So viele Ideen

Sie haben viele Ideen?

Ihnen fällt immer wieder etwas in die Hände, bei dem Sie denken „das könnte ich auch umsetzten“?

Sie sammeln Zeitungsartikel mit wertvollen Tipps?

Sie haben sich bereits zahlreiche interessante PDF-Dokumente aus dem Internet gespeichert?

– Aber Sie kommen nicht dazu, das alles umzusetzen?

Mein Rat an Sie: verzetteln Sie sich nicht!

Und das meine ich wörtlich. Wenn ich zusammen mit meinen Trainingsteilnehmern die Papierstapel auf dem Schreibtisch sortiere, fallen uns viele Zeitungs- und Zeitschriftenausschnitte, Flyer, ausgedruckte PDF-Dateien und kleine Notizzettel in die Hand. Alles Dinge, die im Laufe der Zeit gesammelt wurden.

Sie schreien förmlich nach der Umsetzung.

Was tun?

  1. sammeln Sie alle Ideen an einem Ort. Ich empfehle Ihnen, dafür eine Ideenmappe anzulegen.
  2. richten Sie sich eine Serienaufgabe ein, sodass Sie zukünftig 1x im Monat die Ideenmappe sichten
  3. entscheiden Sie, was Sie in den nächsten 4 Wochen umsetzen, delegieren, später bearbeiten oder wegwerfen wollen.
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Wie Sie Arbeitsanweisungen durchsetzen

Sowohl Anweisungen aus der Zentrale, als auch von den Mitarbeitern selbst entwickelte Vereinbarungen werden oft nicht umgesetzt.

Jeder arbeitet sehr individuell.

Ich selbst habe in meinem Berufsleben schon häufig Arbeitsanweisungen geändert oder neu erstellt und später manchmal festgestellt, dass sie nicht oder anders umgesetzt wurden.

Was tun?

In diesem Video gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie Arbeitsanweisungen besser in Ihrer Abteilung durchsetzen und dafür sorgen können, dass die Regelungen eingehalten werden.

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Freier Schreibtisch: Aufräumen mit der 5S-Methode

Am 23.07.2015 habe ich bei VERIO ein Webinar gegeben, in dem ich Tipps für die Umsetzung der 5S-Methode im Büro gebe.

Das Webinar dauert ca. eine Stunde. Dieses Webinar können Sie sich hier nochmal ansehen:

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Die am Ende des Webinars empfohlene CD können Sie hier bestellen: http://www.123effizientdabei.de/5s-methode/

Visitenkarten in Outlook übernehmen

Ich stelle immer wieder fest, dass die Teilnehmer meiner Seminare alte E-Mails im Posteingang aufheben, weil sie die E-Mail-Adresse des Absenders aufheben wollen.

Ein besserer Ort für die E-Mail-Adressen ist allerdings der Kontakte-Ordner. Daher zeige ich meinen Teilnehmern immer, wie sie ganz einfach die E-Mail-Adresse aus einer Mail in einen Kontakt übernehmen können.

Wie das geht, sehen Sie in diesem Video:

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Warum Sie ein Office-Handbuch erstellen sollten

Innerhalb einer Abteilung gibt es oft „ungeschriebene Gesetze“, die die Zusammenarbeit regeln. Holen Sie diese Regeln aus ihrem Schattendasein heraus und machen Sie sie öffentlich!

Um im Team effizient zusammenarbeiten zu können, braucht es Regeln und Standards. Dies gilt für den Aufbau der Papierablage, aber auch für die Dateiablage, den Umgang mit Zeitschriftenumläufen, Vertretungsregelungen, Besprechungsregeln u.s.w. Damit Sie sicherstellen können, dass alle Mitarbeiter darüber informiert sind, sollten Sie diese Regeln und Standards schriftlich festhalten. So können Sie sich immer wieder darauf beziehen und deren Einhaltung einfordern. Außerdem können neue Mitarbeiter darüber schneller eingearbeitet werden.

Erstellen Sie also ein Office-Handbuch.

Übrigens: wenn Sie ein Projekt leiten, sollten Sie ein vergleichbares Projekt-Handbuch erstellen. Hier können Sie Regeln für die Zusammenarbeit im Projektteam, Vertretungsregelung, Standards für die Dateiablage etc. festlegen. So gelingt auch neuen Projektmitarbeitern der schnelle Einstieg.

Mehr dazu in diesem Video:

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Aufgaben zielführend formulieren

Ich habe Ihnen ja bereits die 5S-Methode vorgestellt, bei der es um mehr Ordnung und Struktur im Büro geht. Außerdem habe ich Ihnen bereits gezeigt, wie Sie Ihre tägliche E-Mail-Flut in den Griff bekommen. Dabei geht es immer wieder darum, die nächsten Arbeitsschritte in Aufgaben einzuplanen, wie Sie es vielleicht auch schon von GTD (Getting Things Done von David Allen) kennen.

Im Austausch darüber ist mir klar geworden, dass eine Sache, die für mich inzwischen selbstverständlich ist, Ihnen vielleicht noch nicht so geläufig ist. Es geht darum, wie man Aufgaben so formuliert, dass sie zielführend sind.

Ich beobachte häufig bei meinen Kunden, dass Aufgaben zu wenig konkret, zu lang oder zu umfassend formuliert werden. Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass es aber zielführender ist, wenn Aufgaben kurz und auf den Punkt gehalten werden. Mit einer klaren Botschaft, was zu tun ist. Dies ist übrigens auch im Projektmanagement wichtig.

Dafür benötigt man meistens nur 2 Wörter. Wie das funktioniert, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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„Sonstiges“ ordnen

Ich habe Ihnen in den vorhergehenden Videos bereits gezeigt, wie Sie verschiedene Büromittel effizient und zeitsparend nutzen.

