Der Mensch ist ein Gewohnheitstier

Waldweg

Heute möchte ich Ihnen einen kleinen Einblick in mein Privatleben geben, weil ich im Moment feststelle, wie sehr auch ich selbst an Gewohnheiten hänge.

Diese Woche läuft bei uns einiges anders, weil mein Sohn vom Kindergarten aus im Wald ist. D.h. ich muss ihn morgens zu einer bestimmten Uhrzeit zum Wald bringen und hole ihn nachmittags wieder dort ab. Ich finde es schön, dass er eine Woche lang seine Zeit im Wald verbringt, aber bei uns kommt einiges durcheinander:

  • ich muss mich morgens mehr beeilen, da auch der Weg zum Wald weiter ist, als zum Kindergarten
  • ich muss mich nachmittags mehr beeilen, da ich ihn eine halbe Stunde früher abholen muss
  • da er im Wald kein warmes Mittagessen bekommt, esse ich jetzt auch mittags nur ein belegtes Brötchen
  • dafür muss ich jetzt abends warm kochen
  • da mein Sohn den ganzen Vormittag nicht wie sonst im Sandkasten spielen kann, gehen wir jetzt nachmittags immer noch auf den Spielplatz.

Die Kleinigkeit „‚Waldwoche“ hat also eine ganze Reihe an Auswirkungen und erfordert von mir, meine Gewohnheiten fallen zu lassen. Nun frage ich mich, wo in meinem Leben ich sonst noch zu sehr an Gewohnheiten hänge und vielleicht – zumindest für einen gewissen Zeitraum – mal was Neues ausprobieren könnte.

Welche Gewohnheiten und Routinen wollen Sie hinterfragen? Was wollen Sie heute mal anders machen, also sonst?

Vor- und Nachteile einer Abteilungs-E-Mail-Adresse

Mann bearbeitet Posteingang

Normalerweise hat ja jeder Mitarbeiter seine eigene E-Mail-Adresse, worüber er von Kollegen und Externen kontaktiert werden kann. In einigen Unternehmen gibt es aber auch eine „neutrale“ E-Mail-Adresse für die ganze Abteilung oder Teams. In der Regel nutzen die Personalabteilungen solche Adressen für Bewerbungen und IT-Abteilungen für Problemmeldungen (Ticket-Systeme). Haben Sie sich schon mal gefragt, ob die Einrichtung einer solchen Adresse für Ihr Team auch sinnvoll sein könnte?

Ich habe für Sie ein paar Vor- und Nachteile aus meiner Sicht zusammengetragen, die Ihnen vielleicht als Entscheidungshilfe dienen können:

Vorteile:

  • Ihr Kunde (intern/extern) muss nicht überlegen, wer aus dem Team/Abteilung der richtige Ansprechpartner ist, sondern findet leicht die richtige Adresse
  • Ihr Kunde schickt nicht an alle Kollegen aus der Abteilung/Team seine Mail; sie können also unnötigen E-Mail-Verkehr verhindern
  • Ihr Kunde kann sicher sein, dass sein Anliegen an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet wird
  • Die E-Mail wird auch im Urlaubs- und Krankheitsfall ganz sicher bearbeitet; Ihr Kunde muss seine Mail also nicht nochmal an den Vertreter schicken
  • Sie bekommen einen besseren Überblick über alle Anfragen und können die Arbeit gerechter verteilen

Nachteile:

  • Sie müssen die Verantwortlichkeiten im Team klären (Wer kümmert sich um den Posteingang? Wer verteilt die Mails an die richtigen Kollegen? Wer kümmert sich um die Anfragen, die nicht einem Kollegen zugeordnet werden können? Wie oft am Tag wird der Posteingang bearbeitet?)
  • Die Mitarbeiter müssen nicht nur ihren eigenen Posteingang regelmäßig sichten, sondern auch den der „neutralen“ E-Mail-Adresse (kann vergessen werden)
  • Es besteht die Gefahr, dass einige Mitarbeiter die E-Mails von diesem Posteingang mit geringerer Priorität bearbeiten, weil sie ja nicht direkt angesprochen wurden

Grundsätzlich gilt also: die Einrichtung einer Abteilung- oder Team-E-Mail-Adresse ist sinnvoll, vorausgesetzt die dahinter liegenden Prozesse und Verantwortlichkeiten sind geklärt.

