Mache ich, wenn ich mal Zeit habe

Aktenstapel 3

Haben Sie auch so einen Stapel auf dem Schreibtisch? Eine Sammlung von Dingen, die nicht dringend und auch nicht so sehr wichtig sind. Dinge, die mal gemacht werden müssten, aber noch Zeit haben? Ich finde bei meinen Trainingsteilnehmern häufig so einen Stapel.

Aber mal Hand aufs Herz: wann sitzen Sie am Schreibtisch, haben alles erledigt und denken sich „ich weiß gar nicht, was ich jetzt tun soll“? Vermutlich nie. Und daher werden Sie – realistisch betrachtet – diesen Stapel nie angehen.

Besser ist es, wenn Sie entscheiden, was Sie davon tatsächlich tun wollen und was nicht. Die Aufgaben, die Sie nicht erledigen wollen, schmeißen Sie weg. Die Aufgaben, die Sie tun wollen, planen Sie bitte konkret ein. Das Erledigungsdatum kann auch ruhig ein paar Wochen in der Zukunft liegen. Aber dann taucht diese Aufgabe irgendwann in der Wiedervorlage auf und Sie können dann nochmal entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt für die Erledigung ist.

Und dann erledigen Sie diese Aufgabe.

Dann ist der Stapel weg und Sie werden nicht immer wieder (unbewußt) daran erinnert, dass es da noch ein paar Aufgaben gibt, die Sie erledigen müssen. So können Sie sich besser auf die aktuellen Aufgaben konzentrieren.

Eine Abteilungsbibliothek aufbauen

Buch lesen

Wenn ich mir bei meinen Trainingsteilnehmern die Schränke und Sideboards ansehen, finde ich auch häufig eine Reihe an Fachbüchern und Prospekten. Ich frage dann immer, ob die Bücher nur für diese Person zugänglich sein muss, oder ob auch die Kollegen darauf Zugriff haben sollten. Oft sind die Bücher und Prospekte für alle interessant. Daher empfehle ich Ihnen eine Abteilungsbibliothek aufzubauen.

  • Sammeln Sie alle Bücher und falls relevant auch Prospekte von den einzelnen Arbeitsplätzen ein.
  • Entscheiden Sie, welche Bücher noch aktuell sind und ob evtl. neuere Auflagen bestellt werden sollten.
  • Schaffen Sie in einem zentralen Schrank ausreichend Platz für die Bücher (z.B. im Sekretariat oder auf dem Flur).
  • Hängen Sie an der Innenseite der Schranktür eine Ausleihliste aus, in der sich alle entsprechend eintragen (Ausleihliste Abteilungsbibliothek).
  • Benennen Sie einen Verantwortlichen für die Abteilungsbibliothek.
  • Dieser Verantwortliche sollte sich eine Erinnerung in sein E-Mail-Programm eintragen, um z.B. alle 3 Monate zu überprüfen, ob die Bücher in einem angemessenen Zeitraum wieder zurückgebracht wurden.

Informationssicherheit: Paßwörter

Schlüssel

Auf der diesjährigen CeBIT geht es u.a. um das Thema Informationssicherheit. Dieses Thema umfasst viele Aspekte, auf die ich hier nicht im Einzelnen eingehen will. Ich nehme mir heute nur ein kleines Thema heraus: Paßwörter.

In meinen Trainings stelle ich oft die Frage, was geregelt wurde, falls jemand plötzlich krank wird. Wer kümmert sich dann um die E-Mails im Posteingang? Schließlich kann man in einem solchen Fall nicht mehr den Abwesenheitsagenten aktivieren. Gut, wenn die Person nur 1 oder 2 Tage krank ist, wird evtl. noch nicht viel passieren, aber was ist, wenn die Person länger krank ist? Oft höre ich dann, dass das Paßwort an den Vertreter weitergegeben wird. Davon kann ich nur abraten!

Es gibt eine andere gute Möglichkeit: schalten Sie Ihren Posteingang grundsätzlich für Ihren Vertreter frei. So kann Ihr Vertreter auch bei Krankheit auf Ihren Posteingang zugreifen und wichtige E-Mails bearbeiten.

Also: bitte nicht Paßwörter weitergeben oder unter die PC-Tastatur kleben!

Gut organisiert im HomeOffice

Laptop mit Kaffee

Bietet Ihr Unternehmen an, dass Sie einen Teil der Arbeitzeit in einem HomeOffice bzw. in Telearbeit verbringen können? Oder nutzen Sie dieses Angebot bereits?

