Zeitmanagement-Methoden spielend erlernen

Zeitmanagement-Methoden spielend erlernen mit CHRONOS

CHRONOS ist ein Gesellschaftsspiel von Ravensburger. Es wurde mit Prof. Dr. Seiwert zusammen entwickelt.

Ich dachte mir, das es doch einmal eine gute Idee wäre, die ganzen Techniken und Methoden auf eine andere Art und Weise zu erlernen und habe mir das Spiel gekauft.

Es besteht aus einem Spielfeld, mehreren Chips, Erfolgstafeln, Wegeteilen und Chronoskarten. Es gibt neben der Spielanleitung noch ein Buch, in dem die Zeitmanagement-Methoden erklärt werden.

Das Gute ist: Man kann es auch alleine spielen. Gedacht ist es für bis zu 6 Spielern.

Aus dem Klappentext:

Wenn nicht jetzt, wann dann?

Laufen Sie immer nur der Zeit hinterher? Dann sind Unzufriedenheit und Stress Ihre täglichen Begleiter. Lernen Sie mit CHRONOS, Ihre Zeit zu managen, damit Sie in Zukunft mit Ihrer Leistung zufriedener sind. Ganzheitliches Zeitmanagement hilft Ihnen, Ihre Zeit besser zu nutzen und Ihre Leben in Balance zu halten. Setzen Sie sich mit den Checklisten, Methoden und Anregungen aus dem Trainingsbuch auseinander, und entwickeln Sie auf dieser Basis Ihre persönliches Zeit- und Lebensmanagment.

Meine persönliche Meinung zu dem Spiel

Das Spiel selbst hat mir nicht so gut gefallen, weil man eigentlich immer alles schon richtig macht. Dies wird jedenfalls unterstellt. Ich kann also keine Fehler machen und daraus lernen. Der Lerneffekt ist bei mir dadurch ausgeblieben.

Hilfreich war dagegen das Begleitbuch. Hier wurden die Methoden kurz und anschaulich erklärt. Außerdem gibt es verschiedene Selbsttests mit Auswertungen und Tipps.

Das Spiel ist schon älter, daher kommt das Thema E-Mails meiner Meinung nach zu kurz.

Das Spiel stelle ich in dem folgenden Video vor:

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Das Spiel wird nur noch als Restposten bzw. gebraucht angeboten und kann bei Amazon erworben werden:

Welchen Planer für 2019?

Neues Jahr, neuer Planer

Das Jahr 2019 steht quasi vor der Tür, da wird es Zeit, sich über einen neuen Planer Gedanken zu machen.

In diesem Beitrag stelle ich Ihnen verschiedene Papier-Planer vor. Bei der Suche nach einem geeigneten Modell ging es mir nicht nur um praktische Aspekte (1 Woche auf 2 Seiten, Stundenskala, Aufgabenliste, Prioritäten für die Woche, Notizen), sondern auch um Gestaltungselemente.

Oder anders gesagt: Der Planer sollte dieses Mal nicht einfach schlicht und praktisch sein, sondern auch ansprechend aussehen.

Warum Sie schriftlich planen sollten

Letztendlich ist es egal, ob Sie eine handschriftliche To-Do-Liste auf einem Blatt Papier führen, in Excel eine Tabelle anlegen, eine App auf Ihrem Smartphone nutzen oder einen der vorgestellten Planer haben, Hauptsache Sie planen nicht nur im Kopf. Pläne, die wir im Kopf machen, schmeißen wir viel schneller über den Haufen.

Und ganz ehrlich: Wenn Sie, wie ich, zwei Kinder haben, dann ist es unmöglich alle Termine im Kopf zu behalten.

Im folgenden Video stelle ich Ihnen verschiedene Planer vor. Vielleicht ist ja auch der Richtige für Sie dabei. Übrigens auch gut als Weihnachtsgeschenk geeignet.

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Dies sind die Links zu den verschiedenen Produkten/Anbietern:


Make it happen von Idee

My Planner von Rayher

Persönlicherkalender.de

TimeSystem

Welchen Kalender/Planer werden Sie im nächsten Jahr benutzen? Bitte hinterlassen Sie einen Kommentar.

 

 

 

Monster des Alltags – Die Käuflichkeit

Hat ein Unternehmensberater Ihren Betrieb umgekrempelt? Dann kommt Ihnen dieses Monster des Alltags von Christian Moser sicherlich bekannt vor:

Die Käuflichkeit

Den Text zu diesem Monster finde ich so passend und genial, ich möchte eigentlich gar nichts mehr hinzufügen.

