Aufschieberitis: was Sie dagegen tun können

Aktenstapel getragen

Im letzten Artikel habe ich über die Ursachen von Aufschieberitis geschrieben. Heute möchte ich Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie zukünftig die wichtigen Aufgaben rechtzeitig angehen können.

  • setzen Sie sich realistische Ziele
  • unterteilen Sie große/umfangreiche Aufgaben in kleinere Teilschritte
  • überlisten Sie sich, indem Sie bewußt eine frühe Deadline setzen
  • planen Sie Ihre Aufgaben konkret ein, d.h. legen Sie genau fest, an welchem Tag Sie sie erledigen wollen
  • halten Sie sich an Ihre Aufgabenplanung
  • belohnen Sie sich, wenn Sie einen Teilschritt erreicht haben

Aufschieberitis

Frau am Schreibtisch verzweifelt

Kennen Sie das auch? Statt an einem wichtigen Projekt weiterzuarbeiten, beantworten Sie lieber erstmal unwichtige Mails. Statt eine umfangreiche Auftragsbestätigung zu schreiben, machen Sie erstmal Ihre Ablage.

Aufschieber sind nicht einfach faul, vielmehr haben Sie Mühe, die Prioritäten richtig zu setzen. Es werden erstmal unwichtigere Dinge erledigt, statt die wichtigen Aufgaben anzufangen. Denn das verschafft ein schnelles Erfolgserlebnis.

Aufschieberitis hat verschiedene Ursachen. Eine davon ist Perfektionismus. Betroffene verschieben die Aufgaben immer wieder, aus Angst, den hohen Ansprüchen nicht genügen zu können.

Ein anderer Grund fürs Aufschieben ist die Aufgabe selbst, die keinen Spaß macht, oder die Annahme, nur unter Druck wirklich gute Arbeit abliefern zu können. Dabei ist das meistens eine Art Selbstbetrug: wenn das Resultat nicht gut genug ist, dann hat man die Ausrede, zu spät angefangen zu haben.

Was Sie gegen Aufschieberitis tun können, erfahren Sie im nächsten Artikel.

Planen mit der ALPEN-Methode

ALPEN

Heute möchte ich Ihnen die ALPEN-Methode vorstellen, mit der Sie Ihren Tagesplan erstellen können. Die einzelnen Buchstaben stehen für die jeweiligen Vorgehensweisen, die notwendig sind:

A – Aufgaben auflisten (alle Aufgaben des Tages, erstmal unsortiert, auflisten)

L – Länge der Aufgaben einschätzen (wieviel Zeit werden Sie voraussichtlich für die Erledigung der Aufgabe benötigen?)

P – Pufferzeiten einplanen (Tipp: verplanen Sie nur 60% Ihres Tages, sodass noch genug Zeit für Unvorhergesehenes bleibt)

E – Entscheiden, was wichtig ist (Prioritäten setzen, ggf. Aufgaben delegieren)

N – Nachprüfen, welche Aufgaben erledigt sind (abhaken und offene Aufgaben für die nächsten Tage übertragen)

Mit dieser Methode können Sie natürlich auch Ihre Woche planen oder sie für Ihr Projektmanagement nutzen.

Wiedervorlagemappe, Listen oder Outlook-Aufgaben?

to-do-liste

In meinen Trainings sehe ich an den Arbeitsplätzen der Teilnehmer viele verschiedene Vorgehensweisen, wie die anstehenden Aufgaben und Wiedervorlagen organisiert werden. Oft benutzt ein Mitarbeiter auch verschiedene Systeme oder hat mal Dies mal Das ausprobiert. Aber welches ist das „richtige“ System? Das kommt darauf an…

Das Wichtigste vorweg: Sie sollten konsequent alle Aufgaben und Wiedervorlagen einplanen. In welchem System Sie das dann tun, hängt vom Arbeitsplatz und den persönlichen Vorlieben ab. Das hört sich vielleicht aufwändig an, und Sie fragen sich, warum Sie einen Anruf beim Kollegen einplanen sollen, bei dem es doch nur darum geht, ob eine bestimmte Liste von ihm schon vervollständigt wurde. Aber Sie können nicht alles im Kopf behalten. Aufschreiben hilft vor Vergessen!

