Weihnachten rückt näher!

Im Gegensatz zu vielen von uns, die jedes Jahr aufs Neue vom nahenden Fest überrascht werden, wird im Weihnachtsdorf vernünftig geplant. Und das ist auch gut so! Man stelle sich die vielen traurigen Kinder vor, die sonst zu Weihnachten plötzlich ohne Geschenke dastehen!

Der Projektphasenplan

Im ersten Schritt der Zeitplanung wird zunächst ein grober Phasenplan erstellt. Das Schöne an einem Phasenplan:

• Er ist schnell erstellt! Man muss noch nicht großartig ins Detail gehen.
• Die grafische Darstellung ist für alle Beteiligten leicht erfassbar.
• Er zeigt, welche groben Phasen in welcher Reihenfolge ablaufen.
• Es werden die wichtigsten Entscheidungspunkte im Projekt definiert – die Meilensteine!

Was lernen wir daraus? Die Projektmanagement-Methoden sind nicht immer 1:1 nutzbar. Sie müssen vom Projektleiter auf das jeweilige Projekt angepasst werden. Also: Das Projekt muss sich nicht den Methoden anpassen, sondern die Methoden dem Projekt. Hier muss sich niemand verbiegen.

Meine Checkliste zu den Projektphasen passt eher für die Einführung eines neuen Produktes. Daher habe ich die Benennung der Phasen auf unser Projekt angepasst.

• Das Grobkonzept entspricht bei uns der Planungsphase.
• Die Realisierung der Vorbereitung.
• Die Einführung ist bei uns die Auslieferung.
• Die Erhaltung der Abschluss.

Und so sieht der Phasenplan für unser Weihnachtsprojekt aus:

Im nächsten Schritt müssen wir die einzelnen Phasen noch weiter konkretisieren und Aktivitäten und Ziele benennen. Herausgekommen ist dabei die folgende Tabelle:

Die Meilensteine

Nun geht es weiter mit den Meilensteinen (im Phasenplan als rote Rauten sichtbar). Hierbei ist es wichtig, dass klar ist, woran man erkennen kann, ob der Meilenstein erreicht wurde. Außerdem sollten Sie einen Termin für den Meilenstein festlegen. Hier haben wir allerdings ein kleines Problem: Sie haben die Projektleitung Ende November vom Weihnachtsmann übernommen. Eigentlich hätte das Projekt, wie in jedem Jahr, Anfang Oktober starten müssen. Aber wie schon erwähnt: der Weihnachtsmann wird langsam zu alt und hat dieses Projekt ein paar Wochen vor sich hergeschoben. Er wusste natürlich genau, dass das Projekt ihn sehr viel Kraft kosten wird. Allein der Gedanke daran hat ihn überfordert. Statt einen neuen Projektleiter zu suchen, hat er sich mit anderen Kleinigkeiten beschäftigt. Erst als die Wichtel, unterstützt von der Wichtelgewerkschaft so richtig Druck gemacht haben, hat er sich aufraffen können. Nun ist der Zeitplan noch enger, als sonst. Daher sollten Sie nicht vergessen, Überstunden für die Wichtel anzumelden, denn ohne ein paar Nachtschichten wird es nicht zu schaffen sein.

Erinnern wir uns doch noch einmal an das magische Dreieck:

Die Termine sind gefährdet. Daher ist unser Dreieck nicht mehr im Gleichgewicht. Am Budget können wir nichts ändern. Die Auslieferung kann auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Wir können also nur entweder die Verpackung vereinfachen, indem alle Kinder Gutscheine erhalten. Das hätte den weiteren Vorteil, dass es für den Weihnachtsmann nicht so anstrengend wird, da die Gutscheine per Seriendruck von den Wichteln erstellt werden können. Allerdings wird diese Maßnahme die Kinder nicht zufrieden machen. D.h. unser Ziel für das nächste Jahr wieder mindestens 1,5 Milliarden Weihnachtssterne könnte nicht erreicht werden. Es bleibt also nur als Steuerungsmaßnahme, die Anordnung von Überstunden. Aber wir wissen, dass die Wichtel dazu bereit sind, da sie die Überstunden locker in den folgenden Monaten ausgleichen können.

Nun also zu unseren Meilensteinen:

Im nächsten Teil erstellen Sie zusammen mit den Wichteln einen Projektstrukturplan.

Sie haben Lust bekommen, selbst ein Projekt zu leiten? Einen schnellen Einstieg erhalten Sie mit meinem kostenlosen E-Book „Projekte effizient managen“. Einfach hier bestellen: Projekte effizient managen

Hier ein kurzer Rückblick auf alle Schritte, die wir für die Vorbereitung des Weihnachtsfestes gemacht haben:

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-ein-projekt-entsteht/

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-die-projektziele/

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-die-stakeholder/

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-die-risiken/

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-die-projektorganisation-und-kommunikation/

Die nächsten Schritte sind:

http://www.123effizientdabei.de/alle-jahre-wieder-der-projektstrukturplan/

Alle Jahre wieder! Der Ablauf- und Terminplan

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.