Feng Shui im Büro

Feng Shui – Die Harmonielehre aus China

Sicherlich haben Sie bereits etwas über Feng Shui gehört.

Ziel des Feng Shui (Fengshui) ist die Harmonisierung des Menschen mit seiner Umgebung, die durch eine besondere Gestaltung der Wohn- und Lebensräume erreicht werden soll. Quelle: Wikipedia

Oft wird diese Lehre auf den Wohnbereich angewendet. Man kann dabei sowohl die Aufteilung der Räume bestimmen, als auch jeden Raum einzeln gestalten. Es gibt auch Gärten, die nach diesen Prinzipien angelegt werden. Bei uns in Hannover wurde eine ganze Wohnanlage entsprechend gestaltet. Sie ist unter dem Namen VASATI bekannt.

Feng Shui für den Schreibtisch

Sie können Feng Shui natürlich auch für Ihr Büro anwenden. Dabei geht es zum Einen darum, wie der Schreibtisch und die Regale im Büro angeordnet sind. Zum Anderen können Sie die Fläche auf dem Schreibtisch entsprechend gestalten.

Da ich keine Expertin für Feng Shui bin, habe ich einfach ein paar interessante Beiträge für Sie herausgesucht:

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von www.dein-feng-shui.de zu laden.

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Es gibt auch ein kurzes Video von simplify:

https://www.simplify.de/videos/artikel/feng-shui-im-buero/

Mein Fazit

Was ist meine persönliche Meinung dazu? Vielen Ratschlägen stimme ich voll zu:

  • Ordnung halten und aufräumen
  • Den Schreibtisch so aufstellen, dass sich keine Tür im Rücken befindet
  • Holz statt Glas
  • Pflanzen ins Büro stellen

Mit anderen Punkten habe ich persönlich meine Probleme: Es empfohlen, dass der Monitor nicht direkt vor mir stehen soll, damit ich einen freien Blick habe. Aber aus ergonomischen Gründen muss der Monitor gerade vor mir stehen. Wenn er seitlich steht (wie in dem Video von simplify), dann müsste ich immer den Kopf zur Seite drehen und das würde zu Verspannungen im Nacken führen. Als Lösung wird teilweise empfohlen, einen L-förmigen Schreibtisch zu nutzen und dann den PC auf den kleineren Schreibtischteil zu stellen. Dann hätte ich auf dem größeren Teil viel Platz und freie Sicht. Aber auch das ist aus meiner Sicht keine Lösung, da ich die Dinge, die ich tue zum größten Teil am PC erledige.

Auch kann ich nicht nachvollziehen, warum in meinem Rücken kein Regal stehen soll. Solange nur ich darauf zugreife, finde ich es o.k. Schwierigkeiten hätte ich allerdings auch, wenn ständig ein Kollege hinter meinem Rücken an das Regal/das Sideboard geht.


Wie ist Ihre Meinung zum Thema Feng Shui im Büro? Haben Sie sich danach eingerichtet? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar zu diesem Artikel.

Der Preisvergleich – Büromöbel von üblichen Herstellern

In den letzten Artikeln habe ich Ihnen die Büromöbel von IKEA vorgestellt. Heute kommt der Preisvergleich zu „normalen“ Büromöbeln. Ist IKEA wirklich so günstig, wie man immer denkt?


Büromöbel einfach online bestellen und liefern lassen

Anbieter von Büromaterial haben natürlich auch Büromöbel im Katalog. Diese Büromöbel gibt es in verschiedenen Farben und Ausführungen. Für den Preisvergleich habe ich ein paar Online-Anbieter herausgesucht. Sicherlich gibt es auch bei Ihnen vor Ort Büromöbelanbieter, bei denen Sie sich die Produkte im Geschäft ansehen können. In einigen Städten gibt es auch Büromöbel-Outlets, wo Sie Restposten oder gebrauchte Möbel kaufen können.

Beim Preisvergleich müssen Sie eine wichtige Sache beachten: Die Online-Anbieter geben immer Netto-Preise an. D.h. es kommt noch 19% Mehrwertsteuer hinzu. Also sind die Preise nicht so günstig, wie sie auf dem ersten Blick aussehen. Wenn wir also die Möbel mit IKEA-Möbeln vergleichen, müssen wir das beachten, da bei IKEA Brutto-Preise angegeben werden.

Im folgenden Preisvergleich betrachte ich nur die Möbel. Bei den Gesamtkosten muss man aber auch bedenken, dass noch Zusatzkosten entstehen. So zahlt man bei IKEA für das Zusammenstellen der Möbel (Click & Collect) bis zu 25,- Euro und für die Lieferung bis zu 175 ,- Euro. Bei den Online-Händlern entstehen dagegen diese Zusatzkosten nicht, da die Lieferung in der Regel ab einem Warenwert von 50 Euro kostenlos ist.

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Der Preisvergleich

Bei den Online-Händlern musste ich ein bisschen nach einem geeigneten Möbelprogramm suchen, da nicht alle über einen Rollcontainer mit hoher Schublade für Hängemappen verfügen.

