8 Kriterien erfolgreicher Projektteams

Merkmale erfolgreicher Projektteams

Zu Beginn möchte ich erstmal Merkmale erfolgreicher Projektteams aufführen. Ich denke, jeder hat bereits gute und schlechte Erfahrungen in Projektteams gemacht. Lernen können wir aus den Situationen, in denen es gut gelaufen ist. Wenn Sie sich jetzt also fragen, welche Gründe es gab, dass ein bestimmtes Projektteam gut zusammengearbeitet hat, dann kommen Sie sicherlich auch auf die folgenden Merkmale:

Kriterien erfolgreicher Projektteams

Aus den oben genannten Merkmalen lassen sich 8 Kriterien für erfolgreiche Projektteams ableiten:

Wenn Sie diese 8 Kriterien lesen, denken Sie vielleicht „Ist doch selbstverständlich.“ Die Praxis zeigt aber, dass das nicht immer so ist. Wenn Sie also den Auftrag bekommen ein neues Projekt zu starten, sollten Sie sich diese Punkte vor Augen führen und am Besten gleich mit dem Projektstart beachten, damit es von Anfang an in Ihrem Projekt gut läuft.

Weitere Erläuterungen zu den Merkmalen und Kriterien finden Sie in dem folgenden Video:

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Im Video verweise ich auf ein Fachbuch. Dieses Buch kann ich denjenigen empfehlen, die dieses Thema vertiefen möchten:

Die Teamentwicklungsuhr

Der häufigste Irrglaube bei Teamarbeit

Ich beobachte es immer wieder: Es wird ein neues Team zusammengestellt, z.B. für ein Projekt. Die Mitarbeiter werden für dieses Projekt teilweise von Ihrer Arbeit freigestellt und können sich somit voll auf die Projektarbeit konzentrieren. Es wird auch ein Team- oder Projektleiter benannt.

Und los geht’s.

Falsch gedacht.

So einfach ist das nicht. Nur, weil man einer Hand voll Leuten sagt, dass sie jetzt in einem Team zusammenarbeiten, sind sie nicht ab sofort ein Team.

Es wurden viele unterschiedliche Persönlichkeiten mit verschiedenen Fähigkeiten und Kenntnissen zusammengebracht. Daraus muss sich erst langsam ein Team entwickeln.

Die Teamentwicklungsuhr

Die Teamentwicklungsuhr ist sicherlich vielen Menschen bereits bekannt. Dennoch möchte ich sie hier kurz erklären, weil sie oft in Vergessenheit gerät.

Sie beschreibt verschiedene Phasen der Teambildung.

In der ersten Phase kommen alle Teammitglieder erst einmal zusammen und lernen sich kennen. Jeder orientiert sich. Vielleicht kennt man ja schon den einen oder anderen Kollegen? Es wird sich gegenseitig angetestet.

In dieser Phase läuft es noch recht ruhig, aber das täuscht. Es lässt sich einfach jeder noch nicht so richtig in das Team ein und bleibt vorsichtig.

In der zweiten Phase gibt es die ersten Krisen. Konflikte zwischen einzelnen Teammitgliedern brechen auf. Es gibt auch innere Kämpfe.

Diese Phase ist wichtig und sollte nicht unter den Teppich gekehrt werden. Sie sollte aber auch nicht zu lange dauern oder das Team sogar darin stecken bleiben.

Ein Ausweg bietet die dritte Phase. Hier werden Regeln gefunden zur Zusammenarbeit. Jetzt, wo jeder weiß wer wo steht, welche Stärken und Schwächen jeder mitbringt, kann Solidarität und Verbundenheit entstehen. Das Team behauptet sich jetzt gemeinsam gegen Störungen von außen.

Erst in der letzten Phase wird nun Leistung gebracht und das Team ist produktiv.

Aber Vorsicht: Es kann immer wieder dazu kommen, dass das Team in die Konfliktphase zurück verfällt. Z.B. weil ein neuer Kollege hinzu kommt.