Checklisten für die Urlaubs- und Krankheitsvertretung

krank im Bett

In meinen Trainigs höre ich von den Teilnehmern oft, dass man vor dem Urlaub eine Übergabe der Aufgaben macht. Dabei werden die aktuellen Dinge durchgesprochen und geklärt, was der Vertreter in der Abwesenheit weiterverfolgen soll und was auch liegen bleiben kann.

Aber wie sieht es im Krankheitsfall aus?

Dann muss der Vertreter kurzfristig einspringen und nachvollziehen können, was gerade aktuell vom Kollegen bearbeitet wurde. Dies ist häufig sehr zeitaufwändig und ärgerlich.

Aber auch im Urlaub kann es passieren, dass plötzlich eine Aufgabe übernommen werden muss, die vorher nicht übergeben wurde. Daher empfehle ich Ihnen, sich die Mühe zu machen, Checklisten zu Ihren Aufgaben zu erstellen. Dabei geht es zum Einen um die täglichen Routinetätigkeiten, zum Anderen aber auch um wöchentliche, monatliche und jährliche Aufgaben. Und das Gute daran: die Checklisten helfen nicht nur dem Vertreter, sich schneller einzuarbeiten, sondern dienen Ihnen selbst auch als Gedankenstütze.

Dateiordner "Sonstiges"

Ordnerstruktur

Im letzten Artikel habe ich darüber geschrieben, warum es nicht sinnvoll ist einen Dateiordner „Aktuelles“ auf dem Teamlaufwerk zu haben. Heute möchte ich über den Ordner „Sonstiges“ (manchmal auch „Allgemeines“ oder „Diverses“ genannt) schreiben, den ich immer wieder bei meinen Kunden finde.

Wenn ich den Ordner „Sonstiges“ auf einem Laufwerk finde, schaue ich mir zuerst genau an, welche Dateien dort abgelegt wurden. Vielleicht können einige Dateien gelöscht werden, vielleicht kann man sie auch in entsprechende Themenordner verschieben.

  • Ist die Datei nicht mehr aktuell bzw. gibt es eine neuere Version? Dann löschen.
  • Gehört die Datei in einen anderen Themenordner? Dann dorthin verschieben.
  • Hat sich das Thema erledigt und kann daher gelöscht werden?
  • Hat sich das Thema erledigt, aber es soll noch zu Dokumentationszwecken aufgehoben werden? Dann gehört die Datei in ein Archiv.
  • Gibt es noch andere Dateien, die so ähnlich sind, sodass man sie in einen neuen Ordner zusammenfassen kann?

Ziel sollte es sein, den Ordner „Sonstiges“ aufzulösen, denn dort entsteht sonst schnell ein „Datengrab“, weil sich in der Regel niemand dafür zuständig fühlt. Außerdem muss man sonst immer in mehreren Ordnern nach Informationen suchen: erst im Themenordner und dann auch noch bei Sonstiges, weil dort ja auch noch was gelandet sein kann.

 


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Dateiordner "Aktuelles"

Ordnerstruktur

Nun ist es mal wieder passiert. Die Ordnerstruktur auf unserem Teamlaufwerk war klar und übersichtlich strukturiert. Die Ordner waren gut aufgeräumt. Es gab nur relevante Dateien. Informationen konnten wir alle schnell finden. Alles war nach Themen sortiert.

Nun hat aber ein Kollege auf der obersten Ebene unserer Dateiablage den Ordner „Aktuelles“ angelegt! Dort liegt nun eine Datei mit Informationen, die wir in dieser Woche benötigen. War das eine gute Entscheidung? Nein!