Ich habe einen Schreibtisch (80×120 cm), einen Bürostuhl, einen Rollcontainer, ein Sideboard, einen hohen Schrank mit Türen und eine Bodenschutzmatte herausgesucht.

Natürlich kann ich Ihnen hier keine allumfassende Marktübersicht bieten. Es handelt sich also nur um einige Beispiele.

 

Hier die klickbaren Links zu den einzelnen Möbelserien:

KAISER + KRAFT: Bianca

office-discount: Sydney

Büroplus: Altus

otto-office: Profiline

Büromarkt Böttcher: Basic

 

Auf dem ersten Blick ist IKEA günstiger. Aber: bei den anderen Möbelserien erhält man andere Dekore (Holzfurnier, grau etc.) ohne Aufpreis. Außerdem muss man selbst die Teile zusammensuchen und transportieren. Wenn man dafür wie oben beschrieben den Service in Anspruch nimmt, dann kommen noch 200,- Euro hinzu. Dann sind im Vergleich andere Anbieter günstiger.

Es lohnt sich also, bei den Online-Händlern nach Büromöbeln zu schauen.

Für Sparfüchse: Komplettbüros

Wer wenig Geld zur Verfügung hat, für den sind Komplettbüros interessant. Hier erhalten Sie eine festgelegte Auswahl an Möbelstücken. Sie können sich also nicht zwischen verschiedenen Schreibtischgrößen entscheiden. Teilweise ist auch das Dekor festgelegt. Ein weiterer Nachteil: Der Rollcontainer hat keine hohe Schublade für Hängemappen. Wenn Ihnen das nicht so wichtig ist, dann schauen Sie sich doch einmal die folgenden Angebote an:


KAISER + KRAFT: Jack-Komplettbüro

Bestehend aus Schreibtisch, Rollcontainer und Schrank für 649,- Euro netto.

 

 

 

 

 

KAISER + KRAFT: Multi-Komplettbüro

Bestehend aus Schreibtisch, Rollcontainer, halbhohes Regal, Schrank und Schreibtischstuhl für 719,- netto.

 

Auch bei Amazon kann man Komplettbüros finden. Die Angebote bestehen teilweise nur aus 2 Teilen (Schreibtisch + Regal), einige beinhalten aber auch 5 Teile (Winkelschreibtisch, Rollcontainer, Sideboard, Schrank, Regal). Ich habe Kombinationen für bis zu 1.000,- Euro herausgesucht. Es gibt natürlich auch Angebote für 2.000, 3.000 oder 4.000 Euro. Hier eine Auswahl:










Nachtrag: Einer meiner Newsletter-Empfänger hat mich auf eine weitere Büromöbelserie hingewiesen: USM (klick).

Ich habe diese Möbel auch schon oft in den Büros meiner Kunden gesehen. Sie sind modular aufgebaut und zeitlos im Design. Allerdings nicht ganz günstig. Man kann fertig zusammengestellte Möbel auswählen, oder mit einem Konfigurator (klick) sein Regal nach eigenen Wünschen zusammenstellen. Es gibt auch diverse Einsätze (Tür, Schubladen etc.). Für mehr Inspiration einfach hier klicken: Büromöbel

Büroausstattung von IKEA für mehr Ordnung

Wer auf seinem Arbeitsplatz für Ordnung sorgen möchte, benötigt allerlei Hilfsmittel. Auch IKEA bietet Zubehör und Büroausstattung an. In diesem Artikel stelle ich verschiedene Elemente vor.


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Für mehr Sicherheit am Arbeitsplatz

Sicherheit ist auch an einem Büroschreibtisch wichtig. Kabel sollten nicht chaotisch über den Fußboden verlaufen, da man dort schnell ins Stolpern gerät. Auch auf und unter dem Schreibtisch sind Kabelkanäle sinnvoll.

Zum Thema Sicherheit gehört aber auch der Bürostuhl. Im vorhergehenden Artikel habe ich verschiedene Bürostühle vorgestellt. Zum Schutz des Fußbodenbelages gibt es entsprechende durchsichtige Matten. Und falls Sie eher kurze Beine haben, sollten Sie eine Fußstütze unter Ihren Schreibtisch stellen, damit Sie mit den Füßen Kontakt zum Boden bekommen.

 

SIGNUM Kabelkanal, unter dem Schreibtisch montieren

MONTERA Kabeltunnel für die Wand

UPPLEVA Kabelabdeckleiste für die Wand

 

 

 

 

 

KOLON Fußbodenschutz

DAGOTTO Fußstütze

 

 

 

 

Ordnung auf dem Schreibtisch

Für mehr Ordnung auf dem Schreibtisch sind Ablagekästen sinnvoll. Diese sollten Sie allerdings nur für den Posteingang und ggf. den Postausgang nutzen. Und eventuell noch für einen kurzfristige Zwischenlagerung von Vorgängen (wenn Sie noch auf eine Antwort von einem Kollegen warten und diese voraussichtlich heute oder morgen erhalten). Für alle weiteren Unterlagen und Vorgänge empfehle ich Ihnen Hängemappen zu nutzen. Diese können Sie beschriften, sodass Sie die Unterlagen schnell im Griff haben und nicht lange in Stapeln suchen müssen. Außerdem schaffen Sie es dadurch, den Schreibtisch von Papierstapeln zu befreien. Sinnvolles Zubehör von IKEA sind:

 

 

SUMMERA Einsatz für die Stifte-Schublade
SUMMERA Hängemappen aus Kunststoff

 

 

 

 

 


Was viele Menschen nicht wissen: den Zeitungshalter kann man nicht nur an die Wand montieren, sondern auch als Formularfach in der Schublade des Rollcontainers verwenden.

