Wie Sie das CD nur 1x einstellen und dann überall nutzen können

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Wiedererkennungseffekt durch standardisierte Unternehmens-Farben, Schriften und Logo

Was ist ein Corporate Design?

Das Corporate Design kann man mit Unternehmens-Erscheinungsbild übersetzen. Dazu gehören hauptsächlich ein Unternehmens-Logo, Unternehmens-Farben und verwendete Schriften.

Aber Achtung: Insbesondere bei Schriftarten sollten Sie darauf achten, dass Texte gut lesbar sind. Es gibt auch speziell designte Schriften zu kaufen. Diese können aber bei Kunden nicht umgesetzt werden, da diese Ihre Schrift nicht installiert haben. In diesem Fall werden von den Software-Programmen der Text in einer anderen Standard-Schrift dargestellt. Das sieht dann häufig nicht so gut aus und der Sinn der Unternehmens-Schrift geht verloren.

Wofür braucht ein Unternehmen ein Corporate Design?

Es geht um den Wiedererkennungswert. Nur wenn alle Dokumente, Visitenkarten, Flyer, Plakate, Präsentationen, Webseiten, Außenwerbungen, Social-Media-Auftritte, Arbeitskleidung und Merchandise-Artikel einheitlich gestaltet sind, lässt sich eine Marke etablieren. Die Kunden erkennen Ihr Unternehmen bereits an den Farben. Das Unternehmens-Logo gehört natürlich auch dazu.

Daher ist es nicht nur für große Unternehmen wichtig, sondern jeder Firmeninhaber sollte sich Gedanken dazu machen.

Außerdem wirkt ein einheitliches Erscheinungsbild viel professioneller.

Tipp: Halten Sie die festgelegten Farben, Schriften und das Logo in einem Corporate-Design-Handbuch fest. So können alle Mitarbeiter bei Bedarf darauf zurückgreifen. Außerdem hilft so eine Dokumentation dabei, die Standards verbindlich im Unternehmen umzusetzen.

Wie kann das Corporate Design in den MS-Office-Programmen umgesetzt werden?

Sie legen sowohl für die Farben, als auch für die Schriften ein benutzerdefiniertes Set an. Dies können Sie z.B. mit Ihrem Unternehmensnamen benennen, sodass es eindeutig ist.

Bei den Farben haben Sie Zugriff auf die Standard-Farbpalette, oder können sogar sehr genau die Farbe einstellen. Fragen Sie dazu bei den Spezialisten für dieses Thema nach, wie der Anteil an Rot, Grün und Blau bei der jeweiligen Farbe ist.

Dies kostet zwar etwas Zeit, aber Sie müssen es zum Glück nur 1x tun.

1x einstellen – für alle Programme nutzen!

Das Tolle ist: Die eingestellten Farben und Schriften stehen in allen Programmen zur Verfügung!

In PowerPoint nehmen Sie die Einstellungen im Reiter „Entwurf“ in der Gruppe „Varianten“ vor.

In Word finden Sie im Reiter „Entwurf“ die Schaltflächen „Farben“ und „Schriftarten“.

In Excel sind die Schaltflächen „Farben“ und „Schriftarten“ beim Reiter „Seitenlayout“ zu finden.

Wie Sie die Einstellungen vornehmen zeige ich in diesem Video:

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Rechnungen automatisch erfassen mit „Rechnungsrakete“

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Viele Solo-Selbstständige haben so ihre Mühe mit der Buchhaltung. Es ist ein ungeliebtes Thema. Natürlich gibt es Steuerberater, die gerne diese Aufgabe übernehmen. Aber das kostet… Und wenn man nur ein paar Belege hat, vielleicht als Kleinst-Unternehmer gilt oder die Selbstständigkeit vorerst nebenberuflich betreibt, dann fragt man sich, ob man das nicht auch selbst kann.

Was liegt da näher, als eine Excel-Tabelle anzulegen. Aber die Erfassung der Informationen von jedem Beleg ist auch wieder aufwändig.

Abhilfe kann da ein kostenloses Excel-Add-In schaffen: Mit „Rechnungsrakete“ wird Ihnen ein Teil der ungeliebten Arbeit automatisiert abgenommen.

Erst habe ich noch über den Namen dieses kleinen Programms geschmunzelt. Aber dann doch festgestellt, dass es überraschend gut funktioniert.

