Excel: Daten neben- statt untereinander

Excel-Berechnung

Haben Sie auch schon mal eine Liste in Excel zugeschickt bekommen, in der Daten untereinander standen (z.B. eine Adressliste mit Name, Straße, Ort)?  Meist ist das nicht sinnvoll für eine gute Übersicht oder Auswertungen. Besser wäre es, wenn die Daten nebeneinander stehen würden. Dafür gibt es die Funktion „Transponieren“.

Wie Sie vorgehen müssen, beschreibe ich in der angehängten Datei.

Hinweis: diese Vorgehensweise ist nur sinnvoll, wenn die Liste der Daten relativ kurz ist, da es sonst zu zeitaufwändig ist.

Daten nebeneinander statt untereinander in Excel 2010

Der erste Eindruck zählt – auch fürs Büro

Computer in Cubicle

Kommen Ihre Kunden auch zu Ihnen ins Büro? Dann sollten Sie Ihr gesamtes Büro einmal mit einem kritischen Blick prüfen.

Wie ist der erste Eindruck, den Ihr Kunde bekommt?

  • Sieht es einladend aus?
  • Ist es ordentlich?
  • Hat der Kunde Platz?
  • Wird der Datenschutz gewährleistet?
  • Sind die Pflanzen bzw. Blumen auf den Fensterbänken grün?

Erst gestern bei einem Training in einer Personalabteilung gab es dieser Hinsicht einiges zu verbessern. So steht neben der Eingangstür ein kleiner Besprechungstisch, an dem die Personalreferenten mit den Mitarbeitern (interne Kunden) sitzen, um Sachverhalte zu klären. Auf diesem Tisch war aber fast kein Platz mehr, da dort auch der Posteingangskorb (Datenschutz!), ein Stapel mit Fachzeitschriften und ein Pultordner zur Vorsortierung der Ablage lagen.

Wir haben als erstes den Pultordner in den Ablageschrank gelegt, in dem die Personalakten hängen. Die Fachzeitschriften wurden von den Mitarbeiterinnen kurz gesichtet und entweder weggeworfen oder an die Kollegen weitergeleitet. Nun musste nur noch ein neuer Platz für den Posteingangskorb gefunden werden. Nach einigen Überlegungen kamen wir darauf, dass es eigentlich besser wäre, wenn in diesem 2er-Büro ein langes Sideboard quer vor die beiden Schreibtische gestellt werden würde. Dort könnte dann auch Büromaterial (z.B. Briefumschläge) gelagert werden. So ein Sideboard stand bereits an der einen Wand. Damit nun noch genug Platz zum Durchgehen bleibt, müssen die Schreibtische näher an die Fenster gerückt werden. Bevor dies möglich ist, muss noch ein kleiner, nicht mehr genutzter Tisch (früher stand dort der Drucker drauf, jetzt gibt es einen Abteilungsdrucker auf dem Flur) entfernt werden. Außerdem können 3 sowieso leere Rollcontainer rausgeräumt werden. So entsteht insgesamt mehr Platz.

Ich hoffe, Sie konnten meiner Beschreibung noch folgen.

Schauen Sie sich doch mal in Ihrem Büro um:

  • Gibt es Möbel, die Sie nicht mehr benötigen? Dann raus damit.
  • Falls Sie eine Pinnwand haben: wie aktuell sind die Zettel? Sieht es ordentlich aus?
  • Was hängt sonst noch an den Wänden? Private Fotos? Witze? Diverse Kalender? Weniger ist hier mehr!
  • Ist das Fensterbrett leer?
  • Kann man ohne Probleme das Fenster öffnen? Ist der Heizkörper frei?
  • Ist es unter Ihrem Schreibtisch leer?
  • Sollte ein Sideboard vielleicht besser seitlich von Ihrem Schreibtisch stehen, sodass Sie dort bequem an die Ordner kommen, statt in Ihrem Rücken?
  • Kleben am Bildschirm verschiedene Zettel? Dann suchen Sie bitte einen besseren Ort dafür (z.B. eine Infomappe).
  • Wie sieht die Schreibtischunterlage aus?

Viel Spaß beim Umräumen.

Planungstools

viele To-Do-Listen

In meinem letzten Training habe ich bei einem Teilnehmer etwas beobachtet, was mir häufig in den verschiedenen Unternehmen begegnet: es gibt viele verschiedene Planungstools, die laufend gepflegt werden müssen, aber einen wirklich guten Überblick bekommt man dadurch nicht.

