Die 4-Stunden-Woche Fragen & Aktionen

Das Buch

Nur noch 4 Stunden in der Woche arbeiten und ansonsten in der Sonne liegen – funktioniert das?

Vielleicht.

Timothy Ferriss verspricht so einiges in seinem Buch „Die 4-Stunden Woche“. Er berichtet darüber, wie er es geschafft hat aus dem täglichen Hamsterrad auszubrechen und sich nach und nach ein Online-Business aufzubauen. Nun arbeitet er nur noch 4 Stunden pro Woche, weil er viele Aufgaben automatisiert hat und auf Dienstleister zurück greift. Seine Zeit verbringt er stattdessen mit Reisen. Das Buch ist amüsant geschrieben und liest sich leicht.

Als ich es vor ein paar Jahren das erste Mal in der Hand hatte, dachte ich „typisch amerikanisch“. Außerdem war ich gar nicht angetan von der Idee ein Online-Business aufzubauen.

Aber jeder von uns kann trotzdem einiges aus dem Buch lernen.

Effizienz am Arbeitsplatz

Als ich das Buch vor kurzer Zeit wieder in die Hand nahm, habe ich mir die Fragen & Aktionen genauer angesehen. Denn es gibt nicht nur einen netten Text zu lesen, sondern der Autor gibt auch Aufgaben auf und stellt Fragen, die dabei helfen sollen, effizienter zu arbeiten.

Einige der Fragen & Aktionen beziehen sich direkt auf den Aufbau eines Online-Business. Die habe ich beiseite getan.

Herausgekommen sind ein paar ausgewählte Fragen & Aktionen, um den Arbeitsalltag zu verändern und effizienter zu gestalten. Dabei geht es um

  • Aufschieberitis reduzieren
  • Sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren
  • Die Informationsflut beherrschen
  • Unterbrechungen reduzieren
  • Einführung von Telearbeit
  • Besprechungseffizienz
  • Zeit sparen durch Aufgabenbündelung

Die Fragen & Aktionen stelle ich in diesem Video vor:

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Wer das Buch noch nicht hat und neugierig geworden ist, kann es hier bestellen:

Aufgaben in Outlook mit Getting Things Done organisieren

Was ist Getting Things Done?

Getting Things Done (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen.

Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen.

Quelle: Wikipedia

Ich habe mich bisher wenig dieser Methode gewidmet, weil ich immer empfehle, seine Aufgaben konkret einzuplanen. Also festzulegen, wann ich mir die Zeit nehmen möchte, eine Aufgabe zu erledigen. Aber ich beobachte natürlich auch, dass es Menschen gibt, denen dies schwer fällt. Sie können zwar festlegen, dass sie eine bestimmte Aufgabe in dieser Woche erledigen wollen, aber sich schlecht einen Tag oder sogar eine Uhrzeit bestimmen. Für diese Menschen könnte Getting Things Done die passende Methode sein.

Wie funktioniert Getting Things Done?

Ein paar Prinzipien decken sich mit meinen Empfehlungen:

  • alle anstehenden Aufgaben sammeln
  • alle Aufgaben in einem System managen
  • Aufgaben, die in 2-3 Minuten erledigt werden können, sofort erledigen
  • die anderen Aufgaben einplanen

Nun kommt der Unterschied: Statt die Aufgaben konkret einzuplanen, werden Kategorien gebildet.

In der Kategorie „Nicht begonnen“ befinden sich alle Aufgaben, die in dieser Woche erledigt werden sollen. Sie sind also zeitnah zu erledigen. „In Bearbeitung“ und „Wartet auf jemand anderen“ erklären sich von selbst. Unter „Zurückgestellt“ sammeln sich alle Aufgaben, die in den nächsten Wochen und Monaten abgearbeitet werden sollten. Hier könnten Sie noch unterscheiden und Monats- und Jahrespläne erstellen, oder die Einteilung „kurzfristig“, „mittelfristig“ und „langfristig“ vornehmen.

