In vielen Unternehmen sind regelmäßige Besprechungen wie der wöchentliche Projekt-Jour-Fixe fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Diese Meetings sind entscheidend für den Erfolg von Projekten, da sie den Austausch von Informationen, die Abstimmung im Team und die zeitnahe Lösung von Problemen ermöglichen. Gleichzeitig erfordern sie jedoch eine präzise und effiziente Organisation, insbesondere wenn sie nicht zu festen Terminen, sondern nach Bedarf stattfinden.

In solchen Fällen kann es zeitaufwendig sein, jedes Mal eine neue Einladung zu erstellen und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Hier kommen die Outlook-Funktionen “Quickstep” und “Schnelltabelle” ins Spiel. Diese praktischen Tools helfen dabei, wiederkehrende Aufgaben wie das Versenden von Besprechungseinladungen zu automatisieren und zu standardisieren, sodass Sie Zeit sparen und sich auf die wesentlichen Inhalte der Besprechung konzentrieren können.

Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie diese Funktionen nutzen können, um mit nur wenigen Klicks eine maßgeschneiderte Einladung für Ihre Meetings zu erstellen, die trotz ihrer Flexibilität stets einheitlich und professionell ist.

Schritt 1: Quickstep für Besprechungseinladung

Wenn Sie z.B. häufig Projektbesprechungen durchführen, diese aber eher unregelmäßig stattfinden, ist ein Serientermin eher ungeeignet. Denn dann müssten Sie immer wieder einzelne Besprechungstermine verschieben und das kostet Zeit und kann auch für die Projektmitglieder verwirrend sein.

Damit Sie aber nicht bei jeder Besprechungseinladung alle Felder neu ausfüllen müssen (Teilnehmer, Raum, Einladungstext), empfehle ich Ihnen, dafür einen Quickstep anzulegen.

• Wählen Sie bei den Quicksteps “Neuer Quickstep” und dann “Benutzerdefiniert“
• Vergeben Sie einen Namen für diesen Quickstep
• Wählen Sie als Aktion “Neue Besprechung” aus
• Geben Sie im An-Feld die regelmäßigen Teilnehmer Ihrer Besprechung ein
• Klicken Sie auf “Optionen anzeigen“
• Nun füllen Sie den Betreff und den Ort aus
• Im Textfeld geben Sie Ihren üblichen Einladungstext ein
• Legen Sie gegebenenfalls eine Tastenkombination für diesen Quickstep fest.
• Klicken Sie dann auf “Fertig stellen“

Schritt 2: Schnelltabelle für die Agenda

Ich empfehle Ihnen für Ihre Besprechungseinladung ein standardisiertes Aussehen für die Agenda zu verwenden. So finden alle die benötigten Information schnell, weil es immer gleich dargestellt ist.

Eine Schnelltabelle anlegen

• Fügen Sie in den Textteil Ihrer Besprechungseinladung eine Tabelle ein (Einfügen – Tabelle)
• Tragen Sie die Informationen ein, die immer gleich sind (Spaltenüberschriften, Top 1, 2, 3, etc.)
• Formatieren Sie Ihre Tabelle, indem Sie im Reiter “Tabellenentwurf” eine passende “Tabellenformatvorlage” wählen
• Markieren Sie die gesamte Tabelle
• Klicken Sie im Reiter “Einfügen” auf die Schaltfläche “Tabelle” und wählen dort “Schnelltabellen” und “Auswahl im Schnelltabellenkatalog speichern“
• Vergeben Sie einen passenden Namen

Eine Schnelltabelle einfügen

• Wenn Sie zu einer Besprechung einladen, klicken Sie im Reiter “Einfügen” auf die Schaltfläche “Tabelle” und wählen dort “Schnelltabelle“.
• Klicken Sie die gewünschte Tabelle an.
• Nun können Sie Ergänzungen in der Tabelle vornehmen

Fazit

Mit den Outlook-Funktionen “Quickstep” und “Schnelltabelle” haben Sie leistungsstarke Werkzeuge an der Hand, die Ihnen helfen, den organisatorischen Aufwand für häufig, aber nicht regelmäßig stattfindende Besprechungen erheblich zu reduzieren. Indem Sie Ihre Einladungen standardisieren und wiederkehrende Aufgaben automatisieren, sparen Sie wertvolle Zeit und stellen sicher, dass alle relevanten Informationen klar und konsistent kommuniziert werden. So können Sie sich ganz auf die inhaltliche Vorbereitung und Durchführung Ihrer Meetings konzentrieren, während Outlook Ihnen die administrativen Aufgaben abnimmt. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Ihre Besprechungen effizienter zu gestalten.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.