Es bewegt sich was: Videos in PowerPoint-Folien einfügen

Kennen Sie das auch? Manche Projektbesprechungen oder Quartalsberichte wollen einfach nicht enden. Es wird eine PowerPoint-Folie nach der anderen gezeigt. Die meisten davon sind bis zur Kante mit Text gefüllt. Vielleicht hier und da mal eine Tabelle oder ein Diagramm. Wenn man Glück hat ein Foto.

Schluss mit Langeweile!

Machen Sie es besser. Peppen Sie doch einfach mal Ihre Präsentation mit einem Video auf.

Das kann ein Produktvideo sein. Oder eine Erläuterung zur Benutzung einer Maschine. Vielleicht gibt es ein Unternehmensvideo, dass Sie bei der nächsten Präsentation beim Kunden einsetzen können. Oder Sie haben ein paar Kollegen zu Ihrer Meinung zu Ihrem Projekt gefragt und präsentieren dies im Projektabschlussbericht.

Sie können auch YouTube-Videos einfügen.

Eine weitere Möglichkeit wäre, Videos bei den bekannten Bilddatenbanken zu kaufen und diese als Hintergrund auf der Startfolie einzusetzen. So bewegt sich bereits etwas, bevor Sie mit Ihrem Vortrag beginnen.

Es ist einfacher, als Sie denken.

Meine Erfahrung ist: Viele Personen, die PowerPoint-Präsentationen erstellen trauen sich nicht an Videos heran. Man hat schon genug damit zu tun, Pfeile parallel anzuordnen, da bleibt keine Zeit, sich mit Videos zu beschäftigen.

Dabei ist es ganz einfach, wie Sie in dieser Anleitung schnell erkennen werden:

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Habe ich Ihr Interesse wecken können? Möchten Sie noch mehr über die Möglichkeiten der Videobearbeitung in PowerPoint wissen und ein paar schöne Anwendungsbeispiele kennenlernen? Dann schreiben Sie sich einfach für meinen Video-Kurs „Einfache Videobearbeitung in PowerPoint“ ein. Klicken Sie dafür auf das folgende Kurs-Bild:

Mit diesem Trick erstellen Sie ganz einfach in Word ein Buch

Prospekt, Broschüre, Menü-Karte, Buch…

… und immer das selbe Problem. Wenn Sie zum Beispiel eine Broschüre selbst erstellen und drucken möchten, dann ist es nicht ganz leicht, den Text richtig auf die einzelnen Seiten zu verteilen. Es gibt eine Vorder- und Rückseite und wenn die Broschüre aus zwei oder mehreren DIN-A4-Blättern besteht, dann wird es kompliziert. Wo ist die 1. Seite, wo die 2., die 3. usw.?

Wenn Sie einfach nur in Ihrer Word-Datei das Querformat und zwei Spalten einrichten, dann müssen Sie genau darauf achten, in welche Spalte welcher Text kommt. Letztendlich können Sie nicht einfach den Text immer weiter schreiben, sondern müssen ihn genau platzieren.

So geht’s ganz einfach

Damit Sie nicht unnötig ins Schwitzen kommen und wertvolle Zeit verschwenden, zeige ich Ihnen heute einen kleinen Trick. Genau gesagt, ist es kein Trick, sondern einfach nur eine Standard-Funktion in Word, die aber recht unbekannt ist.

Sie brauchen nur im Seitenlayout eine Einstellung vornehmen und dann können Sie ganz einfach Ihren Text fortlaufend schreiben. Word verteilt ihn richtig auf die einzelnen Seiten.

Sie müssen also nur wissen, wie es geht und dann geht’s ganz einfach. Im Video zeige ich Ihnen die Einstellung und auch, was Sie beim Drucken beachten sollten.

An diesem Beispiel sieht man mal wieder, dass Word mehr als nur eine Schreibmaschine ist, sondern wirklich ein Textverarbeitungsprogramm.

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So erstellen Sie mit Word ein Faltblatt

Haben Sie auch schon einmal den Auftrag bekommen, ein Faltblatt zu erstellen? Oder haben Sie sich vielleicht dies selbst überlegt z.B. um ihr Projekt bei den Kollegen bekannt zu machen?

Vielseitige Einsatzbereiche

Faltblätter können vielseitig eingesetzt werden. Produktvorstellungen, Dienstleistungsangebote, Sonderaktion zu einer Messe, Veranstaltungsübersicht, Projektmarketing usw. Ich selbst habe vor 20 Jahren ein Bewerbungs-Faltblatt erstellt, weil ich mich bei vielen Unternehmen initiativ bewerben wollte. Damals ging es noch nicht online und mit dem Faltblatt hatte ich eine kostengünstige und besondere Form gefunden. Die Rückmeldungen waren durchweg positiv. Ich habe dann auch auf der „Hannover Messe“, eine Industriemesse, verschiedene Stände aufgesucht und dort meine Bewerbung abgegeben. Ein klassische dicke Bewerbungsmappe hätte das Standpersonal nicht entgegen genommen, aber so ein Flyer kam gut an.

So geht’s

Wenn Sie also ein Faltblatt erstellen möchten, empfehle ich Ihnen, dafür Word zu nutzen. Die notwenigen Einstellungen zu Seitenrändern, Spalten und Seitenformat sind mit wenigen Klicks gemacht. Steht das „Gerüst“, können Sie sich ganz auf den Inhalt und die Darstellungsweise konzentrieren.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, welche Einstellungen Sie vornehmen sollten und was zu beachten ist:

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Mit Visual Storytelling begeistern

Was ist „Visual Storytelling“?

Es geht darum Geschichten zu erzählen, die mit packenden Worten und faszinierenden Bildern ein Publikum in ihren Bann ziehen können. Geschichten, die haften bleiben und weitererzählt werden. Dabei können Videos, Bilder, Texte und Audioaufnahmen miteinander kombiniert werden. Es ergibt sich eine sehr dichte Erzählweise.

Am Ende steht eine positive Botschaft, die mit dem Produkt in Verbindung gebracht wird.

Vorteile des Visual Storytellings

  • Die Zuschauer werden angeregt. Sie nehmen aktiv an der Geschichte teil: wahrnehmen, mitfühlen, neugierig werden, nachdenken, sich erinnern.
  • Die Geschichten werden im Gehirn der Zuschauer als Erfahrung und nicht als nüchterne Information abgespeichert. Sie bleiben daher langfristig im Gedächtnis.
  • In der Werbung eingesetzt schaffen die Geschichten eine Verbindung zwischen der Marke bzw. dem Produkt und dem (potenziellen) Kunden.
  • Durch den Unterhaltungsfaktor identifizieren und begeistern sich die Kunden.

Wie können Sie mit Ihrem Unternehmen Geschichten finden?

Im Grunde ist es ganz einfach. In jedem Unternehmen werden Geschichten bereits erzählt. Sie werden neuen Mitarbeitern weitererzählt und man kann sie auf Betriebsfesten und in den Teeküchen hören.

Mögliche Inhalte sind zum Beispiel:

  • die Gründungsgeschichte eines Unternehmens (z.B. apple und Microsoft)
  • eine problematische Unternehmensperiode und deren Überwindung (z.B. LEGO mit hohen Verlusten in 2003 und dem Weg zurück zu einem sehr erfolgreichen Unternehmen LEGO)
  • der Einfluss der Produkte auf das Leben von Menschen, (z.B. Siemens answers Pressemitteilung)
  • Geschichten der Mitarbeiter
  • Perspektiven von Kunden und Kooperationspartnern

Wie gehen Sie am Besten vor?

Bevor Sie starten, sollten Sie sich einige Fragen stellen und schriftlich beantworten:

Inhalt

  • Was ist das hauptsächliche Erzählziel?
  • Was ist das emotionale Herz der Geschichte?
  • Ist es spannend / emotional / aktivierend?
  • Ist es verständlich, authentisch, nachvollziehbar?
  • Ist das, was Sie erzählen, überhaupt relevant?

Zielgruppe

  • An welches Zielpublikum richtet sich die Geschichte?
  • Entstammt die Geschichte der Lebenswelt des Publikums?

Unternehmen / Marke

  • Passt der Kontext zum Unternehmen / zur Marke?
  • Ist der Inhalt authentisch? Passt er zum Außenbild des Unternehmens?
  • Wird eine eigene Sprache verwendet, die helfen, Zugang zum Publikum zu schaffen?

