Ordnung auf dem Schreibtisch mit Hängemappen

Auf vielen Schreibtischen sehe ich diverse Papierstapel. Die Mitarbeiter sammeln verschiedene Papier-Unterlagen in Klarsichthüllen. Dabei werden Unterlagen zu einem Thema zusammengelegt. Die Klarsichthüllen stapeln sich dann auf dem Schreibtisch oder Sideboard, manchmal auch auf der Fensterbank.

Das Problem dabei ist, dass die Klarsichthüllen in der Regel nicht beschriftet sind. D.h. der Mitarbeiter selbst, aber vor allem auch die Vertretung, findet die richtigen Unterlagen nicht mit einem Griff, sondern muss den ganzen Stapel durchgehen. Das kostet Zeit, ist umständlich und füllt den Schreibtisch unnötig.

Daher empfehle ich den Einsatz von Hängemappen. Diese können sehr einfach beschriftet werden und verschwinden dann in der großen Schublade im Rollcontainer. Wer keine große Schublade im Rollcontainer hat, der kann die Hängemappen in speziellen Kunststoffkästen ablegen und diesen Kasten entweder auf den Schreibtisch, oder auf das Sideboard stellen. Ich empfehle immer die Verwendung der Hängemappen mit seitlichen Leinenfröschen, damit die Unterlagen nicht so leicht herausfallen. Das ist auch praktisch, wenn man eine Mappe mit in eine Besprechung mitnehmen will.

In den Hängemappen sollten sich nur aktuelle Unterlagen liegen, sogenannte Handakten.

In dem folgenden Video erkläre ich die Nutzung dieser Hängemappen.

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Die benötigten Hängemappen mit Leinenfröschen können Sie hier bestellen:

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Es gibt die Hängemappen auch mit einem internen Register, um die Unterlagen noch innerhalb der Mappe zu strukturieren:

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Wer zwar eine hohe Schublade im Rollcontainer hat, aber keinen entsprechenden Korb, um die Hängemappen abzulegen, der benötigt dies (bitte die Maße überprüfen):

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Hängemappenboxen können Sie hier bestellen:

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Schärfen Sie Ihre Säge

Kennen Sie die Geschichte „Säge schärfen“ von Stephen Covey? Es geht dabei um das Thema Effektivität.

Wald

Ein Waldarbeiter sägt mühsam mit einer stumpfen Säge einen großen Stapel Holz und kommt nur langsam und angestrengt voran. Fußgänger kommen am Wegesrand vorbei und beobachten den Holzarbeiter eine Weile. Schwitzend flucht und schimpft er. Die Passanten fragen ihn, warum er denn nicht zuerst seine Säge schärft. Der Holzarbeiter schüttelt entrüstet den Kopf und sagt: “Sehen Sie nicht die viele Arbeit. Ich habe keine Zeit die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!”

Was heißt das für Sie im Büro? Es ist viel effektiver einen Tag über Ziele, Visionen, Ideen, Zielgruppen, Pareto, Sinn und Ordnungssysteme nachzudenken, als ständig im Hamsterrad Zeit und Energie zu verschwenden.  Die Investition in Zeitmanagement-Techniken und Methoden zur Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation und Prozessoptimierung spart hinterher enorm an Kraft und Sie werden viel effizienter.

Praxisbeispiel KAIZEN im Büro

Ich habe ein schönes Praxisbeispiel gefunden, wie ein mittelständisches Unternehmen erfolgreich und dauerhaft KAIZEN und KANBAN im Büro umsetzt. Da die Mitarbeiter sich nun auf das Wesentliche, nämlich den Verkauf, konzentrieren können, wurde der Umsatz kontinuierlich gesteigert. Der Aufwand zahlt sich also aus.

 

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Mehr Übersicht mit Farben

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In diesem Video erkläre ich, wie man mit Farben mehr Übersicht in die Papierablage bekommt. Ein System, das ich selbst schon oft bei meinen Kunden eingeführt habe. Ich gebe Ihnen ganz pragmatische Tipps, die Sie schnell und mit wenig Geld umsetzen können.

Farbige, breite Ordnerschilder gibt es hier:

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Farbige, schmale Ordnerschilder gibt es auch:

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Die von mir empfohlenen farbigen Klebepunkte kann man hier bestellen:

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Ordnung schaffen – Gewohnheit

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In meinem neuen Video geht es darum, die selbst geschaffenen Standards zur Gewohnheit werden zu lassen.

Ordnung schaffen – Selbstdisziplin

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In meinem neuen Video geht es um den schwierigsten Schritt: die Selbstdisziplin. Oft scheitern Effizienz-Massnahmen genau an diesem Punkt, da man die einmal geschaffene Ordnung dauerhaft beibehalten will.

Ordnung schaffen – Standards

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In meinem neusten Video geht es darum, Standards zu schaffen. Das ist aus meiner Sicht der wichtigste Part, um dauerhaft die einmal geschaffene Ordnung beizubehalten.

Wichtig ist dabei auch, die Standards nicht nur für sich selbst zu notieren, sondern auch dem Vertreter zu Verfügung zu stellen, damit der sich wiederum gut zurecht findet und die Ordnung im Vertretungsfall beibehält.

Wenn Sie nicht nur an Ihrem eigenen Arbeitsplatz Ordnung schaffen wollen, sondern diese Prinzipien auch auf das gesamte Team übertragen, dann sollten Sie die notierten Standards auch neuen Mitarbeitern zur Verfügung stellen, damit die sich schnell in das System integrieren können.

Ordnung schaffen – Grundprinzipien von Ordnung

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In meinem neuen Video erkläre ich die die Grundprinzipien von Ordnung. Dies ist ein Exkurs und soll Ihnen helfen, noch besser Ordnung in Ihrem Büro zu schaffen. Die Grundprinzipien sind leicht verständlich und lassen sich einfach umsetzen.

Ordnung schaffen – Sortieren

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In meinem neuen Video geht es um den nächsten Schritt: das Sortieren. Hier ist es besonders wichtig, dass man für alles einen geeigneten Platz findet, den man auch zukünftig immer benutzt.

Just-In-Time einmal anders

Im Urlaub habe ich es wieder einmal erlebt: es gibt Orte auf dieser Welt, wo Just-In-Time auf eine besondere Art gelebt wird.

Wir waren in einem Cafe und haben etwas zum Fruehstueck bestellt. Fuer einen Milchkaffee und einen Ananassaft ist eine Person schnell ein paar Haeuser weiter gegangen und hat Milch und eine Ananas gekauft. Spaeter haben wir noch Ruehrei bestellt und dafuer ist die Person wieder losgegangen und hat ein einzelnes Ei gekauft.

Normalerweise wuerde ich sagen, dass das keinen Sinn macht und das Cafe besser ein paar Lebensmittel auf Vorrat kaufen sollte, statt jedes Mal wieder loszulaufen.

Aber die Kueche war sehr klein und es gab nur einen kleinen Kuehlschrank. Daher konnten keine Lebensmittel entsprechend gelagert werden. Ausserdem wurde so kein Kaptial unnoetig gebunden und es mussten keine Lebensmittel weggeworfen werden. Frischer ging es eigentlich nicht.

Unter diesen Umstaenden macht es also Sinn, so zu handeln und nur wenig Vorrat zu haben.

Ich persoenlich finde es immer interessant, was man in anderen Laendern beobachten kann und versuche auch immer etwas daraus zu lernen.