Wichtig ist bei dieser Methode, sich am Wochenbeginn anzusehen, was diese Woche ansteht und am Wochenende zu kontrollieren, was erledigt wurde und was in die nächste Woche mitgenommen werden muss. Außerdem sollten Sie sich die Aufgaben, die Sie zurückgestellt haben ansehen und entscheiden, was in der nächsten Woche nun erledigt werden soll.

Wie Sie Getting Things Done mit den Aufgaben in Outlook umsetzen können

Wenn Sie Ihre Aufgaben zum größten Teil per Mail erhalten, macht es Sinn, diese auch in Outlook einzuplanen. Ansonsten müssten Sie Listen per Hand schreiben.

Wie Sie in den Aufgaben in Outlook mit den oben genannten 4 Kategorien arbeiten und sich dadurch selbst managen, erkläre ich in diesem Video:

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Magazin für professionelles Büromanagement

Heute möchte ich Ihnen eine Zeitschrift vorstellen, die ich selbst bereits seit vielen Jahren abonniert habe:

w@o

 

Working@Office hat als Zielgruppe Sekretariat und Assistenz, aber die Tipps, die Sie darin finden, sind grundsätzlich interessant. Insbesondere, wenn in Ihrem Unternehmen die Sekretärinnen abgeschafft wurden und es nur noch ein Vorstands-Sekretariat gibt, sind die Inhalte für jede kaufmännische Abteilung wertvoll.

In jeder Ausgabe

  • werden innovative Büroartikel vorgestellt
  • gibt es Mustertexte für Geschäftskorrespondenz in Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch
  • werden Wirtschaftsbegriffe erklärt
  • gibt es Tipps zu den MS-Office-Programmen
  • erhalten Sie wertvolle Informationen zur Verbesserung der Teamarbeit
  • gibt es Tipps zur persönlichen Weiterentwicklung

Ich kann Ihnen diese Zeitschrift empfehlen, weil sie sehr informativ ist und die Artikel leicht verständlich sind.

Sie erscheint monatlich. Zusätzlich gibt es 4x im Jahr ein Sonderheft „english@Office“, mit dem man sein Wirtschaftsenglisch aufbessern kann.

Bestellen können Sie das Jahresabo hier:

Einen ersten Eindruck bekommen Sie auch auf der Homepage www.workingoffice.de

 

Das Unerwartete managen

Heute möchte ich ein weiteres Buch vorstellen, das zwar schon etwas älter, aber meiner Meinung nach immer noch aktuell ist.

Zitat von Klappentext: „Zu den größten Herausforderungen, vor denen Unternehmen stehen, gehört der Umgang mit dem Unerwarteten. Obwohl traditionelle Managementpraktiken darauf angelegt sind, unerwartete Bedrohungen zu vermeiden, machen sie die konkrete Situation häufig nur noch schlimmer.“

Und eine Stelle aus dem Buch, die zentral ist und zum Nachdenken anregt (Seite 101-102): „Wenn man nichts hört, nimmt man an, alles sei in Ordnung. Vielleicht hört man aber auch deshalb nichts, weil alles zusammengebrochen ist. Möglicherweise ist der Berichterstatter nicht in der Lage, seiner Pflicht nachzukommen – ein Anzeichen für große Gefahr.“

Wie Sie also einen Weg zu mehr Achtsamkeit und einen anderen Umgang mit Fehlern finden können, beschreibt dieses Buch.

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Neu: das Hörbuch – Mehr PEP im Team!

Auf vielfachen Wunsch von Kunden und Partner gibt es das Standardwerk des PEP-Institutes jetzt in der praktischen Hörbuch-Version! So organisieren Sie sich und Ihr Team mit dem Personal Excellence Program!

Das Hörbuch zeigt anschaulich und praxisnah, dass gerade im Team die richtige Arbeitsorganisation unerlässlich ist: Effektivität ist nur dann möglich, wenn der Einzelne und die Gruppe Hand in Hand arbeiten.
Die sieben Produktivitätsfaktoren, übersichtlich gegliedert in einzelne Hörkapitel:

  • Effektive Führung
  • Geordnete Datenstrukturen
  • Effektives Informationsmanagement
  • Tagesplanung, Routinen, Aufgabenbündelung
  • Effektives Prozess- und Projektmanagement
  • Erfolgreiche Kommunikation
  • Erfolg im Team
Die CD incl. 28 Checklisten als Download können Sie unter info@pep-coaching.com für 16,60 Euro zzgl. MwSt. bestellen.