Wirkung

  • Welche Botschaft soll vermittelt werden?
  • Was soll in den Köpfen des Publikums passieren? Welche Gedanken, Gefühle, Erinnerungen, Handlungen sollen beim Empfänger ausgelöst werden?

Was sollten Sie bei der Auswahl der Bilder beachten?

Bevor Sie jetzt sofort loslegen und Ihre nächste PowerPoint-Präsentation umgestalten, sollten Sie sich noch einige Gedanken zur Auswahl der Bilder, Videos und Audiodateien machen, die Sie idealerweise verwenden können:

Kontext

Die Bilder sollten in einem bestimmten Kontext stehen. Nehmen wir das Beispiel der Vintage-Mode für Frauen (s.u.). Für die Fotostrecke wurde als Auto ein Oldtimer genutzt, außerdem wurden alle Bilder in warmen und hellen Tönen gehalten.

Authentische Darstellung von Personen und Persönlichkeit

Damit sich der Betrachter mit der dargestellten Situation besser identifizieren kann, sollten authentische Personen abgebildet sein. Also Ihre tatsächlichen Mitarbeiter an ihrem tatsächlichen Arbeitsplatz. Dabei muss z.B. die Werkstatt nicht pikobello aufgeräumt sein. Sie bleiben glaubwürdiger, wenn der Hintergrund realitätsnah ist.

Klare Bildsprache

Die verwendeten Bilder sollten nicht mehrere Interpretationen möglich machen. Vielmehr müssen sie klar, deutlich und unmissverständlich die Botschaft vermitteln. Der Zuschauer sollte sehr schnell das Bild verstehen können.

Beispiele

Damit Sie eine noch besseren Eindruck von dieser Methode bekommen, habe ich einige Beispiel zusammengestellt:

  • Statt Mode im Online-Shop normal zu präsentieren, wird eine Bildergeschichte gestalten, in der junge Frauen einen Tagesausflug mit dem Auto unternehmen. Es werden Bilder von Freundschaft, Zusammenhalt und einem weiblichen Verständnis von Abenteuer gezeigt. Diese Fotos erscheinen in einer Slideshow auf der Homepage des Modeanbieters. Die Personen sehen nicht wie Models aus, sondern sehr natürlich. Es wird ein Lebensgefühl vermittelt. (Die Slideshow, die ich beschrieben habe, ist leider im Moment nicht mehr online. Trotzdem: Mode für Frauen)
  • Ein Hersteller von Holzspielzeug stellt seine Produkt in jedem Bild in eine Umgebung, wobei die Umgebung in s/w dargestellt wird und das eigene Produkt farbig. Es werden verschiedene Spielarten vorgestellt: Holzbausteine
  • Der NDR hat einige Geschichten aufgegriffen und speziell aufbereitet. Dabei geht es z.B. um den Bau der Elbphilharmonie, die Sturmflut von 1962 oder auch erfolgreiche Fernsehserien wie das Großstadtrevier: NDR

Wo können Sie Visual Storytelling einsetzen?

Es gibt aus meiner Sicht viele Ansatzpunkte. So könnten Sie Ihre Web-Seite entsprechend anpassen und statt mit nüchternen Informationen mehr mit emotionalen Bildern Ihre Interessenten und Kunden ansprechen. Dies könnten Sie auch auf gedruckte Flyer und Broschüren übernehmen.

Aber warum diese Methode nicht auch in PowerPoint-Präsentationen anwenden? Z.B. beim Projektabschlussbericht (wie sind wir gestartet, welche Probleme sind entstanden und wie haben wir sie gelöst) oder auch bei Quartals- und Jahresberichten. Statt langweiliger Textfolien, unübersichtlichen Tabellen und simplen Diagrammen könnten Sie Ihre Erfolgsgeschichte mit Bildern und kurzen Videos erzählen. Ihnen scheint der Aufwand zu groß? Dann erinnern Sie sich bitte daran, dass es nicht um Perfektion, sondern um Authentizität geht. – Um die echten Geschichten.

 

 

Wo finde ich rechtlich sichere Bilder und wie lege ich sie richtig ab?

Rechtssichere und möglichst kostengünstige professionelle Fotos für Präsentationen. Das ist auch bei mir immer wieder ein Thema. Daher freue ich mich über diesen Gastartikel von Kathleen Rother:


Sie haben eine inhaltsreiche PowerPoint-Präsentation erstellt und wollen diese nun mit passenden Bildern aufpeppen?

Aber wo finden Sie diese? Dazu noch schnell, für kleines Budget und rechtlich sicher? 

Ich gebe Ihnen im folgenden Artikel gute Tipps an die Hand, diese Aufgabe erfolgreich umzusetzen.


1. Wo können Sie Bilder finden und zu welchen Bedingungen dürfen diese genutzt werden?

Wie Sie sicher schon wissen, dürfen Sie auf keinen Fall einfach bei Google Ihre Themen oder Ideen eingeben und dann die Bilder, die Sie dort finden, herunterladen und selbst benutzen. ALLE Bilder unterliegen einem Urheberrechtsschutz.

Bei privater Nutzung kann man Glück haben und der Bilderklau wird nicht entdeckt. Eine PowerPoint-Präsentation für Ihre Geschäftskunden und Interessenten hat jedoch eindeutig kommerziellen Charakter und da gelten strenge Regeln.

Es gibt Firmen die mit Programmen das Netz nach unrechtmäßig genutzten Bildern abscannen. Die Strafen liegen im Tausenderbereich!

Bitte denken Sie daran, auch auf Ihrer Website, auf facebook und anderen Medien und Kanälen nur Bilder zu verwenden, dessen rechtliche Herkunft klar und die Nutzung erlaubt ist.

Aber wo können Sie rechtlich sichere Bilder finden?

Im Internet ist es sehr gut möglich jede Menge rechtlich sichere Bilder gegen geringe Kosten zu kaufen, aber auch viele kostenlose Möglichkeiten stehen zur Verfügung.

1.1 Kostenpflichtige Bilddatenbanken

Bilder für die kommerzielle Nutzung finden Sie am sichersten und schnellsten in Bilddatenbanken. Bei allen anderen Bildquellen ist es sehr schwer den wirklichen Urheber zu finden und ihn um die Nutzungsrechte zu bitten.  

Ich empfehle fotolia.com. Dieses Portal für günstige und sehr gute Bilder mit einer riesigen Auswahl kennen Sie vielleicht schon? Eine kostenfreie Registrierung ist nötig, geht aber unkompliziert.

Vorteile kostenpflichtiger Bilddatenbanken:

  1. Der Hauptvorteil ist, dass durch den KAUF die Nutzungsrechte wirklich sicher bei Ihnen liegen und so nachweisbar sind. Sie müssen allerdings fotolia als Quelle angeben und den Fotografen.
  2. Kostenpflichtige Portale haben meist professionellere Bilder als kostenfreie Bilddatenbanken.
  3. Sie bekommen die Bilder in verschiedenen Größen, also auch so groß das sie für ein Poster oder einen Messestand ausreichen (das ist bei den kostenlosen Portalen sehr selten so.)
  4. Kostenpflichtige Portale haben eine sehr große Auswahl zu fast allen Themen. Die Gefahr, dass Ihr Mitbewerber die gleichen Fotos benutzt, ist geringer. Denn das passiert öfters als gedacht. Vorab können Sie kostenlos Bilder in geringer Auflösung herunterladen um eine Vorauswahl zu treffen.
  5. Bei fotolia zahlen Sie zwischen 3 und 12 Euro je Bild und Bildgröße. Das ist ein wirklich akzeptabler Preis. Bei anderen kostenpflichtigen Portalen gibt es z.B. günstige Abo-Preise.

Achtung: bitte beim Kauf genau auf die jeweiligen Nutzungsrechte achten. Die Preise steigen für zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten. Manche Fotos darf man nur für Social Media verwenden und für die Nutzung auf der Website zahlt man mehr. Überlegen Sie vorher genau für welchen Zweck Sie die Bilder benötigen. So vermeiden Sie zu hohe Kosten, aber auch eine ungenügende rechtliche Absicherung.

Natürlich gibt es noch andere kostenpflichtige Bildagenturen. Nicht jeder ist ein Freund von fotolia. Empfehlenswert ist noch depositphotos. Hier finden Sie für kleines Geld auch Illustrationen, Videos, Werbebilder und redaktionell Fotos.