Wie sind Ihre Erfahrungen damit? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

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Diagramme einfach erstellen mit dem Add-In „Modern Charts“

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Eigentlich ist es ja ganz einfach: Um langweilige Zahlenkolonnen besser verständlich zu machen, eignen sich Diagramme sehr gut.

Wenn Sie auch nur ein einfaches Standard-Diagramm erstellen möchten, geht das auch sehr schnell.

Wenn es dann aber doch etwas schöner aussehen soll und moderner wirken, dann sind ein paar Klicks mehr nötig. Außerdem muss man überhaupt wissen, wie es geht…

Aber STOP! Bevor Sie zu schnell aufgeben und dann doch wieder nur die Tabelle zeigen, weil Ihnen das Erstellen eines Diagramms zu aufwändig ist, sollten Sie das kostenlose Add-In „Modern Charts“ ausprobieren.

Hier können Sie aus verschiedenen Vorlagen fertig designte Diagramme auswählen. Auch das Anpassen geht sehr schnell.

Allerdings ist die Auswahl an Möglichkeiten dann doch etwas eingeschränkt. Aber sehen Sie selbst:

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Wie Sie Balkendiagramme durch Symbole aufpeppen

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Peppen Sie Ihre Balkendiagramme auf

Langweilige Zahlenkolonnen in Excel überzeugen keine Führungskraft. Wenn Sie Ihre Zahlen und Argumente gut präsentieren möchten, kommen Sie um Diagramme nicht herum. Meiner Erfahrung nach werden am häufigsten Balken-, Säulen-, Linien- und Kreisdiagramme genutzt. Das passt immer. Wird aber mit der Zeit auch langweilig.

Wenn Sie Ihren Chef beeindrucken möchten, sollten Sie Ihre Balkendiagramme etwas interessanter und neuer gestalten.

Wer sich gut in Excel auskennt, der kann ein Diagramm, wie oben gezeigt auch selbst erstellen.

Alle anderen können ein kostenloses Add-In in Excel nutzen.

So gestalten Sie Diagramme mit People Graph

Grundsätzlich zum Diagramm: Die Anzahl der dargestellten Personen passt zur Zahl, die davor steht. Für die Zahl 85.000 stehen daneben 8 und ein halbes Männchen.

Das Add-In bietet Ihnen aber auch weitere Symbole an und Sie können die Farben und den Hintergrund Ihres Diagramms ändern.

Wie das Add-In funktioniert und meine Bewertung dazu sehen Sie in diesem Video:

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So visualisieren Sie Ihre Zahlen mit Hilfe von Landkarten

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Ansprechende Grafiken statt Zahlenkolonnen

Eigentlich wissen wir doch alle, dass Zahlenkolonnen langweilig sind und man die Informationen viel einfacher erfassen würde, wenn es gute Grafiken dazu gäbe. Eigentlich… Tatsächlich wissen wir aber auch, dass es gar nicht so einfach ist, Zahlen entsprechend aufzubereiten. Denn häufig wird kurz vor einer Präsentation noch schnell etwas aktualisiert oder hinzugefügt, sodass man wieder mit viel Aufwand Anpassungen vornehmen muss. Und die Zeit hat man dann nicht mehr.

Mit wenigen Klicks Landkarten erstellen

Insbesondere Verkaufszahlen, die sich auf bestimmte Regionen oder Vertriebsstandorte beziehen, lassen sich gut mit bestimmten Landkarten visualisieren. Aber wie geht das schnell und einfach? Ohne, dass Sie lange nach entsprechenden Karten suchen müssen? Mit der Möglichkeit, während der Präsentation der Zahlen auch in die Karte hinein- und herauszoomen zu können?

Dabei hilft Ihnen das kostenlose Add-In „Maps“. Wie es funktioniert, erkläre ich in diesem Video:

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So dokumentieren Sie Prozesse mit einem Add-In in Excel

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Tabelle oder Grafik? Beides!

Ich habe schon viele Varianten gesehen, wie Prozesse dargestellt wurden. Das ging von Fließtext über Aufzählungslisten, Tabellen aber auch Grafiken.

Ein ungestalteter Fließtext, bei dem einfach nur ein Schritt nach dem anderen beschrieben wird, ist aus meiner Sicht die schlechteste Variante. Niemand hat mehr Zeit diesen seitenlangen Text zu lesen. Außerdem habe ich als Anwender vielleicht eine ganz konkrete Frage, was ich an einer bestimmten Stelle tun muss, aber dann kostet es mich sehr viel Zeit, die richtige Stelle im Text zu finden.