Die Teamentwicklungsuhr erkläre ich auch in diesem Video:

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Monster des Alltags – Wenn und Aber

Dieses Mal haben wir gleich zwei Monster des Alltags von Christian Moser, die gut zusammenarbeiten:

Wenn und Aber

Diese beiden Monster kennt wohl jeder. Statt sich die Verbesserungsvorschläge und Ideen der Mitarbeiter anzuhören und zu würdigen, bedienen sich viele Führungskräfte dieser Monster. Jedes vernünftige Argument wird auseinander genommen, bis nichts mehr übrig bleibt. Notwendige Prozessveränderungen können nicht umgesetzt werden.

Aber auch anders herum funktionieren die beiden: Wenn eine Führungskraft etwas ändern möchte, gibt es garantiert mindestens einen Mitarbeiter, der sofort Einwände hat.

Letztendlich sorgen Wenn und Aber dafür, dass alles so bleibt, wie es ist. Nur leider bringt das nichts, weil sich die Umwelt stetig ändert und nur, wer flexibel bleibt, am Markt überleben kann.

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Ihnen gefallen die Monster so gut, dass Sie sie als Postkarte an Kollegen verteilen möchten oder sich selbst immer mal wieder daran erinnern wollen? Hier können Sie das Postkarten-Set bestellen:

Ist ein Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen etabliert?

Der globale Wettbewerbsdruck steigt und die Behauptung auf den Märkten wird für viele Unternehmen zunehmend schwieriger. Die Geschäftsmodelle werden komplexer und die Wertschöpfungsketten länger und verzweigter. Mehr denn je ist organisatorische Kompetenz gefragt; sie bildet die Grundlage für den zukünftigen Unternehmenserfolg. Organisatorische Kompetenz zeigt sich in einer ausgeprägten Kundenauftragsorientierung und Qualitätsverantwortung. Um sie aufzubauen, müssen sich die Unternehmen auf ihre Geschäftsprozesse konzentrieren.

Prozesse werden bisher nur dokumentiert, aber nicht gemessen oder verbessert

In einer Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers wurde untersucht, wie weit verschiedene Unternehmen das Geschäftsprozessmanagement bereits etabliert haben. Außerdem sollten die wesentlichen Elemente für ein effizientes, zukunftsorientiertes und gleichzeitig praxisbezogenes Management von Geschäftsprozessen herausgearbeitet werden. (Zur Studie hier klicken)

Festgestellt wurde, dass derzeit gerade erst einmal die systematische Dokumentation von Geschäftsprozessen erfolgt, was einen wesentlichen ersten Schritt darstellt, aber noch lange nicht das Ziel ist. Eine konsequente Messung der Prozessleistung anhand definierter Kennzahlen, die die Basis für die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen liefern können, wird nur von ganz wenigen Unternehmen durchgeführt.

Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass für die erfolgreiche Ausgestaltung eines funktionsfähigen Geschäftsprozessmanagements folgende Punkte berücksichtigt werden sollten:

      • Das Geschäftsprozessmanagement muss als Führungsfunktion im Unternehmen organisatorisch verankert und mit den notwendigen Entscheidungskompetenzen ausgestattet sein.
      • Nicht nur wertschöpfende, sondern auch administrative Geschäftsprozesse müssen gleichermaßen in das Geschäftsprozessmanagement einbezogen werden.
      • Für die effiziente Durchführung des Geschäftsprozessmanagements müssen konsequent analytische IT-Systeme eingesetzt werden.
      • Die Messung der Leistung von Geschäftsprozessen muss IT-unterstützt anhand von Prozessleistungsindikatoren erfolgen.

 

Ich kann den ersten beiden Punkten zustimmen, habe aber bei der Messung durch IT-Systeme Bedenken. Zum einen sehe ich einen hohen Aufwand, der notwendig ist, Prozesse so zu gestalten, dass sie durch IT-Systeme ausgewertet werden können und brauchbare Ergebnisse für Kennzahlen liefern. Zum anderen sehe ich die Gefahr der zu starken Überwachung der Mitarbeiter.

Wenn z.B. gemessen wird, wie lange ein Mitarbeiter benötigt, um Stammdaten in einer Datenbank zu erfassen, kommt bei dem Kollegen, der während der Eingaben einen Telefonanruf annimmt, ein schlechter Wert heraus.