Bei diesem Training ging es um die Erstellung von Quartals- und Jahresabschlüssen und betriebswirtschaftliche Auswertungen und das über viele Gesellschaften, die zum Konzern gehören, hinweg. Aber ähnliches findet man auch bei umfangreichen Kundenaufträge, Vertriebsaktivitäten oder IT-Projekten.

In diesem Fall lässt sich eigentlich alles gut Planen. Es steht genau fest, zu welchem Termin die Quartals- und Jahresabschlüsse fertig sein müssen. Jeder weiß auch was zu tun ist, da es sich von Quartal zu Quartal, von Jahr zu Jahr wiederholt. Es ist auch klar, wer welche Zahlen wie liefern muss, damit diese zum Konzernabschluss zusammengeführt werden können.

Das Problem ist aber leider jedes Mal wieder, dass nicht alle Zahlen zum gewünschten Zeitpunkt vollständig vorliegen. Der Verantwortliche muss also immer wieder den Kollegen hinterher telefonieren und Rücksprache halten. Und wenn ein Mitarbeiter wegen Krankheit ausfällt ist nicht klar was von wem übernommen werden muss, weil es keine Übersicht gibt, was dieser Mitarbeiter an diesem Tag hätte tun sollen.

Wie in vielen Unternehmen, so auch hier, gibt es verschiedene Tools, um die Informationen zu verwalten. Ein Online-Tool, in dem die Termine verwaltet werden und das automatisch Erinnerungsmails versendet. Diverse Excel-Dateien (z.B. Urlaubs-/Abwesenheitsplan), die persönlichen Kalender usw.

Besser wäre es, ein Planungstool zu verwenden, das alle Wünsche erfüllt.

Dies könnte z.B. MS-Project sein, oder eine umfassende Excel-Datei mit Makro-Programmierungen, oder vielleicht auch eine LotusNotes-Datenbank. Egal für was Sie sich entscheiden, wichtig ist es, dass Sie vorab einen genauen Anforderungskatalog erstellen und prüfen, welches Tool Ihre Anforderungen wirklich umfassend erfüllt.

 


Mehr zum Thema Planung und Zeitmanagement habe ich in diesem E-Book zusammengestellt:

Teil 3

Vertretungsregelung

Urlaub am Strand

Urlaubszeit ist Vertretungszeit.

Gibt es bei Ihnen eine entsprechende Vertretungsregelung? Diese sollte natürlich nicht nur bei Urlaub und Krankheit, sondern generell gelten. Ich empfehle Ihnen eine entsprechende Übersicht z.B. in Excel zu erstellen, damit jeder Kollege einfach erkennen kann, wer bei Abwesenheit des Hauptverantwortlichen für ein Thema zuständig ist.

  • In die 1. Spalte tragen Sie die Themengebiete ein.
  • In die 2. Spalte den Hauptverantwortlichen.
  • In die 3. Spalte den 1. Vertreter.
  • In die 4. Spalte den 2. Vertreter.
  • Ggf. tragen Sie in eine 5. Spalte Anmerkungen ein.

Denken Sie bitte daran, alle Themen- und Aufgabengebiete zu erfassen (also z.B. auch, wer den Geschirrspüler leert, wenn die Sekretärin Urlaub hat).

Ein Muster für die Übersicht zur Vertretungsregelung können Sie sich hier downloaden: Vertretungsregelung

 

Im Urlaub arbeiten

Urlaub

Ich habe es im Urlaub wieder selbst beobachten können: es gibt einige Urlauber, die weiterhin arbeiten. D.h. sie sind immer telefonisch erreichbar und bearbeiten ihre E-Mails täglich. Aber ist das wirklich notwendig und sinnvoll?

Wäre es nicht besser, wenn man im Urlaub mal abschalten könnte (und das meine ich wörtlich)? Der Urlaub sollte der Erholung des Mitarbeiters dienen und die Möglichkeit geben, die eigenen „Batterien wieder aufzuladen“.

Aber wie soll das funktionieren, wenn man dann doch weiterarbeitet, nur nicht im Büro, sondern am Strand/Pool/Café etc.?

Wäre es nicht besser, Zeit für die Familie zu haben? Oder ein gutes Buch zu lesen? Vielleicht powern Sie sich aber auch gerne beim Radfahren oder Wandern aus oder lenken Ihre Gedanken gerne durch Besichtigungen auf kulturelle Themen?

Wie haben Sie dieses Jahr Ihren Sommerurlaub verbracht?