Aufzählungslisten sind zwar etwas übersichtlicher gestaltet, aber je nach Länge muss man auch viel Zeit damit verbringen, alles zu lesen.

Tabellen in Excel dagegen habe ich schon häufiger gesehen. Die Tabellen haben den Vorteil, dass man auch eine Reihenfolge der Schritte erkennen kann und hoffentlich auch dazugeschrieben wurde, wer für diesen Arbeitsschritt zuständig ist und welche Information oder Datei dafür benötigt wird.

Viel einfacher zu verstehen ist dagegen eine Grafik. Etabliert hat sich dabei die „Ereignisgesteuerte Prozesskette“, kurz: EPK. Der Vorteil ist hier: Auch Ausnahmen und Schleifen sind einfach zu erkennen.

Sie sind mit der Dokumentation von Prozessen noch nicht vertraut? Dann schauen Sie sich einmal diesen Blog-Artikel von mir an: Standardisierte Symbole zur Beschreibung von Prozessketten

Aber STOPP! Bevor Sie jetzt anfangen, in Excel Kästchen zu malen und diese mit Pfeilen zu verbinden, schauen Sie sich doch einmal kurz das kostenlose Add-In „Visio“ an. Hier geben Sie in die Tabelle die einzelnen Arbeitsschritte ein und stellen eine Verbindung zum nächsten Schritt her. Die App übernimmt dann die grafische Gestaltung. So sind auch Änderungen einfach umsetzbar.

Wie dieses Add-In funktioniert und welche Nachteile es aus meiner Sicht hat, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Schnellanalyse für bessere Tabellen

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Langweilige Zahlenkolonnen müssen nicht sein

Excel ist ein tolles Programm, um umfangreiche Zahlen und Daten zu verwalten. Aber manchmal sind es einfach viel zu viele Informationen. Es ist dann nicht so einfach, die wesentlichen Aussagen herauszufinden.

Besser wäre es, sofort erkennen zu können, wie sich z.B. die einzelnen Vertriebsgebiete in den letzten Monaten entwickelt haben. Oder welches Produkt am Besten verkauft wurde.

Dabei helfen Farben, Skalen, Symbole und Diagramme.

Mit der Schnellanalyse schnell Ergebnisse erzielen

Es gibt ja immer mehrere Wege, die zum Ziel führen…

Entweder, Sie kennen sich bereits gut mit Excel aus und haben etwas Zeit, dann können Sie natürlich ein Diagramm erstellen und dies nach Ihren Wünschen gestalten. Oder Sie nutzen die bedingte Formatierung, um besondere Werte herauszuheben.

Oder, Sie haben keine Zeit und sind noch etwas ungeübt mit Excel, dann nutzen Sie einfach die Funktion „Schnellanalyse“. Dort gibt es fertige Vorschläge für Sie, die Sie einfach auswählen – fertig. Die Ergebnisse können sich sehen lassen und Sie können Ihren Chef damit beeindrucken, wie leicht Ihnen das von der Hand geht.

Oder Sie nutzen die gewonnene Zeit einfach für wichtigere Aufgaben.

Welche Gestaltungsmöglichkeiten Sie haben und wo Sie die Funktion finden, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Wie gefällt Ihnen diese Funktion? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Office-Quiz: Wie gut sind Ihre Kenntnisse in den MS-Office-Programmen?

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Wie gut sind Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook?

In meinen Seminaren und Coachings frage ich die Teilnehmer gerne, ob sie irgendwann einmal an einem Kurs in den MS-Office-Programmen teilgenommen haben. Die häufigste Antwort: Nein. Die zweit häufigste Antwort: Ist lange her.

Word, Excel, PowerPoint und auch Outlook bieten eine Vielzahl an Funktionen. Einige sind sehr nützlich und sollte von jedem Büro-Mitarbeiter beherrscht werden, andere sind sehr speziell und werden nur von einer kleinen Anzahl der Anwender genutzt.

Im Büroalltag bleibt in der Regel nicht die Zeit, sich selbst mit allen sinnvollen Funktionen und Menüpunkten vertraut zu machen. Wer keine Schulung erhält, der bleibt letztendlich weit unter den Möglichkeiten, die die Programme bieten und verschwendet dadurch Zeit.