Wenn Sie Ihre Arbeit zu 90% an ihrem Schreibtisch erledigen und gerne Ihre Aufgaben als Zettel anfassen und nach Erledigung wegwerfen wollen, dann sollten Sie Wiedervorlagemappen, Pultordner oder z.B. das Mappei-System verwenden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie für jede Aufgabe und jedes Nachfassen (z.B. beim Kollegen oder Kunden) einen Zettel einsortieren.

Wenn Sie gerne mit Listen arbeiten und Aufgaben nach Erledigung gerne durchstreichen, dann sollten Sie für jede Aufgabe und jedes Nachfassen einen Punkt in Ihre Tages-, Wochen-, Monats- bzw. Jahreslisten aufnehmen, wie es auch bei Getting-things-done empfohlen wird.

Wenn Sie beruflich viel unterwegs sind und alle Aufgaben per Mail bekommen bzw. verschicken, dann empfehle ich Ihnen die Mails in Outlook-Aufgaben umzuwandeln bzw. mit dem Nachfassen-Fähnchen zu arbeiten. Wichtig ist auch hier, die Aufgaben bzw. Wiedervorlagen konkret für einen bestimmten Tag einzuplanen.

Wann ist eine Aufgabe ein Projekt?

projekt

Heute möchte ich mich mal wieder dem Thema Projektmanagement widmen. Am Anfang steht die Frage, wann eine Aufgabe eigentlich ein Projekt ist. In manchen Unternehmen wird jeder Auftrag zu einem Projekt erklärt, der nur etwas von der Routine abweicht. In anderen betrieben wurden vielleicht noch nie offizielle Projekte durchgeführt. Ich stelle in meinen Trainings immer wieder fest, dass die Teilnehmer unter dem Begriff „Projekt“ verschiedene Dinge verstehen.

Vielleicht hilft die folgende Checkliste, zu entscheiden, wann es sich um eine Aufgabe handelt und wann um ein Projekt, für das man die Methoden des Projektmanagements einsetzen sollte (je mehr Punkte zutreffen, desto eher handelt es sich um ein Projekt):

  • die Aufgabe ist neu, es gab noch keine vergleichbare Aufgabe im Unternehmen
  • die Aufgabe/der Auftrag ist sehr komplex
  • es sind unterschiedliche Fachabteilungen betroffen
  • für die Aufgabe müssen Mitarbeiter in einem großen Umfang ihrer Zeit abgestellt werden
  • die Aufgabe/der Auftrag wird sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, hat aber auch ein klares Ende
  • die Aufgabe beinhaltet ein hohes finanzielles Risiko für das Unternehmen
  • von der erfolgreichen Ausführung der Aufgabe hängt unternehmenspolitisch viel ab

Diese Checkliste können Sie auch herunterladen. Dafür einfach auf den folgenden Button klicken:


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Work-Life-Balance: Rollen- und Zeitverteilung

Time-System

Wenn man von Work-Life-Balance spricht, meint man in der Regel die ausgeglichene Zeitverteilung zwischen Privat- und Berufsleben. Dabei hängt es von verschiedenen Faktoren ab, wie gut der Ausgleich gelingt. Einige Beispiele: Wenn gerade ein neuer großer Kundenauftrag bearbeitet werden muss, müssen Sie vielleicht in den nächsten Tagen oder Wochen Überstunden machen. Vielleicht hat aber auch gerade Ihr Kind Probleme in der Schule, sodass Sie mehr Zeit für Ihre Familie benötigen. Oder Ihr Vater ist erkrankt und Sie wollen ihn jeden Tag im Krankenhaus besuchen. Dies sind Beispiele für eine vorübergehende Verschiebung der Prioritäten. Vielleicht streben Sie aber auch längerfristig eine andere Zeitverteilung an, um z.B. an einer Weiterbildungsmaßnahme teilzunehmen.