Keine Zeit für die Prozessoptimierung

Eine Studie von SAP mit dem Titel „Einfachere Geschäftsprozesse 2015: Strategische Ziele erreichen„ kommt zu folgenden Erkenntnissen: die meisten Mitarbeiter sind zu sehr damit beschäftigt, wichtige Projekte und ihre täglichen Aufgaben zu erledigen. Sie können sich deshalb nicht eingehend mit der Vereinfachung von Geschäftsprozessen befassen.

Allerdings werden für komplexe Prozesse immer mehr Ressourcen benötigt, um die Unternehmensziele zu erreichen. Sie könnten an anderer Stelle effizienter eingesetzt werden. Durch einen erhöhten bürokratischen Aufwand verlangsamt Komplexität auch die internen Prozesse. Solche Verzögerungen führen zu Frustration bei Kunden, Lieferanten und Partnern. Sie bevorzugen dann Wettbewerber. Wenn das Erreichen von Zielen innerhalb des Unternehmens zu schwierig wird, wandern Talente ab und Know-how geht verloren.

Vereinfachte Strukturen bringen dagegen viele Vorteile: bessere Kundenwahrnehmung, höhere Rentabilität, geringere Kosten, stärkere Mitarbeiterbindung und effektive Zusammenarbeit. Darüber hinaus werden Redundanzen minimiert und die Effizienz verbessert.

Aber wie kann man denn nun seine Prozesse vereinfachen?

Der Vorschlag ist, ein Projekt für die Verschlankung von Prozessen einzurichten, in dem sich einige Mitarbeiter eine Zeit lang ausschließlich mit diesem Thema beschäftigen. Dieses Projekt sollte einen hohen Stellenwert im Unternehmen haben. Gleichzeitig muss aber auch klar sein, dass die Mitarbeiter durch die Vereinfachung von Prozessen nicht ihren Job verlieren. Sonst werden sie nicht kooperieren.

Meine Erfahrung deckt sich mit der Empfehlung aus der Studie, dass Unternehmen die Komplexität verringern können, indem sie die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt ausgewählten Ansprechpartnern zur Verfügung stellen.

Dabei können entsprechende IT-Systeme helfen. Dass in dieser Studie viel Wert auf diesen Punkt gelegt wird, sollte uns nicht verwundern, da SAP ja solche IT-Systeme verkauft.

Aber meine Erfahrung ist auch, dass Prozesse zeitaufwändiger und fehleranfälliger werden, wenn die Schnittstellen zwischen den Systemen nicht ordentlich funktionieren. Wenn also ein Mitarbeiter Daten aus einer Software manuell in eine andere Software übertragen muss.

Oder wenn die Informationen in vielen verschiedenen Systemen verwaltet werden. So habe ich mal bei einem Trainingsteilnehmer folgendes beobachtet: er sollte als Einkäufer ein bestimmtes Produkt nachbestellen. In einer Datenbank hat er nachgesehen, von welchen Lieferanten dieses Produkt angeboten wird. In einer anderen Datenbank hat er die Preise recherchiert, um sie vergleichen zu können. Wiederum in einer anderen Datenbank hat er die Lieferbedingungen nachgelesen (z.B. ob ein bestimmter Lieferant nur die Bestellung annimmt, wenn eine gewisse Mindestgröße erreicht wurde). Ich weiß noch, dass er noch eine weitere Datenbank benötigte, aber ich kann mich nicht mehr erinnern, wofür. Mir war inzwischen schon ganz schwindelig geworden.

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PROjekt – PROdukt – PROzess

Heute möchte ich nochmal auf den Produktentwicklungsprozess zurückkommen.

Im Produktentwicklungsprozess werden die drei Themen Projektmanagement, Prozessmanagement und Produktentwicklung vereint.

Für die Neu- oder Weiterentwicklung eines Produktes wird in der Regel ein Projekt gestartet.

Da aber bereits früher einige Male ein neues Produkt entwickelt wurde, hat sich dazu bereits ein Prozess etabliert.

Ich habe eine interessante Publikation mit dem Titel „Organisierter, strukturierter und methodenunterstützter
ProduktEntstehungsProzess“ gefunden, die sich an KMU wendet und die ich Ihnen empfehlen kann.