KVISSLE Formularfächer für die Schublade
KVISSLE Ablagekasten mit 4 Schüben
KVISSLE Stehsammler für Zeitschriften und Kataloge
Die KVISSLE-Serie ist in weiß gehalten und stabil. Aber leider auch etwas teurer.

 

 

Günstiger ist die DOKUMENT-Serie in Silber aus Draht:

 

DOKUMENT Papierkorb
DOKUMENT Zeitschriftensammler
DOKUMENT Ablagekasten mit 3 Fächern
DOKUMENT Stiftebecher

YPPERLIG Stiftehalter, Büroklammern etc.

Wer etwas mehr Farbe im Regal haben möchte, der kann auch die Zeitschriftensammler KNUFF aus Sperrholz selbst in der Wunschfarbe anmalen. Ich empfehle ja immer, sich ein Farbkonzept für die Ordner und Hängemappen zu überlegen. Dies können Sie also auch für die Zeitschriftensammler umsetzen:

KNUFF Zeitschriftensammler aus Sperrholz

Oder auch mit der Mini-Kommode MOPPE:
MOPPE mit 6 Schubladen, MOPPE mit 6 unterschiedlich großen Schubladen

Zum Schutz der Schreibtischplatte gibt es natürlich auch eine Schreibunterlage. Aber Achtung: bitte nicht unter die Unterlage kleine Zettel schieben. Das sieht nicht ordentlich aus. Besser für diese wichtigen Informationen eine Infomappe anlegen: PRÖJS Schreibunterlage transparent

 

Büromaterial

Sogar Büromaterial kann man bei IKEA kaufen. Hier lohnt sich auf alle Fälle aber auch ein Preisvergleich mit den üblichen Büromaterial-Anbietern. Die Notizbücher sind in einem klassischen schwarz gehalten und daher gut fürs Büro geeignet.

 

FULLFÖLJA Notizbuch A5
FULLFÖLJA Notizbuch A4
FULLFÖLJA Klebeband mit Halter

 

 

 

Ideensammlung – dekorativ und nützlich

Wer schnell mal eine Idee notieren möchte, oder ein Mindmap entwickelt, der braucht eine beschreibbare Magnettafel. Diese gibt es in weiß in zwei verschiedenen Größen:

 

 

VEMUND Schreib-/Magnettafel weiß, 70×50 cm
SPONTAN Magnettafel, weiß, 37×78 cm

 

 

 

 

 



Und zum draufkleben Post-It:

FULLFÖLJA Haftnotizzettel in verschiedenen Größen und Farben

 

 

 

 

 

Aber auch die klassische Pinnwand hat IKEA im Angebot: VÄGGIS Pinnwand

Einsätze für KALLAX

Wer sich für ein Regal bzw. eine Regal-Schreibtisch-Kombination von KALLAX entschieden hat, benötigt noch ein paar Einsätze. Denn das Regal hat leider keine Rückwand. Die Einsätze verfügen selbst über eine Rückwand, Seiten- und Bodenteile. Eine Tür wird also nicht einfach am Regal befestigt, sondern wird mit einem Einsatz zusammengebaut und ins Fach eingesetzt.

 

 

KALLAX Einsatz mit Tür, weiß
KALLAX Einsatz mit 2 Schubladen, weiß
KALLAX Einsatz mit Vitrinentür und einem Glasboden, weiß
KALLAX Einsatz mit kleinen Fächern, grau
KALLAX Zwischenboden mit Stifteschale, grau

LEKMAN Box, weiß

 

 


Nachdem ich Ihnen nun ausführlich die Produkte von IKEA vorgestellt habe, mache ich im nächsten Artikel einen Preisvergleich mit normalen Büromöbelprogrammen. Lassen Sie sich überraschen!

So gestalten Sie Ihr Büro mit Möbeln von IKEA

Wer sein Büro neu einrichten möchte, der muss sich erstmal für einen Anbieter entscheiden. Diejenigen, die sich selbständig gemacht haben und von zu Hause aus arbeiten, denken vielleicht zuerst an IKEA. So ging es mir auch. Als ich mein Büro eingerichtet habe, bin ich zum Möbelhaus gefahren, habe mir einen Überblick verschafft, etwas ausgesucht und dann im Auto nach Hause transportiert und aufgebaut.

