Wie Sie Balkendiagramme durch Symbole aufpeppen

Peppen Sie Ihre Balkendiagramme auf

Langweilige Zahlenkolonnen in Excel überzeugen keine Führungskraft. Wenn Sie Ihre Zahlen und Argumente gut präsentieren möchten, kommen Sie um Diagramme nicht herum. Meiner Erfahrung nach werden am häufigsten Balken-, Säulen-, Linien- und Kreisdiagramme genutzt. Das passt immer. Wird aber mit der Zeit auch langweilig.

Wenn Sie Ihren Chef beeindrucken möchten, sollten Sie Ihre Balkendiagramme etwas interessanter und neuer gestalten.

Wer sich gut in Excel auskennt, der kann ein Diagramm, wie oben gezeigt auch selbst erstellen.

Alle anderen können ein kostenloses Add-In in Excel nutzen.

So gestalten Sie Diagramme mit People Graph

Grundsätzlich zum Diagramm: Die Anzahl der dargestellten Personen passt zur Zahl, die davor steht. Für die Zahl 85.000 stehen daneben 8 und ein halbes Männchen.

Das Add-In bietet Ihnen aber auch weitere Symbole an und Sie können die Farben und den Hintergrund Ihres Diagramms ändern.

Wie das Add-In funktioniert und meine Bewertung dazu sehen Sie in diesem Video:

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So visualisieren Sie Ihre Zahlen mit Hilfe von Landkarten

Ansprechende Grafiken statt Zahlenkolonnen

Eigentlich wissen wir doch alle, dass Zahlenkolonnen langweilig sind und man die Informationen viel einfacher erfassen würde, wenn es gute Grafiken dazu gäbe. Eigentlich… Tatsächlich wissen wir aber auch, dass es gar nicht so einfach ist, Zahlen entsprechend aufzubereiten. Denn häufig wird kurz vor einer Präsentation noch schnell etwas aktualisiert oder hinzugefügt, sodass man wieder mit viel Aufwand Anpassungen vornehmen muss. Und die Zeit hat man dann nicht mehr.

Mit wenigen Klicks Landkarten erstellen

Insbesondere Verkaufszahlen, die sich auf bestimmte Regionen oder Vertriebsstandorte beziehen, lassen sich gut mit bestimmten Landkarten visualisieren. Aber wie geht das schnell und einfach? Ohne, dass Sie lange nach entsprechenden Karten suchen müssen? Mit der Möglichkeit, während der Präsentation der Zahlen auch in die Karte hinein- und herauszoomen zu können?

Dabei hilft Ihnen das kostenlose Add-In „Maps“. Wie es funktioniert, erkläre ich in diesem Video:

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So dokumentieren Sie Prozesse mit einem Add-In in Excel

Tabelle oder Grafik? Beides!

Ich habe schon viele Varianten gesehen, wie Prozesse dargestellt wurden. Das ging von Fließtext über Aufzählungslisten, Tabellen aber auch Grafiken.

Ein ungestalteter Fließtext, bei dem einfach nur ein Schritt nach dem anderen beschrieben wird, ist aus meiner Sicht die schlechteste Variante. Niemand hat mehr Zeit diesen seitenlangen Text zu lesen. Außerdem habe ich als Anwender vielleicht eine ganz konkrete Frage, was ich an einer bestimmten Stelle tun muss, aber dann kostet es mich sehr viel Zeit, die richtige Stelle im Text zu finden.

Aufzählungslisten sind zwar etwas übersichtlicher gestaltet, aber je nach Länge muss man auch viel Zeit damit verbringen, alles zu lesen.

Tabellen in Excel dagegen habe ich schon häufiger gesehen. Die Tabellen haben den Vorteil, dass man auch eine Reihenfolge der Schritte erkennen kann und hoffentlich auch dazugeschrieben wurde, wer für diesen Arbeitsschritt zuständig ist und welche Information oder Datei dafür benötigt wird.

Viel einfacher zu verstehen ist dagegen eine Grafik. Etabliert hat sich dabei die „Ereignisgesteuerte Prozesskette“, kurz: EPK. Der Vorteil ist hier: Auch Ausnahmen und Schleifen sind einfach zu erkennen.

Sie sind mit der Dokumentation von Prozessen noch nicht vertraut? Dann schauen Sie sich einmal diesen Blog-Artikel von mir an: Standardisierte Symbole zur Beschreibung von Prozessketten

Aber STOPP! Bevor Sie jetzt anfangen, in Excel Kästchen zu malen und diese mit Pfeilen zu verbinden, schauen Sie sich doch einmal kurz das kostenlose Add-In „Visio“ an. Hier geben Sie in die Tabelle die einzelnen Arbeitsschritte ein und stellen eine Verbindung zum nächsten Schritt her. Die App übernimmt dann die grafische Gestaltung. So sind auch Änderungen einfach umsetzbar.

