Im November finden in den meisten Unternehmen die Urlaubsplanung für das nächste Jahr statt.

Wer ist in den Sommerferien im Urlaub? Wer darf welche Brückentage nehmen? Wer arbeitet zwischen Weihnachten und Neujahr? 

Einige Kollegen sind an die Schulferien gebunden, andere nicht.

Es ist nicht ganz einfach, sowohl die Wünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen, aber auch sicher zu stellen, dass immer ausreichend Mitarbeiter im Büro sind.

Darum habe ich eine Umfrage bei meinen Newsletter-Abonnenten und Social-Media-Kontakten gestartet. Es konnten mehrere Antworten ausgewählt werden:

Vertreter stimmen sich untereinander ab

Am häufigsten wurde angegeben, dass sich die Kollegen untereinander abstimmen und dann erst den Urlaubsantrag einreichen, wenn es passt.

Dieses Vorgehen kenne ich auch aus meiner Zeit, als ich noch angestellt war. Die Kollegen, die sich untereinander vertreten stimmen sich mit ihren Urlaubsplanungen ab. So ist gewährleistet, dass immer jemand im Büro ist, der sich mit den Themen auskennt und eine Einigung zwischen zwei Kollegen ist oft auch einfach. Hier können beide darauf achten, dass es gerecht bleibt.

Außerdem entlastet dieses Vorgehen den Chef. Er muss eigentlich nichts entscheiden, sondern wird nur in Kenntnis gesetzt.

Teilweise werden die Überschneidungen auch in einer Teamsitzung gemeinsam geklärt. Dies ist sinnvoll, wenn es keine 1:1-Vertretung gibt. Der Prozess ist vielleicht etwas zäh und zeitaufwändig, aber so verstehen alle, warum welche Entscheidungen getroffen wurden und alle achten gemeinsam darauf, dass es gerecht bleibt.

Ich freue mich, dass am Ende immer eine Einigung gelingt und nicht ausgelost werden muss, wer wann Urlaub machen darf. Davon hatte mir vor einiger Zeit eine Seminarteilnehmerin berichtet und ich war neugierig, ob das Losverfahren weit verbreitet ist.

Da die Teilnehmer der Umfrage mehrere Antworten auswählen konnten, habe ich mir die Kombinationen genauer angesehen.

Wer wann Urlaub hat steht in einer Excel-Liste

Die Excel-Liste wurde häufig als weiteren Schritt genannt. Und das deckt sich auch mit meinen Erfahrungen aus meinen Seminaren. Die Information, wer wann Urlaub hat, ist wichtig. Nicht nur für den Chef und die Sekretärin, sondern für alle Kollegen.

Außerdem kann man mit Hilfe von Formeln in Excel erkennen, wie viel Tage Resturlaub noch übrig bleiben.

In der Regel werden die Informationen mit anderen Abwesenheiten, wie z.B. Krankentage kombiniert und entsprechend bei den Kalendertagen eingetragen.

Wichtig dabei ist zu beachten, dass farbliche Markierungen nicht von einer Excel-Formel gezählt werden können, sondern nur Zahlen oder Buchstaben. Wer trotzdem die Hintergrundfarbe einer Zelle zählbar machen möchte, der braucht eine Programmierung mit VBA. Eine Anleitung dazu finden Sie auf der Webseite von Microsoft.

Ich rate dazu, die geplanten Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreise, Fortbildung, Fachtagung, Zeitausgleich etc.) in den Outlook-Kalender einzutragen. Wenn das jeder Kollege macht, dann braucht man keine Excel-Übersicht mehr für diese Information, da sich jeder eine Übersicht in Outlook verschaffen kann – und dafür ist noch nicht einmal notwendig, den eigenen Kalender für andere freizugeben.

Außerdem empfehle ich Ihnen, die geplanten Abwesenheiten des Kollegen, den Sie vertreten, in den eigenen Kalender als Information einzutragen, denn das hat Auswirkungen auf Ihre Tages- und Wochenplanung.