Ich sage natürlich nicht, dass alle Unternehmensberater schlechte Arbeit machen und immer nur die Kostenreduzierung durch Mitarbeitereinsparung und Gewinnmaximierung im Blick haben. Aber wenn es tatsächlich ganz schlecht läuft, dann hat man nach einer solchen Beratungsmaßnahme das Gefühl, das eigene Unternehmen nicht mehr wiederzuerkennen.

In immer mehr Unternehmen wird daher zu Recht mehr Wert auf die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit gelegt, als auf die nackten Zahlen. Und in Zeiten des Fachkräftemangels rücken auch Themen, wie die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie in den Fokus.

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Sie sind neugierig geworden und wollen noch mehr Monster des Alltags kennenlernen? Hier können Sie das Buch bestellen:

Ihnen gefallen die Monster so gut, dass Sie sie als Postkarte an Kollegen verteilen möchten oder sich selbst immer mal wieder daran erinnern wollen? Hier können Sie das Postkarten-Set bestellen:

Office-Quiz: Wie gut sind Ihre Kenntnisse in den MS-Office-Programmen?

Wie gut sind Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook?

In meinen Seminaren und Coachings frage ich die Teilnehmer gerne, ob sie irgendwann einmal an einem Kurs in den MS-Office-Programmen teilgenommen haben. Die häufigste Antwort: Nein. Die zweit häufigste Antwort: Ist lange her.

Word, Excel, PowerPoint und auch Outlook bieten eine Vielzahl an Funktionen. Einige sind sehr nützlich und sollte von jedem Büro-Mitarbeiter beherrscht werden, andere sind sehr speziell und werden nur von einer kleinen Anzahl der Anwender genutzt.

Im Büroalltag bleibt in der Regel nicht die Zeit, sich selbst mit allen sinnvollen Funktionen und Menüpunkten vertraut zu machen. Wer keine Schulung erhält, der bleibt letztendlich weit unter den Möglichkeiten, die die Programme bieten und verschwendet dadurch Zeit.

Denn

  • Word ist keine Schreibmaschine, sondern ein TextVERARBEITUNGSprogramm
  • Excel ist kein kariertes Blatt Papier, sondern ein DATENVERARBEITUNGSprogramm
  • mit PowerPoint lassen sich Informationen wirklich SCHÖN und ANSPRECHEND darstellen
  • mit Outlook kann man nicht nur Mails empfangen und senden, sondern sich SELBST ORGANISIEREN

Aber wie gut sind Sie? Beherrschen Sie die Grundlagen? Um das herauszufinden empfehle ich Ihnen das Office-Quiz von HERDT, einem Verlag für entsprechende Schulungsbücher. Testen Sie jetzt Ihr Wissen in Office 2013 und klicken auf die jeweiligen Schaltflächen. Sie werden dann zum Quiz weitergeleitet:

Sie möchten sich mit Outlook besser organisieren? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Erklärvideos an.

Sie möchten Word zeitsparend nutzen? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Videos an.

Tipps & Tricks zu Excel finden Sie hier.

Tolle Animationen und andere nützliche Funktionen in PowerPoint erkläre ich hier.

Mein Outlook-Handbuch und umfangreiche Videokurse zu PowerPoint finden Sie in meinen Online-Produkten.

So erstellen Sie ein Makro für die Funktion Text in Spalten

Die Funktion „Text in Spalten“ mit nur einem Klick nutzen

Ich habe bereits das Thema Makro-Programmierung in Word vorgestellt. In diesem älteren Beitrag erkläre ich die grundsätzliche Vorgehensweise Schritt-für-Schritt: Makro-Programmierung

Dies funktioniert natürlich auch in Excel.

In diesem Beispiel erstelle ich ein Makro für die Funktion „Text in Spalten“, bei der ich normalerweise mehrfach klicken muss. So kann ich Zeit sparen.

Für alle, die diese Funktion bisher noch nicht genutzt haben hier ein kurzes Anwendungsbeispiel:

Sie erhalten von einem Kollegen eine Excel-Tabelle mit Adressdaten. Diese Daten möchten Sie für einen Serienbrief nutzen. Da der Kollege die Daten aus einem anderen Programm geholt hat, stehen der Vor- und Nachname zusammen in einer Zelle. Für den Serienbrief müssen Vor- und Nachname aber in zwei Spalten getrennt stehen, da Sie für die Anrede nur den Nachnamen einsetzen werden.

Schritt 1: Register Entwicklertools

Auch in Excel muss ich erstmal die Registerkarte „Entwicklertools“ sichtbar machen.