Warum ist es nicht sinnvoll einen Ordner „Aktuelles“ auf dem Teamlaufwerk anzulegen? Weil die Informationen/Dateien nur für ein paar Tage aktuell sind. Danach gehören sie in die themenbezogene Ablage. Wenn man einen Ordner „Aktuelles“ hat, muss jemand 1x pro Woche die Dateien durchsehen und wegsortieren. Da das aber in der Regel niemand macht, liegen in dem Ordner irgendwann aktuelle und veraltete Dateien durcheinander. Und zwar durcheinander nicht nur bezogen auf ihre Aktualität, sondern auch bezogen auf die Themen. Man findet also relevante Informationen nicht mehr.

Deshalb warne ich davor, einen solchen Ordner anzulegen. Außerdem empfehle ich Ihnen, einen Verantwortlichen für die Ordnerstruktur zu benennen, der in solchen Fällen, so wie ich jetzt, die falsch einsortierten Dateien verschiebt und mit den Kollegen darüber spricht, warum der Ordner wieder gelöscht wurde.

Wie Sie mit Veränderungen besser umgehen können

Neulich ist mir wieder ein kleines Büchlein in die Hände gefallen, das Sie vielleicht auch schon kennen. Es heißt „Die Mäuse-Strategie für Manager – Veränderungen erfolgreich begegnen“ von Spencer Johnson. Eine nette Geschichte, wo es darum geht, wie man mit Veränderungen (hier: einer Maus wird der Käse weggenommen) besser umgehen kann. Der Tipp des Autors ist: mutig und gelassen Veränderungen begegnen und nicht der Dinge ausharren.

Hier die Mottos, die mir am Besten gefallen:

  • Wer sich nicht ändert, kann untergehen.
  • Was würdest du tun, wenn du keine Angst hättest?
  • Beobachte die Veränderungen (Schnupper oft am Käse, damit du merkst, wenn er alt wird).
  • Wer eine neue Richtung einschlägt, findet leichter neuen Käse.
  • Wer losgeht und seine Angst hinter sich läßt, fühlt sich frei.
  • Allein schon die Vorstellung davon, wie mir der neue Käse schmecken wird, führt mich zu ihm.
  • Je schneller du den alten Käse sausen läßt, desto schneller findest du neuen.
  • Alte Überzeugungen führen dich nicht zu neuem Käse.
  • Genieß die Veränderung!
  • Mach dich darauf gefaßt, dich schnell zu ändern und hab wieder Spaß daran!

Ich finde, in jedem dieser Sätze steckt sehr viel. Und es zeigt auch, dass es in erster Linie um die eigene Einstellung zum Thema Veränderungen geht.

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Täglich etwas besser werden

gemeinsam zum Ziel

Mein Eindruck aus vielen Gesprächen mit Mitarbeitern verschiedener Unternehmen, Branchen und Hierarchien ist, dass immer wieder gemeckert wird, was alles schlecht läuft, aber im Grunde die Mitarbeiter es doch ganz gut finden, wenn sich nicht ständig etwas ändert. Beständigkeit und Routine gibt Sicherheit. Veränderungen verunsichern dagegen. Wenn die Verunsicherung sogar in Angst übergeht (z.B. Angst den Arbeitsplatz zu verlieren), dann kann das sehr lähmend wirken.

Kennen Sie auch den Spruch: „Wer sich nicht ändert, wird verändert.“?

Ein Unternehmen muss sich immer wieder den Marktgegebenheiten anpassen. Es müssen immer wieder neue Produkte entwickelt, neue Märkte und Kunden erschlossen, Trends beobachtet und der Wettbewerb analysiert werden. Wenn dies nicht passiert, dann verliert man immer mehr Kunden, verkauft immer weniger Produkte und muss immer wieder Mitarbeiter entlassen.

Für Sie selbst, aber auch für Ihr Unternehmen ist daher sehr wichtig, dass Sie immer besser werden – und zwar täglich! Dies ist auch unter dem Begriff „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ (KVP) bekannt. Dahinter steckt eine detaillierte Vorgehensweise, die ich hier nicht näher erklären möchte. Es geht mir auch nicht darum, dass Sie aufwändige Projekte initiieren sollen (das können Sie aber natürlich trotzdem gerne tun) und Workshops zu diesem Thema einrichten (was aber trotzdem sinnvoll wäre). Ich möchte Ihnen heute einen Denkanstoß geben, um Sie dazu zumotivieren, in kleinen Schritten täglich etwas besser zu werden.