Hier geht’s zur PDF-Datei: ProduktEntstehungsProzess (klicken)

Projektmanagement leicht gemacht

Heute gebe ich Ihnen ein paar Ideen, wie Sie die Tipps aus meinem E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ umsetzen können.


 

So läuft es täglich in vielen Unternehmen

Ich habe es schön häufig erlebt. Da kommt der Chef ins Büro und sagt zum Mitarbeiter: „Herr Mustermann, machen Sie sich doch mal Gedanken zu folgendem Thema.“ Der Mitarbeiter macht sich auf ein Post-It eine kurze Notiz. Der Chef geht wieder. Der Mitarbeiter stöhnt, weil er eine Zusatzaufgabe erhalten hat und nicht weiß, wie er das angehen soll, weil er sich mit dem Thema eigentlich noch gar nicht auskennt. Aber er legt sofort los, weil die Aufgabe ja vom Chef kam und daher schnell erledigt sein muss. In den nächsten Tagen macht der Mitarbeiter ein paar Überstunden und erstellt eine umfangreiche PowerPoint-Präsentation, die er dann dem Chef vorstellt. Leider passt das Ergebnis nicht zu den Vorstellungen des Chefs. Das ganze Konzept-Papier landet im Mülleimer. Der Chef denkt, er hat einen unfähigen Mitarbeiter, der nicht weiß, was wirklich wichtig ist und der Mitarbeiter ist frustriert, weil er keine Anerkennung für seine Leistung erhalten hat und nun wieder von vorne beginnen kann.

Machen Sie es ab sofort besser!

Meine Empfehlung an Sie: machen Sie es ab sofort anders! Wenn Ihr Chef Sie mit so einer vagen Aufgabenstellung überfällt, dann nehmen Sie sich gleich die Checkliste zum Projektauftrag, die Sie in der Lektion 3 des E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ finden und gehen gemeinsam mit dem Chef die Punkte durch. Fragen Sie Ihren Chef, was ihn an der aktuellen Situation genau stört, welche Probleme er sieht. Fragen Sie auch, welche Ziele der Chef mit dieser neuen Aufgabe verfolgt und welche Erwartungen er an die Lösung hat. Vielleicht hat Ihr Chef ja auch schon eine grobe Lösungsidee im Kopf? Fragen Sie nach einem Budget und Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen und nach seinen Zeitvorstellungen, wann Sie starten und fertig sein sollen. Klären Sie zum Schluss noch, in welcher Form das Konzept-Papier vorgelegt werden soll (PowerPoint-Präsentation, Word-Dokument oder reicht für den ersten Informationsaustausch auch eine E-Mail?). Um so professionell reagieren zu können, sollten Sie die Checkliste immer ausgedruckt griffbereit haben.

Der Projektauftrag

Im nächsten Schritt sollten Sie einen Projektauftrag erstellen. In der Lektion 3 gebe ich Ihnen einen Tipp, wie Sie eine entsprechende und professionelle PowerPoint-Präsentation in wenigen Schritten erstellen. Wenn Sie den Projektauftrag detailliert haben, dann gehen Sie die einzelnen Punkte in einem Gespräch mit Ihrem Chef durch, arbeiten ggf. Änderungen ein und lassen sich den Projektauftrag absegnen.

Die Projektplanung: Meilensteine

Nun beginnt die Projektplanung. Dabei geht es vom Groben ins Detail. D.h. zuerst sollten Sie wichtige Meilensteine festlegen. Zu diesen Zeitpunkten sind wichtige Zwischenergebnisse erreicht. In der Lektion 5 des E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ stelle ich Ihnen zwei Vorlagen in Excel vor, die Sie für die Planung und Darstellung Ihrer Projekt-Meilensteine einsetzen können.

Jetzt geht’s los!

Überlegen Sie sich, welche Kollegen mit Ihnen zusammen an dem Thema arbeiten sollten und laden diese zu einem Kick-off-Meeting ein. Hier stellen Sie Ihr Projekt vor und motivieren die Kollegen mitzuarbeiten.

Treffen Sie sich dann gemeinsam mit den Kollegen zu einem weiteren Termin, wo Sie zusammen ein Mindmap mit den zu erledigenden Aufgaben erstellen. In der Lektion 6 stelle ich Ihnen eine Liste mit hilfreichen Fragen vor, die Ihnen dabei hilft, nichts Wichtiges zu vergessen.