Mein Tipp für Sie: nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um folgende Fragen zu beantworten:

  • Welche Rollen haben Sie im Moment (privat und beruflich)?
  • Welche Rollen sind für Sie besonders wichtig?
  • Wieviel Zeit wollen Sie in welchen Rollen verbringen?
  • Wofür wollen Sie mehr Zeit haben?
  • Bei welcher Rolle möchten Sie weniger Zeit investieren?

Berücksichtigen Sie die Ergebnisse in Ihrer Tages- und Wochenplanung.

Messebesuch vor- und nachbereiten

Visitenkarte

Gestern hat die CeBIT begonnen. Vielleicht kommen ja auch Sie nach Hannover. Viele Besucher haben heutzutage nur noch einen Tag Zeit, um sich auf der Messe zu informieren. Daher ist es gut, wenn Sie vorab Gesprächstermine auf den für Sie wichtigen Ständen vereinbart haben. Damit Sie den Überblick behalten, sollten Sie sich einen kleinen Messebesuchsplan erstellen. Dies kann eine einfache Tabelle sein, in der Sie sich schnell Notizen machen können. Folgende Informationen sollte Ihr Messebesuchsplan enthalten:

  • Aussteller
  • Halle
  • Stand
  • Ansprechpartner
  • Thema/Ziel des Gesprächs
  • Ergebnis
  • nächste Schritte/Vereinbarungen

Aber achten Sie auch darauf, nicht den ganzen Tag zu verplanen, damit Sie noch ausreichend Zeit haben, sich einfach umzuschauen.

P.S.: mich können Sie in diesem Jahr aus persönlichen Gründen nicht auf der CeBIT treffen.

Excel: Eingabemaske für Daten

 

Eingabemaske

Nutzen Sie Excel für die Verwaltung von vielen Datensätzen, wie z.B. Adressdaten Ihrer Kunden oder Informationen zu Ihren Produkten? Dann hätten Sie vielleicht gerne eine Eingabemaske zum Erfassen und Suchen der Informationen.

Bisher dachten Sie vielleicht, für so eine Eingabemaske muss man Makros programmieren können oder braucht Kenntnisse in VBA (Visual Basic for Applications, eine Programmiersprache). Dem ist nicht so. Daher möchte ich Ihnen heute eine meiner Lieblings-Funktionen von Excel vorstellen.
 

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Fastenzeit für neue Gewohnheiten nutzen

Schokoladenkuchen

Die diesjährige Fastenzeit, die von Aschermittwoch bis Ostern geht, hat nun begonnen. Ich kenne viele Leute, die in dieser Zeit auf Dinge verzichten, ohne dies aus einer religiösen Motivation zu tun.

Worauf wollen Sie in den nächsten Wochen verzichten?

Hier ein paar Ideen von mir:

  • im Büro statt Kaffee Kräutertee oder Wasser trinken
  • in Besprechungen keine Kekse essen
  • nicht mehr bei jeder neuen Aufgabe „Ja“ sagen, sondern kurz überlegen, ob man wirklich die Zeit dafür hat und ein „Nein“ vielleicht besser wäre
  • leerer Schreibtisch (also auf Papierstapel verzichten)
  • nicht über Kollegen lästern

Und da die Fastenzeit 40 Tage dauert, könnte daraus auch eine grundsätzliche neue Gewohnheit werden, da das ungefähr dem Zeitraum entspricht, den man braucht, um eine neue Gewohnheit zu etablieren.

Word 2010: Tabellenüberschriften wiederholen

Wenn Sie in Word eine Tabelle erstellen, die über mindestens zwei Seiten geht (z.B. ein Sitzungsprotokoll), dann möchten Sie sicherlich, dass die Spaltenüberschrift auf der zweiten bzw. den folgenden Seiten immer automatisch wiederholt wird.

Wie Sie diese Funktion mit drei Mausklicks aktivieren erkläre ich hier:

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