  • Haben Sie weder den Kollegen, noch dem Chef, noch wichtigen Kunden Ihre Handy-Nummer (für Notfälle) gegeben?
  • Haben Sie deutlich gemacht, dass Sie Ihre E-Mails im Urlaub nicht lesen und sich auch daran gehalten?
  • Oder haben Sie mit den Kollegen eine feste Uhrzeit vereinbart, zu der sie täglich miteinander telefonieren und berufliche Dinge klären?
  • Haben Sie einmal täglich zu einer festen Uhrzeit Ihre E-Mails bearbeitet?
  • Oder waren Sie für die Kollegen, dem Chef und/oder wichtigen Kunden jederzeit telefonisch erreichbar?
  • Haben Sie laufend Ihre E-Mails bearbeitet?
  • Wenn Sie telefonisch und/oder per E-Mail erreichbar waren: waren die Telefonate bzw. E-Mails wirklich notwendig oder hätten die Probleme nicht auch von den Kollegen bzw. Mitarbeitern ohne Ihre Hilfe gelöst werden können?
  • Sind Sie gerne im Urlaub jederzeit erreichbar, weil Sie sich dann unersetzbar fühlen?
  • Haben Sie Angst etwas zu verpassen, wenn Sie Ihre beruflichen E-Mails nicht täglich lesen?
  • Wenn Sie selbst zwar nicht im Urlaub gearbeitet haben, aber Ihr Chef dies tut: war es wirklich notwendig regelmäßig mit dem Chef Themen zu klären? Hätten Sie es nicht auch alleine geschafft?
  • Konnten Sie im Urlaub abschalten und mal nicht an die Arbeit denken?

Ich freue mich auf einen regen Austausch mit Ihnen.

P.S. Ich selbst habe gegenüber Kollegen und Kunden deutlich gemacht, dass ich in meinem Urlaub nicht telefonisch erreichbar bin und habe auch keine E-Mails gelesen. Das hat mir gut getan und ich konnte auch gedanklich abschalten.

Six-to-Six-Regel für den E-Mail-Verkehr

Kennen Sie schon die „Six-to-Six-Regel“ für den E-Mail-Verkehr?

Sie besagt, dass man von 18:00 Uhr abends bis 6:00 Uhr früh keine internen E-Mails versenden darf. Damit soll bezweckt werden, dass die Mitarbeiter eine firmenfreie Abend- und Wochenendfreizeit haben. Somit können Sie wieder Ihren Feierabend mit Ihrem Partner oder Ihrer Partnerin bzw. mit Freunden und Familie in Ruhe genießen, ohne Gefahr zu laufen, den neusten Bericht des Chefs zu verpassen.

Dies ist eine sehr leicht umsetzbare Regel, die von der Führungsebene vorgelebt werden sollte.

In diesem Video erkläre ich diese hilfreiche Regel:

 

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Disziplinlosigkeit bei Besprechungen

handys

Da es auf meinen letzten Artikel zum Thema „Disziplinlosigkeit“ einige Reaktionen in Bezug auf Besprechungen gab, möchte ich heute dieses Thema nochmal vertiefen.

Offensichtlich gibt es in vielen Unternehmen eine gewisse Disziplinlosigkeit der Mitarbeiter, die ich auch in meinen Trainings beobachte.

Es fängt schon bei der Einladung an, auf die einige Mitarbeiter nicht reagieren. Dabei ist es doch ganz komfortabel, dass der Termin, nachdem man ihn angenommen hat, automatisch in den eigenen Kalender übernommen wird. Aber ohne diese Rückmeldung, muss derjenige, der eingeladen hat, letzendlich die Kollegen wieder anrufen, um nachzufragen, ob der Kollege teilnimmt, oder nicht. Dies ist mit unnötiger Mehrarbeit verbunden.

Weiter geht es damit, dass einige Kollegen zu spät zum Meeting kommen. Dies ist für die Pünklichen sehr ärgerlich. In einigen Firmen gibt es für solche Fälle eine spezielle Kasse. D.h. die Zuspätkommer müssen 5,- Euro zahlen. Wie ist Ihre Erfahrung mit solchen Methoden?

Während der Besprechung können auch verschiedene Unarten stören: nicht ausreden lassen, schwafeln, vom Thema abschweifen, Vorwürfe „unter der Gürtellinie“, nebenbei E-Mails bearbeiten, ans Handy gehen. Ich frage mich warum so viel Rücksichtslosigkeit so weit verbreitet ist.

Über Ihre Kommentare und Anregungen zu diesem Thema freue ich mich.