Hier ein paar gute Gründe für ein HomeOffice:

  • keine Anfahrtzeiten zum Büro
  • ruhigeres Arbeiten, da nicht die Kollegen mal eben durch die Tür schauen
  • erfahrungsgemäß wird im HomeOffice mehr geschafft
  • bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Aber wer einen Teil seiner Arbeitszeit zu Hause verbringt, muss gut organisiert sein. Hier ein paar Tipps für Sie:

  • legen Sie sich eine Info-Mappe an, in der Sie alle wichtigen Telefon-Nr., Organigramme, IT-Tipps und andere wichtige und häufig genutzte Informationen sammeln. So können Sie auch von zu Hause darauf zugreifen.
  • planen Sie Ihre Woche: welche Aufgaben lassen sich gut zu Hause erledigen, für welche müssen Sie im Büro sein?
  • nehmen Sie alle benötigten Unterlagen für das HomeOffice mit; legen Sie sich ggf. eine Checkliste an.
  • schließen Sie zu Hause die Tür zur Küche und zum Raum in dem die Bügelwäsche wartet. Lassen Sie sich nicht verleiten Hausarbeiten, wie z.B. Abwasch und Bügel während der Arbeitszeit zu erledigen.
  • achten Sie darauf auch zu Hause geregelte Arbeitszeiten einzuhalten; stellen Sie sich ggf. einen Wecker für den Feierabend.
  • kleiden Sie sich auch im HomeOffice normal, denn wenn Sie zu Hause im Schlafanzug, Bademantel oder Jogginganzug arbeiten fällt die Trennung zwischen Freizeit und Arbeit schwerer.
  • sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitbewohner (insbesondere Kinder und Haustiere) verstehen, dass Sie war zu Hause sind, aber keine Zeit zum Spielen haben.

Der geschenkte Tag

Sonnenuhr

Heute ist der 29.02., das heißt dieses Jahr ist ein Schaltjahr und hat einen Tag mehr, als die anderen Jahre. Ihnen wurde also ein ganzer Tag Zeit geschenkt!

Und was machen Sie damit?

Nutzen Sie den heutigen Tag doch mal dafür Ihr Zeit- und Selbstmanagement zu überprüfen:

  • Passt ihr Work-Life-Balance noch?
  • Wofür hätten Sie gerne mehr Zeit?
  • Haben Sie in letzter Zeit immer mal wieder in den gleichen Situationen „Ja“ gesagt, aber „Nein“ gemeint?
  • Setzen Sie die Prioritäten noch richtig? Konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge?
  • Überprüfen Sie Ihre Arbeitsroutinen.

Schalten Sie heute doch mal einen Gang runter. Räumen Ihren Schreibtisch auf. Machen Sie heute mal etwas früher Feierabend und nutzen die Zeit für einen Spaziergang im Wald. Oder rufen Freunde an, bei denen Sie sich schon lange nicht mehr gemeldet haben. Oder besuchen Sie Ihre Oma im Altersheim. Oder lesen Sie ein Buch. Oder machen Sie mal wieder Sport.

Viel Spaß dabei!

Stellvertretung regeln

gespräch

Wenn ich mit meinen Trainingsteilnehmern über das Thema Stellvertretung spreche, dann höre ich häufig, dass ja alles geregelt ist, da man vor dem Urlaub eine Übergabe macht und während des Urlaubs der Abwesenheitsagent aktiviert wird, wo der Vertreter genannt wird. Das ist grundsätzlich eine gute Regelung, aber was passiert bei plötzlicher Krankheit? Wer kümmert sich dann um den elektronischen Posteingang? Findet der Vertreter sich dann auch noch ohne Übergabe in den Unterlagen zurecht? Das Thema Stellvertretung ist für mich so wichtig, dass man es meiner Meinung nach eindeutig regeln sollte. Dazu gehört, dass Sie folgende Punkte schriftlich festhalten:

  • Wer vertritt wen?
  • Durchführung einer Übergabe vor und nach dem Urlaub
  • Was wird von dem Vertreter erwartet (er kann ja nicht den anderen Arbeitsplatz vollständig übernehmen)?
  • Wie lautet der Text der Abwesenheitsmitteilung?
  • Freischaltung des Posteingangs und Kalenders für den Vertreter
  • Wie macht der Vertreter kenntlich, welche E-Mails während der Abwesenheit bearbeitet wurden?

Außerdem sollte natürlich die Papier- und Dateiablage leicht verständlich sein.

Diese Regelungen sollte auch Teil des Office-Handbuchs sein.

Mehr PEP im Team

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Endlich Freitag!

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Heute ist mal wieder Freitag. Die Woche ist (fast) vorbei. Ab Mittag wird es wahrscheinlich etwas ruhiger. Das Telefon klingelt nur noch selten und die Kollegen verabschieden sich nach und nach ins Wochenende.

