Office-Quiz: Wie gut sind Ihre Kenntnisse in den MS-Office-Programmen?

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Wie gut sind Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook?

In meinen Seminaren und Coachings frage ich die Teilnehmer gerne, ob sie irgendwann einmal an einem Kurs in den MS-Office-Programmen teilgenommen haben. Die häufigste Antwort: Nein. Die zweit häufigste Antwort: Ist lange her.

Word, Excel, PowerPoint und auch Outlook bieten eine Vielzahl an Funktionen. Einige sind sehr nützlich und sollte von jedem Büro-Mitarbeiter beherrscht werden, andere sind sehr speziell und werden nur von einer kleinen Anzahl der Anwender genutzt.

Im Büroalltag bleibt in der Regel nicht die Zeit, sich selbst mit allen sinnvollen Funktionen und Menüpunkten vertraut zu machen. Wer keine Schulung erhält, der bleibt letztendlich weit unter den Möglichkeiten, die die Programme bieten und verschwendet dadurch Zeit.

Denn

  • Word ist keine Schreibmaschine, sondern ein TextVERARBEITUNGSprogramm
  • Excel ist kein kariertes Blatt Papier, sondern ein DATENVERARBEITUNGSprogramm
  • mit PowerPoint lassen sich Informationen wirklich SCHÖN und ANSPRECHEND darstellen
  • mit Outlook kann man nicht nur Mails empfangen und senden, sondern sich SELBST ORGANISIEREN

Aber wie gut sind Sie? Beherrschen Sie die Grundlagen? Um das herauszufinden empfehle ich Ihnen das Office-Quiz von HERDT, einem Verlag für entsprechende Schulungsbücher. Testen Sie jetzt Ihr Wissen in Office 2013 und klicken auf die jeweiligen Schaltflächen. Sie werden dann zum Quiz weitergeleitet:

Sie möchten sich mit Outlook besser organisieren? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Erklärvideos an.

Sie möchten Word zeitsparend nutzen? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Videos an.

Tipps & Tricks zu Excel finden Sie hier.

Tolle Animationen und andere nützliche Funktionen in PowerPoint erkläre ich hier.

Mein Outlook-Handbuch und umfangreiche Videokurse zu PowerPoint finden Sie in meinen Online-Produkten.

So erstellen Sie ein Makro für die Funktion Text in Spalten

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Die Funktion „Text in Spalten“ mit nur einem Klick nutzen

Ich habe bereits das Thema Makro-Programmierung in Word vorgestellt. In diesem älteren Beitrag erkläre ich die grundsätzliche Vorgehensweise Schritt-für-Schritt: Makro-Programmierung

Dies funktioniert natürlich auch in Excel.

In diesem Beispiel erstelle ich ein Makro für die Funktion „Text in Spalten“, bei der ich normalerweise mehrfach klicken muss. So kann ich Zeit sparen.

Für alle, die diese Funktion bisher noch nicht genutzt haben hier ein kurzes Anwendungsbeispiel:

Sie erhalten von einem Kollegen eine Excel-Tabelle mit Adressdaten. Diese Daten möchten Sie für einen Serienbrief nutzen. Da der Kollege die Daten aus einem anderen Programm geholt hat, stehen der Vor- und Nachname zusammen in einer Zelle. Für den Serienbrief müssen Vor- und Nachname aber in zwei Spalten getrennt stehen, da Sie für die Anrede nur den Nachnamen einsetzen werden.

Schritt 1: Register Entwicklertools

Auch in Excel muss ich erstmal die Registerkarte „Entwicklertools“ sichtbar machen.

Dafür klicken Sie einfach auf Datei – Optionen – Menüband anpassen – und den Haken vor Entwicklertools setzen.

Schritt 2: Makro aufzeichnen

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“ und vergeben einen Namen.

Danach klicken Sie durch die einzelnen Schritte durch, die notwendig sind in der Funktion „Text in Spalten“.

Beenden Sie dann die Makroaufzeichnung. Fertig.