In einem meiner Info-Videos stelle ich dieses Portal kurz vor.

1.2 Kostenlose und lizenzfreie Bildportale

Produzieren Sie PowerPoint-Präsentationen sozusagen „am laufenden Band“ und es geht hauptsächlich ums „aufhübschen“ und unterstreichen der Inhalte, sind kostenlose Bilddatenbanken eine sehr gute Alternative. Auf den Bildern dieser Portale liegen keine Lizenz- und Urheberrechte und Sie können diese einfach kostenfrei nutzen.

Meist ist es nicht einmal nötig den Urheber zu nennen. Das ist ein großer Vorteil, da die Bildunterschrift mit Fotograf auch schnell störend wirken kann. Eine kostenlose Registrierung ist auch hier nötig.

Die 1. Wahl ist bei mir pixabay.com, ein Portal in dem Sie absolut kostenfreie Bilder zu allen nur möglichen Themen bekommen. Einfach das Suchwort eingeben und eine große Auswahl an Fotos wird Ihnen gezeigt.

Achtung: die ersten Bilder, die erscheinen (obere Bildleiste), sind von Shutterstock und kostenpflichtig. Zudem gibt es kleine Ausnahmen bei den Lizenzrechten. Bitte genau schauen. Es muss die CCO-Lizenz verzeichnet sein! Das ist aber neben dem Bild leicht erkennbar.

Sie fragen sich jetzt, wieso doch eine Lizenz? Die CCO-Lizenz ist eine Lizenz, die die freie Nutzung für jeden und jeden Anlass erlaubt.

Vorteile kostenfreier Bilddatenbanken:

  1. Der Hauptvorteil liegt klar in der kostenfreien Nutzung.
  2. Die CCO-Lizenz bietet freie Nutzung für jeden Anlass (auch kommerziell).
  3. Der Urheber muss nicht genannt werden (ist aber erwünscht).
  4. Es gibt variable Bildgrößen (S für facebook oder ppt, Original für Drucksachen). Zumindest bei pixabay. Bei vielen anderen gibt es auf jeden Fall auch hochauflösende Bilder.
  5. Trotzdem bitte die Größe in der Präsentation testen. Sehr wichtig ist, dass das Bild nicht unscharf ist. Sollte dies der Fall sein, bitte die nächste Größe herunterladen und ausprobieren. Klappt es auch hier nicht oder gibt es nur eine Größe, dann doch bei fotolia suchen, denn dort kann man alle Größen kaufen.

Bei Interesse können Sie sich hier noch ein kostenloses Erklär-Video von mir zu pixabay anschauen.

Eine von vielen weiteren kostenfreien Plattformen ist lifeofpix.com. Hier finden Sie hochauflösende Bilder und es kommen jede Woche neue Fotos dazu. Diese können ohne Einschränkung genutzt werden.

Dann gibt es noch pexels.com. Empfehlenswert da starke und passende Fotos für fast alle Bereiche zu finden sind. Sie müssen sich nicht registrieren und können die Bilder direkt herunterladen. Es gibt eine sehr gute Suchfunktion!

In Kategorien unterteilt ist splitshire.com. Auch hier können Sie gern einmal kurz stöbern ob Bilder zu den Themen, die Sie benötigen, zu finden sind. Genauso bei pixelio.de.

Es gibt natürlich noch viel mehr kostenlose Bilddatenbanken. Wenn Ihnen diese nicht ausreichen, geben Sie einfach „kostenlose Bilddatenbanken“ als Stichwort in Google ein.

Das Grundprinzip ist immer gleich.

ACHTUNG: Schauen Sie bitte bei allen Datenbanken und Portalen die Sie finden,

  • wie das mit der Namensnennung des Fotografen ist
  • ob Sie die Bilder auch kommerziell nutzen dürfen und ob
  • die Bilder wirklich die CCO-Lizenz haben!

Das sind die wichtigsten Grundlagen beim Nutzen von kostenlosen Fotos!

TIPP:  Bei den englischen Datenbanken Suchbegriffe in Englisch eingeben, ansonsten wird nichts oder wenig gefunden!

1.3 Eigene Fotos

Es gibt natürlich noch die Möglichkeit eigene Fotos zu verwenden.

Diese haben Sie natürlich kostenlos, exklusiv und rechtlich sicher. Die Verwendung rate ich aber nur, wenn Sie oder ein Kollege ein guter Fotograf sind und die Bilder wirklich wirkungs- oder stimmungsvoll sind und die Aussage Ihrer Präsentation unterstützen. Für Titelfotos gelten noch einmal besondere Ansprüche.

ACHTUNG: Hier gibt es Persönlichkeitsrechte zu beachten falls Sie Personen und Firmen oder deren Eigentum fotografieren.

Die Bilder müssen zudem immer noch bearbeitet, z.B. auf die richtige verwendbare Größe gebracht, aufgehellt oder Rottöne reduziert werden.

Die Profifotos von fotolia & Co. sind im Verhältnis zum Zeitaufwand sicher günstiger.

 Wollen Sie wissen, wie Sie Ihre ppt-Präsi nicht nur mit guten Bildern aufpeppen, sondern auch richtig professionell gestalten, schauen Sie gern hier meinen Blog-Artikel mit Video zu diesem Thema.

2. Wichtige Tipps für die Rechtssicherheit

Auch die CCO-Lizenz gibt nicht eine 100%ige Garantie.

Es gab schon Fälle, in denen Bilder erst lizenzfrei waren und später nicht mehr. So kann es auch zu Abmahnungen kommen. Können Sie allerdings beweisen, dass das Bild zum Zeitpunkt der Nutzung lizenzfrei war, dürfte das keine Probleme geben.

Dazu kommt: auf fast allen kostenlosen Bilddatenbanken kann praktisch jeder seine Fotos hochladen und zur Verfügung stellen kann. So ist es leider auch möglich, dass sich jemand damit einen bösen Scherz erlaubt und kostenpflichtige Bilder hoch lädt, die er vielleicht einmal gekauft hat. Oder einfach ein Bild aus dem Internet zieht und dieses einstellt.

Wenn Sie diese Bilder dann unwissentlich herunterladen und nutzen können Sie sich theoretisch strafbar machen. Zumal wenn Sie keinen Nachweis durch eine Registrierung haben.

TIPP 1: Bildschirmfoto für Ihre Sicherheit

Sie sollten unbedingt von dem Foto, der Lizenz und dem aktuellen Datum ein Bildschirmfoto machen und in Ihren Foto-Ordner hochladen um einen Beweis bei eventuellen Abmahnungen zu haben.

TIPP 2: Google Bildercheck

  1. Laden Sie das ausgewählte Bild auf Ihren Rechner.
  2. Bei Google „Bildersuche“ (im Suchfeld eingeben) auf das kleine Kamerasymbol klicken um das abgespeicherte Bild hochzuladen
  3. Google durchsucht nun das Web und auch Bilddatenbanken nach diesem Bild
  4. Zeigt das Suchergebnis das Bild in einer kommerziellen Bilddatenbank oder ist es urheberrechtlich geschützt, benutzen Sie das Foto auf keinen Fall und suchen Sie ein anderes.

Dieser Test bietet keine 100%ige Sicherheit, aber sortiert auf jeden Fall schon einmal aus.

TIPP 3: Falls Sie wirklich auf der ganz sicheren Seite sein wollen, kaufen Sie für wenig Geld bei fotolia & Co.

Das alles sind keine rechtsverbindlichen Auskünfte, aber viele Tipps mit denen Sie das Risiko, sich mit den Bildrechten falsch zu verhalten, extrem reduzieren. 

3.Wie legen Sie Ihre Bilder richtig ab, um sie jederzeit schnell wieder zu finden?

Wenn Sie die herunter geladenen Bilder oder eigene Fotos auf Ihren Rechner ziehen, ist es sehr wichtig, diese so abzulegen, dass Sie diese auch schnell und sicher wiederfinden.

Besonders wichtig ist das, um bei eventuellen Nachfragen zu den Nutzungsrechten schnell nachweisen zu können woher sie dieses oder jenes Bild bezogen haben.

Auch wenn Sie ein Bild noch einmal nutzen oder es in einer anderen Größe bestellen wollen, muss klar sein woher das Bild ursprünglich stammt. 

1.Schaffen Sie eine Struktur für Ihre Bildablage!