Also habe ich mir die Produkte von IKEA noch einmal genauer angesehen.

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Das professionelle Büro

IKEA bietet eine Möbelserie für ein professionelles Büro an. Das Gute daran: Zeitloses Design, gute Funktionalität und die Maße entsprechen den Arbeitsstättenrichtlinien. Die Schreibtische heißen BEKANT, die Schränke GALANT. Es gibt auch eine Kaufhilfe, in der auf einigen Seiten Produktbeispiele zusammengetragen sind und Hinweise zur Richtlinie gegeben werden. Diese Übersicht erhalten Sie im Möbelhaus oder auch online: Das professionelle Büro (PDF)

Schreibtische

Die Schreibtische gibt es in verschiedenen Größen (breite) und Formen. Die Tischplatte ist in weiß, Birkenfurnier, schwarzbraun und grau erhältlich. Die Untergestelle gibt es in weiß und schwarz. Außerdem kann man auch ein Gestell auswählen, das elektrisch höhenverstellbar ist. So erhält man eine Vielzahl an Kombinationen. Da ich hier nicht alle Möglichkeiten auflisten kann, beschränke ich mich auf die Farben Birke und weiß. Birke ist ein schönes Holz-Design und daher gut für Büros geeignet. Weiß hat den Vorteil, dass man sehr leicht ergänzende Möbel in weiß finden kann.

 

 

 

 

 

 

 

Rollcontainer

Die Rollcontainer gibt es in zwei Ausführungen: mit 3 Schubladen und mit 2 Schubladen (eine davon ist hoch und für Hängemappen geeignet).

 

 

 

 

 

Konferenztische

Die Konferenztische sind quadratisch (140×140 cm) und halbrund (140×70 cm) erhältlich. Daraus lassen sich verschiedene Varianten kombinieren:

 

 

 

Schränke

Die Schränke können auch modular zusammengesetzt werden, sodass man sie den eigenen Bedürfnissen anpassen kann. Sie fragen sich jetzt vielleicht, warum man nicht einfach die normalen Billy-Regale oder andere Schränken nutzen sollte. Was ist der Unterschied? Im Büro hat man häufig nicht allzu viel Platz. Daher ist es gut, wenn die Schränke nicht über normale Türen verfügen, sondern Schiebetüren. Außerdem kann es sinnvoll sein, dass die Türen abschließbar sind. Beides ist bei der GALANT-Serie möglich. Auch hier gibt es wieder verschiedene Farben (Weiß, Birkenfurnier, Schwarzbraun, Grau), Höhen (120 oder 80 cm), Breiten (160 oder 80 cm) und Ausstattungen (offen, Tür, Schiebetür, Jalousie) und somit viele Kombinationsmöglichkeiten. Ich stelle Ihnen hier einige vor:

Schreibtischstühle

Wenn Sie mehrere Stunden täglich am Schreibtisch sitzen, dann sollten Sie in einen guten Stuhl investieren. Ihr Rücken wird es Ihnen danken. Wichtig dabei ist, dass der Stuhl höhenverstellbar ist, Sie die Lehne in der Höhe verstellen können und die Lehne möglichst über einen Wippmechanismus verfügt. Auch gute Rollen, die zum Fußboden passen, sind Pflicht. Es gibt drei geeignete Stühle im Programm: VOLMAR ist der Beste und natürlich auch am teuersten, MARKUS liegt im Mittelfeld und verfügt auch über eine Nackenstütze, RENBERGET hat weniger Funktionen und ist am günstigsten.

VOLMAR Drehstuhl mit Armlehnen, schwarz

 

MARKUS Drehstuhl mit Armlehnen, schwarz

RENBERGET Drehstuhl mit Armlehnen, schwarz

Die Alternativen

Mit BEKANT und GALANT hat IKEA eine gute Serie für Büromöbel herausgebracht. Aber es ist nicht ganz günstig. Natürlich gibt es auch noch einige Alternativen, wie z.B. BESTA, EKET und KALLAX, wie im Video vorgestellt.

SKARSTA Schreibtisch weiß, höhenverstellbar mit Kurbel

KALLAX Schreibtisch und Regal, weiß

FREDDE Arbeitsplatz, schwarz

Im Video habe ich gezeigt, dass ich diesen Schrank mit BESTA-Elementen zusammengestellt habe. Auf dem Foto können Sie die Maße erkennen. Im Folgenden finden Sie eine Liste der Teile, die Sie dafür benötigen, falls Sie diesen Schrank bestellen möchten. Sie können die Elemente natürlich auch in weiß bestellen, wenn das besser zu Ihren restlichen Möbeln passt.

