Fastenzeit für neue Gewohnheiten nutzen

Schokoladenkuchen

Die diesjährige Fastenzeit, die von Aschermittwoch bis Ostern geht, hat nun begonnen. Ich kenne viele Leute, die in dieser Zeit auf Dinge verzichten, ohne dies aus einer religiösen Motivation zu tun.

Worauf wollen Sie in den nächsten Wochen verzichten?

Hier ein paar Ideen von mir:

  • im Büro statt Kaffee Kräutertee oder Wasser trinken
  • in Besprechungen keine Kekse essen
  • nicht mehr bei jeder neuen Aufgabe „Ja“ sagen, sondern kurz überlegen, ob man wirklich die Zeit dafür hat und ein „Nein“ vielleicht besser wäre
  • leerer Schreibtisch (also auf Papierstapel verzichten)
  • nicht über Kollegen lästern

Und da die Fastenzeit 40 Tage dauert, könnte daraus auch eine grundsätzliche neue Gewohnheit werden, da das ungefähr dem Zeitraum entspricht, den man braucht, um eine neue Gewohnheit zu etablieren.

Word 2010: Tabellenüberschriften wiederholen

Wenn Sie in Word eine Tabelle erstellen, die über mindestens zwei Seiten geht (z.B. ein Sitzungsprotokoll), dann möchten Sie sicherlich, dass die Spaltenüberschrift auf der zweiten bzw. den folgenden Seiten immer automatisch wiederholt wird.

Wie Sie diese Funktion mit drei Mausklicks aktivieren erkläre ich hier:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Perfektionismus vermeiden: freuen Sie sich

menschen jubeln

Gehören Sie zu den Menschen, die übertrieben selbstkritisch sind? Dann ist das vielleicht die Ursache dafür, dass Sie ständig gestresst sind und weniger Lebensfreude haben.

Freuen Sie sich doch besser über Ihre Erfolge. Seien Sie zufrieden mit sich selbst. Auch den erfolgreichen Abschluss eines Projektes sollten Sie mit allen Projektmitgliedern feiern.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Perfektionismus vermeiden: reagieren Sie gelassen auf Fehler

problem analyse lösung

Wo gearbeitet wird, werden auch Fehler gemacht.

Das gilt auch für Sie selbst. Geben Sie eigene Fehler offen zu und reagieren Sie angemessen auf die Fehler anderer.

Natürlich müssen Fehler behoben und korrigiert werden. Es bringt aber weder Sie selbst, noch Ihre Mitarbeiter weiter, wenn Sie sich lange über Fehler ärgern. Im Gegenteil. Ärger und darauf resultierender Frust bindet Ihre Energien und demotiviert Ihre Mitarbeiter.

Schauen Sie sich doch mal die Dinge an, die falsch gelaufen sind. Vielleicht können Sie grundsätzliche Probleme in den Prozessen feststellen und diese ändern. Sie sollten jedenfalls versuchen, aus Fehlern zu lernen.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Perfektionismus vermeiden: Aufgaben delegieren und Mitarbeitern vertrauen

Leadership

Müssen Sie alle wichtigen Arbeiten im Betrieb selbst übernehmen, weil niemand sonst dazu in der Lage ist?

Dann sollten Sie lernen, Aufgaben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren und ihnen zu vertrauen. Dazu gehört auch, sich die Qualifikationen der Mitarbeiter genau anzusehen. Wer sollte an welcher Schulung teilnehmen? Wer muss in welche Aufgabe eingearbeitet werden? Nehmen Sie sich danach ausreichend Zeit, um die Aufgaben zu delegieren.

Wenn Sie immer alles selbst machen, werden Sie voraussichtlich innerhalb kurzer Zeit vollkommen überlastet sein. Und das ist weder für Sie persönlich, noch für den Betrieb gesund.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Perfektionismus vermeiden: Großzügigkeit gegenüber sich und anderen

Teeküche

Sie verlangen von sich selbst Perfektion ab. Und Ihr Umfeld sollte bitteschön auch so sein?

Besser ist es, wenn Sie gegenüber sich selbst ein bisschen großzügiger sind. Dann reagieren Sie auch gelassener auf fehlende Perfektion bei anderen.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Perfektionismus vermeiden: nicht übertrieben detailliert planen

viele To-Do-Listen

Nicht, dass wir uns falsch verstehen. Sie sollen natürlich Ihre Arbeit und die Aufgaben planen. Ich bin ein großer Freund von Checklisten und To-Do-Listen. Planung ist gut und notwendig.