Wie dieses Add-In funktioniert und welche Nachteile es aus meiner Sicht hat, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Schnellanalyse für bessere Tabellen

Langweilige Zahlenkolonnen müssen nicht sein

Excel ist ein tolles Programm, um umfangreiche Zahlen und Daten zu verwalten. Aber manchmal sind es einfach viel zu viele Informationen. Es ist dann nicht so einfach, die wesentlichen Aussagen herauszufinden.

Besser wäre es, sofort erkennen zu können, wie sich z.B. die einzelnen Vertriebsgebiete in den letzten Monaten entwickelt haben. Oder welches Produkt am Besten verkauft wurde.

Dabei helfen Farben, Skalen, Symbole und Diagramme.

Mit der Schnellanalyse schnell Ergebnisse erzielen

Es gibt ja immer mehrere Wege, die zum Ziel führen…

Entweder, Sie kennen sich bereits gut mit Excel aus und haben etwas Zeit, dann können Sie natürlich ein Diagramm erstellen und dies nach Ihren Wünschen gestalten. Oder Sie nutzen die bedingte Formatierung, um besondere Werte herauszuheben.

Oder, Sie haben keine Zeit und sind noch etwas ungeübt mit Excel, dann nutzen Sie einfach die Funktion „Schnellanalyse“. Dort gibt es fertige Vorschläge für Sie, die Sie einfach auswählen – fertig. Die Ergebnisse können sich sehen lassen und Sie können Ihren Chef damit beeindrucken, wie leicht Ihnen das von der Hand geht.

Oder Sie nutzen die gewonnene Zeit einfach für wichtigere Aufgaben.

Welche Gestaltungsmöglichkeiten Sie haben und wo Sie die Funktion finden, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Wie gefällt Ihnen diese Funktion? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Office-Quiz: Wie gut sind Ihre Kenntnisse in den MS-Office-Programmen?

Wie gut sind Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook?

In meinen Seminaren und Coachings frage ich die Teilnehmer gerne, ob sie irgendwann einmal an einem Kurs in den MS-Office-Programmen teilgenommen haben. Die häufigste Antwort: Nein. Die zweit häufigste Antwort: Ist lange her.

Word, Excel, PowerPoint und auch Outlook bieten eine Vielzahl an Funktionen. Einige sind sehr nützlich und sollte von jedem Büro-Mitarbeiter beherrscht werden, andere sind sehr speziell und werden nur von einer kleinen Anzahl der Anwender genutzt.

Im Büroalltag bleibt in der Regel nicht die Zeit, sich selbst mit allen sinnvollen Funktionen und Menüpunkten vertraut zu machen. Wer keine Schulung erhält, der bleibt letztendlich weit unter den Möglichkeiten, die die Programme bieten und verschwendet dadurch Zeit.

Denn

  • Word ist keine Schreibmaschine, sondern ein TextVERARBEITUNGSprogramm
  • Excel ist kein kariertes Blatt Papier, sondern ein DATENVERARBEITUNGSprogramm
  • mit PowerPoint lassen sich Informationen wirklich SCHÖN und ANSPRECHEND darstellen
  • mit Outlook kann man nicht nur Mails empfangen und senden, sondern sich SELBST ORGANISIEREN

Aber wie gut sind Sie? Beherrschen Sie die Grundlagen? Um das herauszufinden empfehle ich Ihnen das Office-Quiz von HERDT, einem Verlag für entsprechende Schulungsbücher. Testen Sie jetzt Ihr Wissen in Office 2013 und klicken auf die jeweiligen Schaltflächen. Sie werden dann zum Quiz weitergeleitet:

Sie möchten sich mit Outlook besser organisieren? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Erklärvideos an.

Sie möchten Word zeitsparend nutzen? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Videos an.

Tipps & Tricks zu Excel finden Sie hier.

Tolle Animationen und andere nützliche Funktionen in PowerPoint erkläre ich hier.

Mein Outlook-Handbuch und umfangreiche Videokurse zu PowerPoint finden Sie in meinen Online-Produkten.

So erstellen Sie ein Makro für die Funktion Text in Spalten

Die Funktion „Text in Spalten“ mit nur einem Klick nutzen

Ich habe bereits das Thema Makro-Programmierung in Word vorgestellt. In diesem älteren Beitrag erkläre ich die grundsätzliche Vorgehensweise Schritt-für-Schritt: Makro-Programmierung

Dies funktioniert natürlich auch in Excel.