2x BESTA Korpus, schwarzbraun, 60x40x128 cm
2x BESTA Korpus, schwarzbraun, 60x20x64 cm
6x BESTA Boden, schwarzbraun, tief
2x BESTA Boden, schwarzbraun, schmal
4x LAPPVIKEN Tür, schwarzbraun, 60×64 cm
2x BAGGANÄS Knopf, schwarz

Gesamtpreis: 208,- Euro

 

 

 


Im Video habe ich auch gezeigt, dass man mit der EKET-Serie ebenfalls einen Schrank zusammenstellen kann. Die hohen Schränke gibt es allerdings nur in weiß. Leider kann man den Schrank auf dem Foto nicht besonders gut erkennen. Hier nun die Liste der Teile zum Nachbauen:

4x EKET Schrank mit Tür und 2 Böden, weiß, 35x35x105 cm
2x EKET Schrank mit 4 Fächern, weiß, 70x25x70 cm
Gesamtpreis: 320,- Euro

 

 

 

 

 

Dies war ja schon einmal eine ganze Menge. Vielleicht waren ja bereits Möbel dabei, die Ihnen gefallen.

Die IKEA Business-Card mit einigen Vorteilen finden Sie hier: Business-Card

Ich habe zu den vorgestellten Möbeln jeweils Links zum Online-Shop hinzugefügt. So erhalten Sie einen Überblick, was die jeweiligen Möbel kosten. Sie können auch online bestellen und die IKEA-Mitarbeiter suchen für Sie alles zusammen. So müssen Sie nicht mit unendlich langen Teilelisten durch die Regale gehen. Dieser Service nennt sich „Click & Collect“. Sie finden ihn hier beschrieben: Click & Collect

Im nächsten Blog-Artikel stelle ich noch weiteres Schreibtischzubehör vor.

Büroplanung leicht gemacht

Wer sein Büro neu einrichten möchte sollte zuerst seinen Platzbedarf für Ablagen usw. ermitteln. Außerdem lohnt es sich mit der Arbeitsstättenrichtlinie zu beschäftigen. Hierfür habe ich zwei Checklisten für Sie entwickelt, die kostenlos zum Download bereit stehen.


Wie plant man ein Büro?

Haben Sie sich selbständig gemacht? Vielleicht mit einem oder zwei Kollegen zusammen? Dann benötigen Sie ein Büro. Und natürlich Büromöbel. Aber halt – bevor Sie ins nächste Möbelhaus rennen und einfach ein paar Regale und Schreibtische auswählen, sollten Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um zu planen.

Denn ein Büro sollte gut durchdacht sein. Schließlich wollen Sie täglich mehrere Stunden dort verbringen. Auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie sich nicht einfach mit Ihrem Laptop an den Küchentisch setzen.

Ihr Arbeitsplatz ist der Ort, an dem Sie Geld verdienen. Daher sollten Sie diesem Thema eine hohe Aufmerksamkeit und Bedeutung geben.

Aber wie plant man ein Büro? Welche Regeln sollten dabei beachtet werden?

Die Bestandsaufnahme

Wenn sie bereits seit einiger Zeit in Ihrem Büro arbeiten und jetzt nur die Möbel austauschen möchten, dann ist es einfach. Zählen und messen Sie die Ordner, Ablagekästen, Hängemappen usw., die Sie bereits haben. Denn der Bestand muss ja auch in den neuen Möbel wieder Platz finden.

Wenn Sie neu starten, dann wagen Sie den Blick in die Zukunft und stellen sich vor, wie viele Ordner Sie wohl benötigen werden. Oder Sie kaufen einfach einen Schrank. Der ist zwar zu Beginn recht leer, aber er wird sich mit den Jahren sicherlich füllen…

Damit Ihnen die Büroplanung leichter fällt, habe ich eine Checkliste für die Bestandsaufnahme entwickelt. Sie können Sie hier kostenlos herunterladen: Checkliste Büroplanung

Was gibt es zu beachten?

Für ein professionelles Büro gibt es ein paar Regeln zu beachten. Diese sind in einer Arbeitsstättenrichtlinie zusammengefasst: Checkliste Arbeitsstättenrichtlinie Büro

Vielleicht denken Sie jetzt „Ist denn alles in Deutschland geregelt?“. Ich bin der Meinung, dass diese Richtlinie tatsächlich gute Hinweise gibt. Denn im Kern geht es um ein gesundes Arbeiten. Wenn Sie also 4, 6, 8 oder sogar 10 Stunden täglich an Ihrem Schreibtisch sitzen, dann sollten dieser Schreibtisch und der Stuhl so gestaltet sein, dass Sie auf Dauer keine Rückenschmerzen bekommen. Die Richtlinie beruht auf Erfahrungen und ist daher durchaus sinnvoll.

Im folgenden Video erläutere und kommentiere ich die beiden Checklisten:

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Im nächsten Blog-Artikel sehen wir uns dann konkrete Büromöbel an.

 

Wer hat an der Uhr gedreht …?

