raster auch in Word erstellen kann. Wie das geht erkläre ich in diesem älteren Beitrag: Adressetiketten mit Word drucken

Es gibt aber auch von Sigel eine Online-Anwendung für die Gestaltung von Etiketten. Diese stelle ich in den nächsten Blog-Artikeln vor.

Wie Sie Störungen vermeiden können

Uhrzeit im Kopf

Der Sägeblatt-Effekt

Kennen Sie den Sägeblatt-Effekt? Dabei geht es um die Erkenntnis, dass jeder von uns im Durchschnitt alle 8 min. in der Arbeit unterbrochen wird. Es gibt sicherlich Arbeitsplätze, bei denen dies häufiger ist, bei anderen eher etwas seltener.

Grundsätzlich steht dahinter aber der Effekt, dass man sich gerade intensiv mit der Bearbeitung einer Aufgabe beschäftigt und durch eine Unterbrechung herausgerissen wird. Danach stellt man sich die Frage „Wo war ich stehengeblieben?“ und es dauert ein bisschen, bis man wieder das gleiche Konzentrationsniveau wie vorher erreicht.

 

Es dauert länger

Da man ständig unterbrochen wird, zieht sich die Bearbeitung einer Aufgabe über den ganzen Tag hin, obwohl sie eigentlich in 20 min hätte erledigt werden können. Das ist frustrierend.

 

Wie Sie Störungen vermeiden können

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Störungen bzw. Unterbrechungen zu reduzieren und dadurch wieder genug Ruhe zum Arbeiten zu haben. In dem folgenden Video stelle ich Ihnen meine Tipps dazu vor:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Die vorgestellten Möglichkeiten, Störungen zu reduzieren können Sie auch als Checkliste herunterladen. Dafür einfach auf den folgenden Button klicken:

NLP im Changemanagement

wert-der-kommunikation

Ich habe ein Interview mit Götz Müller zum Thema NLP im Changemanagement geführt. Es geht um die Frage, welche Methoden aus NLP hilfreich sein können, um die Ängste vor Veränderungen zu mindern.

Wir gehen u.a. folgenden Fragestellungen nach:

  • Was kann eine Führungskraft zu Beginn eines Veränderungsprojektes tun, um bei den Mitarbeitern die Ängste zu mindern?
  • Wie sieht eine Zielgruppengerechte Kommunikation aus?
  • Welche Metaprogramme sollte die Führungskraft kennen, um besser auf die Mitarbeiter eingehen zu können?
  • Warum ist Wertschätzung so wichtig?
  • Welche Mitarbeitertypen sind für den Erfolg eines Veränderungsprojektes wichtig?
  • Welche Möglichkeiten hat die Führungskraft in Konfliktsituationen?

Das Interview finden Sie hier:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

goetz-mueller-003-xing-rand-rundÜber den Autor:

Götz Müller ist Ingenieur, Berater, Redner, Autor (NLP in der Lean-Praxis – Menschlich-soziale Erfolgsfaktoren für Lean, KVP & Co.), Blogger und Podcaster (Kaizen2go).

Er beschäftigt sich schon über 17 Jahre mit Prozessoptimierung in unterschiedlichen Bereichen (Entwicklung, Produktion und Verwaltung) und Branchen (Industrie, Dienstleistung, Handwerk und Baugewerbe) auf Basis von Lean und Six Sigma. Als Berater ist er Ansprechpartner für die Geschäftsführung, Coach für Führungskräfte und Trainer für Mitarbeiter auf allen operativen Ebenen.

Er ist wohnhaft im Raum Stuttgart und unterstützt von dort aus seine Kunden hauptsächlich in Südwestdeutschland. Ihm liegt nicht nur der methodische Einsatz der Prozessoptimierung am Herzen, sondern auch die menschlichen, kulturellen und historischen Hintergründe und Grundlagen.

 

nlp-in-der-lean-praxis

Kontakt:

GeeMco : Götz Müller Consulting

Sandäcker 61

D‑71554 Weissach im Tal

T +49.7191.3536878

goetz.mueller@geemco.de