 


Wenn Sie die Kommunikation in Ihrem Team verbessern wollen, dann empfehle ich Ihnen mein E-Book. Klicken Sie einfach auf den folgenden Button für mehr Informationen dazu:

Mehr Informationen

Disziplinlosigkeit – wenn sich Mitarbeiter nicht an Anweisungen halten

Faust auf Tisch

Gestern habe ich mich mit einer Führungskraft unterhalten. Es ging um die Themen Arbeitsplatzorganisation und fehlende Struktur. Die Führungskraft bemerkte in Beisein einiger Mitarbeiter, dass in seiner Niederlassung eine gewisse Disziplinlosigkeit herrscht. Die Mitarbeiter haben dies nicht als Kritik, sondern als Tatsachenbeschreibung angenommen.

Sowohl Anweisungen aus der Zentrale, als auch von den Mitarbeitern selbst entwickelte Vereinbarungen werden oft nicht umgesetzt. Jeder arbeitet sehr individuell.

Beispiele:

  • Eigentlich hätte sich jeder Mitarbeiter schon längst die neue MSOffice-Version auf seinen Computer aufspielen sollen, aber es hat bisher kaum jemand getan.
  • Es gab Vereinbarungen zur Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk, aber die Dateien werden sehr unterschiedlich abgelegt, sodass inzwischen Chaos entstanden ist.
  • Auf den Schreibtischen stapeln sich die Papierberge und der Schreibtisch ist abends nicht leer.
  • Einige Prozesse und Fach-Anweisungen werden nicht umgesetzt.

Ich selbst habe in meinem Berufsleben schon häufig Arbeitsanweisungen geändert oder neu erstellt und später manchmal festgestellt, dass sie nicht oder anders umgesetzt wurden.

Was tun?

Das Wort Disziplinlosigkeit finde ich sehr hart. Ich würde erstmal versuchen, die Gründe herauszufinden, warum sich Mitarbeiter nicht an Anweisungen halten.

  • Haben überhaupt alle Mitarbeiter die Information erhalten, dass es eine neue Anweisung gibt? (war bei der neuen MSOffice-Version nicht der Fall)
  • Ist die Umsetzung zu schwierig oder zu zeitaufwändig? (die Mitarbeiter hatten Scheu davor, ein neues Software-Paket auf ihrem Computer alleine zu installieren, außerdem gab es keine Schulung, sodass sich jeder selbst mit den Neuerungen auseinandersetzen musste)
  • Lassen sich die Regelungen schlecht in das Tagesgeschäft integrieren? Sind sie zu umständlich? Oder passen sie nicht zu den Aufgabengebieten und Prozessen? (das traf auf die Fach-Anweisungen zu, da diese Niederlassung ein Nischen-Produkt anbietet, das nicht zu den Standard-Prozessen passt)
  • Haben die Mitarbeiter einen Vorteil davon, wenn sie die Anweisung umsetzen? (die Mitarbeiter sahen keinen Vorteil für sich, das Papier abends wegzuräumen und morgens wieder auszupacken)

Wenn man die Gründe für die Disziplinlosigkeit herausgefunden hat, kann man entsprechende Maßnahmen ergreifen, damit der Umsetzungsgrad höher wird. Vielleicht muss aber auch mit dem Verfasser der Anweisung gesprochen werden, um eine Änderung zu bewirken.

Sollte es sich aber um gesetzliche Regelungen oder um Anweisungen handeln, die für die Sicherheit und den Fortbestand des Unternehmens wichtig sind, dann müssen diese natürlich eingehalten werden. Und dann sollte die Nicht-Einhaltung auch Konsequenzen für den Mitarbeiter haben.

 


Wie Sie Prozesse im Unternehmen optimieren erkläre ich Ihnen in meinem Online-Videokurs. Klicken Sie einfach auf das Bild, um mehr darüber zu erfahren:

Grafik jetzt anmelden

 

Die 10 Gebote der Gelassenheit

Urlaub Heuhaufen

Wir hören morgens beim Aufwachen immer Deutschlandfunk. Dort kommt immer um kurz nach halb Sieben die Morgenandacht. Heute wurde von  Papst Johannes XXIII berichtet, der 10 Gebote der Gelassenheit veröffentlicht hat.

Ich habe bei Wikipedia recherchiert und möchte Ihnen nun diese 10 Gebote der Gelassenheit vorstellen, weil sie mir gut gefallen:

1. Leben

Nur für heute werde ich mich bemühen, einfach den Tag zu erleben – ohne alle Probleme meines Lebens auf einmal lösen zu wollen.

2. Sorgfalt

Nur für heute werde ich größten Wert auf mein Auftreten legen und vornehm sein in meinem Verhalten: Ich werde niemanden kritisieren; ja ich werde nicht danach streben, die anderen zu korrigieren oder zu verbessern… nur mich selbst.