Im folgenden Video können Sie sich die einzelnen Schritte ansehen:

 

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So nehmen Sie in Excel ein Makro für die Einstellung der Seitenränder auf

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Die Seitenränder in Excel mit einem Klick ändern

Ich habe bereits das Thema Makro-Programmierung in Word vorgestellt. In diesem älteren Beitrag erkläre ich die grundsätzliche Vorgehensweise Schritt-für-Schritt: Makro-Programmierung

Dies funktioniert natürlich auch in Excel.

In diesem Beispiel erstelle ich ein Makro für bestimmte Einstellungen bei den Seitenrändern. Statt immer wieder diese Einstellungen manuell vorzunehmen, kann ich nun das Makro einfach aufrufen und somit viele Klicks und damit Zeit sparen.

Schritt 1: Register Entwicklertools

Auch in Excel muss ich erstmal die Registerkarte „Entwicklertools“ sichtbar machen.

Dafür klicken Sie einfach auf Datei – Optionen – Menüband anpassen – und den Haken vor Entwicklertools setzen.

Schritt 2: Makro aufzeichnen

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“ und vergeben einen Namen.

Danach klicken Sie durch die einzelnen Schritte durch, die notwendig sind, benutzerdefinierte Seitenränder zu speichern.

Beenden Sie dann die Makroaufzeichnung. Fertig.

Im folgenden Video können Sie sich die einzelnen Schritte ansehen:

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Mit Excel Kennwörter erzeugen

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Kennwort aus Buchstaben und Zahlen generieren

Ich gebe zu, dieser Tipp ist sehr speziell. Es kommt sicherlich nicht so häufig vor, dass Sie eine hohe Anzahl an Passwörtern bzw. Kennwörtern benötigen. Aber in folgendem Fall aus der Praxis war es tatsächlich einmal notwendig.

Praxisbeispiel: Mitarbeiterumfrage im gesamten Unternehmen

Mitarbeiterzufriedenheit, Führungsstil, Kommunikation im Team – dies sind alles Themen, die in vielen Unternehmen verbessert werden sollen. Um feststellen zu können, wie der aktuelle Stand der Dinge ist, und wo das Verbesserungspotenzial liegt, werden in der Regel 360-Grad-Befragungen durchgeführt.

Diese umfangreichen Fragebögen, die von allen Mitarbeitern ausgefüllt werden müssen, werden normalerweise online zur Verfügung gestellt. So ist die Auswertung sehr einfach möglich. Da nicht jeder Mitarbeiter den Fragebogen in einem Rutsch von Anfang bis Ende ausfüllt, ist es möglich einen Zwischenstand abzuspeichern und später weiter zu machen.

Das bedeutet, dass sich jeder Mitarbeiter im Online-Tool anmelden muss. Dafür benötigt jeder ein Zugangspasswort.

Die Frage war also: Wie generieren wir mehr als 1000 Kennwörter aus Buchstaben und Zahlen, die eine bestimmte Anzahl von Stellen hat?

Geholfen hat uns dabei Excel.

 

Formel in Excel zur Generierung von Kennwörtern

Schritt 1: Namen definieren

Klicken Sie in Ihrer leeren Excel-Tabelle eine beliebige Zelle an (im Video wähle ich einfach die Zelle A1)

Dann wechseln Sie zum Reiter „Formeln“ und klicken auf die Schaltfläche „Namen definieren„.

Geben Sie nun einen Namen ein (im Video wähle ich einfach „Kennwort“)

Schritt 2: Berechnungsformel eingeben

In diesem Fenster geben Sie im Feld „Bezieht sich auf“ folgende Formel ein (einfach kopieren und einfügen):

=WENN(ZUFALLSZAHL()<0,33;ABRUNDEN(ZUFALLSZAHL()*10;0);ZEICHEN(RUNDEN(ZUFALLSZAHL()*26+(ZUFALLSZAHL()>0,66)*32+64,5;0)))

Schritt 3: Länge des Kennwortes festlegen

Nun klicken Sie in eine andere Zelle.

In der nun folgenden Formel legen Sie fest, wie viele Stellen Ihr Kennwort haben soll. Im Video erzeuge ich ein 4-stelliges Kennwort und gebe daher folgendes ein: =kennwort&kennwort&kennwort&kennwort

Angezeigt wird als Ergebnis ein 4-stelliges Kennwort mit einer beliebigen Kombination aus Zahlen, großen und kleinen Buchstaben.