Denn

  • Word ist keine Schreibmaschine, sondern ein TextVERARBEITUNGSprogramm
  • Excel ist kein kariertes Blatt Papier, sondern ein DATENVERARBEITUNGSprogramm
  • mit PowerPoint lassen sich Informationen wirklich SCHÖN und ANSPRECHEND darstellen
  • mit Outlook kann man nicht nur Mails empfangen und senden, sondern sich SELBST ORGANISIEREN

Aber wie gut sind Sie? Beherrschen Sie die Grundlagen? Um das herauszufinden empfehle ich Ihnen das Office-Quiz von HERDT, einem Verlag für entsprechende Schulungsbücher. Testen Sie jetzt Ihr Wissen in Office 2013 und klicken auf die jeweiligen Schaltflächen. Sie werden dann zum Quiz weitergeleitet:

Sie möchten sich mit Outlook besser organisieren? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Erklärvideos an.

Sie möchten Word zeitsparend nutzen? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Videos an.

Tipps & Tricks zu Excel finden Sie hier.

Tolle Animationen und andere nützliche Funktionen in PowerPoint erkläre ich hier.

Mein Outlook-Handbuch und umfangreiche Videokurse zu PowerPoint finden Sie in meinen Online-Produkten.

So erstellen Sie ein Makro für die Funktion Text in Spalten

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Die Funktion „Text in Spalten“ mit nur einem Klick nutzen

Ich habe bereits das Thema Makro-Programmierung in Word vorgestellt. In diesem älteren Beitrag erkläre ich die grundsätzliche Vorgehensweise Schritt-für-Schritt: Makro-Programmierung

Dies funktioniert natürlich auch in Excel.

In diesem Beispiel erstelle ich ein Makro für die Funktion „Text in Spalten“, bei der ich normalerweise mehrfach klicken muss. So kann ich Zeit sparen.

Für alle, die diese Funktion bisher noch nicht genutzt haben hier ein kurzes Anwendungsbeispiel:

Sie erhalten von einem Kollegen eine Excel-Tabelle mit Adressdaten. Diese Daten möchten Sie für einen Serienbrief nutzen. Da der Kollege die Daten aus einem anderen Programm geholt hat, stehen der Vor- und Nachname zusammen in einer Zelle. Für den Serienbrief müssen Vor- und Nachname aber in zwei Spalten getrennt stehen, da Sie für die Anrede nur den Nachnamen einsetzen werden.

Schritt 1: Register Entwicklertools

Auch in Excel muss ich erstmal die Registerkarte „Entwicklertools“ sichtbar machen.

Dafür klicken Sie einfach auf Datei – Optionen – Menüband anpassen – und den Haken vor Entwicklertools setzen.

Schritt 2: Makro aufzeichnen

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“ und vergeben einen Namen.

Danach klicken Sie durch die einzelnen Schritte durch, die notwendig sind in der Funktion „Text in Spalten“.

Beenden Sie dann die Makroaufzeichnung. Fertig.

Im folgenden Video können Sie sich die einzelnen Schritte ansehen:

 

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So nehmen Sie in Excel ein Makro für die Einstellung der Seitenränder auf

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Die Seitenränder in Excel mit einem Klick ändern

Ich habe bereits das Thema Makro-Programmierung in Word vorgestellt. In diesem älteren Beitrag erkläre ich die grundsätzliche Vorgehensweise Schritt-für-Schritt: Makro-Programmierung

Dies funktioniert natürlich auch in Excel.

In diesem Beispiel erstelle ich ein Makro für bestimmte Einstellungen bei den Seitenrändern. Statt immer wieder diese Einstellungen manuell vorzunehmen, kann ich nun das Makro einfach aufrufen und somit viele Klicks und damit Zeit sparen.

Schritt 1: Register Entwicklertools

Auch in Excel muss ich erstmal die Registerkarte „Entwicklertools“ sichtbar machen.

Dafür klicken Sie einfach auf Datei – Optionen – Menüband anpassen – und den Haken vor Entwicklertools setzen.

Schritt 2: Makro aufzeichnen

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“ und vergeben einen Namen.

Danach klicken Sie durch die einzelnen Schritte durch, die notwendig sind, benutzerdefinierte Seitenränder zu speichern.

Beenden Sie dann die Makroaufzeichnung. Fertig.

Im folgenden Video können Sie sich die einzelnen Schritte ansehen:

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