Möglichkeit A: Zum Beispiel einen Bildordner passend zu jedem Projekt oder jeder Präsentation anlegen und diesen mit Unterordnern der genutzten Bilddatenbanken versehen. Es ist sehr wichtig, die Bilder später noch den Bilddatenbanken, aus denen sie stammen, zuordnen zu können.

Möglichkeit B: Sie legen einen Über-Ordner für alle Bilder an, die sie verwenden und nutzen Unterordner zu den Projekten. In diesem liegen dann wieder Ordner, die nach den Bilddatenbanken sortiert sind. Bei dieser Möglichkeit liegen alle Bilder grundsätzlich im Bildordner und nicht im Projektordner.

Überlegen Sie sich Ihre Struktur vorher. Ist diese klar, bitte die Bilder IMMER entsprechend in den richtigen Ordner legen. Mit der Suchfunktion können Sie nach dem Projekt oder nach der Bilddatenbank suchen.

2. Überschreiben Sie keine Dateien! 

Es ist sehr wichtig, die Bildnummer, die die Bilddatenbank vergeben hat, nicht zu überschreiben. Auch wenn es Ihnen sicherer scheint das Bild unter: „Berglandschaft“ wiederzufinden als unter einem Zahlencode. Ist der Code überschrieben, können Sie das Bild in der Bilddatenbank nicht mehr wiederfinden oder nur mit hohem Zeitaufwand. Es geht im Zweifel schneller, 3 Ordner mit Bildern aus 3 Bilddatenbanken zu durchsuchen. Wenn Ihnen das Abspeichern unter einem Ihnen besser zu merkenden Namen wichtig ist, machen Sie eine Kopie, aber lassen das Original mit dem Zahlencode in dem Ordner der jeweiligen Bilddatenbank. Das ist wirklich wichtig, um nachweisen zu können, woher Sie das Bild ursprünglich bezogen haben oder wenn Sie es für einen Nachkauf noch einmal abrufen wollen.

3. Nutzen Sie immer die gleiche Hierarchie beim Ordner-Aufbau! 

In Punkt 1 habe ich schon erklärt, dass es wichtig ist, dass Sie sich vorab eine eigene Struktur für Ihre Bildablage überlegen. Halten Sie diese immer ein. Das prägt sich in Ihr Unterbewusstsein und lässt das Ablegen der Bilder und auch die Suche automatischer ablaufen.

4. Vergessen Sie nie ein regelmäßiges Backup!

Sind die Bilder vom Rechner verschwunden, können Sie Ihren Ursprung und die Rechtslage nicht mehr nachweisen. Deshalb ist ein regelmäßiges Backup auch für den richtigen und sicheren Umgang mit Bilddaten sehr wichtig!

Zum Thema Dateien richtig abspeichern gibt es bereits einen ausführlichen Artikel von mir. Vielleicht finden Sie auch dort noch Ideen für das Abspeichern Ihrer Bilddaten.

4. Zusammenfassung:

 Legen Sie Thema, Größe und Budget für die Bilder fest.

  1. Checken Sie kurz die hier vorgeschlagenen, oder andere Portale.
  2. Legen Sie einen kostenlosen Account an.
  3. Geben Sie ein Suchwort zum Thema ein.
  4. Schauen Sie nach der richtigen Bildgröße.
  5. Checken Sie noch einmal die Nutzungs- und Lizenzbedingungen.
  6. Führe Sie die Sicherheits-Tipps aus.
  7. Laden Sie das Bild/er herunter und legen Sie diese richtig ab.
  8. Setzen Sie das Bild in Ihre Präsentation ein.
  9. Testen Sie ob das Bild scharf und gut platziert ist.
  10. Überzeugen Sie mit tollen Fotos!

 

Weitere nützliche Tipps aus dem Bereichen Grafikdesign, Marketing und Kreativität finden Sie ebenfalls auf meinem Blog unter http://www.kathleenrother.de/.

In meinem 2 h Online-Kurs können Sie lernen wie Sie Bildgrößen und Logo selbst richtig in verschiedenen Größen und im richtigen Format anlegen können.

Diesen finden Sie unter: www.kathleenrother.de/Kurse

Viel Spaß und Erfolg in Ihrem Business!

Herzliche Grüße von Kathleen Rother

 

Über die Autorin

Mein Name ist Kathleen Rother. Ich bin Grafikdesignerin und ich vermittle Grafik-Basics und erstelle Design-Checks für Geschäftsfrauen, die endlich mit einem passenden Design sichtbar und glücklich werden wollen. Ich helfe ihnen ihr Design selbst zu entwerfen oder die Zusammenarbeit mit dem Grafiker optimal zu gestalten.

Für die Umsetzung biete ich hilfreiche Blogbeiträge, eMail- und Online-Kurse und persönliche Design-Checks.

Warum Sie nicht jeden Tag Ihren Briefkasten leeren sollten

Ich freue mich über diesen Gastartikel von meiner „Kollegin“ Katharina Vollus. Sie ist auch ein großer Fan von Ordnung und Strukturen um dadurch die eigene Produktivität zu steigern. In diesem Beitrag gibt sie wertvolle Tipps zum Umgang mit der immer noch bestehenden Papierflut im Büro.


Die 3-Schritt-Formel für mehr Produktivität mit dem Posteingang

Trotz Digitalisierung hört die Papierflut nicht wirklich auf. Sind die vielen täglich eintreffenden „Papiere“, die bearbeitet und abgeheftet werden wollen auch eine Herausforderung für Sie? Ist Ihr Schreibtisch schneller als Sie gucken können mit diesen Papieren wieder voll und Sie haben das Gefühl, es ist irgendwie alles zu viel? Dann erkläre ich ihnen in diesem Artikel eine einfache 3-Schritt-Formel, die ihnen in Zukunft zu mehr Produktivität und weniger Papierchaos verhilft.

In meinen Coachings “für mehr Fokus bei der Arbeit” sind mir immer wieder bestimmte Verhaltensweisen aufgefallen, die unweigerlich zu einem Art “Stau” bei den Papieren auf dem Schreibtisch führen. Denn das Problem ist oft nicht die eigentlich Unordnung, sondern die fehlende Konsequenz beim Umgang mit den Dokumenten. Es könnte Ihnen auffallen, wenn Sie beim Blick auf das ein oder andere Dokument denken “Ach, da müsste ich auch mal….” oder “Eigentlich wollte ich hier noch etwas machen….”

Die typische unproduktiven Verhaltensweisen:

  1. Zu viel oder vielleicht sogar alles an Papier in den Arbeitsbereich rein lassen
  2. Nicht sortieren und entscheiden wollen
  3. Sich vor der Umsetzung, vor dem Handeln drücken

Meine 3-Schritte-Formel lautet: Reduzieren – Entscheiden – Handeln

Das klingt erstmal super simpel, was klasse ist, um es sich auch zu merken und immer wieder daran zu erinnern. Aber im eigenen Verhalten jeweils nur einen der 3 Schritte zu gehen und nicht auszuweichen ist gar nicht so einfach. Wie oft, schieben wir etwas auf, nehmen erstmal alles auf die Todo-Liste ohne abzuwägen, zögern wir bei der Umsetzung aufgrund von Zweifeln etc?!

Was ich mit den 3 Schritten meine, verrate ich jetzt. Ohne jeweils ganz genau auf alle Details einzugehen. Es geht in diesem Beitrag erstmal um eine grundsätzliche Reflektion und das Fokussieren auf eine Verhaltensänderung.

Meine 3-Schritte-Formel für produktiven Umgang mit den eintreffenden Papieren und Dokumenten

  1. Reduzieren

Wir alle sind nur mit einer gewissen Menge an Willenskraft und Disziplin ausgestattet, die manchmal nicht mehr für die vielleicht lästigen, unangenehmen oder langweiligen Dinge reicht. Daher ist es strategisch entscheidend, wie viel wir überhaupt in den Bereich hineinlassen, wo unser Gehirn drüber nachdenken muss. Gewisse Regeln und Routinen helfen daher, Gehirn-Power zu sparen für die wirklich wichtigen Denkaufgaben.

Eine Routine für Selbstständige wäre, die Post seltener aus dem Briefkasten zu holen um seltener den eigentlichen Arbeitsfluss zu unterbrechen. Können Sie sich vorstellen, nur jeden zweiten Tag den Briefkasten zu öffnen? Eine weitere einfache aber wirkungsvolle Angewohnheit ist es, die Post schon außerhalb ihres Arbeitszimmers grob durchzuscannen und alles, was offensichtlich Werbung ist sofort zu entsorgen. Dazu gehören auch Briefe von der Bank, dem Energieversorger oder Versicherer deren Inhalt sich nach dem öffnen als werbliche Angebote oder neue Tarife heraus stellt. Ab in Ablage P damit!