Wenn Sie mehrere Kennwörter benötigen, dann kopieren Sie diese Formel einfach in die nächsten Zeilen. Fertig.

Diese Schritte führe ich in folgendem Video vor:

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Excel: Wie Sie das Euro-Zeichen vor die Zahlen stellen

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Sie bestimmen selbst, wo das €-Zeichen steht

Wenn Sie in Excel schon häufiger Umsatz-, Kosten- oder Preisübersichten erstellt haben, dann haben Sie sicherlich die Werte mit „Währung“ formatiert, sodass hinter der Zahl das Euro-Zeichen steht. Das geht einfach und ist praktisch.

Dennoch finden es einige Personen einfach schöner, wenn das Euro-Zeichen vor der Zahl steht. Dies ist auch möglich. Letztendlich bestimmen sie selbst, wo das Euro-Zeichen steht. Sie müssen sich dies nicht von Excel vorschreiben lassen.

Schritt 1: benutzerdefiniertes Zellenformat

Markieren Sie die Zelle(n) und klicken auf den kleinen Pfeil in der Gruppe „Zahl“.

Es öffnet sich dann das Fenster „Zellen formatieren„.

In der Kategorie wählen Sie „Benutzerdefiniert„.

Schritt 2: Typ eingeben

Im Feld „Typ“ geben Sie dann folgendes ein: € #.##0,00

Sie können auch einfach auf den 5. Eintrag von oben gehen und das Euro-Zeichen davor ergänzen.

Speichern Sie nun Ihre Eingabe mit einem Klick auf OK.

Hinweis:

Wenn die Zahlen unterschiedlich lang sind, steht nun das Euro-Zeichen immer an einer anderen Stelle. Mir persönlich gefällt das nicht so gut. Aber das ist sicherlich Geschmacksache. Im ersten Screenshot oben habe ich beide Varianten nebeneinander gestellt. So können Sie den Unterschied zu erkennen und Vergleichen.

Die beschriebenen Schritte führe ich in diesem Video vor:

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So machen Sie mit nur 3 Klicks eine einfache Tabelle schön

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So sparen Sie Zeit beim Formatieren von Tabellen

Kennen Sie das? Ihr Chef gibt Ihnen eine einfache Excel-Tabelle und diese sollen Sie schnell mal eben schöner formatieren. Er braucht sie dringend für die nächste Sitzung, die in 15 min. beginnt.

Bitte geraten Sie jetzt nichts ins Schwitzen!

Sie können mit nur 3 Klicks eine einfache Tabelle in Excel aufbereiten, sodass sie gut aussieht.

Statt also nun nacheinander die Überschriftenzeile dunkel zu schattieren, die Schrift dann wieder weiß zu formatieren, jede Zeile abwechselnd heller und dunkler zu schattieren, eine Ergebniszeile einzufügen mit der entsprechenden Formel und für die Überschrift den Autofilter zu setzen, können Sie fertige Formatvorlagen nutzen.

So sparen Sie Zeit, Klicks und müssen sich nicht an die einzelnen Schritte und Funktionen erinnern.

Schritt 1: Als Tabelle formatieren

Als ich diese Funktion das erste Mal kennengelernt habe, habe ich mich noch über den Namen gewundert (milde ausgedrückt). In Excel habe ich Tabellen. Als was sonst, als eine „Tabelle“ soll ich denn nun formatieren? Aber vielleicht ist es ja einfach nur eine unglückliche Übersetzung…

Sie markieren also Ihre Tabelle und klicken auf die Schaltfläche „Als Tabelle formatieren„. Nun öffnet sich ein Kontextmenü mit verschiedenen Vorschlägen für Tabellenformatierungen. Suchen Sie sich hier einfach etwas aus, was am Besten zu Ihrem Corporate Design passt.

Extra-Tipp: Sie können sich auch die Zeit nehmen, und einmal eine eigene Formatvorlage erstellen, falls die vorgegebenen Designs nicht genau passen.

