Alles wird immer schneller

In meinem letzten Beitrag habe ich gezeigt, in welchen Situationen uns Outlook dabei hilft, schneller und effizienter zu arbeiten. Sicherlich stimmen Sie mir zu, dass es jetzt viel einfacher und schneller geht, eine Auftragsbestätigung an den Kunden per Mail zuschicken, statt es wie früher per Post zu tun. Aber vielleicht gibt es auch Situationen, in denen Sie sich die gute alte Zeit zurückwünschen.

Wenn Sie an einem Tag rund 100 Mails bekommen und gar nicht mehr wissen, wie Sie diese Mail-Flut bewältigen sollen.

Wenn dann auch noch jeder erwartet, dass Sie seine Mail sofort lesen, bearbeiten und beantworten. Und sollte das nicht der Fall sein, erhalten Sie entweder gleich wieder eine Mail, oder einen Anruf “Hast du meine Mail gelesen?”.

Oder wenn Sie mal wieder erst eine halbe Stunde vor Beginn zu einer Besprechung eingeladen wurden.

Mir berichten die Teilnehmer meiner Seminare häufiger, dass der Stress immer mehr durch solche Dinge zunimmt.

So können Sie auch wieder entschleunigen

Was können Sie dagegen tun? Wie können Sie für sich das Tempo etwas reduzieren? Wie schaffen Sie es, sich nicht mehr von den Mails durch den Tag hetzen zu lassen?

Wenn Sie zu viele Mails erhalten, dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Anzahl auch nachhaltig zu reduzieren.

So können Sie sich von unnötigen Newslettern abmelden oder auch von Verteilern löschen lassen. Wenn Sie eine Mail verschicken, überlegen Sie genau, wie viele Kollegen Sie in “Cc” setzen. Im Zweifel antwortet Ihnen jeder… Es ist oft auch besser, zu telefonieren, bzw. direkt miteinander zu sprechen. So klären Sie Ihre Punkte direkt und schicken sich nicht gegenseitig zig Mails hin und her.

Außerdem sollten Sie unbedingt die Mailbenachrichtigung ausschalten. So werden Sie nicht immer wieder in Ihrer Arbeit unterbrochen.

Wenn bei Ihnen die Kollegen erwarten, dass Sie jede Mail sofort lesen und beantworten, dann muss eine neue Regelung gefunden werden.

Erst einmal möchte ich eine Sache klarstellen: Sie sitzen ja nicht den ganzen Tag am Schreibtisch, langweilen sich und freuen sich, wenn Sie endlich eine Mail bekommen, die Sie bearbeiten dürfen.

Das glaubt aber offensichtlich der Kollege, der Ihnen eine Mail schickt und 3 min. später anruft und sich beschwert, dass er noch keine Antwort von Ihnen erhalten hat.

Es gehört in Ihrem Unternehmen zur Unternehmenskultur, dass man sofort auf eine Mail antwortet? Dann sind wir doch auch da einmal ehrlich: Niemand findet das gut. Jeder ist gehetzt und gestresst davon. Alle haben das gleiche Problem.

Also können Sie es doch einfach ändern und es sofort anders machen.

Wenn Sie zu kurzfristig zu Besprechungen eingeladen werden, dann finden Sie einen neuen Weg.

Bei den zu kurzfristigen Besprechungen ist es im Grund das Gleiche, wie mit den Mails. Niemand findet das gut. Jeder ist gehetzt und gestresst. Entweder, Sie vereinbaren im Team eine Regelung, dass z.B. mindestens 48 Stunden vor der Besprechung dazu eingeladen werden muss, oder Sie gehen nicht zu der Besprechung, sondern lesen nur das Protokoll.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.