8 Methoden, wie Sie die Zeitfresser im Büro entlarven und Ihr Zeitmanagement deutlich optimieren

Fragen Sie sich zum Feierabend auch häufig, wo eigentlich die Zeit geblieben ist und was eigentlich das produktive Ergebnis des Tages war? Internet, Telefon, eMails und das Chaos auf dem eigenen Schreibtisch – im Arbeitsalltag lauern überall Zeitfresser, die uns am strukturierten Arbeiten hindern. Es gibt einfache Methoden, wie Sie die Zeitfresser identifizieren und wie Sie mit Ihnen umgehen können. Lernen Sie, sich mit Hilfe einfacher Tipps besser zu organisieren, konzentrierter zu arbeiten, effizienter zu werden und letztendlich mehr Spaß an der Arbeit zu haben. Moderne Büromanagement- und CRM-Systeme wie z. B. „infra-struktur“ können Ihnen dabei gute Dienste leisten. Denn … wer gut organisiert ist, der kann sich am Ende des Tages auch über viele „grüne Haken“ auf seiner ToDo-Liste freuen 🙂

1.   Aufräumen! Organisieren und strukturieren Sie Ihre Informationen

Moderne Büromanagement Softwaresysteme wie z. B. „infra-struktur“ bieten Ihnen die komfortable Möglichkeit, z. B. Ihre Kundendaten in digitalen Kundenakten zu organisieren. In diesen werden die Kontaktdaten Ihrer Kunden automatisch mit allen zugehörigen eMails, Anrufen, Dokumenten, Terminen und sonstigen Notizen in einer chronologischen Kontakthistorie verknüpft sind. Anstatt langen, endlosen Suchen und Durchforsten von Servern, PC-Festplatten, Laptop und eMail-Ablagen finden Sie nun alle Infos mit nur zwei Klicks in wenigen Sekunden.

Digitale Kundenakten sind wie ein Spinnennetz. Sie bündeln und verknüpfen sämtliche Kundendaten. So finden Sie alles auf schnellstem Weg.

2.   Schaffen Sie Transparenz und einfache Vertretungsmöglichkeiten

Die Kontakthistorie des CRM-Systems „infra-struktur“ zeigt Ihnen in einer übersichtlichen und chronologischen Auflistung, wer was wann mit wem wie besprochen hat. Auf diese Kontakthistorien haben alle Kollegen Zugriff. So kann auch Kollege Müller, der seinen spontan krankgewordenen Kollegen Schuster vertritt, dem Kunden König ebenso kompetent Auskunft über die letzte Bestellung geben, wie Schuster selbst. Dazu klickt er einfach in die digitale Kundenakte und findet in der Kontakthistorie die letzte eMail, in der Kunde König am 01.12.2017 um 13:52 per eMail 500 Stück von Produkt A bei Herrn Schuster bestellt hat. Darüber hinaus sieht er, dass Kunde König die Bestellmenge um 15:43 per Telefonat mit Frau Rieger aus der Verwaltung um weitere 500 Stück erhöht hat. Kein „Oh, da kann ich Ihnen nicht weiterhelfen. Da müssen Sie 3 Wochen warten, bis der Kollege aus dem Krankenhaus wieder da ist.“ Kein „Nein, das weiß ich nicht, da muss ich erstmal herausfinden, mit wem Sie damals gesprochen haben.“ Mitarbeiter-unabhängige Kundenbetreuung sichert heute schnelle Reaktionszeiten, zufriedene Kunden und zufriedene Mitarbeiter.

Die Kontakthistorie dokumentiert jeden Kontaktpunkt zum Kunden – egal über welchen Kommunikationskanal.

3.   Definieren Sie Prozesse für wiederkehrende Aufgaben

Legen Sie wiederkehrende Aufgaben wie z. B. die Anleitung zur Reisekostenabrechnung in einem Unternehmens-Wiki ab. So leisten Sie „Hilfe zur Selbsthilfe“ und die Mitarbeiter können die Anleitung selbständig abbarbeiten anstatt zum zigten Mal Sie oder Ihre Sekretärin zu fragen und fremde Zeit zu rauben.

4.   Beenden Sie die Zettelwirtschaft

Lösen Sie Monopolwissen auf und starten Sie eine neue Art der transparenten Unternehmenskommunikation, in der jeder Mitarbeiter sein Know-how mit einer gelebten Selbstverständlichkeit allen anderen Kollegen zur Verfügung stellt – sei es, dass er Notizen zu Anrufen hinzufügt, damit der Kollege bei eigener Abwesenheit einfach vertreten kann oder sei es durch Freischaltung des eigenen Terminkalenders, um so anderen Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, Termine für Sie oder ganze Teams einzustellen.

Anrufnotizen zu Anrufen hinzufügen – digital statt Postits und Zettelwirtschaft!

5.   Delegieren Sie Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip an Kollegen

Wichtiges und gleichzeitig Dringendes erledigen Sie selbst und sofort, während Wichtiges, aber nicht Dringendes für später terminiert werden kann. Hierzu können Sie in der Büromanagement- und CRM Software „infra-struktur“ Kalendereinträge oder Aufgaben mit Erinnerungsfunktion anlegen. Nicht Wichtiges, aber Dringendes delegieren Sie einfach an Kollegen, z. B. mit der Globalisieren-Funktion in infra-struktur. Damit können Sie eMails, Aufgaben oder Dokumente einfach an Kollegen „weiterleiten“ und Ihnen eine kurze Notiz mitsenden, was Sie erledigen sollen.