Dafür klicken Sie einfach auf Datei – Optionen – Menüband anpassen – und den Haken vor Entwicklertools setzen.

Schritt 2: Makro aufzeichnen

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“ und vergeben einen Namen.

Danach klicken Sie durch die einzelnen Schritte durch, die notwendig sind in der Funktion „Text in Spalten“.

Beenden Sie dann die Makroaufzeichnung. Fertig.

Im folgenden Video können Sie sich die einzelnen Schritte ansehen:

 

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So nehmen Sie in Excel ein Makro für die Einstellung der Seitenränder auf

Die Seitenränder in Excel mit einem Klick ändern

Ich habe bereits das Thema Makro-Programmierung in Word vorgestellt. In diesem älteren Beitrag erkläre ich die grundsätzliche Vorgehensweise Schritt-für-Schritt: Makro-Programmierung

Dies funktioniert natürlich auch in Excel.

In diesem Beispiel erstelle ich ein Makro für bestimmte Einstellungen bei den Seitenrändern. Statt immer wieder diese Einstellungen manuell vorzunehmen, kann ich nun das Makro einfach aufrufen und somit viele Klicks und damit Zeit sparen.

Schritt 1: Register Entwicklertools

Auch in Excel muss ich erstmal die Registerkarte „Entwicklertools“ sichtbar machen.

Dafür klicken Sie einfach auf Datei – Optionen – Menüband anpassen – und den Haken vor Entwicklertools setzen.

Schritt 2: Makro aufzeichnen

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“ und vergeben einen Namen.

Danach klicken Sie durch die einzelnen Schritte durch, die notwendig sind, benutzerdefinierte Seitenränder zu speichern.

Beenden Sie dann die Makroaufzeichnung. Fertig.

Im folgenden Video können Sie sich die einzelnen Schritte ansehen:

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Wie Sie eine Stunde länger arbeiten und trotzdem früher Feierabend machen

Ja, Sie haben richtig gelesen. Sie können länger arbeiten und trotzdem früher fertig sein. Wenn Sie Chef eines kleinen Betriebes sind und ich Sie neugierig gemacht habe, dann sollten Sie jetzt weiterlesen.

Sind Sie auch zu Beginn Ihrer Selbständigkeit als „One-(Wo)man-Show“ gestartet und haben alles selbst gemacht? Als es dann immer besser lief haben Sie ein paar Mitarbeiter eingestellt. Diese sollten Sie entlasten und Arbeit abnehmen.

Ich beobachte immer wieder, dass es aber ganz anders läuft. Der Chef delegiert zwar Aufgaben an die Mitarbeiter, aber um sicher zu stellen, dass alles perfekt ist, kontrolliert er jedes Ergebnis. Die Erwartung, die dahinter steckt ist, dass alles so erledigt wird, als hätte er es selbst getan. Dies ist ein sehr hoher Anspruch und kann genau genommen nicht von den Mitarbeitern erfüllt werden.

Wenn diese Chefs bessere Strukturen etablieren würden, müssten sie ihre Zeit nicht mehr damit verbringen, ihre Mitarbeiter zu kontrollieren. Sie könnten ihre Zeit besser nutzen. Sie arbeiten also effizienter und sind dadurch früher fertig.

Seien Sie ehrlich: Schauen Sie auch noch immer nach, was Ihre Mitarbeiter gemacht haben?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar dazu unter diesem Artikel.

FAQ zum Prozessmanagement

Diese Fragen werden mir immer wieder zum Prozessmanagement gestellt. Gerne antworte ich darauf:

Ich frage 3 Kollegen zu einem bestimmten Prozess und bekomme 5 Antworten. Wenn ich ein paar Tage später nochmal etwas nachfrage, wird mir wieder etwas anderes erzählt. Wie soll ich so einen Prozess dokumentieren können?

Das ist tatsächlich die große Herausforderung bei der Prozessaufnahme und -dokumentation.  Es bedeutet nicht, dass die Mitarbeiter nicht wissen, was sie tun. Viel mehr ist es so, dass den Mitarbeitern nicht sofort alle Schritte einfallen. Außerdem kann es gut sein, dass jeder eine Aufgabe etwas anders durchführt. So kommt es zu den Unterschieden.

Mein Tipp: Bringen Sie alle 3 Kollegen zusammen und dokumentieren den Prozess mit Hilfe von Haftnotizzetteln an einer Metaplanwand. So können die Unterschiedlichen Vorgehensweisen direkt diskutiert werden. Eine andere Möglichkeit wäre, sich die einzelnen Arbeitsschritte direkt am Arbeitsplatz zeigen zu lassen und genau zu beobachten.