Stellen Sie sich doch einfach am Beginn des Arbeitstages folgende Frage:

Was machen Sie, um heute besser zu sein als gestern und was unternehmen Sie morgen, um dann besser zu sein, als heute?

 


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Muss der Chef immer in "Cc" stehen?

Mail

Heute wende ich mich an Führungskräfte. Wie hoch ist bei Ihnen der Anteil an Cc-Mails? Sicherlich sehr hoch. Aber muss das auch immer so sein?

Häufig erlebe ich in Firmen, dass es zur Unternehmenskultur gehört, sich ständig abzusichern. Einerseits setzten die Mitarbeiter ihren Chef in „Cc“, damit der über alles informiert ist. Andererseits wollen die Chefs auch immer über alles genau informiert werden.

Aber wann lesen Sie das alles?

Und ist es immer notwendig als Chef, über alles informiert zu werden?

Ich denke: Nein!

Schließlich haben Sie doch gute und erfahrene Mitarbeiter in Ihrem Team. Wenn Sie den Mitarbeitern mehr Vertrauen schenken und Ihnen zutrauen, dass Sie Probleme auch alleine lösen können, dann erfahren diese eine höhere Wertschätzung. Informiert werden sollten Sie nur, wenn die nächste Eskalationsstufe greift. Dann wäre es aber besser, den gesamten Vorgang in einem persönlichen Gespräch zu klären und gemeinsam nach Lösungsmöglichkeiten zu suchen.

Wer kommt alles in Cc?

Netzwerk

Da ich auf meinen letzten Beitrag einige Reaktionen bekommen habe, schreibe ich heute nochmal zum Thema Cc-Mails.

Ich beobachte immer wieder, dass bei E-Mails sowohl im „An“- als auch im „Cc“-Feld eine Vielzahl an Kollegen und Vorgesetzte stehen. Aber ist das wirklich notwendig? Warum werden so viele Personen mit einer Mail informiert? Will man sich absichern? Ist die Information wirklich für jeden interessant?

Ich denke, je mehr Cc-Mails jemand erhält, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er sie gar nicht oder erst nach Wochen liest. Daher erreicht der Absender letztendlich nicht das, was er ursprünglich beabsichtigt hat – eine zeitnahe Information über einen Vorgang.

Daher meine Tipps für Sie:

  • reduzieren Sie Anzahl der Personen, denen Sie eine E-Mail schicken auf das Notwendigste
  • überlegen Sie, ob Sie einen Sachverhalt vielleicht besser in der nächsten Besprechung oder am Telefon mit den Kollegen klären können
  • lassen Sie sich selbst von unnötigen Verteilern streichen
  • reagieren Sie nicht sofort auf E-Mails, bei denen Sie nur in Cc stehen (siehe vorherigen Artikel)

Umgang mit Cc-Mails

Maus als @

Bekommen Sie auch täglich zahlreiche E-Mails, bei denen Sie in Kopie bzw. „Cc“ stehen? Werden diese Mails von Ihnen genauso behandelt, wie die Mails, bei denen Sie im „An“-Feld stehen? Dann verschwenden Sie vermutlich viel Zeit.

Der Absender wollte Sie nur über einen Vorgang in Kenntnis setzen und hat Ihnen daher die Mail nur in Kopie zugeschickt. D.h. Sie müssen nicht aktiv werden, sondern brauchen die Mail nur zu lesen. Der Absender sollte dabei nicht erwarten, dass Sie das sofort tun.

Mein Tipp für Sie: richten Sie für Mails, die Sie in Kopie erhalten, eine Regel ein, mit der die Mails automatisch in einen Unterordner „Cc-Mails“ verschoben werden. Reservieren Sie sich dann im Kalender Zeit, um diese Mails z.B. um 16:00 zu lesen. Denn bei Cc-Mails reicht es in der Regel aus, diese einmal am Tag zu sichten. Ordnen Sie dann die Mails thematisch in entsprechende Unterordner zu, löschen Sie sie oder falls notwendig, beantworten Sie sie.