Sich durchsetzen mit der Schallplatte-mit-Sprung-Methode

Schallplatte

Geht es Ihnen manchmal auch so? Ein Kollege bittet Sie, eine Aufgabe für ihn zu übernehmen, weil er dafür keine Zeit hat. Sie haben aber eigentlich auch genug Dinge zu tun und sagen ihm das auch. Der Kollege wiederholt seine Bitte. Sie  bringen ein weiteres Argument, warum es im Moment bei Ihnen auch nicht geht. So geht das ein paar Mal hin und her. Sie bringen immer neue Argumente und Begründungen an, warum Sie die Aufgabe nicht übernehmen können. Am Ende fällt Ihnen nichts mehr ein und Sie knicken ein und machen es doch.

Eine sehr einfache Methode, sich durchzusetzen ist „Schallplatte mit Sprung“. Sie nennen am Anfang ein Argument (z.B. „Ich habe hier noch eine Termin-Sache, die muss ich bis Freitag erledigen, daher kann ich Dir nicht helfen.“) und wiederholen dies immer wieder, wie eine Schallplatte einen Sprung. So drehen Sie den Spieß um und der Kollege muss sich immer wieder neue Argumente einfallen lassen. Da Sie immer bei Ihrem Text bleiben, laufen Sie nun nicht mehr Gefahr, einzuknicken.

P.S. an dieser Stelle kann man auch gut von Kindern lernen, denn die wenden häufig diese Methode an (z.B. „ich will jetzt die Schokolade haben“) und als Erwachsener sucht man immer nach neuen Gründen, warum es jetzt keine Schokolade geben soll. Halten Sie doch einfach mal mit der Schallplatte-mit Sprung dagegen.

Automatische Suche nach Informationen mit Google Alerts

google alerts

Wollen Sie auf dem Laufenden bleiben, was über Ihr Unternehmen, die Konkurrenz oder ein anderes für Sie wichtiges Thema regelmäßig im Internet veröffentlicht wird? Dann empfehle ich Ihnen bei Google Suchaufträge dazu einzurichten, sogenannte Google Alerts.

Die Beschreibung zur Vorgehensweise finden Sie in diesem PDF-Dokument:  Google Alert.

Zeit als wertvollstes Gut

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Wenn man effizienter und effektiver arbeiten will, geht es u.a. darum Zeitspartechniken und Methoden des Zeitmanagements zu erlernen. Auch in meinem Blog geht es häufig um das Thema „Zeit“.

Zeitspartechniken sind Regeln, Maßnahmen und Verhaltensweisen, die helfen Zeit bei konkreten Tätigkeiten zu sparen. Wir versuchen immer die Zeit für produktive Täigkeiten zu verkürzen. Denn was immer auch Zeit beansprucht, beansprucht zu viel Zeit. Alles, was dauert, dauert zu lange.

Auch in unserer Sprach schlägt sich das nieder. Wir fragen nicht „Wie früh ist es?“, sondern „Wie spät ist es?“. Und im alltäglichen Leben benutzen wir Schnellzüge, S-Bahnen, essen im Schnellimbiss, benutzen Schnellhefter, Tempo-Taschentücher etc. In großen Städten gehen die Menschen schneller, als in kleinen Dörfern.

Ich z.B. musste mich heute Morgen sehr beeilen, da mein Sohn mit seiner Kindergartengruppe einen Ausflug macht und wir pünktlich um 8:00 Uhr am Treffpunkt sein mussten. Ich hatte verschlafen, mein Sohn hat getrödelt und dann musste ich auch noch das Auto freikratzen. Ich habe ihn sehr gehetzt, oft geschimpft, auf das Wetter geflucht und letztendlich es dann doch pünktlich geschafft. – Und dann standen wir alleine da. Keiner kam. Ich wurde stutzig. In der Eile hatte ich vergessen, mein Handy einzupacken und konnte somit niemanden anrufen. Wir sind dann zum Kindergarten gefahren. Dort stellte ich fest, dass ich mich beim Tag vertan hatte. Der Ausflug findet erst am Donnerstag statt. Wir waren also nicht zu spät, sondern 4 Tage zu früh! Ich hoffe, dass es nach diesem Probelauf am Donnerstag besser klappt…

Es gibt viele Menschen, die nicht mehr mit ruhigem Gewissen „nichts“ tun können. Und es gibt ja auch immer was zu tun. Der Keller müsste mal wieder aufgeräumt, Fotos sortiert und ein interessanter Artikel gelesen werden. Aber einfach nur auf dem Sofa sitzen und nichts tun? Probieren Sie es mal aus. Vielleicht nur so 5 Minuten. Versuchen Sie mal an nichts zu denken. Gerade in dieser stressigen Adventszeit könnte es Ihnen vielleicht ganz gut tun.