 

Warum soll ich zu einem Arbeitsschritt auch aufschreiben, wer das tut und welche Dateien, Softwareprogramme und andere Sachmittel dafür benutzt werden?

Wenn Sie diese zahlreichen Elemente eines Prozesse auch dokumentieren, arbeiten Sie mit einem sehr hohen Detaillierungsgrad. Oft werden Prozesse gar nicht so detailliert beschrieben. Aber das hat Nachteile: Wenn z.B. ein Mitarbeiter Daten in Excel erfasst, diese ausdruckt, um sie an einen Kollegen weiterzugeben, der dann wiederum Teile davon manuell in Excel erfasst ist dies ein gelinde gesagt nicht ganz optimaler Prozess. Diese Verbesserungspotenziale finden Sie allerdings nur heraus, wenn Sie sich einen Prozess so detailliert anschauen. Auf einer höheren Ebene sehen Sie diese Punkte nicht und denken, der Prozess läuft optimal. 

 

Wie viele Prozesse sollte ich dokumentieren?

Die einfache Antwort darauf lautet: Alle. Dafür werden Sie aber wahrscheinlich einige Jahre benötigen.

Mein Tipp: Beginnen Sie mit den Kernprozessen. Denn hier wird das Geld verdient. Optimierungsmaßnahmen bringen hier die größten Effekte.

 

Wie halte ich die Prozessdokumentation immer aktuell?

Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, dass dies in 100% der Prozesse gelingt. Es würde wahrscheinlich bereits helfen, wenn Sie bei jeder Änderung (z.B. Einführung einer neuen Software, Änderungen in der Aufbauorganisation, Umstrukturierungsmaßnahmen) daran denken, auch die Prozesse anzupassen.


 

Sie wollen durchstarten und Prozesse in Ihrem Unternehmen nicht nur aufschreiben, sondern auch optimieren? Dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs „Basiskurs Prozessmanagement“.  Hier stelle ich Ihnen ausführlich alle Methoden vor.

Außerdem zeige ich Ihnen eine kostenlose Software, mit der Sie ereignisgesteuerte Prozessketten professionell dokumentieren können.

Wohin führt eine Prozesslandschaft?

Heute möchte ich Ihnen noch ein paar Begriffe aus dem Prozessmanagement erklären.


Die Prozesslandschaft

Die Prozesslandschaft gibt einen guten Überblick über die Prozesse im Unternehmen. Dabei ist der Detaillierungsgrad noch relativ hoch.

Es wird in 3 Ebenen unterschieden: der Kernprozess ist zentral und steht daher in der Mitte. Darüber gibt es Management-Prozesse. Unterhalb des Kernprozesses werden die unterstützenden Prozesse angeordnet.

  • Management-Prozesse:
    • Festlegung der Unternehmensziele
    • Unternehmenssteuerung
    • Überwachung der Zielerreichung
  • Kernprozess:
    • Sichtbarer und unmittelbarer Kundennutzen
  • Unterstützende Prozesse:
    • Bereitstellung betriebliche Ressourcen
    • Sicherung des reibungslosen Ablauf des Geschäftslebens

Ein Beispiel sieht so aus:

Nachdem man die Prozesslandschaft erstellt hat, kann man die einzelnen Prozesse dokumentieren. In der Fachsprache wird dies auch „modellieren“ genannt.

Elemente eines Prozesses

Ein Prozess besteht aus verschiedenen Elementen. Zentral ist natürlich die Aufgabe. Man sollte zur Aufgabe aber auch dokumentieren, wer der Aufgabenträger ist, wer also diese Aufgabe übernimmt. Dazu nennt man nicht den konkreten Mitarbeiternamen, sondern die Funktion, wie sie im Organigramm steht (z.B. „Assistenz“ oder „Sachbearbeiter Rechnungswesen“ oder „strategischer Einkäufer“). Um alles perfekt zu dokumentieren, sollte man auch noch dazuschreiben, welche Sachmittel, Software und Informationen (z.B. Dateien) für die Erledigung dieser Aufgabe benötigt werden.

 

Methoden der Prozessaufnahmen

Es gibt zahlreiche Methoden, um Prozesse aufzunehmen. Ich will diese hier nicht einzeln nennen. Üblicherweise werden die Sachbearbeiter befragt, wie Sie in einem bestimmten Prozess vorgehen. Die einzelnen genannten Arbeitsschritte werden dann aufgeschrieben. Man kann aber auch die Mitarbeiter beobachten oder Laufzettel einsetzen.