Übernehmen Sie dann die Aufgaben in eine To-Do-Liste für das Projekt. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer solchen Liste in Excel finden Sie in der Lektion 8.

Der Statusbericht

Einmal pro Monat sollten Sie einen Statusbericht erstellen und diesen Ihrem Chef vorstellen. So merkt Ihr Chef, dass es voran geht (das gibt ihm ein gutes Gefühl) und Sie können abklären, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind (das schützt Sie davor nur für den Papierkorb gearbeitet zu haben). Eine entsprechende Word-Vorlage stelle ich Ihnen in der Lektion 11 meines kostenlosen E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ vor.

Der Abschlussbericht

Wenn das Projekt beendet ist, erstellen Sie noch einen Abschlussbericht. Hierfür können Sie die PowerPoint-Vorlage aus der Lektion 13 nutzen. Aus meiner Sicht ganz wichtig, aber leider oft vergessen: Die Abschlussfeier. Meine Empfehlung: Feiern Sie gemeinsam den Erfolg. Denn häufig enden Projekte irgendwann ziemlich klanglos. Was aber sehr Schade ist, denn Sie haben viel Zeit und Energie in Ihr Projekt gesteckt. Das dürfen Sie auch einmal feiern.

Sie möchten sich für den kostenlosen E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ anmelden? Dann klicken Sie einfach auf diesen Button:

Monster des Alltags – Tratsch & Klatsch

Dieses Mal gibt es gleich zwei Monster des Alltags von Christian Moser in einem:

Tratsch & Klatsch

Was wäre das Büro ohne Tratsch & Klatsch? Ein ziemlich langweiliger Ort. Man findet diese Monster des Alltags in der Teeküche, am Kopierer oder auch auf dem Flur.

Solange alles im Rahmen bleibt, finde ich es ganz o.k. Wenn aber zuviel dazu gedichtet wird, Behauptungen und Mutmaßungen hinzukommen und daraus ein Skandal wird, ist es nicht mehr lustig. Ganz zu schweigen von den in diesen Tagen häufig verbreiteten Fake-News.

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So arbeiten Sie noch effizienter mit MS-Word

In den letzten Blog-Artikeln habe ich Ihnen kurz gezeigt, wie Sie auch als Anwender selbst Makros in Word aufnehmen können, um dadurch Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten. Über die Makro-Aufzeichnungen sind die Möglichkeiten allerdings eingeschränkt. Viel mehr möglich wäre über die Makro-Programmierung in VBA. Zu diesem Thema habe ich ein Interview mit Maik Hoffmann von meinem Kooperationspartner mitcon geführt.


Meike Kranz: Hallo Herr Hoffmann, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen, mir ein paar Fragen zur Makro-Programmierung zu beantworten.

Maik Hoffmann: Ja gern! Makro-Programmierung ist mehr als das Aufzeichnen der Bedienung und erfordert natürlich Einarbeitung. Aber die Möglichkeiten, die sich daraus ergeben, rechtfertigen den Aufwand.

Meike Kranz: In meinen Videos habe ich gezeigt, dass man Informationen in die Kopf- und Fußzeile eines Briefes per Makro einfügen kann. Welche weiteren Beispiele gibt es?

Maik Hoffmann: Die Anwendungsmöglichkeiten von Makro-Programmierung sind vielfältig und oft auch sehr individuell. Praktisch jeder Anwender oder jede Firma hat besondere Anforderungen und Routineaufgaben, die mit Makro-Programmierung vereinfacht werden können. Aber es gibt natürlich auch Beispiele, von denen fast alle Anwender profitieren können. Eines haben Sie genannt. Makros wie dieses lassen sich ganz einfach aufzeichnen. Mit der Programmierung gibt es aber darüber hinaus noch wesentlich mehr Möglichkeiten. So kann man etwa aus Dokumenten heraus über Dialoge auf externe Daten, wie etwa Adressen oder das firmeneigen Active Directory, zugreifen. Es lassen sich per Knopfdruck beliebige Elemente des Dokuments, wie z.B. Logos oder alternative Firmenstandorte, sichtbar bzw. unsichtbar machen oder als Bausteine in das Dokument einfügen. Daraus alleine ergibt sich schon eine Unzahl an Anwendungsmöglichkeiten.