Schließlich sollten Sie sich bei jedem Dokument auch nach dem Lesen bzw. Bearbeiten fragen, ob es wirklich aufbewahrt werden muss. Wenn es keine (steuer-) rechtlichen Gründe dafür gibt, könnten Sie noch ein simples Foto machen, um ggf. noch mal drauf zu schauen, aber das meiste kann eigentlich gleich weg. Wie gesagt, alles klaut Aufmerksamkeit und Willenskraft und die brauchen Sie doch wahrlich für andere Dinge.

  1. Entscheiden

Entscheiden ist für mich die Schlüsselqualifikation für Erfolg. Denn nur wenn Sie folgende Fragen schnell entscheiden können, reduzieren Sie nachhaltig Mehrarbeit und sparen definitiv Zeit:

  1. Besteht bei einem Dokument Handlungsbedarf oder nicht?
  2. Was ist genau zu tun bzw. was ist der nächste umsetzbare Schritt den ich jetzt angehen kann?
  3. Dauert die Bearbeitung länger als 3 Minuten?

Mit diesen 3 einfachen Fragen, sind Sie in der Lage jedes Dokument konsequent zu bearbeiten und ggf auch sofort in die Ablage oder den Müll zu befördern. Ok, zugegeben, die zweite Frage nach dem nächsten Umsetzbaren Schritt ist etwas tricky. Aber hier schlummert das meiste Potential. Denn das genaue Formulieren, was Sie überhaupt konkret als nächstes Tun können und werden, macht die baldige Umsetzung sehr viel wahrscheinlicher. “Krankenversicherung klären” ist dabei weniger gut formuliert als “Bei Barmer anrufen und Zahnersatzkostenübernahme erfragen”. Schon weiß das Unterbewusstsein besser, was zu tun ist und denkt sich nicht so schnell Ausweichmanöver aus. Oder, was meinen Sie?

Natürlich gehört zu dem ganzen Komplex Entscheiden auch sich GEGEN eine Sache zu entscheiden. Oder vielmehr FÜR das, was ihnen wichtig ist, sie beruflich oder in anderen wichtigen Lebensbereichen weiter bringt. Wir können nie alles machen. Sie dürfen sich also an den Gedanken gewöhnen, dass immer etwas von der todo-Liste runter fällt. Nur wäre es doch schön, wenn Sie aktiv entscheiden, was nicht runter fallen soll und andere Dinge bewusst gehen lassen. Das reduziert dann auch das schlechte Gefühl wieder nicht alles geschafft zu haben.

Auf die 3. Frage gehe ich gleich beim Thema Handeln noch genauer ein. Nur soviel hier: alles was länger als 3 Minuten dauert, sollte auf einer Aufgabenliste notiert werden. Nutzen Sie bitte nicht die Dokumente selbst als Erinnerung. In einer Liste kann viel besser beschrieben werden, was überhaupt genau zu tun ist und dann mit allen anderen Aufgaben zusammen priorisiert werden.

  1. Handeln

Durch die Selektion mit Hilfe der ersten beiden Verhaltensweisen, also indem Sie konsequent reduzieren und entscheiden, was überhaupt bearbeitet werden muss, sollte schon mal viel weniger überhaupt auf dem Todo-Stapel liegen.

Außerdem ist bereits entschieden, welche Aktionen weniger als 3 Minuten benötigen. Diese können einfach sofort erledigt werden. Denn das Notieren und wieder raus suchen würde schon mehr Zeit in Anspruch nehmen, als es einfach zu tun. Dazu muss man sich zu Beginn ein wenig disziplinieren, aber irgendwann wird das “Sofort erledigen” eine ganz automatische Reaktion.

Für mich ist das zum Beispiel der Punkt “Rechnung bezahlen”. Das erledige ich lieber sofort online, als mir erst einen Reminder in den Kalender oder die Todo-Liste zu setzen und die Rechnung noch weiter auf dem Stapel liegen zu lassen. Falls die Zahlung erst zu einem bestimmten Tag abgebucht werden soll, kann man das ja einfach so im Onlineformular eingeben. Vermutlich scheiden sich hier die Geister, denn bei sehr vielen eintreffenden Rechnungen macht es sicher Sinn, diese gebündelt in einem Rutsch zu bearbeiten. Auch hierfür allein lohnt sich das Entscheiden und Sortieren aus Schritt 2.

Für alle Routine-Tätigkeiten sollte man überlegen, ob es Sinn macht, sie im Block abzuarbeiten und sich dafür auch wöchentliche Termine in den Kalender zu tragen. Ich habe  mir in meiner Todo-App Trello dafür bestimmte Aufgaben-Kärtchen als Wiederholung eingestellt. So kann ich Sie abhaken und bin sicher, dass sie zum richtigen Zeitpunkt einfach wieder auf meiner ToDo-Liste erscheinen.  Wie ich meine Todo-Liste organisiere erfährst du hier.

Fazit

Ich möchte Sie ermutigen, sich in ihrem Verhalten bezüglich der eintreffenden Papiere und die damit verbundenen Aufgaben mal selbst zu beobachten. Und wenn Sie dann ein ausweichendes Verhalten feststellen (egal welcher Art) einfach die 3-Schritt-Formel wiederholen und entweder Reduzieren, Entscheiden oder Handeln. Wenn ihnen diese Inspiration gefallen hat, würde Ihnen sicher auch meine Anleitung zum konsequenten Umgang mit ihren E-Mails gefallen. Lesen Sie mein gratis E-Book zum stressfreien Umgang mit dem Mailpostfach und sparen Sie täglich 30 Minuten ihrer Zeit. Hier anfordern.

 

Über die Autorin

Katharina Vollus ist seit mehr als 10 Jahren Projektmanagerin mit Erfahrung aus der Kreativ Branche und zahlreichen nationalen und internationalen Projekten für Kunden wie BMW, Deutsche Telekom, Bayer Material Science, Saudi Aramco, Samsung etc.

Ihr Anliegen ist es, Menschen dabei zu unterstützen sich auch ihre inspirierende zu fokussieren und das administrative drum herum durch gute Strukturen auf ein Minimum zu reduzieren.

Vieles zum Thema Produktivität, Zeitmanagement und Ziele erreichen lässt sich über Ordnung und Strukturen sehr gut erreichen.

Auf ihrem Blog www.ordnungsmentor.de/blog und über die Facebook-Gruppe „Die Ordnung, die du dir wünschst“

 

Fotos: von Pixabay

Hippes CRM statt EXCEL Bingo

Wo ein CRM-System Ihrem Good-Old-Excel den Todesstoß versetzt

Die Basis für jedes Unternehmen sind Daten. Kundendaten! Denn ohne Kunden kein Geschäft. Die Kundendaten sind meist relativ statisch. D. h. es gibt einen Firmennamen, eine zugehörige Adresse und ggf. noch Kontaktdaten wie Telefonnummer oder eMail-Adresse. Bis hierhin werden alle Excel-Liebhaber sagen: Das geht doch prima in Excel. Warum also ein CRM-System? Ganz einfach – weil Excel spätestens an seine Grenzen stößt, wenn es um Bewegungsdaten geht.

EXCEL für vertriebliches CRM einsetzbar?

Excel ist ein umfangreiches Programm mit zahlreichen Möglichkeiten – unbestritten. Es scheitert jedoch beim Einsatz für vertriebliches CRM. Denn CRM (Customer Relations Management, zu Deutsch Kundenbeziehungsmanagement) lebt davon, Bewegungsdaten abzuspeichern.