Nun sieht Ihre Tabelle schon ganz ansprechend aus:

(Dies waren die ersten beiden Klicks. Es könnte sein, dass Sie jetzt bereits fertig sind. Falls Sie noch eine Ergebniszeile einfügen möchten, dann lesen Sie weiter.)

Schritt 2: Ergebniszeile einfügen

Wenn Sie noch eine Ergebniszeile hinzufügen möchten, dann lassen Sie Ihre Tabelle markiert und setzen den Haken bei „Ergebniszeile“ (siehe Screenshot):

Die Ergebniszeile wird unter die Tabelle angefügt, dunkel hinterlegt und die Schrift fett formatiert. Die Summenformel wird unter die letzte Spalte gesetzt.

Fertig!

Ich habe jetzt nicht die Zeit gestoppt, aber ich vermute, dass der ganze Vorgang ungefähr 1 Minute gedauert hat.

Die einzelnen Schritte führe ich in dem folgenden Video vor:

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Uhrzeit in Excel sicher eingeben

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Stundenzettel etc.

Mit Excel kann man bekanntlich gut Stundenzettel erstellen und dann automatisch die gearbeiteten Stunden errechnen lassen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie die Uhrzeit richtig eingeben:

hh:mm

Um den Doppelpunkt zwischen Stunde und Minute einzugeben, muss man die Umschalttaste gedrückt halten und gleichzeitig auf den Punkt drücken. Das kann mal misslingen, wenn man beide Tasten nicht gleichzeitig drückt. Dann steht zwischen der Stunde und der Minute nur ein Punkt. Wer viele Zeiten hintereinander eingibt, den nervt diese Tastenkombination und man neigt dazu, den Doppelpunkt ganz wegzulassen. Dies hat leider zur Folge, dass die Formel nicht mehr funktioniert und die gearbeiteten Stunden nicht korrekt berechnet werden können.

Mit einem einfachen Trick geht es leichter

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen einen einfachen Trick, der Ihnen ermöglicht die Uhrzeit ohne Doppelpunkt einzugeben (also nur als 4- oder 3-stellige Zahl) und dann aber trotzdem automatisch der Doppelpunkt an der richtigen Stelle erscheint, sodass mit der eingegebenen Uhrzeit in Excel weiter gerechnet werden kann.

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Kommentare in Excel ausdrucken

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In einem vorherigen Beitrag habe ich Ihnen gezeigt, wie leicht es ist, Kommentare und Anmerkungen zu Excel-Zellen hinzuzufügen.

Was Sie beachten müssen, falls Sie diese Kommentare ausdrucken wollen, erkläre ich in diesem Video:

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Die Anleitung dazu können Sie herunterladen, wenn Sie auf diesen Button klicken:

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Kommentar in Excel-Zelle einfügen

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In Excel kann man bekanntlich gut Zahlen und Daten verwalten und übersichtlich darstellen. Aber während der Erstellung solcher Tabellen ist nicht gleich beim ersten Wurf alles perfekt. Vielmehr entwickeln sich diese Übersichten mit der Zeit und man ist doch mehrmals mit der Überarbeitung der Zahlen beschäftigt.

Vielleicht geht es Ihnen auch so. Aber wie fügen Sie einzelnen Zellen Anmerkungen, wie z.B. „ist die Zahl realistisch?“ oder „Daten nochmals überprüfen“ an? Gehören Sie auch zu den vielen Personen, die die Excel-Tabelle ausdrucken und handschriftliche Anmerkungen notieren?

Das muss nicht sein.

Digitale Kommentare einfügen

Sie haben auch in Excel eine sehr komfortable Möglichkeit, Anmerkungen und Kommentare an einzelne Zellen anzufügen. Es wird dort auch automatisch dargestellt, wer wann diesen Kommentar erstellt hat. Sie können in den Kommentaren auch Bearbeitungshinweise für andere Anwender hinterlegen. Sollten Sie die Daten validiert haben, oder die Anmerkungen nicht mehr benötigen, lassen sich die Kommentare auch ganz einfach wieder löschen.

Wie das geht, beschreibe ich Ihnen in diesem kurzen Video:

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Die Anleitung können Sie herunterladen, wenn Sie auf folgenden Button klicken:

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