Aber wer übertrieben detailliert plant, lässt nicht genug Freiraum, um flexibel auf eventuelle Veränderungen reagieren zu können. Außerdem benötigt eine sehr detaillierte Planung sehr viel Zeit. Zeit, die Sie für andere wichtigere Dinge nutzen könnten.

Ich selbst habe z.B. die Erfahrung gemacht, dass es sich nicht lohnt, Projekte mit einem spezialisierten Tool, wie MS-Project zu planen. Natürlich muss man Projekte ordentlich planen. Aber lohnt es sich wirklich, die Arbeitszeiten der Projektmitglieder zu erfassen, mit allen Urlaubstagen und wann sie andersweitig ausgelastet sind? Als ich einmal in verschiedenen Projekten gleichzeitig tätig war, stellte ich fest, dass ich für eine bestimmte Woche von zwei Projekten so verplant wurde, dass ich nur dadurch zu 150% ausgelastet war. Als ich daraufhin den einen Projektleiter gefragt habe, was wir denn nun tun könnten, sagte der nur: „… das klappt schon…“. Auch mein Vorgesetzter sah kein Anlass zum Handeln. Natürlich war es dann später kein Problem, weil ich Aufgaben verschoben habe, aber ich habe mich gefragt, warum alle dieses Tool aufwändig pflegen, wenn dann doch keine Schlüsse daraus gezogen werden.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Perfektionismus vermeiden: setzen Sie sich realistische Ziele

Daumen hoch

Niemand ist perfekt! Nur selten erreichen Menschen tatsächlich Perfektion. Und dann in der Regel nur in einem Bereich.

Der Aufwand dieses Niveau zu erreichen ist sehr hoch. Und es kostet viel Kraft und Zeit, diesen Level zu halten.

Darum sollten Sie nicht danach streben, perfekt zu sein. Seien Sie lieber kompetent und einmalig. Seien Sie normal und setzen Sie sich realistische Ziele. Diese zu erreichen ist meist einfacher und weniger frustrierend.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Perfektionismus vermeiden: Gut statt perfekt

Laptop mit Kaffee

Passiert es Ihnen auch immer wieder, dass Sie viel zu viel Zeit damit verbringen, eine Präsentation fertigzustellen, sie wirklich perfekt zu machen? Oder einen Kundenbrief erstellen und immer wieder an den Formulierungen feilen? Überprüfen Sie die Aufgaben, die Sie an Mitarbeiter delegiert haben, ständig bis ins Detail?

Gehören Sie auch zu den Menschen, die immer alles perfekt erledigen wollen?

Dann verschwenden Sie vielleicht viel Zeit damit, die Sie gut für andere Aufgaben nutzen könnten. Aber wo ist die Grenze zwischen gut und perfekt? Es hängt sicherlich viel von der Situation ab. Aber einige typische Beispiele sind:

  • statt Pünktlichkeit bis auf die Sekunde würde eine generelle Pünktlichkeit ausreichen
  • statt einem übertriebenen Ordnungssinn und stundenlanges Aufräumen würde eine übersichtliche Ordnung ausreichen
  • ein Pflichtbewusstsein, das auch dort Pflichten sieht, wo keine bestehen
  • zwanghaftes Bedürfnis, Fehler zu vermeiden
  • zwanghaftes Überprüfen oder Nachbearbeiten von bereits erledigten Tätigkeiten

Wie Sie Perfektionismus vermeiden können werde ich Ihnen in einer kleinen Serie in den kommenden Tagen vorstellen.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Hochseil balancieren

Heute möchte ich zwei Begriffe klären, die häufig verwechselt werden: Effektivität und Effizienz.

Einfach erklären kann man diese Begriffe wie folgt:

  • Effektivität: Die richtigen Dinge tun.
  • Effizienz: Die Dinge richtig tun.

Wenn Sie effektiv arbeiten wollen, sollten Sie also Ihre Prioritäten überprüfen, damit Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Dies ist notwendig, um seinem Ziel (z.B. Projektziel) näher zu kommen.

Wenn Sie effizient arbeiten wollen, sollten Sie sich immer fragen, ob es nicht auch noch einfacher, schneller und kostengünstiger geht. Sie müssen also Prozesse verschlanken.

Wenn Sie also eine unwichtige Aufgabe sehr schnell erledigen, dann sind Sie effizient in der Bearbeitung der Aufgabe, aber nicht effektiv. Wenn Sie dagegen sich auf eine Aufgabe mit höchster Priorität beschäftigen, diese aber nur sehr umständlich und langsam erledigen, sind Sie effektiv aber nicht effizient.

Erst die Kombination von beiden Techniken macht Sie zu einem exellenten Office-Worker.