Vertriebsstatus im CRM-System einfacher abbildbar und selektierbar

Bewegungsdaten sind z. B. sich ändernde Vertriebsstatus. So müssen Sie abbilden können, wo Ihr Kunde aktuell im Vertriebsprozess steht. Ist er lediglich eine eingekaufte Adresse, die noch „unangetastet“ ist. Oder hat es bereits einen telefonischen Erstkontakt gegeben? Gab es vielleicht schon einen persönlichen Termin oder haben Sie schon ein Angebot geschrieben? All diese Dinge sollten Sie möglichst zum Kunden ablegen, um jederzeit den aktuellen Status im Blick zu haben. Excel kann das nur im begrenzten Umfang. Die Listen werden jedoch sehr unübersichtlich und zudem lassen sich Kunden nicht anhand dieser Kriterien selektieren. Versuchen Sie in Excel einmal, aus 20.000 Kundendatensätzen herauszufiltern, welcher Kunde bereits einen persönlichen Termin hatte jedoch noch kein Angebot und auch kein Infomaterial per Post. Der Otto-Normal-Excel-User streicht hier schon die Segel. Das ist nur etwas für echte Excel-Freaks! Alle anderen freuen sich über ein einfach zu bedienendes CRM-System, bei dem die Vertriebsstatus einfach per Checkbox aktivierbar und selektierbar sind.

Vertriebsstatus und Produktzuordnungen per Checkbox. Weitere Merkmale und Vertriebskennzeichen individuell programmierbar.

 

Kontakthistorien in Excel nicht möglich

Ein gutes CRM-System lebt zudem davon, dass alle Kontaktpunkte, die jemals mit dem Kunden stattgefunden haben lückenlos dokumentiert sind. So sollten Sie eine chronologische Kontakthistorie führen, in der z. B. alle Anrufe, eMails oder sonstige Kommunikationswege abgebildet sind, so dass Sie mit nur einem Blick wissen, wer was wann mit wem besprochen hat. DAS ist die Nasenlänge, die Sie ihren Wettbewerbern voraus sind. Eine Excel-Liste muss bei dieser Aufgabe zwangsläufig kapitulieren, denn die Kontakthistorie wächst sukzessive und wird natürlich dadurch über die Jahre immer wertvoller. Ein CRM-System, wie z. B. infra-struktur, bietet diese Kontakthistorie gleich mit an. Da die Telefonanlage mit infra-struktur koppelbar ist, werden alle Anrufe anhand der Rufnummer erkannt und AUTOMATISCH in der Kontakthistorie der passenden, digitalen Kundenakte abgelegt. Das gleiche funktioniert mit der eMails-Erkennung und Zusortierung via der in den Kundendaten abgespeicherten eMail-Adresse. Die Kontakthistorie füllt sich daher quasi wie von Geisterhand. Anwendungsfehler können dadurch absolut miniert werden. Komfortabel kann jeder Mitarbeiter die Historie einsehen, so dass Kunden auch mitarbeiterunabhängig betreut werden können. Spontane Mitarbeiterausfälle, z. B. durch Krankheit oder Urlaub können von den Kollegen problemlos aufgefangen werden, weil durch die Kontakthistorie das Wissensmonopol des Einzelnen aufgehoben wird und eine transparente Arbeitsweise entsteht. In der Kontakthistorie können Sie bequem nach verschiedenen Kommunikationskanälen selektieren. Anfragen wie „Suche mir alle eMails mit dem Suchwort Demoanfrage“ ergeben in wenigen Millisekunden das passende Ergebnis.

Die Kontakthistorie dokumentiert jeden Kontaktpunkt zum Kunden – egal über welchen Kommunikationskanal.

 

Daten automatisch miteinander verknüpfen

Zu einem Kundendatensatz gehören jedoch nicht nur die Bewegungsdaten, sondern ggf. auch verschiedene Projekte. So könnten z. B. zum Kundendatensatz eines Handwerkers verschiedene Bauprojekte verknüpft sein, die er durchgeführt hat. Diese Spinnennetz-artige Verknüpfung von Daten ist nun wirklich der Todesstoß für Excel. Denn wenn Sie diese Komplexität aus verknüpften Kunden- und Projektakten kombiniert mit allen Bewegungsdaten abbilden wollten, dann macht Excel rein volumentechnisch endgültig die Grätsche. In „infra-struktur“ ist es einerseits möglich, alle Bewegungsdaten zu einem Kunde- oder Projektdatensatz zu speichern. Darüber hinaus können Sie verschiedene Kunden- und Projektakten auch in Beziehung setzen und so miteinander verknüpfen. Dadurch werden Ihre Wege, Informationen schnell zu finden, immer kürzer. Sie können deutlich effektiver arbeiten und kürzere Reaktionszeiten sicherstellen.

Verknüpfung von Kundendaten mit verschiedenen Projektakten

 

Dokumente zum Kunden oder zum Projekt ablegen

Zur Kundenakte gehören auch Schriftstücke wie z. B. der normale Schriftverkehr, Lieferscheine, Verträge und Angebot. Zu einer Projektakte – greifen wir z. B. das Beispiel des Handwerkers wieder auf – gehören Skizzen, Zeichnungen, Pläne etc. Auch hier kann Excel nicht mit einer praxisnahen Lösung aufwarten. Im CRM-System infra-struktur laden Sie über das integrierte Dokumentenmanagement jegliche Dokumente, wie z. B. Fotos, Grafiken, Word-, Excel- oder PDF-Dateien, hoch und verknüpfen diese mit den passenden Kunden- oder Projektakten. So müssen Sie den Kunden Meyer nun nicht mehr vertrösten, der eine Frage zu seinem letzten Angebot hat, nur weil der betreuende Kollege gerade im Urlaub ist und Sie sich in seiner physischen Ordner- und Ablagestruktur nicht auskennen. Sie gehen einfach in die Kundenakte auf den Reiter Dokumente, finden das Angebot und können Hr. Meyers Frage im Nu beantworten. So geht guter Kundenservice heute!

Verknüpfen Sie Dateien und Dokumente mit Kunden- und/oder Projektakten.

 

Fazit

Excel ist und bleibt ein mächtiges Tool mit vielen Möglichkeiten und Einsatzgebieten. Für den Einsatz im Bereich CRM scheitert Excel jedoch an vielen Punkten. Eine Übersicht über weitere kritische Vergleichspunkte finden Sie am Ende dieses Artikels. Modern strukturierten Unternehmen empfehlen wir den Einsatz eines professionellen CRM-System wie z. B. „infra-struktur“. Mit nur 69 Euro im Monat können sich insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) professionell aufstellen und ein Kundenbeziehungsmanagement aufbauen, welches den Großkonzernen in nichts nachsteht. Es ist schnell und einfach implementiert, kostenmäßig attraktiv, wächst mit Ihrem Unternehmen mit, ist modular erweiterbar und intuitiv bedienbar. Backstage sitzen „echte, charmante Menschen“, die auf dem kurzen Dienstweg schnell reagieren und Support leisten. Also … wann steigen Sie von Excel auf ein CRM-System um?

 

CRM versus Excel

 

Über die Autorin

Stefanie Heither

Marketingleitung und Vertriebsassistentin der Firma NETZkultur Informationssysteme GmbH in Lippstadt.

Mit knapp 20 Jahren Berufserfahrung im Bereich Marketing und Vertrieb widmet Sie sich leidenschaftlich Ihrem Herzthema „Selbstmanagement, Zeitmanagement und Kommunikation“. In Ihren interaktiven, peppigen Vorträgen schläft kein Teilnehmer ein, sondern lauscht aufmerksam den bildhaften Beispielen von urzeitlicher Mammutjagdten und törichten BMW-Fahrern. Selbst auch der Teilnehmer in der letzten Reihe versteht dann, wie wir Menschen psychologisch funktionieren und welche Mechanismen man einfach ändern kann, um Struktur in sich und seinen Arbeitsalltag zu bekommen. Das Büromanagement- und CRM-System „infra-struktur“ liefert hierfür einfache Werkzeuge, die KMUs im Businessalltag unterstützen.

Kontakt: https://www.infra-struktur.de

 

P.S.: Gönnen Sie sich eine Pause und erleben Sie bei einem leckeren Kaffee in 3 Minuten die DNA von infra-struktur in unserem Kurzvideo: https://www.infra-struktur.de/produktvideo

 

Kundenfragen online beantworten

Fragen, die Ihnen immer wieder gestellt werden, können Sie mit diesen 5 Funktionen bereits online auf Ihrer Website beantworten – für weniger Korrespondenz!


5 Wege, häufige Kundenfragen schon auf Ihrer Website zu beantworten

Kennen Sie das auch? Manche Anfragen von Kunden tauchen immer und immer wieder auf. Die Beantwortung dieser Fragen am Telefon, per E-Mail oder über Ihren Kundenservice verschlingt viel Zeit, die Sie eigentlich für andere Tätigkeiten aufwenden könnten.

