Viele Führungskräfte kleiner und mittlerer Unternehmen kennen das Gefühl: Der Tag beginnt früh, endet spät – und doch bleibt vieles liegen. Woran liegt das? Häufig an einem Mix aus unklarer Organisation, ineffizienter Kommunikation oder unzureichender Delegation. Dieser Selbsttest hilft Ihnen dabei, die eigenen Arbeits- und Führungsgewohnheiten zu reflektieren – ehrlich, kompakt und mit sofort umsetzbaren Tipps.

---

Der Selbsttest

Bitte beantworten Sie jede der folgenden 42 Fragen mit Ja oder Nein.

Selbstorganisation

• Stapeln sich Ihre Unterlagen auf dem Schreibtisch, in Schubladen oder Schränken?
• Neigen Sie dazu, Unterlagen aus Interesse oder Sicherheit lange aufzubewahren?
• Sortieren Sie Ihre Unterlagen bis zur Erledigung mehrfach nach neuen Prioritäten?
• Suchen Ihre Mitarbeiter bei Bedarf lang nach Unterlagen in Ihrem Büro?
• Legen Sie auf dem Laufwerk Dateien nach einem anderen Ordnungssystem ab als in der Papierablage?
• Horten Sie Wissen statt es mit Ihren Mitarbeitern zu teilen?

Informationsmanagement

• Hat Ihre Sekretärin keinen Zugriff auf Ihren Mail-Posteingang?
• Bearbeiten Sie Ihre Mails immer schnell zwischendurch?
• Reagieren Sie sofort auf eingehende Mails?
• Übernimmt Ihrer Sekretärin keine Bearbeitung von E-Mails?
• Haben Sie mehr als 10 gelesene E-Mails in Ihrem Posteingang?
• Haben Sie Probleme beim Ablegen und Wiederfinden von E-Mails?

Delegation

• Erledigen Sie Aufgaben selbst, weil das einfacher und schneller geht?
• Delegieren Mitarbeiter Aufgaben an Sie zurück mit Kommentaren wie „Das können Sie besser“?
• Übergeben Sie Aufgaben auf Zuruf „zwischen Tür und Angel“?
• Behalten Sie die Einzelheiten delegierter Aufgaben im Kopf?
• Haben Sie den Eindruck, dass Ihre Mitarbeiter Kapazität frei haben?
• Halten Ihre Mitarbeiter oft gesetzte Fristen nicht ein?

Planung

• Machen Sie keine detaillierte schriftliche Jahresplanung?
• Brechen Sie Ihre Jahresziele nicht auf monatliche Ziele herunter?
• Planen Sie Ihre Tage und die Woche nur im Kopf?
• Haben Sie den Überblick über Stand und Anzahl der laufenden Projekte verloren?
• Müssen Sie Abgabetermine innerhalb einer Projektplanung nach hinten verschieben?
• Haben Ihre Teammitglieder keine fixierten, schriftlichen Jahresziele?

Störungen

• Arbeiten Sie bei geöffneter Tür?
• Nehmen Sie in Gesprächen und bei konzentrierter Arbeit Telefonanrufe an?
• Vereinbaren Sie Ihre Termine selbst?
• Bleiben begonnene Arbeiten wegen aktueller Tagesprioritäten unerledigt?
• Können Sie nicht länger als 30 Minuten ruhig an Ihrem Schreibtisch arbeiten?
• Fangen Sie mehrere Arbeiten gleichzeitig an?

Besprechungen

• Beginnen Ihre Besprechungen oft unpünktlich?
• Ist oft unklar, was das Ziel und das Thema einer Besprechung ist?
• Haben Sie den Eindruck, dass Sie Besprechungen zu häufig spontan einberufen?
• Müssen Sie bereits besprochene Themen immer wieder neu diskutieren?
• Führen Monologe oder zu detaillierte Dialoge zu zeitlichen Überschreitungen?
• Haben Sie das Gefühl, an zu vielen Besprechungen teilzunehmen?

Work-Life-Balance

• Schaffen Sie, was Sie sich vorgenommen haben, nur durch Überstunden?
• Nehmen Sie Arbeit mit nach Hause?
• Arbeiten Sie am Wochenende?
• Kann Ihnen die Arbeit den Schlaf rauben?
• Verbringen Sie zu wenig Zeit mit Ihrer Familie?
• Verzichten Sie wegen Ihrer Arbeitslast auf Ihre Hobbys?

---

Auswertung

Zählen Sie für jede der sieben Kategorien, wie viele Fragen Sie mit „Ja“ beantwortet haben:

• 0–1 Ja-Antworten: Sehr gut. Sie haben diesen Bereich gut im Griff.
• 2–4 Ja-Antworten: Verbesserungswürdig. Es gibt Potenzial zur Optimierung.
• 5-6 oder mehr Ja-Antworten: Achtung! Hier sollten Sie dringend gegensteuern.