3. Glück

Nur für heute werde ich in der Gewissheit glücklich sein, dass ich für das Glück geschaffen bin … nicht nur für die andere, sondern auch für diese Welt.

4. Realismus

Nur für heute werde ich mich an die Umstände anpassen, ohne zu verlangen, dass die Umstände sich an meine Wünsche anpassen.

5. Lesen

Nur für heute werde ich zehn Minuten meiner Zeit einer guten Lektüre widmen. Wie die Nahrung für das Leben des Leibes notwendig ist, ist die gute Lektüre notwendig für das Leben der Seele.

6. Handeln

Nur für heute werde ich eine gute Tat vollbringen – und ich werde es niemandem erzählen.

7. Überwinden

Nur für heute werde ich etwas tun, wozu ich keine Lust habe. Sollte ich mich in meinen Gedanken beleidigt fühlen, werde ich dafür sorgen, dass niemand es merkt.

8. Planen

Nur für heute werde ich ein genaues Programm aufstellen. Vielleicht halte ich mich nicht genau daran, aber ich werde es aufsetzen. Und ich werde mich vor zwei Übeln hüten: vor der Hetze und vor der Unentschlossenheit.

9. Mut

Nur für heute werde ich keine Angst haben. Ganz besonders werde ich keine Angst haben, und mich an allem freuen, was schön ist. Und ich werde an die Güte glauben.

10. Vertrauen

Nur für heute werde ich fest daran glauben – selbst wenn die Umstände das Gegenteil zeigen sollten – , dass die gütige Vorsehung Gottes sich um mich kümmert, als gäbe es sonst niemanden auf der Welt.

 

Neue Wege ausprobieren

Schild gewundene strasse

Sie haben doch sicherlich auch ein Navi im Auto? Seitdem wir eins haben, frage ich mich, ob sich das auf meinen Orientierungssinn negativ auswirken wird und ich mich zu sehr auf das Gerät verlassen werde. Außerdem frage ich mich, ob meine Kinder die Fähigkeit, Karten zu lesen und sich zu orientieren gar nicht mehr lernen werden. Oder werden sie diese Fähigkeit nicht mehr benötigen?

In den vergangenen Tagen habe ich zwei unterschiedliche Erfahrungen mit dem Navi gemacht.

An einem Tag habe ich mich zu sehr auf das Navi verlassen und mein Gehirn ausgestellt. Ich wollte vom Norden in den Süden Hannovers fahren. Man kann aber nicht am Kreuz Hannover-Ost von der A2 auf die A7 wechseln. Diese Baustelle gibt es schon seit mehreren Monaten und ich weiß das eigentlich auch. Trotzdem bin ich einfach losgefahren. Wenn ich kein Navi gehabt hätte, hätte ich mich auf meine Ortskenntnisse verlassen und wäre gleich einen anderen Weg gefahren. So hatte ich die Wahl zwischen einem langen Stau oder einem Umweg. Ich habe mich für den Umweg entschieden.

An einem anderen Tag hatte ich einen anderen Weg im Kopf, als der den das Navi angezeigt hat. Ich war überrascht, denn ich kenne die Strecke und die Gegend genau. Trotzdem bin ich dem Navi gefolgt, weil ich mir dachte, ich könnte ja mal einen anderen Weg, als den gewohnten ausprobieren. Und tatsächlich. Der Weg, den mir das Navi angezeigt hat, war der bessere, weil ich so ca. 6 Ampeln eingespart habe.

Warum erzähle ich Ihnen davon?

Ich bin überzeugt davon, dass es gut ist, im Leben immer mal wieder neue Wege auszuprobieren. Einfach die gewohnten Pfade zu verlassen. Vielleicht bekommt man einen guten Rat, vielleicht macht man einen Umweg, vielleicht steckt man auch mal fest und kommt nicht weiter. Aber vielleicht entdeckt man etwas Interessantes am Wegesrand oder findet einen neuen und besseren Weg. Dies läßt sich natürlich auch auf die Arbeitswelt übertragen.

  • Wann haben Sie sich das letzte Mal mit den Kollegen die Zeit genommen, zu analysieren, wie Sie arbeiten?
  • Wann haben Sie überprüft, ob die Routinetätigkeiten noch sinnvoll sind?
  • Passt Ihr Ablagesystem noch zu den Prozessen?
  • Wie verlaufen die Kommunikationswege?

 


Mehr zum Thema Prozessmanagement erfahren Sie in meinem Online-Videokurs. Klicken Sie einfach auf das Bild:

Grafik jetzt anmelden