Zur Eindämmung dieser Anfragen-Flut bieten sich gewisse Self-Service-Funktionen auf Ihrer Website an. Die 5 häufigsten stellt Ihnen Lilli Koisser, eine freie Texterin für Content Marketing, in ihrem Gastartikel vor!

So beantworten Ihre Kunden sich ihre Fragen online selbst: 5 Tipps

  1. FAQ (Fragen und Antworten)

Wenn Sie ein großes Unternehmen mit vielen Abteilungen oder einen Online-Shop haben, bietet sich eine umfangreiche FAQ-Seite mit Kategorien und Suchfunktion für Ihre Website an. Aber auch Einzelunternehmer und Freiberufler können mit einer FAQ-Seite immer wiederkehrenden Anfragen entgegenwirken:

Sammeln Sie die häufigsten Fragen aus Ihren E-Mails bzw. Ihrem Kundenservice und beantworten Sie sie entweder

  • schon in Ihren Website-Texten oder
  • auf einer eigenen Seite für die häufigsten Fragen und Antworten.

Interessante Fragestellungen eignen sich übrigens auch gut für Blogartikel! Fertigen Sie daraus z. B. Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Interviews mit Experten an.

  1. Über-uns-Seite oder Über-mich-Seite

Die Über-mich-Seite ist eine der meistgeklickten Seiten auf Websites aller Art. Wir sind schließlich alle neugierig und möchten wissen, mit wem wir es zu tun haben. Menschen kaufen eben am liebsten von Menschen, auch im B2B-Bereich – und nicht von Logos oder gesichtslosen Firmen. Beantworten Sie daher auf dieser Seite alle Fragen, die einem potenziellen Kunden beim Betrachten Ihrer Website im Kopf herumschwirren:

  • Wer sind Sie und was machen Sie genau?
  • Wie sehen Sie aus?
  • Was bietet Ihr Unternehmen an?
  • Wie helfen Sie Ihren Kunden?
  • Für wen haben Sie schon gearbeitet?
  • Was unterscheidet Sie von ähnlichen Anbietern?
  • Was hat Ihr Kunde davon?
  • Und warum gibt es Ihr Unternehmen, welche Werte stecken dahinter? 
  1. Arbeite-mit-mir-Seite

Manchmal fragen bestimmt auch Kunden bei Ihnen an, die etwas suchen, das Sie gar nicht anbieten. Oder die gar nicht genau wissen, was sie wollen! Beantworten Sie auf einer eigenen Seite über die Zusammenarbeit mit Ihnen (einer sogenannten Work-with-me-Page) schon folgende Fragen:

  • Welches Problem hat Ihr Kunde, und wie können Sie es lösen?
  • Wie läuft die Zusammenarbeit mit Ihnen ab?
  • Was sagen andere Menschen über Sie und Ihre Dienstleistung / Ihr Produkt?
  • Und was kostet es ungefähr?
  • Wie kann der Kunde Sie kontaktieren?
  1. Preisangaben

Gerade im Dienstleistungsbereich machen manche Anbieter ein Geheimnis daraus, was ihre Leistung kostet. Der Gedankengang dahinter: „Ich möchte, dass der Website-Besucher sich bei mir meldet und die Preise erfrägt“. Das ist durchaus verständlich, hat aber leider viele „Was kostet das?“-Mails oder entsprechende Anrufe zur Folge. Und die Kunden, die immer zuerst nach dem Preis fragen, sind höchstwahrscheinlich nicht die besten oder zahlungskräftigsten Kunden! Sie verschwenden also Zeit damit, Kostenvoranschläge zu schreiben oder Anfragen von Menschen zu beantworten, die sich Ihr Angebot vielleicht gar nicht leisten können (oder wollen).

Wer seine Preise nicht komplett auf der Website anführen möchte, könnte – so wie ich – mit Ab-Preisen arbeiten: Leistung XY kostet ab Z Euro. So hat ein potenzieller Kunde einen Anhaltspunkt, in welcher Preisklasse Sie sich ungefähr bewegen – Sie filtern Kunden mit zu wenig Budget so automatisch aus. Im persönlichen Gespräch (bei dem beide Seiten dann schon wissen, von welchen Kosten ungefähr die Rede ist), können Sie dem Kunden dann noch immer ein konkretes Angebot machen.

  1. Kontaktformular

Wenn Sie die Kontaktaufnahme schon mit einem kleinen Abgleich, ob der Kunde zu Ihnen passt, beginnen, werden die unpassenden Kunden sich gar nicht erst die Mühe machen, Sie zu kontaktieren. Besonders bei höherpreisigen Produkten oder Leistungen wird der Kunde nicht sofort auf einen „Jetzt kaufen“-Button klicken, sondern erst mit einem Menschen sprechen wollen.

Fragen Sie im Kontaktformular schon einige relevante Eckdaten ab – so sieht sowohl der Kunde beim Eingeben, ob Ihr Angebot das richtige für ihn ist, als auch Sie am anderen Ende beim Lesen. Stimmt die Chemie, können weitere Schritte eingeleitet werden: Ein kostenloses Erstgespräch, eine Testfahrt, die Anmeldung zu Ihrem Newsletter o. Ä.

 

Konnten Sie erkennen, wie Ihre Website Ihnen dabei helfen kann, die richtigen Kunden zu gewinnen und die falschen auszusortieren? Wenn Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich gerne an LILY Text & Content!

 

Über die Autorin

Lilli Koisser ist eine freie Texterin für Content Marketing aus Wien. Sie hilft ihren Kunden mit LILY Text & Content dabei, online mehr Menschen zu erreichen – mit verkaufenden Texten für Website, Blog, Newsletter, Social Media und eBooks.

Kontakt: http://www.lily.co.at/

Passt eine Führungsposition zu mir? Eine Entscheidungshilfe für alle, die (noch) zweifeln

Plötzlich Führungskraft?

Manchmal kommt es ganz unverhofft: Sie bekommen eine Führungsposition angeboten – oder überlegen, ob Sie sich darauf bewerben sollen?

Wie auch immer, in jedem Fall stehen Sie gerade vor der entscheidenden Frage:

Passt eine Führungsposition zu mir? Soll ich eine Führungskraft werden? Kann ich das überhaupt?

Ich möchte Ihnen mit diesem Artikel eine erste Entscheidungshilfe an die Hand geben. Und eine gute Nachricht:

Führung kann man lernen.

Eine der größten Mythen rund um das Führen ist, dass Menschen glauben, sie müssten dazu geboren sein.

Ich verrate Ihnen was: Führung ist eine Art Handwerk. Kein Hexenwerk.

Doch dazu später mehr. Wir sind ja noch am Anfang – bei der Frage, ob Sie Führungskraft werden sollten.

Und da habe ich noch eine gute Nachricht für Sie: Schon alleine, dass Sie sich diese Frage stellen, ist ein Hinweis darauf, dass Sie in eine solche Position passen könnten. Das wollen wir jetzt genauer wissen, oder?

 

Wie Sie in 4 Schritten herausfinden, ob eine Führungsposition zu Ihnen passt

Beantworten Sie die folgenden Fragen am besten schriftlich – und gerne auch über einen längeren Zeitraum. Sammeln Sie ein-zwei Tage lang Ihre Antworten auf die ersten drei Schritte, um sie dann schließlich mit Schritt 4 auszuwerten.

Schritt 1: Ihre Möglichkeiten reflektieren

Sie werden Ihre Gründe haben, warum Sie mit der Führungsposition liebäugeln, aber können Sie diese auch genau benennen?

Finden Sie Ihre Antworten auf die Frage: Was reizt mich an dem Thema Führung?

    • Welche Chancen sehe ich für mich darin, als Führungskraft zu arbeiten?
    • Welche Möglichkeiten ergeben sich dadurch (für mich, meine MitarbeiterInnen, meine Vorgesetze, das Unternehmen usw)?
    • Welche meiner Fähigkeiten und Talente kann ich in einer Führungsposition besonders wirkungsvoll einsetzen?
    • Was glaube ich, kann ich einbringen und bewirken als Führungskraft?
    • Welche meiner beruflichen und privaten Ziele sind mit einer Führungsposition verbunden /erreichbar – und welche nicht?
    • Welche Entwicklungsmöglichkeiten ergeben sich für mich, wenn ich die Stelle antrete? Was würde sich für mich ändern, wenn ich eine Führungsposition übernehme?
    • Welche Faktoren gibt es noch, die mich motivieren als Führungskraft zu arbeiten (bspw. höheres Einkommen, Status)?

Schritt 2: Ihre Bedenken reflektieren

Nicht alles an der neuen Position ist rosarot. Das ist normal – und gut, wenn Sie sich darüber jetzt schon bewusst sind. Oder zögern und zweifeln Sie grundsätzlich (an sich selbst?)? Dann wird es Zeit, sich damit konkret auseinanderzusetzen.

Also fragen Sie sich: Was hält mich zurück beim Thema Führung?

    • Was glaube ich, ist für mich an einer Führungsposition nicht so günstig?
    • Welche Sorgen und Befürchtungen habe ich?
    • Welche kritischen Einstellungen und Assoziationen habe ich mit dem Thema Führung?
    • Was würde sich für mich im negativen Sinne verändern, wenn ich eine Führungsposition übernehme?
    • Welche negativen Konsequenzen könnten eintreten?
    • Wo sehe ich Stolpersteine und „Gefahren“ in der Position?
    • Was ist das, was ich auf keinen Fall will?

Schließlich kehren wir den Blick nach außen:

Schritt 3: Die Anforderungen reflektieren

Nehmen Sie einen ersten Realitätscheck vor – und fragen Sie sich (und am besten direkt die Verantwortlichen, die die Stelle ausgeschrieben haben):

Was sind die Anforderungen und Aufgaben, die mit dieser Führungsaufgabe verbunden sind?

    • Wie ist die Stelle ausgeschrieben? Wie wird sie inhaltlich dargestellt?
    • Welche Aufgaben und Verantwortungen sind mit der Position verbunden?
    • Welche Voraussetzungen und Bedingungen sind an die Stelle geknüpft?
    • Was davon ist neu für mich/ wo gibt es Bereiche, in die ich mich einarbeiten müsste?
    • Welche Erwartungen werden an mich gestellt (seitens der MitarbeiterInnen, Vorgesetzten, KundInnen, KollegInnen)?

Schritt 4: Ihr Fazit

  • Inwieweit stimmen Ihre Antworten aus Schritt 1 (Ihre Möglichkeiten) in denen aus Schritt 3 (dem Realitätscheck) überein?
  • Inwieweit stimmen Ihre Antworten aus Schritt 2 (Ihre Bedenken) in denen aus Schritt 3 (dem Realitätscheck) überein?
  • Welche Herausforderungen ergeben sich daher für Sie, wenn Sie die Stelle antreten würden?
  • Was kann Ihnen helfen, diesen Herausforderungen wirkungsvoll zu begegnen?

Schreiben Sie sich Ihre Antworten möglichst auf – und achten Sie dann auf die Gewichtung, d.h. wie Platz nehmen Ihre Bedenken die vermuteten Möglichkeiten und schließlich die Anforderungen bei Ihnen ein?

 

Wie Sie Ihre Ergebnisse am besten auswerten – ein typischer Fehler

In meiner Arbeit als Führungskräfte- und Karriere-Coach begegnen mir die unterschiedlichsten Menschen. Es wäre zu einfach, diese nun in zwei Kategorien einzuteilen. Es gibt aber zwei Pole, zwischen denen sich alle bewegen: Die optimistische und die pessimistische Perspektive.

Die eine Perspektive ist optimistisch, sie sieht sich den Anforderungen gewachsen, sieht deutlich mehr Möglichkeiten und hat insgesamt wenig Sorgen und Befürchtungen, was mit der Übernahme der Führungsposition auf sie zukommt.

Die zweite Sichtweise, die pessimistische Perspektive ist sorgenvoll, hat die Befürchtung, die Anforderungen nicht erfüllen zu können und sieht für sich auch weniger Möglichkeiten in der neuen Position.

„Aha, also alles ganz einfach!“, sagen Sie und denken, man müsse zur linken Fraktion, zur optimistischen Perspektive gehören, um eine Führungskraft sein zu können?

Nein!

Ich möchte Sie im Gegenteil ermutigen, auch dann, wenn Sie vermehrt sorgenvoll auf die Herausforderungen der Führungsposition blicken, weiter dran zu bleiben! Es gibt dafür gute Gründe:

Warum Sie vielleicht gerade dann Führungskraft werden sollten, wenn Sie es sich nicht zutrauen

Immer wieder erlebe ich, dass Menschen sich nicht trauen, in Führung zu gehen – obwohl sie aber durchaus dafür geeignet wären.

Das hängt zum einen mit geringeren Selbstbewusstsein zusammen und zum anderen mit dem Glauben, man müsste „irgendwie anders“ sein, um führen zu können. Wenn ich dann nachfrage, bekomme ich oft zu hören, dass man „durchsetzungsstark“, „redegewandt“ oder „den Aufgabenbereich beherrschen muss“.

Tja, haben Sie es gemerkt? Wir sind wieder am Anfang: Bei dem Glauben, dass man zur Führungskraft geboren sein müsse. Dass es bestimmte Eigenschaften gibt, die man bereits besitzen muss.

Ich wiederhole mich da gerne: Das stimmt (fast) nicht.

Führung lässt sich lernen.

Die Voraussetzung ist, dass Sie Lust dazu haben. Dass Sie die Offenheit mitbringen, sich auf diesen Lernprozess einzulassen. Dass Sie Freude daran haben, mit anderen Menschen zusammenzuarbeiten (denn das ist eine der wichtigsten Aufgaben von Führung!). Dass Sie bereit sind, Verantwortung zu tragen.

Sie werden beim Lernen feststellen: Es gibt nicht DIE eine ideale Führungskraft. Entscheidend ist, was Sie daraus machen. Wie Sie Führungs-Kompetenzen, -Stile und die -Werkzeuge sowie Ihre Persönlichkeit miteinander kombinieren. Genau das können Sie bspw. in unserem kostenfreien Mailkurs (klick)  lernen.

Und das ist, was ich Ihnen vor allem bei Ihrer Entscheidungsfindung mitgeben möchte:

Führung sollte man lernen.

Dazu ist es hilfreich, sich genau zu informieren, inwieweit das Unternehmen, bei dem Sie führen wollen, dieses berücksichtigt. Werden bspw. gezielt Unterstützungs- und Entwicklungsmöglichkeiten wie Coachings, Mentorings und Seminare angeboten? Gibt es Führungskräfte im Unternehmen, von denen Sie lernen können? Erhalten Sie Support von Ihren direkten Vorgesetzten?

All das sind schon hervorragende Anhaltspunkte, die für das Unternehmen (und damit die Übernahme der Führungsposition) sprechen!

Wenn das nicht so ist: Kein Grund, Ihr Ziel aufzugeben! Sie sind dann nur mehr gefordert, selbst aktiv zu werden und sich um geeignete Unterstützung zu kümmern – übrigens eine echte Selbstführungs-Qualität, die Sie damit trainieren 😉

Sie zögern immer noch?

Dann möchte ich Sie noch einmal dazu ermuntern, weil ich immer wieder feststelle, dass den Unternehmen wertvolle potenzielle Führungskräfte verloren gehen, einfach, weil diese sich es nicht zutrauen und falsche Vorstellungen davon haben, wie eine Führungskraft sein muss.

Dabei sind es oft gerade diese Menschen, die in der Lage sind, die neuen Anforderungen an Führungskräften zu erfüllen: Weg vom autoritär-durchsetzendem Führungsstil hin zu einem partizipativen, wertschätzendem Miteinander.

Also: Lust auf Führung bekommen? Ich hoffe es!

Haben Sie noch Anmerkungen, Ideen und Fragen? Dann hinterlassen Sie einfach einen Kommentar, ich freue mich darüber!

 

Beste Grüße, Wiebke Rimasch

P.S. Unseren gratis Mailkurs „Führung einfach gemacht“ finden Sie hier: http://ludewig-rimasch.de/mailkurs-fuehrung-einfach-gemacht/

 

Über die Autorin

Wiebke Rimasch ist Führungskräfte- und Karriere-Coach. Was sie will? Natürlich die Welt verbessern – die Arbeitswelt zumindest. Dazu unterstützt sie Menschen und Unternehmen dabei, ihre (Führungs-)Arbeit sinnvoll, menschlich und effektiv zu gestalten.

Dazu gibt es bald einen Führungs-Podcast unter ludewig-rimasch.de und einen Karriere-Blog unter wiebke-rimasch.de