---

Tipps zur Verbesserung

Selbstorganisation

• Ordnung ist die halbe Miete: Ein aufgeräumter Schreibtisch signalisiert Klarheit und Struktur. Vermeiden Sie Papierstapel durch tägliches Aufräumen – 10 Minuten am Ende des Tages reichen oft.
• Digital & analog synchronisieren: Achten Sie darauf, dass die Ablagestruktur am PC mit der physischen übereinstimmt. So findet jeder im Team wichtige Dokumente schnell.
• Sofort-Prinzip anwenden: Was in weniger als fünf Minuten erledigt ist, sollten Sie sofort tun. Das verhindert unnötiges Aufschieben und Stapeln. Alle anderen Aufgaben planen Sie bitte konkret und schriftlich ein (z.B. über die Outlook-Aufgaben oder Planner).

Informationsmanagement

• E-Mail-Zeiten blocken: Planen Sie feste Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails ein, z. B. morgens und nachmittags je 30 Minuten. So behalten Sie die Kontrolle und unterbrechen sich nicht ständig selbst.
• Filter & Regeln nutzen: Outlook bietet viele Automatisierungen. Sortieren Sie Newsletter, CC-Mails oder Projektinformationen automatisch in Unterordner.
• Regelkommunikation einführen: Eine kurze, tägliche Abstimmung mit dem Sekretariat sorgt für Klarheit, Prioritäten und effiziente Arbeitsverteilung.

Delegation

• Richtig delegieren heißt loslassen: Beschreiben Sie Aufgaben klar, definieren Sie ein Ziel – und lassen Sie dann los. Vertrauen ist der Schlüssel zur Entlastung.
• Delegation dokumentieren: Ob über kurze Memos, To-do-Listen oder Projekttools – schriftliche Festlegung vermeidet Missverständnisse.
• Kapazitäten prüfen: Überlastung führt zu Rückdelegation. Planen Sie regelmäßig kurze Einzelgespräche, um Auslastung und Unterstützungsbedarf zu klären.

Planung

• Vom Großen ins Kleine denken: Beginnen Sie mit einer Jahresplanung, brechen Sie diese in Monats- und Wochenziele herunter. So schaffen Sie Fokus und Klarheit.
• Wöchentliche Planung als Ritual: Blockieren Sie sich 30 Minuten am Freitag oder Montag für Ihre Wochenplanung. Das hilft Ihnen, reaktivem Arbeiten vorzubeugen.
• Projektübersichten pflegen: Nutzen Sie digitale Tools oder einfache Tabellen, um den Überblick über laufende Projekte und deren Meilensteine zu behalten.

Störungen

• Unverfügbarkeit zulassen: Wenn Sie konzentriert arbeiten, stellen Sie das Telefon um und schließen Sie die Tür. Vereinbaren Sie dafür feste Zeiten mit Ihrem Team.
• Prioritäten setzen: Vermeiden Sie Multitasking, indem Sie Aufgaben konsequent nach Priorität und Aufwand abarbeiten – eine nach der anderen.
• Sekretariat als Schutzschild nutzen: Lassen Sie sich bei der Terminvergabe und Besuchersteuerung unterstützen. Das schafft Raum für Führung und Strategie.

Besprechungen

• Effizienter durch Struktur: Jede Besprechung braucht ein Ziel, eine Agenda und eine begrenzte Dauer. So entsteht Fokus und Klarheit.
• Vor- und Nachbereitung fest einplanen: Notieren Sie sich vor dem Termin die wichtigsten Punkte und dokumentieren Sie im Anschluss Ergebnisse und Aufgaben.
• Teilnehmerzahl kritisch prüfen: Nicht jede Besprechung braucht alle. Wer nicht beiträgt oder betroffen ist, kann durch ein Protokoll informiert werden.

Work-Life-Balance

• Grenzen setzen: Halten Sie Ihre Arbeitszeit ein und nehmen Sie keine Routinearbeit mit nach Hause. Setzen Sie stattdessen Prioritäten am Arbeitsplatz.
• Freiräume schaffen: Planen Sie private Termine (Familie, Hobbys, Sport) genauso verbindlich wie berufliche – und halten Sie diese ein.
• Gesunder Schlaf ist Führungspflicht: Sorgen Sie für Ausgleich. Schlafmangel senkt Ihre Leistungsfähigkeit und Ihre Entscheidungsqualität.

---

Fazit

Gute Führung beginnt bei der Selbstführung. Nutzen Sie diesen Test, um Ihre eigene Arbeitsweise zu reflektieren. Schon kleine Veränderungen können große Wirkung entfalten – für Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen.