Zeit sparen mit Textbausteinen

Keine Lust, immer alles selbst zu tippen? Keine Zeit, um einen Text zu formulieren?

„Ich habe das doch schon einmal geschrieben, aber wo ist die Datei?“

Kennen Sie das? Bei Briefen, Angeboten, Anschreiben oder Bestätigungen verwenden Sie eigentlich immer wieder den gleichen Text. Oder zumindest einige Varianten davon.

Statt immer wieder die Texte neu zu formulieren und zu tippen, können Sie Zeit sparen, wenn Sie auf alte Texte zurückgreifen. Und wo finden Sie diese?

Machen Sie es so, wie viele meiner Trainingsteilnehmer und durchsuchen die Dateiablage nach passenden Texten? Das kostet viel Zeit und Nerven.

Viel schneller geht es mit Textbausteinen bzw. Schnellbausteinen, die Sie einmal abspeichern und dann immer wieder verwenden können. Wie Sie diese Texte hinterlegen und einfügen, erkläre ich in diesem Video:

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Mit dem Besteckkasten-Prinzip zu mehr Ordnung am Arbeitsplatz

Ein weiteres Fallbeispiel aus meinen Coachings:

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Stellen Sie sich vor, Sie sind Sachbearbeiter in einem mittelständischen Betrieb. An Ihrem Schreibtisch sieht es chaotisch aus, was bereits zu einem gewissen Ruf geführt hat.

Ihre Kollegen belächeln Sie – und noch schlimmer – Ihr Chef hat Ihnen in letzter Zeit nicht mehr die interessanten Aufgaben übergeben, weil Sie Ihre Arbeit einfach nicht mehr schaffen.

Dabei haben Sie doch eigentlich alles im Griff. Sie wissen genau welche Unterlagen und Vorgänge in den einzelnen Papierstapeln auf Ihrem Schreibtisch liegen.

Zugegeben, in letzter Zeit fühlen Sie sich häufiger überlastet. Auf Ihrem Schreibtisch stapeln sich die unbearbeiteten Vorgänge, die Ablagekästen auf dem Sideboard quellen über, Ordner stehen auf dem Boden.

Geradezu peinlich wird es, wenn Sie sich mit einem Kollegen kurz beraten möchten und erstmal die Papierstapel von Ihrem Besprechungstisch wegräumen müssen.

So ging es Peter S. , als er mit seinem Chef vereinbart hat, dass er Hilfe beim Aufräumen und für ein besseres Zeitmanagement bekommen sollte und sie vereinbarten, mich zu beauftragen.

Ich erkläre Ihm, dass Ordnung am Arbeitsplatz dem einfachen Besteckkasten-Prinzip folgt: Alles bekommt einen festen Platz, so wie zuhause in seiner Besteck-Schublade.

Was Ihnen zu Hause locker gelingt, brauchen Sie jetzt nur noch ins Büro übertragen. Aber HALT! Es gibt natürlich einen entscheidenden Unterschied. Wenn wir alles einfach nur in Ordner abgelegt hätten, wären die Vorgänge „aus den Augen, aus dem Sinn“ gewesen.

Die Lösung: Wir legen die Papierunterlagen nicht nur in geeignete Ordner ab, sondern planen die jeweiligen Aufgaben in einem Wiedervorlagesystem ein. Dies könnte z.B. in Outlook eingerichtet werden, sodass Sie daran erinnert werden, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen und die entsprechenden Unterlagen finden Sie im beschrifteten Ordner.

Nach 4 Stunden waren wir mit dem Schreibtisch fertig. Der Schreibtisch ist jetzt leer. Und nicht nur das. Viele Vorgänge haben sich inzwischen erledigt, oder es gibt aktuellere Versionen der Unterlagen. Zu seinem eigenen Erstaunen hatte sich vieles bereits erledigt, sodass der Arbeitsberg größer aussah, als er eigentlich ist. Jetzt ist er zuversichtlich, weil er merkt, dass er wieder Herr der Lage ist.

Die Wiedervorlage gibt ihm die Sicherheit, nichts zu vergessen und die Aufgaben rechtzeitig anzugehen.

Nach 3 Wochen kam ich wieder vorbei. Sein Schreibtisch war immer noch aufgeräumt. Aber nicht nur das. Eine schöne Blume stand da und er begrüßte mich mit einem Lächeln.

Er fokussierte sich nun mehr auf die aktuelle Aufgabe und ließ sich nicht mehr durch die anderen unerledigten Aufgaben ablenken. Dadurch wurde er schneller fertig und hielt die Deadlines Das hatte ihm bereits Lob und Anerkennung vom Chef eingebracht. Er schaffte mehr in kürzerer Zeit und war auch noch deutlich entspannter dabei.

In der letzten Phase gingen wir nun noch die Schränke an. Einige Ordner konnten ins Archiv gebracht werden. Andere Unterlagen, wie z.B. Kataloge und Flyer sind veraltet und wurden von uns weggeschmissen. 