Mit dem Eisenhower-Prinzip können Sie Aufgaben schnell und einfach priorisieren und delegieren.

Legen Sie sich Aufgaben direkt mit Erinnerungsfunktion an, um nichts zu vergessen und rechtzeitig daran erinnert zu werden.

6.   Arbeiten Sie blockweise und unterbinden Störungen

Multitasking war gestern, Singletasking ist heute. Eine aktuelle Studie hat herausgefunden, dass ein konzentriertes Arbeiten an EINER Sache deutlich effizienter ist, als alle gleichzeitig zu machen.

Sie können es an einem Experiment selbst ausprobieren: Nehmen Sie ein Blatt Papier und zeichnen Sie drei Spalten. In die erste sollen die Zahlen 1 bis 23, in die zweite die Buchstaben A bis W und in die dritte Spalte die römischen Zahlen von I bis XXIII eingetragen werden. Im 1. Durchlauf tragen Sie die Daten Zeilenweise ein, d. h. 1, A, I. Im 2. Durchlauf tragen Sie die Daten Spaltenweise ein, d. h. erst 1, 2, 3, … , dann A, B, C … usw. Stoppen Sie bei beiden Durchläufen separat die Zeit und Sie werden sehen, dass das Switchen zwischen den verschiedenen Aufgaben den Zeitaufwand um bis zu 20 Prozent erhöht.

Fazit: Legen Sie z. B. in Ihrem Tagesplan feste Zeiten für die Bearbeitung von eMails, Anrufen und Projektarbeit fest und halten Sie sich strikt daran. Lassen Sie sich nicht ständig von dem „Pling“ einer neuen eMail im Posteingang aus Ihrer Arbeit reißen. In infra-strukur können Sie akustische Signale mit einem Klick deaktivieren oder Ihre eMails für einen definierten Zeitraum an einen Kollegen globalisieren bzw. weiterleiten.

Legen Sie feste Zeitfenster für Projekte und Aufgaben fest, in denen Sie nichts anderes tun und sich nicht stören lassen.

7.   Leben Sie die Clean Desktop Policy

Warum haben wir Menschen Chaos? Ganz einfach, weil wir nicht wissen, WOHIN wir die Fülle an Informationen schieben, ablegen, lagern sollen. D. h. Aufräumen geht immer nur dann, wenn ich eine eindeutige Struktur habe, die mir Wegweiser gibt, wo bestimmte Sachen hingehören. Legen Sie in „infra-struktur“ z. B. Projekte an, zu denen Sie Skizzen, Dokumente, eMails etc. verknüpfen und somit leicht wiederfinden können. Zusätzlich können Sie das Projekt noch mit einem Kunden verknüpfen. So finden Sie alle Infos mit wenigen Klicks wieder – entweder über den Kunden oder über das Projekt. Noch ein weiterer Tipp: Räumen Sie abends 5 Minuten vor Feierabend Ihren Schreibtisch auf. Sie bekommen dann noch einmal ein gutes Gefühl, nichts vergessen zu haben und können am nächsten Tag entspannt mit einem „sauberen“ Schreibtisch starten.

Verknüpfen Sie Dokumente & Dateien jeglicher Art mit Ihren digitalen Kundenakten. So haben Sie alle Informationen zu Ihren Kunden zentral an einer Stelle und finden alle Infos mit wenige Klicks.

8.   Planen Sie Ihren Tag und Ihre Woche – mit Puffer- und Pausenzeiten

Studien belegen, dass Sie negativen Stress (sog. Distress) nur durch körperliche Bewegung abbauen können. Jegliche Behauptung, dass TV schauen oder Musik hören den gleichen Effekt hat, ist nicht belegt. In unserer heutigen hochtechnologisierten Welt ist jedoch folgendes passiert: 1. arbeiten viele Menschen ständig am Limit, weil unser „Leistungszug Deutschland“ eben so schnell fährt und weil man heutzutage scheinbar nur noch punkten kann, wenn man pro 60 Stunden non-stop arbeitet und sein Feldbett im Büro hat. 2. brauchen wir uns kaum noch bewegen. Zur Arbeit fährt man mit dem Auto, die Etagen im Bürogebäude überwindet man – sofern man nicht alles nur noch per eMail oder Telefon regelt – mit dem Aufzug, der Drucker steht direkt neben dem Schreibtisch.

Zudem ergaben Umfragen, dass der Großteil der Arbeitnehmer immer zugunsten seiner Arbeit und zu Ungunsten seines Privatlebens entscheidet. Der Mensch erledigt lieber noch eine berufliche Aufgabe und verzichtet damit z. B. auf den Besuch im Fitnessstudio. Das Fazit: Unsere „Stress-Silos“ laufen immer weiter voll und kollabieren irgendwann. Die steigende Anzahl der Burnout-Patienten belegt diese Entwicklung. Unser Tipp: Planen Sie Pausen- und Privattermine mit der gleichen Wichtigkeit in Ihren Wochenkalender wie berufliche Termine. Die Verbindlichkeit steigt um ein vielfaches, wenn ein Termin im Kalender steht. Sonst besteht die Gefahr, dass andere Ihre freie Zeit verplanen. Achten Sie auf sich und auf den Ausgleich zwischen Arbeiten und Pausieren. Unser Call-Center ist nur eine Möglichkeit, sich einfach mal eine „Auszeit“ zu verschaffen. Ihre Kunden können Ihre Anliegen auch in Ihrer Abwesenheit bei sympathischen Menschen loswerden und Sie können sich darum kümmern, wenn Sie wieder frei und energievoll dafür sind.