 

Methoden der Prozessdokumentation

Auch hier gibt es zahlreiche Methoden, um Prozesse zu dokumentieren. Einige eignen sich speziell für IT-Abteilungen, andere wurden für den öffentlichen Dienst entwickelt.

Ich möchte hier die „Ereignisgesteuerte Prozesskette“ nennen, die 1992 von einer Arbeitsgruppe unter Leitung von August Wilhelm Scheer an der Universität des Saarlandes in Zusammenarbeit mit der SAP AG entwickelt wurde. Die Elemente sind: Operatoren, Ereignisse, Funktionen. Ein Ereignis beschreibt den Beginn des Prozesses (z.B. Kunde bestellt Produkt xy per Fax) und auch den erreichten Zustand am Ende des Prozesses (z.B. Produkt ist an den Kunden ausgeliefert). Funktionen sind die einzelnen Aufgaben. Es gibt an einigen Stellen Konnektoren, an denen ein Prozess verzweigt. Man unterscheidet zwischen „und“ und „oder“. Bei einem Und-Konnektor laufen im Prozess zwei Arbeitsstränge parallel ab, bei einem Oder-Konnektor geht es im Prozess entweder in der einen oder anderen Richtung weiter. Dabei kann es sein, dass in einer Schleife vom Nebenstrang auf dem Hauptprozess weiter oben zurückgeführt wird (z.B. wenn ein Formular nicht vollständig ausgefüllt ist) oder der Nebenstrang endet (z.B. wenn eine Bestellung abgebrochen wird). Die einzelnen Elemente werden mit sogenannten „Kanten“ verbunden. Es handelt sich dabei um eine sehr verbreitete Methode, die auch ich jahrelang angewendet habe.

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Sie möchten die von mir erwähnten Methoden zur Prozessaufnahme und Prozessdokumentation genauer kennenlernen? Dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs „Basiskurs Prozessmanagement“.  Hier stelle ich Ihnen ausführlich alle Methoden vor.

Außerdem zeige ich Ihnen eine kostenlose Software, mit der Sie ereignisgesteuerte Prozessketten professionell dokumentieren können.

Begriffsklärung: Reengineering, Innovation, Verbesserung

 

Reengineering, Innovation und Verbesserung werden in Unternehmen häufig synonym verwendet. Dabei gibt es einige Unterschiede zwischen den Begriffen. Daher nutze ich diesen Artikel zur Begriffsklärung.

 

 

Reengineering

Re-Engineering (oder Reengineering) ist ein Konzept für die durchgreifende Änderung von Produktions-/Geschäftsprozessen in Betrieben. Das Resultat sind Verbesserungen in entscheidenden messbaren Leistungsgrößen in den Bereichen Kosten, Qualität, Service und Zeit.

Re-Engineering bedeutet, altbekannte Vorgehensweisen aufzugeben und die Arbeit, die in den Produkten und Dienstleistungen eines Unternehmens steckt, aus einem neuen Blickwinkel zu betrachten, sowie dem Kunden einen neuen Wert zu bieten.

Innovation

Innovation heißt wörtlich „Neuerung“ oder „Erneuerung“. Das Wort ist vom lateinischen Verb innovare (erneuern) abgeleitet. In der Umgangssprache wird der Begriff im Sinne von neuen Ideen und Erfindungen und für deren wirtschaftliche Umsetzung verwendet. Im engeren Sinne resultieren Innovationen erst dann aus Ideen, wenn diese in neue Produkte, Dienstleistungen oder Verfahren umgesetzt werden, die tatsächlich erfolgreiche Anwendung finden und den Markt durchdringen (Diffusion).

In die Wirtschaftswissenschaft wurde der Begriff durch Joseph Schumpeter mit seiner Theorie der Innovationen eingeführt; hier ist er als Aufstellung einer neuen Produktionsfunktion definiert. Wirtschaft und Gesellschaft wandeln sich, wenn Produktionsfaktoren auf eine neuartige Art und Weise kombiniert werden.

Verbesserung

Unter Verbesserung kann man verstehen: eine Erhöhung der Qualität, die Berichtigung von Fehlern durch Korrektur.

Synonyme: Aufbesserung, Aufwertung, Besserung, Optimierung, Verfeinerung, Vervollkommnung, Fortentwicklung, Fortschritt, Korrektur, Nachbesserung, Erneuerung, Neuausrichtung, Neuorientierung

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