Meike Kranz: Bei diesen Makros werden ja Daten direkt in den Text an die richtige Stelle eingefügt. Gäbe es auch die Möglichkeit, den Anwendern Ausfüllhilfen für Formulare anzeigen zu lassen?

Maik Hoffmann: Ja, sicher! Sie können beispielsweise in ein beliebiges Word-Formular Text- oder Infoboxen mit situativen Erläuterungen einfügen, die entweder per Schaltfläche ein- und ausgeschaltet werden können oder aber sich beim Drucken automatisch selbst ausblenden. 

Meike Kranz: Das ist ja toll. Aber bevor ein Mitarbeiter einen Brief, ein Angebot oder eine Rechnung schreibt, muss er ja erstmal die richtige Vorlage dafür finden. Das ist leider in Word mit einigen Klicks verbunden. Gäbe es die Möglichkeit, das Aufrufen der unternehmenseigenen Dateivorlagen zu vereinfachen?

Maik Hoffmann: Auch das ist möglich. So kann man mit Hilfe der Programmierung Vorlagenverzeichnisse virtuell zusammenlegen und die Vorlagen in einem Dialog anzeigen lassen, automatisch filtern und nach eigenen Kriterien sortieren. Auf diese Weise kommt man dann schnell und einfach zu der gewünschten Dokumentvorlage.

Meike Kranz: Wer in seinem Word-Dokument viele Felder, wie z.B. das Datum oder ein Inhaltsverzeichnis einfügt, sollte diese Felder vor dem Druck aktualisieren. Dies kann natürlich schnell vergessen werden. Gibt es auch dafür eine bessere Lösung?

Maik Hoffmann: Es gibt in der Makro-Programmierung für fast alles eine Lösung. In diesem Fall gäbe es etwa die Möglichkeit, in der betreffenden Dokumentvorlage die Druckfunktion so abzuändern, dass automatisch im Hintergrund vor dem Drucken eine Aktualisierung aller in dem Dokument befindlichen Felder und Verzeichnisse stattfindet. Natürlich kann auch eine Schaltfläche für das gleichzeitige Aktualisieren aller Felder und Verzeichnisse auf eine der Registerkarten in Word gelegt werden.

Meike Kranz: Ich möchte noch auf einen anderen Aspekt zu sprechen kommen. Das Unternehmen ist natürlich daran interessiert, dass alle Dokumente, die an Kunden gesendet werden, einheitlich aussehen. D.h. im Corporate Design wird festgelegt, welche Schriftart und –größe und welche Farben in allen Dokumenten verwendet werden soll. Wie kann ein Makro in Word die Mitarbeiter dabei unterstützen? 

Maik Hoffmann: Da wären zunächst einmal die automatisierten Dokumentvorlagen, welche etwa über Dialogsteuerung schon sehr effizient dafür sorgen, dass alle individuellen Dokumentangaben automatisch und natürlich auch mit der korrekten Formatierung in das Dokument eingefügt werden. Der Anwender muss sich also gar nicht um Platzierung oder Formatierung von Text kümmern.

Darüber hinaus ist es auch möglich, über eine spezielle Makrofunktion die Formatierung von Dokumenten automatisch prüfen zu lassen. Verstöße gegen den korrekten Einsatz von Schriftgrößen oder Schriftarten oder anderes mehr lassen sich so auf mannigfaltige Weise hervorheben bzw. korrigieren. Eine solche Funktion kann etwa auch dem Drucken des Dokuments vorangeschaltet werden. Auf diese Weise wird schon vor dem Druck vor Fehlern gewarnt oder diese werden ggf. sogar automatisch korrigiert.

Meike Kranz: Word bringt ja standardmäßig viele Funktionen mit. Aber manchmal fällt es mir schwer, diese zu finden, weil die Microsoft-Programmierer sie echt gut in Untermenüs versteckt haben. Einige Funktionen werden auch im Standard-Menü gar nicht angezeigt. Mich ärgert darüber hinaus auch das ständige hin und her klicken und wechseln zwischen den Reitern. Könnte man das übersichtlicher gestalten und vereinfachen?

