Vor ein paar Tagen habe ich mich intensiver mit dem Thema Bürokratie und Routinetätigkeiten beschäftigt.
Beides hat einen schlechten Ruf. Alle schimpfen über die Bürokratie – auch in den Unternehmen – und Routinetätigkeiten sind langweilig.
Ich bin auch der Meinung, dass ein Mitarbeiter nicht den ganzen Tag ausschließlich Routinetätigkeiten verrichten sollte, aber das Gegenteil, wenn nichts geregelt ist und alles jeden Tag neu erarbeitet werden muss, überfordert auch viele. Gut ist m.E. eine Mischung von beidem. So werden Prozesse effizient bearbeitet und der Mitarbeiter wird andererseits aber auch gefordert und kann seine Kreativität einbringen.
Routinetätigkeiten haben Vorteile
Die Vorteile von Routinetätigkeiten im Unternehmen sind:
- rational, da Aufgaben, Probleme und Fragestellungen immer nach dem selben Schema bearbeitet werden
- effektiv, da auch der Einsatz der Mittel über die Zeit optimiert wurde
- verlässlich, da auch der Kunde darauf vertrauen kann, dass sein „Vorgang“ entsprechend bearbeitet wird
- wenig fehleranfällig, da die Mitarbeiter durch die häufige Wiederholung Übung haben im Bearbeiten der Aufgabe
- bequem, da die Mitarbeiter nicht viel eigene Verantwortung tragen müssen
Bei Routinen in der öffentlichen Verwaltung spricht man dann eher von Bürokratie und dort kommen noch folgende Vorteile hinzu, die sich aber auch auf Unternehmen übertragen lassen:
- gerecht, da sie vor der Willkür bei der Bearbeitung schützen
- neutral, da in der Regel alle gleich behandelt werden
Bürokratie abschaffen?
Vor einigen Jahren wurde mal von einem Vorgesetzten an mich die Aufgabe herangetragen, im Unternehmen die Bürokratie abzuschaffen. Natürlich denkt man erst: „Ja, genau!“ Aber tatsächlich habe ich mich mit dieser Aufgabe sehr schwer getan, weil der Begriff „Bürokratie“ für mich schlecht zu fassen war. Außerdem gab es in diesem Unternehmen nur wenige Arbeitsanweisungen und Formulare.
Mit meiner heutigen Sichtweise würde ich, wenn so eine Aufgabe wieder mal auf mich zukommen würde, genau beim Vorstand hinterfragen, ob er wirklich will, dass im Unternehmen Routinetätigkeiten nicht mehr effektiv, effizient, verlässlich und gerecht erledigt werden, sondern jeder Fall einzeln geprüft und immer wieder anders bearbeitet werden soll.
Aber trotzdem lohnt es sich natürlich, die bestehenden Routinen in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und hinterfragen. Denn auch Routineabläufe müssen veränderten Gegebenheiten angepasst werden.
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Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