In diesem Beispiel erstelle ich ein Makro für die Funktion „Text in Spalten“, bei der ich normalerweise mehrfach klicken muss. So kann ich Zeit sparen.

Für alle, die diese Funktion bisher noch nicht genutzt haben hier ein kurzes Anwendungsbeispiel:

Sie erhalten von einem Kollegen eine Excel-Tabelle mit Adressdaten. Diese Daten möchten Sie für einen Serienbrief nutzen. Da der Kollege die Daten aus einem anderen Programm geholt hat, stehen der Vor- und Nachname zusammen in einer Zelle. Für den Serienbrief müssen Vor- und Nachname aber in zwei Spalten getrennt stehen, da Sie für die Anrede nur den Nachnamen einsetzen werden.

Schritt 1: Register Entwicklertools

Auch in Excel muss ich erstmal die Registerkarte „Entwicklertools“ sichtbar machen.

Dafür klicken Sie einfach auf Datei – Optionen – Menüband anpassen – und den Haken vor Entwicklertools setzen.

Schritt 2: Makro aufzeichnen

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“ und vergeben einen Namen.

Danach klicken Sie durch die einzelnen Schritte durch, die notwendig sind in der Funktion „Text in Spalten“.

Beenden Sie dann die Makroaufzeichnung. Fertig.

Im folgenden Video können Sie sich die einzelnen Schritte ansehen:

 

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So nehmen Sie in Excel ein Makro für die Einstellung der Seitenränder auf

Die Seitenränder in Excel mit einem Klick ändern

Ich habe bereits das Thema Makro-Programmierung in Word vorgestellt. In diesem älteren Beitrag erkläre ich die grundsätzliche Vorgehensweise Schritt-für-Schritt: Makro-Programmierung

Dies funktioniert natürlich auch in Excel.

In diesem Beispiel erstelle ich ein Makro für bestimmte Einstellungen bei den Seitenrändern. Statt immer wieder diese Einstellungen manuell vorzunehmen, kann ich nun das Makro einfach aufrufen und somit viele Klicks und damit Zeit sparen.

Schritt 1: Register Entwicklertools

Auch in Excel muss ich erstmal die Registerkarte „Entwicklertools“ sichtbar machen.

Dafür klicken Sie einfach auf Datei – Optionen – Menüband anpassen – und den Haken vor Entwicklertools setzen.

Schritt 2: Makro aufzeichnen

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“ und vergeben einen Namen.

Danach klicken Sie durch die einzelnen Schritte durch, die notwendig sind, benutzerdefinierte Seitenränder zu speichern.

Beenden Sie dann die Makroaufzeichnung. Fertig.

Im folgenden Video können Sie sich die einzelnen Schritte ansehen:

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Mit Excel Kennwörter erzeugen

Kennwort aus Buchstaben und Zahlen generieren

Ich gebe zu, dieser Tipp ist sehr speziell. Es kommt sicherlich nicht so häufig vor, dass Sie eine hohe Anzahl an Passwörtern bzw. Kennwörtern benötigen. Aber in folgendem Fall aus der Praxis war es tatsächlich einmal notwendig.

Praxisbeispiel: Mitarbeiterumfrage im gesamten Unternehmen

Mitarbeiterzufriedenheit, Führungsstil, Kommunikation im Team – dies sind alles Themen, die in vielen Unternehmen verbessert werden sollen. Um feststellen zu können, wie der aktuelle Stand der Dinge ist, und wo das Verbesserungspotenzial liegt, werden in der Regel 360-Grad-Befragungen durchgeführt.

Diese umfangreichen Fragebögen, die von allen Mitarbeitern ausgefüllt werden müssen, werden normalerweise online zur Verfügung gestellt. So ist die Auswertung sehr einfach möglich. Da nicht jeder Mitarbeiter den Fragebogen in einem Rutsch von Anfang bis Ende ausfüllt, ist es möglich einen Zwischenstand abzuspeichern und später weiter zu machen.

Das bedeutet, dass sich jeder Mitarbeiter im Online-Tool anmelden muss. Dafür benötigt jeder ein Zugangspasswort.

Die Frage war also: Wie generieren wir mehr als 1000 Kennwörter aus Buchstaben und Zahlen, die eine bestimmte Anzahl von Stellen hat?

Geholfen hat uns dabei Excel.

 

Formel in Excel zur Generierung von Kennwörtern

Schritt 1: Namen definieren

Klicken Sie in Ihrer leeren Excel-Tabelle eine beliebige Zelle an (im Video wähle ich einfach die Zelle A1)

Dann wechseln Sie zum Reiter „Formeln“ und klicken auf die Schaltfläche „Namen definieren„.