Maik Hoffmann: Auch das ist möglich. Selbst erstellte individuelle Funktionen lassen sich, ebenso wie die von Ihnen erwähnten Word-internen Funktionen, sehr einfach direkt als Schaltflächen auf bestehende Registerkarten übertragen, so dass diese Funktionen dann sofort per Mausklick ausgewählt werden können. Das Ganze kann man natürlich auch auf die Spitze treiben, indem man sich ganze eigene Registerkarten in Word neu anlegt und mit den gewünschten Funktionen belegt. So hat man dann alles Nötige immer im direkten Zugriff, während man die nicht benötigten Funktionen nicht länger im Wege hat.

 Meike Kranz: Vielen Dank für diese Beispiele. Ich denke, man kann ganz gut daran erkennen, was durch die Makro-Programmierung alles möglich ist. Vergleichbare Chancen für Effizienzsteigerungen gibt es bestimmt auch in Excel und PowerPoint. Können Sie dafür Beispiele aus der Praxis beschreiben?

Maik Hoffmann: Im Laufe der Jahre wurden die vielfältigsten Anforderungen dieser Art an uns als Firma herangetragen. In Excel wünschen sich unsere Kunden oft die makrogesteuerte Darstellung von Szenarien, die sich aus den eigenen Zahlen ergeben. Das geht hin bis zu umfangreichen Cockpit-Lösungen, bei denen etwa die Einnahmen und Ausgaben von Unternehmen, abhängig von eigenen Stellgrößen, übersichtlich präsentiert werden.

In PowerPoint kann man beispielsweise automatisch eine Agenda aus einer vorhandenen Präsentation generieren oder einen Vertraulichkeitsvermerk aus einer Dialogauswahl in die Präsentation einfügen. Beliebt ist auch die Erweiterung des internen Farbschemas um weitere Hausfarben. Natürlich ist auch bei PowerPoint eine nachträgliche Formatkontrolle möglich. Die Anwendungsmöglichkeiten sind fast unbegrenzt.

Meike Kranz: Ich denke, an diesen Beispielen kann man gut erkennen, welches Zeitspar-Potenzial in der Makroprogrammierung steckt. Ich bedanke mich noch einmal ganz herzlich für Ihre leicht verständlichen Erklärungen zu diesem Thema.

Maik Hoffmann: Das ist richtig. Und überdies wird oft nebenher auch die Qualität erhöht. Es lohnt sich zu prüfen, welche Effekte im eigenen Unternehmen durch Makroprogrammierung möglich sind. – Auch ich bedanke mich für das Interview.

 

Über den Interview-Partner:

Maik Hoffmann

* 29. Juli 1984

Fachinformatiker mit Schwerpunkt Anwendungsentwicklung
Leiter des Fachbereichs CD-Projekte der mitcon GmbH in Bonn

Leitung von zahlreichen Projekten zur Umsetzung von
Design in Office-Vorlagen bzw. zur Konvertierung von Vorlagen

Schwerpunkt: Automatisierte dialoggesteuerte Korrespondenzvorlagen
mit hoher Funktionsvielfalt und externem Datenzugriff

 

Kontakt:

Maik Hoffmann
mitcon GmbH
Lievelingsweg 102-104
D 53119 Bonn
+49 228 91837-80
hoffmann@mitcon.de

www.mitcon.de

Monster des Alltags – Die Neugier

Heute möchte ich Ihnen ein weiteres Monster des Alltags von Christian Moser vorstellen:

Die Neugier

Eigentlich will die Neugier nur etwas Gutes. Aber dieses Monster arbeitet sicherlich gut mit dem noch folgenden Monster des Alltags „Tratsch und Klatsch“ zusammen. Daher muss man sich vor allzu neugierigen Kollegen gelegentlich schützen.

Ansonsten wird man sich wundern, welche Reportage daraus geworden ist. Das, was man gesagt hat, wird neu verarbeitet und stellt sich plötzlich ganz anders dar.

Wenn Sie einen solchen etwas neugierigen Kollegen haben, dem können Sie ja vielleicht dieses Monster zeigen als Wink mit dem Zaunpfahl.

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