Freie Zeiten und Puffer in Ihrem Kalender sind wichtig. Verplanen Sie sich nicht bis auf`s Letzte und berücksichtigen Sie auch private Termine, die Ihre Work-Life-Balance begünstigen.

Über die Autorin

Stefanie Heither

Marketingleitung und Vertriebsassistentin der Firma NETZkultur Informationssysteme GmbH in Lippstadt.

Mit knapp 20 Jahren Berufserfahrung im Bereich Marketing und Vertrieb widmet Sie sich leidenschaftlich Ihrem Herzthema „Selbstmanagement, Zeitmanagement und Kommunikation“. In Ihren interaktiven, peppigen Vorträgen schläft kein Teilnehmer ein, sondern lauscht aufmerksam den bildhaften Beispielen von urzeitlicher Mammutjagdten und törichten BMW-Fahrern. Selbst auch der Teilnehmer in der letzten Reihe versteht dann, wie wir Menschen psychologisch funktionieren und welche Mechanismen man einfach ändern kann, um Struktur in sich und seinen Arbeitsalltag zu bekommen. Das Büromanagement- und CRM-System „infra-struktur“ liefert hierfür einfache Werkzeuge, die KMUs im Businessalltag unterstützen.

https://www.infra-struktur.de

 

 

Monster des Alltags – Die Umstände

Und noch ein weiteres „Monster des Alltags“ von Christian Moser. Dieses Mal geht es um die Umstände.

Die Umstände

Die Umstände sind toll. Man kann sich auf sie verlassen. Egal, was passiert, diese kleinen Dienstleistungs-Monster übernehmen bereitwillig die Verantwortung. Das ist praktisch. So muss niemand etwas ändern.

Passiert Ihnen das auch immer mal wieder? Es ist etwas nicht so gut gelaufen, ein Projekt oder ein Kunde ist unzufrieden, schieben Sie die Schuld dann auch gerne auf die Umstände?

Das schlechte Wetter hat dazu geführt, dass das dringend benötigte Material nicht rechtzeitig angeliefert werden konnte. – Oder haben Sie vielleicht doch etwas zu spät bestellt?

Die Maschinen in dieser einen Produktionslinie sind schon alt, aber es fehlt ja an Geld, neue zu kaufen. – Oder hätten Sie regelmäßiger die Wartung durchführen müssen?

Die neu eingeführte Software läuft nicht stabil, sodass nun weitere Kosten für externe Programmierer entstehen. – Oder hätten Sie länger die Software testen müssen? Die Zeit, die Sie durch die wenigen Tests gespart haben, kommen Ihnen nun teuer zu stehen…

Statt immer die Umstände zu bemühen, wäre es besser, die Ursachen zu analysieren und etwas zu ändern. Das ist zwar unangenehmer und Sie retten dabei nicht Ihren Kopf. Aber es ist konstruktiver, aus Fehlern zu lernen, statt sie von sich zu weisen…

 

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Sie sind neugierig geworden und wollen noch mehr Monster des Alltags kennenlernen? Hier können Sie das Buch bestellen:

Ihnen gefallen die Monster so gut, dass Sie sie als Postkarte an Kollegen verteilen möchten oder sich selbst immer mal wieder daran erinnern wollen? Hier können Sie das Postkarten-Set bestellen:

Monster des Alltags – Die Gewohnheit

Heute stelle ich ein weiteres „Monster des Alltags“ von Christian Moser vor. Dieses Mal geht es um die Gewohnheit.

Die Gewohnheit

 

Die Gewohnheit hat zwei Seiten einer Medaille: Die positive Seite an ihr ist die Routine. Routine ist nicht, wie viele glauben, langweilig. Routinierte Abläufe sind in der Regel sehr effizient und schnell. Da die Mitarbeiter genau wissen, was zu tun ist geben diese Abläufe auch Sicherheit. Viele Menschen beklagen in dieser Zeit, dass sich alles so schnell ändert. Gewohnte Rituale bieten dagegen Halt in dieser schnelllebigen Zeit.

Die negative Seite an der Gewohnheit ist das Stöhnen und Gejammer, wenn sich etwas ändert. Dies dauert einige Zeit an. Es fallen häufig Sätze, wie „früher war alles besser“. Das interessante ist, dass nach einer Umgewöhnungsphase das Neue wieder zur Routine wird. Es gibt eine neue Gewohnheit.

Dieses Phänomen kennen wir auch aus dem Change-Management.

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