Aber halt! Bevor Sie Feierabend machen, sollten Sie sich noch Zeit für Ihr Selbstmanagement nehmen. Folgende Dinge können Sie am Freitagnachmittag gut erledigen:

  • gehen Sie die vergangene Woche nochmal gedanklich durch: was lief gut? Wo kann ich noch besser werden? Was will ich in der nächsten Woche anders machen?
  • schauen Sie sich die gesendeten E-Mails an (falls Sie das nicht sowieso schon jeden Abend machen): was kann gelöscht werden, was muss abgelegt werden, wo müssen Sie nochmal nachhaken?
  • erledigen Sie Ihre Papierablage von der Woche.
  • verschaffen Sie sich einen Überblick über die nächste Woche: welche Termine stehen an? Was muss noch vorbereitet werden? Welche Aufgaben haben Sie für die nächste Woche geplant? Müssen Prioritäten anders gesetzt werden? Was sollten Sie heute noch an Kollegen delegieren?

Ein schönes Wochenende wünscht Ihnen

Meike Kranz


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Informationsfluss: geregelt oder spontan?

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Heutzutage wird man in der Regel mit Informationen überschwemmt. Man erhält viele E-Mails und muss zwischen wichtig und unwichtig entscheiden. Man sitzt einerseits in vielen Besprechungen und bekommt manche Informationen nur „zwischen Tür und Angel“ oder über den Flurfunk mit.  Oft sagen mir Führungskräfte, dass eine regelmäßige Teambesprechung nicht notwendig ist, weil man doch so eng beieinander sitzt und viel miteinander redet und außerdem die Bürotür ja immer offen ist und die Mitarbeiter jederzeit reinkommen können, wenn sie Fragen haben.
Aber bekommen auf diesem Weg wirklich alle Mitarbeiter immer die wichtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt? Ich vermute: Nein.
Besser ist es, wenn Sie regelmäßig eine Teambesprechung durchführen. Themen könnten dabei sein:
• Neues vom Vorstand/Geschäftsführung
• Stand der Zielerreichung (falls Sie bestimmte Kennzahlen regelmäßig  monitoren)
• Jeder berichtet kurz über seine aktuellen Projekte und Aufgaben
• Ausblick auf die nächsten 2 Wochen: welche wichtigen Termine bzw. Aufgaben stehen an?

Wie häufig sollte eine Teambesprechung durchgeführt werden?

Es gibt mehrere mögliche Varianten. So könnten Sie sich z.B. alle 2 Wochen für ca. 1 Stunde treffen.  Oder es gibt 1x im Monat eine ausführliche Runde und wöchentlich eine kurze Besprechung im Stehen über ca. 20 min. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, sich jeden Morgen ca. 10-15 min. im Stehen zu treffen, um die wichtigsten Dinge für den Tag zu klären. Oder wenn die Abteilung etwas größer ist (z.B. 40 Mitarbeiter) und diese in 4 Teams aufgeteilt ist, dann könnte es 1x im Monat ein Treffen mit allen 40 Mitarbeitern geben, wo die Abteilungsleitung Neues vom Vorstand berichtet und den Stand der Zielerreichung vorstellt und alle 2 Wochen die Mitarbeiter über ihre aktuellen Projekte in den kleineren Teambesprechungen berichten und außerdem alle 2 Wochen die Abteilungsleitung sich mit den Teamleitern trifft.

Wie sollten diese Teambesprechungen organisiert sein?

Legen Sie den Besprechungsrhythmus fest und laden alle zu einem Serientermin für das ganze Jahr ein. Sie können eine Datei auf dem Teamlaufwerk als Themenspeicher hinterlegen, sodass jeder Mitarbeiter die Themen notieren kann, die aus seiner Sicht beim nächsten Treffen besprochen werden sollten. Wenn in der Teambesprechung Aufgaben an einzelne Mitarbeiter delegiert werden, dann führen Sie diese in einem Handlungsplan (z.B. eine Excel-Tabelle für das ganze Jahr). Und überlegen Sie sich, wie Sie sicherstellen wollen, dass auch die Mitarbeiter, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, die wichtigsten Informationen erhalten.


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Mit PEP an die Arbeit

Den Arbeitsalltag effektiv zu planen und zu gestalten lernt man in keiner Ausbildung und an keiner Uni. Viele Berufstätige sind überfordert, wenn es darum geht, ihre Arbeit zielorientiert zu managen. Systematische Hilfe bietet das bewährte »Personal Efficiency Program« (PEP).

Im modernen Berufsalltag werden mobile und flexible Arbeitsformen immer mehr zum Standard. Doch die Einführung von neuen Arbeitsformen muss (leider) nicht automatisch zu einem professionelleren und effizienteren Arbeitsstil führen. E-Mails, Intranet, Internet und E-Commerce sowie ortsunabhängiges virtuelles Arbeiten erzeugen eine nicht endende Informationsflut und erhöhen den Arbeitsdruck. Viele Unternehmen sind in stetigem Wandel begriffen, der auch eingeübte Arbeitsabläufe erfasst. Die Informationsverarbeitung im Unternehmensalltag ist so komplex geworden, dass ein Paradigmenwechsel im Arbeitsstil notwendig ist.

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