Haben Sie noch Lust auf eine kleine Anekdote aus meinem Leben? Auf meiner Weltreise musste ich von Mumbai nach New-Delhi fliegen. Der Flug ging erst abends, aber ich habe mich nicht getraut den Tag in Mumbai zu verbringen, aus Angst auf Grund des indischen Verkehrs, es nicht rechtzeitig zum Flughafen zu schaffen. Also bin ich schon morgens zum Flughafen gefahren und habe dort 8 Stunden verbracht. Und das war gut. Denn 1. bin ich erst zum falschen Flughafen gefahren (es gab einen für Inlands- und einen für internationale Flüge) und 2. hatte ich viel Zeit, um in meinem Reiseführer zu lesen. So war ich gut auf Delhi vorbereitet. Es wurde beschrieben, was alles am Flughafen passieren kann (überteuerte Taxis, falsches Hotel etc.) und als mir dann all das passiert ist, was in dem Reiseführer beschrieben war, war ich gut auf diese Situation vorbereitet und konnte entsprechend reagieren, sodass ich tatsächlich in meinem Hotelzimmer angekommen bin. Außerdem ist ein Flughafen ein guter Aufenthaltsort: es ist trocken, klimatisiert, die Toiletten funktionieren und man kann etwas zu Essen und zu Trinken kaufen. Und ich persönlich habe Spaß daran, die Menschen zu beobachten.

Checklisten erleichtern die Arbeit

to-do-liste

Ich persönlich finde Checklisten sehr hilfreich für die tägliche Arbeit, aber insbesondere für Aufgaben, die z.B. nur 1x pro Jahr erledigt werden müssen (z.B. Vorbereitung der Weihnachtsfeier). Anstatt immer wieder neu zu überlegen, was alles zu tun ist, ist es sinnvoll eine entsprechende Checkliste anzulegen, auf die man immer wieder zurückgreifen kann. Ich erstelle Checklisten gerne in Word und manchmal auch in Excel, da ich so die Liste immer wieder ergänzen und neu sortieren kann.

Sie können Checklisten gut einsetzen für

  • Analysen
  • Arbeitsabläufe
  • Kontrollen
  • Verhandlungen
  • Vorbereitung von Besprechungen
  • Vorbereitung von Dienstreisen

Vorteil von Checklisten ist auch, dass man die Aufgabe leichter delegieren bzw. sich ein Vertreter schneller einarbeiten kann.

Wie können Sie eine gute Checkliste entwerfen?

Gehen Sie in Gedanken die einzelnen Schritte einer Aufgabe durch. Stellen Sie sich dabei vor, Sie müssten einen neuem Mitarbeiter Ihre Arbeit erklären.

Sie können dafür entweder gleich eine Liste erstellen, oder die Mindmap-Methode anwenden (Mindmap bei Wikipedia).

Neben den einzelnen Arbeitsschritten sollten Sie auch beteiligte Personen, benötigte Vorlagen bzw. Software und ggf. exakte Termine aufschreiben.

Abkürzungsverzeichnis für neue Mitarbeiter

Frau begrüßt

Erinnern Sie sich noch, als Sie neu im Unternehmen angefangen haben? In den ersten Tagen versteht man nicht viel, weil die Kollegen Abkürzungen und Fachbegriffe verwenden, die man noch nicht kennt.

Um es neuen Mitarbeitern einfacher zu machen, empfehle ich Ihnen, ein Abkürzungsverzeichnis zu erstellen. Ebenso können Sie ein kleines Glossar über die gängigen Fachbegriffe zusammenstellen. Diese Übersichten geben Sie dann einfach dem neuen Mitarbeiter am ersten Tag im „Willkommenspaket“.

Bald ist Weihnachten…

Adventsbeleuchtung

Geht es Ihnen auch jedes Jahr so? Irgendwie ist immer plötzlich Weihnachten! Und jedes Jahr nehme ich mir vor, rechtzeitig zu starten. Mal funktioniert das besser, mal schlechter…

Vor ein paar Tagen habe ich Stollen gekauft, denn die Erfahrung der letzten Jahre hat gezeigt, dass man am 22.12. keinen mehr bekommt. Ich hoffe auch, dass wir dieses Jahr rechtzeitig einen Tannenbaum kaufen und nicht wieder einen Tag vor Weihnachten ein überteuertes und krummes Exemplar nehmen müssen.

Ich habe bereits eine Liste erstellt mit den Geschäftskontakten, die eine Weihnachtskarte bekommen sollen und die Karten sind auch schon bestellt.