In diesem Video erkläre ich, wie Sie unterschiedliche kleinere Themen so in einem Ordner ablegen, dass Sie sie gut wiederfinden können. Ich finde bei meinen Kunden immer auch einen Ordner „Sonstiges“ oder „Diverses“. Dort sind Themen oder Auswertungen abgelegt, die die Mitarbeiter bearbeitet haben, wozu es aber keine umfangreiche Papierablage gibt. Es lohnt sich also nicht, für jedes Thema einen neuen Ordner anzulegen. Deshalb liegen alle Themen in einem Ordner. Die Themen sind meistens mit Trennblättern voneinander getrennt, auf denen am Rand handschriftlich das Thema notiert wurde. Diese Trennblätter haben aber einen Nachteil: weil sie alle genau übereinander liegen, kann man die Beschriftung schlecht lesen. Das bedeutet, man muss alle Trennblätter kurz durchblättern, bis man das gesuchte Thema findet.

Welche alternative Methode ich dagegen empfehle, sehen Sie in diesem Video:

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Das Register 1-12 können Sie hier bestellen:

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Das Register 1-31 gibt es hier:

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Endlich Ordnung im Büromittelschrank

In diesem zweiten Teil meiner kleinen Video-Serie mit Tipps zu verschiedenen Büromitteln erkläre ich Ihnen, wie Sie endlich Ordnung in den Büromittelschrank bringen.

Das Problem beim Büromittelschrank ist, dass man ganz viele unterschiedliche Büromittel hat, und jeweils nur eine kleine Menge. Daher werden in der Regel die Utensilien, wie z.B. Kugelschreiberminen, Nadeln für den Tacker, Haftzettel im Schrankfach hintereinander gelegt, weil das Regalbrett so tief ist. Dadurch kann man aber nur schlecht erkennen, was hinten liegt. Wenn ein Kollege dann nach hinten greift, werden die vorne liegenden Utensilien durcheinander gebracht.

Viel einfacher ist es, wenn man stapelbare Boxen für jedes Büromittel verwendet. Diese Boxen lassen sich gut beschriften. Es gibt sie in verschiedenen Größen und da man sie stapeln kann, kann man die volle Höhe des Regalfachs nutzen. So gerät nichts mehr durcheinander.

Mehr dazu erkläre ich in meinem Video:

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Wer nicht zum Baumarkt gehen will, kann die Boxen auch hier bestellen:

Größe 1:

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Größe 2:

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Größe 3:

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Ordnung auf dem Schreibtisch mit Hängemappen

Auf vielen Schreibtischen sehe ich diverse Papierstapel. Die Mitarbeiter sammeln verschiedene Papier-Unterlagen in Klarsichthüllen. Dabei werden Unterlagen zu einem Thema zusammengelegt. Die Klarsichthüllen stapeln sich dann auf dem Schreibtisch oder Sideboard, manchmal auch auf der Fensterbank.

Das Problem dabei ist, dass die Klarsichthüllen in der Regel nicht beschriftet sind. D.h. der Mitarbeiter selbst, aber vor allem auch die Vertretung, findet die richtigen Unterlagen nicht mit einem Griff, sondern muss den ganzen Stapel durchgehen. Das kostet Zeit, ist umständlich und füllt den Schreibtisch unnötig.

Daher empfehle ich den Einsatz von Hängemappen. Diese können sehr einfach beschriftet werden und verschwinden dann in der großen Schublade im Rollcontainer. Wer keine große Schublade im Rollcontainer hat, der kann die Hängemappen in speziellen Kunststoffkästen ablegen und diesen Kasten entweder auf den Schreibtisch, oder auf das Sideboard stellen. Ich empfehle immer die Verwendung der Hängemappen mit seitlichen Leinenfröschen, damit die Unterlagen nicht so leicht herausfallen. Das ist auch praktisch, wenn man eine Mappe mit in eine Besprechung mitnehmen will.

In den Hängemappen sollten sich nur aktuelle Unterlagen liegen, sogenannte Handakten.

In dem folgenden Video erkläre ich die Nutzung dieser Hängemappen.

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Die benötigten Hängemappen mit Leinenfröschen können Sie hier bestellen:

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Es gibt die Hängemappen auch mit einem internen Register, um die Unterlagen noch innerhalb der Mappe zu strukturieren:

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Wer zwar eine hohe Schublade im Rollcontainer hat, aber keinen entsprechenden Korb, um die Hängemappen abzulegen, der benötigt dies (bitte die Maße überprüfen):

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Hängemappenboxen können Sie hier bestellen:

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Schärfen Sie Ihre Säge

Kennen Sie die Geschichte „Säge schärfen“ von Stephen Covey? Es geht dabei um das Thema Effektivität.

Wald

Ein Waldarbeiter sägt mühsam mit einer stumpfen Säge einen großen Stapel Holz und kommt nur langsam und angestrengt voran. Fußgänger kommen am Wegesrand vorbei und beobachten den Holzarbeiter eine Weile. Schwitzend flucht und schimpft er. Die Passanten fragen ihn, warum er denn nicht zuerst seine Säge schärft. Der Holzarbeiter schüttelt entrüstet den Kopf und sagt: “Sehen Sie nicht die viele Arbeit. Ich habe keine Zeit die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!”

Was heißt das für Sie im Büro? Es ist viel effektiver einen Tag über Ziele, Visionen, Ideen, Zielgruppen, Pareto, Sinn und Ordnungssysteme nachzudenken, als ständig im Hamsterrad Zeit und Energie zu verschwenden.  Die Investition in Zeitmanagement-Techniken und Methoden zur Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation und Prozessoptimierung spart hinterher enorm an Kraft und Sie werden viel effizienter.