Als wir uns die vielen Ordner genauer ansahen, stellt sich heraus, dass 70% der Unterlagen weggeschmissen werden konnten. Und das ist übrigens keine Seltenheit.

Am Ende hat sich sein Büro komplett verändert. Es ist viel mehr Platz, ein ganzer Schrank kann sogar abgebaut werden. Er fühlt sich von all dem Ballast befreit und wirkt locker und entspannt. Voller Elan geht er neue Aufgaben an.

Dies ist nur ein Beispiel von vielen. Geht es Ihnen auch so wie Peter S.? Dann nehmen Sie einfach per Mail Kontakt zu mir auf. In einem kostenlosen und unverbindlichen Strategiegespräch klären wir am Telefon, wie ich Sie dabei unterstützen kann, mit mehr Ordnung und geeigneten Strukturen wieder Herr der Lage zu werden.

Fallstudie: In 3 Schritten zu einem erfolgreichen Teamleiter

Heute möchte ich Ihnen aus meinen Coachings berichten.

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Stellen Sie sich einmal folgende Situation vor:

Sie sind Teamleiter in einem mittelständischen Unternehmen. Seit einem Jahr ist Ihre Projektliste immer länger geworden und trotz Überstunden schaffen Sie und Ihr vierköpfiges Team es nicht, alles zu bearbeiten. Der Geschäftsführer ist genervt, in der wöchentlich stattfindenden Besprechung können Sie nur wenige Erfolge melden. Der Betriebsrat fordert: Überstunden runter. Der Geschäftsführer sagt: kein Geld für neue Mitarbeiter. Das Image Ihres Teams bei den anderen Führungskräften ist im Keller. Alle sind frustriert, der Berg an Aufgaben schwillt täglich weiter an. Ihr Image als Führungskraft nimmt bereits Schaden.

In dieser Situation bat mich Uwe S. um Hilfe.

Als ich mir die Abläufe im Unternehmen ansehe, wird schnell klar: viel zu viel Zeit geht verloren, weil es keine klaren Strukturen und Werkzeuge gibt. So werde ich Zeuge eines Gespräches zwischen dem Geschäftsführer und einem Teammitglied, welches in der Folge 3 Tage Recherchearbeit für das Teammitglied bedeutet hätte. In der Vergangenheit wurden solche Aufträge meistens zur Unzufriedenheit des Geschäftsführers ausgeführt, wie mir alle bestätigen.

An dieser Stelle gehen wir aber bereits einen anderen Weg.

Wir krempeln die Ärmel hoch und implementieren 1-2-3 die richtigen Strukturen und Werkzeuge.

ERSTENS bringen wir Ordnung und Struktur in die Papier-, Datei- und Mailablage.

ZWEITENS entwickeln wir einen eindeutigen Projekt-Fortschritts-Anzeiger. Dieser macht allen klar, was in einem Projekt die nächsten Schritte sind.

Als DRITTES führen wir einen Auftragsklärungsvorgang ein. Dieser verhindert wilden Aktionismus bei neueingehenden Aufträgen und sortiert diese stattdessen in ihre vorhandenen Projekte ein.

Die Kommunikation sowohl im Team als auch zum Geschäftsführer verbessert sich drastisch. Der Geschäftsführer bekommt in kurzen Abständen Zwischenergebnisse präsentiert und es gibt neben vielen kleineren Erfolgsmeldungen auch die Möglichkeit zur schnellen Richtungskorrektur. Uwe S. und seine Mitarbeiter sparen viel Zeit und die Überstunden sinken deutlich.

Für kleinere Aufgaben werden statt 16 Stunden nur noch 3 benötigt, das ist weniger als ein Fünftel der Zeit. Mittlere Themen werden in maximal 2 Wochen abgeschlossen. Für größere Projekte wird nur noch die Hälfte des Arbeitsaufwandes eingesetzt. Im gesamten 5-köpfigen Team sind innerhalb eines halben Jahres aus 780 Überstunden 93 geworden – das ist ein Abbau der Überstunden um 90%.

Klar, dass sich die Stimmung im Team verbessert hat und alle wieder gern zur Arbeit kommen. Das Image von Uwe S. im Unternehmen hat sich komplett gewandelt. Er bekommt heute viel Wertschätzung und Anerkennung seitens des Geschäftsführers, denn er ist jetzt „der, der alles im Griff hat“. Genauso drückte er sich aus, als er mir beim Abschlussgespräch am Telefon dankte.

Geht es Ihnen ähnlich? Haben Sie mit den gleichen Problemen zu kämpfen? Dann nehmen Sie doch einfach Kontakt per Mail mit mir auf, damit wir ein kostenloses Strategiegespräch vereinbaren können. Dabei klären wir am Telefon, wie Ihre Situation genau aussieht, wo der „Schuh drückt“ und wie ich Sie am besten unterstützen kann, damit auch Sie als Teamleiter erfolgreich sind.