Wie weit sind Sie mit den Weihnachtsvorbereitungen? Haben Sie die Weihnachtsfeier fertig geplant? Vielleicht gibt es bei Ihnen eine entsprechende Checkliste. Wenn nicht, sollten Sie diese erstellen und bereits jetzt eine Erinnerung für das nächste Jahr einstellen, damit Sie dann rechtzeitig mit allen Aufgaben beginnen können.

Schnell den Bildschirm sperren

Tastatur blank

Ich beobachte häufig, dass Mitarbeiter ihren Bildschirm nicht sperren, wenn sie nur mal kurz aus dem Büro gehen. Aber das sollten Sie immer tun! Denn auch wenn Sie nur kurz zum Drucker, Kopierer oder auf die Toilette gehen wollen, kann es immer mal passieren, dass Sie sich mit einem Kollegen kurz unterhalten. Somit bleiben Sie dann doch etwas länger weg.

Warum sollte man seinen Bildschirm überhaupt sperren, wenn man seinen Arbeitsplatz verlässt? Damit niemand Ihnen einen Streich spielen kann. So könnte z.B. jemand von Ihrem Postfach aus eine böse E-Mail an den Vorstand schreiben („Lieber Vorstand, Du bist doof“) und Sie können dann nicht beweisen, dass Sie das nicht geschrieben haben. Und falls Sie z.B. ein Buchungsprogramm geöffnet haben, dann könnte jemand anderes Buchungen in Ihrem Namen vornehmen, ohne dass Sie das merken. Schließlich haben Sie ja für die diversen Programme jeweils ein Passwort, damit der Zugriff reglementiert ist.

Es gibt eine einfache Tastenkombination, mit der Sie Ihren Bildschirm schnell sperren können: drücken Sie gleichzeitig die Windows-Taste und L.

Outlook: Kalender überlagern

OL-Kalender

Falls für Sie die Termine aus mehreren Kalendern wichtig sind (z.B. Ihren persönlichen Kalender und einen Projekt-Kalender) und Sie diese koordinieren müssen, dann können Sie diese beiden Kalender auch überlagernd in einem anzeigen lassen.

Die zwei Klicks, die dafür notwendig sind, habe ich in der angefügten Datei beschrieben.

Kalender überlagern

Wenn geistiges Kapital in Rente geht

gespräch

Langjährige Mitarbeiter, die in Rente gehen, nehmen häufig wertvolles Wissen mit. Leider wird die Übergabe an die Kollegen oft nur nebenbei und schnell mal gemacht. Dabei geht es doch nicht nur um Faktenwissen, sondern auch um Beziehungen zu Kollegen, Kunden/Lieferanten und Erfahrungen. Mit welchen Methoden Sie den Wissenstransfer strukturieren können, zeigen folgen Konzepte, die hier nur beispielhaft genannt werden sollen und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Außerdem geht es mir hier ausdrücklich nicht darum, Werbung für die Beratungsfirmen zu machen. Aber vielleicht können Ihnen die genannten Konzepte  Ideen geben, ihr eigenes Unternehmenskonzept zum Thema Wissenstransfer zu entwickeln.

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Unternehmens-Wikis

Wiki

Jeder von uns kennt Wikipedia als eine Möglichkeit, Informationen zu finden. Diese Technik kann man auch unternehmensintern einsetzen, um Wissen zu verwalten und zu verbreiten. Die Idee dabei ist, dass Mitarbeiter Wissenswertes eintragen, abrufen und gegebenenfalls ändern oder ergänzen können. Man braucht also nicht, wie beim Intranet spezielle IT-Kenntnisse und es gibt auch keine Instanz, die die Informationen erst prüft und dann veröffentlicht. Die Software ist kostenlos zu haben. Bei der Einführung sollte man sich aber beraten lassen, um Anfängerfehler zu vermeiden.

Aber bedenken Sie bitte dabei, dass die technische Realisierung nicht den Erfolg garantiert. Wichtig bleibt auch bei Unternehmens-Wikis eine Vertrauenskultur.

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So habe ich bei einem meiner Kunden erlebt, dass ein Wiki eingerichtet wurde, später aber Vertrauen gefehlt hat: das Vertrauen, dass die Mitarbeiter fachlich korrekte Einträge schreiben (es sollten also alle Einträge von einem Spezialisten nochmals geprüft und dann freigegeben werden) und das Vertrauen, dass die Mitarbeiter das Wissen nicht abziehen (damit die Mitarbeiter, für die die Informationen sein sollten, nicht damit zur Konkurrenz ziehen, wurde ihnen der Zugriff auf das Wiki verwehrt). Da muss man sich nicht wundern, dass das ganze Projekt scheiterte…