Projektmanagement ist für den Erfolg eines Unternehmens von zentraler Bedeutung – ganz gleich, wie groß oder klein das Unternehmen ist. Während große Unternehmen auf umfangreiche, strukturierte Prozesse und erfahrene Projektteams zurückgreifen können, müssen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) oft mit begrenzten Ressourcen und einer flexibleren Arbeitsweise arbeiten. Dennoch gibt es viele wertvolle Best Practices aus der Welt der Großunternehmen, die KMU übernehmen können, um ihre Projekte effizienter und erfolgreicher zu gestalten.

In diesem Artikel werfen wir gemeinsam einen Blick auf einige dieser Best Practices und erklären, wie auch KMU sie in ihrem eigenen Projektmanagement anwenden können.

1. Sinn, Identität, Kultur: Eine gemeinsame Projektkultur schaffen

Einer der größten Vorteile großer Unternehmen ist die Fähigkeit, eine klare Projektidentität und eine starke Projektkultur zu etablieren. Dies sorgt nicht nur für eine hohe Motivation und ein starkes Engagement der Projektmitglieder, sondern auch für einen klaren Fokus auf die gemeinsamen Ziele.

In großen Unternehmen ist es selbstverständlich, dass alle Beteiligten eine klare Vorstellung von der Vision, den Zielen und den Werten des Projekts haben. Diese Orientierung hilft den Mitarbeitern, sich mit dem Projekt zu identifizieren und ihre Aufgaben mit einem höheren Engagement zu erfüllen. Die Herausforderung für KMU besteht darin, diese Prinzipien auf ihre eigenen Teams und Projekte zu übertragen – auch wenn die Teamgröße überschaubarer ist.

„Die Kultur eines Unternehmens ist die Grundlage für den Erfolg. Wenn jeder Mitarbeiter versteht, wofür das Projekt steht, kann er sein Bestes geben“, sagt John C. Maxwell, ein führender Experte im Bereich Führung und Management.

Der Projektleiter sollte sicherstellen, dass jedes Teammitglied das übergeordnete Ziel des Projekts versteht und sich mit der Vision des Unternehmens identifizieren kann. Eine offene und regelmäßige Kommunikation zur Etablierung dieser Projektkultur ist entscheidend. Bei regelmäßigen Besprechungen sollten Werte und Ziele des Projekts immer wieder hervorgehoben werden, sodass alle Mitglieder als Team agieren und sich auf die gemeinsamen Erfolge konzentrieren.

2. Die richtigen Teammitglieder: Eine Mischung aus Fähigkeiten und Erfahrungen

Die Auswahl der richtigen Teammitglieder ist in großen Unternehmen ein gut geölter Prozess, der auf den jeweiligen Anforderungen des Projekts basiert. Diese Praxis sollten auch KMU für sich übernehmen. In vielen KMU ist es häufig der Fall, dass Teams eher aus Allroundern bestehen, die vielseitig einsetzbar sind. Dies ist zwar eine Stärke, kann aber auch dazu führen, dass spezifische Fachkenntnisse fehlen.

„Erfolg im Projektmanagement ist nicht nur eine Frage der Ressourcen, sondern vor allem eine Frage der richtigen Menschen. Die Mischung aus verschiedenen Fähigkeiten und Erfahrungen macht den Unterschied“, erklärt der Projektmanagement-Experte Dr. Harold Kerzner.

Ein Projektleiter in einem KMU sollte sicherstellen, dass das Team aus einer guten Mischung von Fachwissen und Soft Skills besteht. Das bedeutet nicht nur die Auswahl von Experten für technische Aufgaben, sondern auch die Berücksichtigung von Teammitgliedern mit Kommunikations- und Führungsfähigkeiten. Eine vielfältige Gruppe kann aus unterschiedlichen Perspektiven auf Probleme schauen und kreative Lösungen entwickeln, die in einem einseitig aufgestellten Team möglicherweise nicht entdeckt werden.

3. Risiken sorgfältig delegieren: Externe Unterstützung gezielt einsetzen

Ein häufiges Problem in KMU ist, dass die internen Ressourcen oft nicht ausreichen, um alle Facetten eines Projekts abzudecken. Während große Unternehmen in der Regel über spezialisierte Abteilungen oder externe Partner verfügen, auf die sie zurückgreifen können, müssen KMU diese Unterstützung sorgfältig und gezielt suchen.

„In großen Unternehmen gibt es immer Experten für spezifische Aufgaben. Ein Projektleiter muss in einem KMU wissen, wann es besser ist, Experten von außen hinzuzuziehen, um das Projekt effizient voranzutreiben“, meint Projektmanagement-Consultant Steve McConnell.

Die Delegation von bestimmten Aufgaben oder Risiken an externe Dienstleister kann die Qualität des Projekts enorm steigern und das Team entlasten. Beispielsweise könnte ein KMU für die IT-Architektur eines Projekts einen externen Spezialisten engagieren, während das interne Team die strategische Planung und die Implementierung übernimmt.

Der Projektleiter sollte die Aufgaben im Detail analysieren und sicherstellen, dass für jede Phase des Projekts die richtigen Partner mit ins Boot geholt werden. Dies sorgt dafür, dass das Projekt auch dann erfolgreich bleibt, wenn spezifische Expertise erforderlich ist.