Wie Sie mit Veränderungen besser umgehen können

Neulich ist mir wieder ein kleines Büchlein in die Hände gefallen, das Sie vielleicht auch schon kennen. Es heißt „Die Mäuse-Strategie für Manager – Veränderungen erfolgreich begegnen“ von Spencer Johnson. Eine nette Geschichte, wo es darum geht, wie man mit Veränderungen (hier: einer Maus wird der Käse weggenommen) besser umgehen kann. Der Tipp des Autors ist: mutig und gelassen Veränderungen begegnen und nicht der Dinge ausharren.

Hier die Mottos, die mir am Besten gefallen:

  • Wer sich nicht ändert, kann untergehen.
  • Was würdest du tun, wenn du keine Angst hättest?
  • Beobachte die Veränderungen (Schnupper oft am Käse, damit du merkst, wenn er alt wird).
  • Wer eine neue Richtung einschlägt, findet leichter neuen Käse.
  • Wer losgeht und seine Angst hinter sich läßt, fühlt sich frei.
  • Allein schon die Vorstellung davon, wie mir der neue Käse schmecken wird, führt mich zu ihm.
  • Je schneller du den alten Käse sausen läßt, desto schneller findest du neuen.
  • Alte Überzeugungen führen dich nicht zu neuem Käse.
  • Genieß die Veränderung!
  • Mach dich darauf gefaßt, dich schnell zu ändern und hab wieder Spaß daran!

Ich finde, in jedem dieser Sätze steckt sehr viel. Und es zeigt auch, dass es in erster Linie um die eigene Einstellung zum Thema Veränderungen geht.

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Mehr PEP im Team

»Mehr PEP im Team!« basiert auf dem erfolgreichen Personal Excellence Program und zeigt, dass gerade im Team die richtige Arbeitsorganisation unerlässlich ist: Effektivität ist nur dann möglich, wenn der Einzelne und die Gruppe Hand in Hand arbeiten. Die Autoren stellen sieben Produktivitätsfaktoren vor, mit denen Manager aller Ebenen lernen, worauf es beim Leiten eines Teams ankommt und wie sie ihre Mitarbeiter zu mehr Motivation und Erfolg führen. Das Ziel heißt: Mehr leisten mit weniger Aufwand!

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Mit PEP an die Arbeit

Den Arbeitsalltag effektiv zu planen und zu gestalten lernt man in keiner Ausbildung und an keiner Uni. Viele Berufstätige sind überfordert, wenn es darum geht, ihre Arbeit zielorientiert zu managen. Systematische Hilfe bietet das bewährte »Personal Efficiency Program« (PEP).

Im modernen Berufsalltag werden mobile und flexible Arbeitsformen immer mehr zum Standard. Doch die Einführung von neuen Arbeitsformen muss (leider) nicht automatisch zu einem professionelleren und effizienteren Arbeitsstil führen. E-Mails, Intranet, Internet und E-Commerce sowie ortsunabhängiges virtuelles Arbeiten erzeugen eine nicht endende Informationsflut und erhöhen den Arbeitsdruck. Viele Unternehmen sind in stetigem Wandel begriffen, der auch eingeübte Arbeitsabläufe erfasst. Die Informationsverarbeitung im Unternehmensalltag ist so komplex geworden, dass ein Paradigmenwechsel im Arbeitsstil notwendig ist.

Das »Persönliche Effektivitäts Programm« (PEP) ist eine Anleitung zur Effektivitätssteigerung im Job und versteht sich als Hilfe zur Selbsthilfe. Das Buch versetzt gestresste und informationsüberflutete Berufstätige in die Lage, ein persönliches »Reengineering« durchzuführen. Es gibt den Lesern Strategien an die Hand, wie Sie sich eine effektive Arbeitsumgebung selbst schaffen und vor allem, wie sie Effektivität nachhaltig im Arbeitsalltag aufrechterhalten.

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