4. Intensive Beziehungen zu Stakeholdern pflegen

Ein weiterer Bereich, in dem große Unternehmen oft einen Schritt voraus sind, ist die Pflege von Beziehungen zu ihren Stakeholdern. Ob Kunden, Lieferanten oder interne Abteilungen – in großen Unternehmen gibt es etablierte Kommunikationskanäle und regelmäßige Abstimmungen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Auch KMU müssen verstehen, wie wichtig es ist, regelmäßige, transparente Kommunikation mit ihren Stakeholdern zu pflegen. Der Projektleiter spielt dabei eine zentrale Rolle. „Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt liegt oft nicht nur im Team, sondern auch in der Fähigkeit, Stakeholder frühzeitig einzubeziehen und ihre Erwartungen kontinuierlich zu managen“, erklärt der bekannte Projektmanagement-Experte PMBOK.

Dies bedeutet, dass der Projektleiter regelmäßig mit den Stakeholdern in Kontakt treten sollte, um deren Erwartungen zu steuern und frühzeitig auf Änderungen zu reagieren. Eine enge Zusammenarbeit mit den Stakeholdern kann dazu beitragen, dass das Projekt den gewünschten Erfolg erzielt und gleichzeitig die Beziehungen langfristig gepflegt werden.

5. Klare Zieldefinition und Erfolgskriterien

Große Unternehmen setzen oft auf die SMART-Methode (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, termingebunden), um klare Ziele zu definieren. Diese Best Practice kann auch von KMU übernommen werden, um Missverständnisse und vage Zielsetzungen zu vermeiden.

„Eine klare Zieldefinition ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Projekt. Wenn das Team weiß, was zu tun ist und wie der Erfolg gemessen wird, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird“, betont die Projektmanagement-Expertin Elizabeth Harrin.

Die Definition klarer Erfolgskriterien hilft nicht nur dem Projektteam, den Fortschritt zu überwachen, sondern auch den Stakeholdern, den Wert des Projekts zu erkennen. Ein gut definiertes Ziel stellt sicher, dass alle Teammitglieder auf das gleiche Ergebnis hinarbeiten, und hilft, den Fokus auf das Wesentliche zu richten.

6. Agile Methoden gezielt einsetzen

Die agile Arbeitsweise ist eine weitere Best Practice, die große Unternehmen erfolgreich nutzen und von der auch KMU profitieren können. Gerade in einem dynamischen Geschäftsumfeld ist es wichtig, flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban bieten hierfür eine gute Struktur.

„Agile Methoden helfen Teams, sich schnell anzupassen und kontinuierlich zu verbessern. Auch kleine Unternehmen sollten diesen Ansatz ausprobieren und nach Bedarf anpassen“, erklärt der Agile-Coach Mike Cohn.

Für KMU kann es sinnvoll sein, agile Methoden gezielt und flexibel einzusetzen, etwa durch die Einführung von regelmäßigen Scrum-Meetings oder iterativen Projektphasen. So kann das Projektteam in kurzen Zyklen arbeiten, Feedback einholen und schnell Anpassungen vornehmen – was besonders in Projekten mit unklaren oder sich schnell ändernden Anforderungen von Vorteil ist.

7. Effiziente Kommunikation und Transparenz

In großen Unternehmen ist eine strukturierte Kommunikation und der Einsatz von digitalen Tools zur Projektverfolgung oft selbstverständlich. Für KMU stellt sich jedoch häufig die Frage, wie diese Kommunikationsstrukturen auch in kleineren Teams umgesetzt werden können.

„Kommunikation ist der Schlüssel zu jedem erfolgreichen Projekt. Wenn alle Beteiligten wissen, was erwartet wird und wo sie Informationen finden können, wird das Projekt deutlich effizienter“, so der Projektmanagement-Experte James P. Lewis.

Der Einsatz von Projektmanagement-Software wie Asana, Trello oder Monday.com kann KMU dabei helfen, den Überblick zu behalten und eine effiziente Kommunikation sicherzustellen. Regelmäßige Meetings zur Abstimmung und das Festlegen von klaren Zuständigkeiten stellen sicher, dass alle Teammitglieder stets auf dem neuesten Stand sind.

8. Lernen aus Projekterfahrungen

In großen Unternehmen gehört die Retrospektive zu einem festen Bestandteil nach jedem Projekt. Hierbei wird der Projektverlauf reflektiert, um aus den gemachten Erfahrungen zu lernen und zukünftige Projekte zu optimieren. Diese Praxis sollten auch KMU übernehmen.

„Jedes Projekt bietet wertvolle Lektionen, die uns helfen, unsere Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern“, sagt die Projektmanagerin Dr. Karen Martin.

Nach Abschluss eines Projekts sollten die Projektleiter und das Team gemeinsam evaluieren, was gut funktioniert hat und welche Verbesserungen möglich sind. Diese kontinuierliche Reflexion ist eine wichtige Grundlage für die langfristige Verbesserung von Prozessen und Ergebnissen.

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Fazit

Das Projektmanagement in KMU muss nicht zwangsläufig weniger strukturiert oder weniger professionell sein als in großen Unternehmen. Indem KMU Best Practices aus der Welt der Großunternehmen übernehmen und an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen, können sie ihre Projekte effizienter gestalten und erfolgreicher abschließen. Durch eine starke Projektkultur, die Auswahl der richtigen Teammitglieder, die gezielte Delegation von Aufgaben, eine transparente Kommunikation und agile Arbeitsweisen können auch kleine Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und ihre Projektziele mit größerer Effizienz erreichen.