Geben Sie nun einen Namen ein (im Video wähle ich einfach „Kennwort“)

Schritt 2: Berechnungsformel eingeben

In diesem Fenster geben Sie im Feld „Bezieht sich auf“ folgende Formel ein (einfach kopieren und einfügen):

=WENN(ZUFALLSZAHL()<0,33;ABRUNDEN(ZUFALLSZAHL()*10;0);ZEICHEN(RUNDEN(ZUFALLSZAHL()*26+(ZUFALLSZAHL()>0,66)*32+64,5;0)))

Schritt 3: Länge des Kennwortes festlegen

Nun klicken Sie in eine andere Zelle.

In der nun folgenden Formel legen Sie fest, wie viele Stellen Ihr Kennwort haben soll. Im Video erzeuge ich ein 4-stelliges Kennwort und gebe daher folgendes ein: =kennwort&kennwort&kennwort&kennwort

Angezeigt wird als Ergebnis ein 4-stelliges Kennwort mit einer beliebigen Kombination aus Zahlen, großen und kleinen Buchstaben.

Wenn Sie mehrere Kennwörter benötigen, dann kopieren Sie diese Formel einfach in die nächsten Zeilen. Fertig.

Diese Schritte führe ich in folgendem Video vor:

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Excel: Wie Sie das Euro-Zeichen vor die Zahlen stellen

Sie bestimmen selbst, wo das €-Zeichen steht

Wenn Sie in Excel schon häufiger Umsatz-, Kosten- oder Preisübersichten erstellt haben, dann haben Sie sicherlich die Werte mit „Währung“ formatiert, sodass hinter der Zahl das Euro-Zeichen steht. Das geht einfach und ist praktisch.

Dennoch finden es einige Personen einfach schöner, wenn das Euro-Zeichen vor der Zahl steht. Dies ist auch möglich. Letztendlich bestimmen sie selbst, wo das Euro-Zeichen steht. Sie müssen sich dies nicht von Excel vorschreiben lassen.

Schritt 1: benutzerdefiniertes Zellenformat

Markieren Sie die Zelle(n) und klicken auf den kleinen Pfeil in der Gruppe „Zahl“.

Es öffnet sich dann das Fenster „Zellen formatieren„.

In der Kategorie wählen Sie „Benutzerdefiniert„.

Schritt 2: Typ eingeben

Im Feld „Typ“ geben Sie dann folgendes ein: € #.##0,00

Sie können auch einfach auf den 5. Eintrag von oben gehen und das Euro-Zeichen davor ergänzen.

Speichern Sie nun Ihre Eingabe mit einem Klick auf OK.

Hinweis:

Wenn die Zahlen unterschiedlich lang sind, steht nun das Euro-Zeichen immer an einer anderen Stelle. Mir persönlich gefällt das nicht so gut. Aber das ist sicherlich Geschmacksache. Im ersten Screenshot oben habe ich beide Varianten nebeneinander gestellt. So können Sie den Unterschied zu erkennen und Vergleichen.

Die beschriebenen Schritte führe ich in diesem Video vor:

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So machen Sie mit nur 3 Klicks eine einfache Tabelle schön

So sparen Sie Zeit beim Formatieren von Tabellen

Kennen Sie das? Ihr Chef gibt Ihnen eine einfache Excel-Tabelle und diese sollen Sie schnell mal eben schöner formatieren. Er braucht sie dringend für die nächste Sitzung, die in 15 min. beginnt.

Bitte geraten Sie jetzt nichts ins Schwitzen!

Sie können mit nur 3 Klicks eine einfache Tabelle in Excel aufbereiten, sodass sie gut aussieht.

Statt also nun nacheinander die Überschriftenzeile dunkel zu schattieren, die Schrift dann wieder weiß zu formatieren, jede Zeile abwechselnd heller und dunkler zu schattieren, eine Ergebniszeile einzufügen mit der entsprechenden Formel und für die Überschrift den Autofilter zu setzen, können Sie fertige Formatvorlagen nutzen.

So sparen Sie Zeit, Klicks und müssen sich nicht an die einzelnen Schritte und Funktionen erinnern.

Schritt 1: Als Tabelle formatieren

Als ich diese Funktion das erste Mal kennengelernt habe, habe ich mich noch über den Namen gewundert (milde ausgedrückt). In Excel habe ich Tabellen. Als was sonst, als eine „Tabelle“ soll ich denn nun formatieren? Aber vielleicht ist es ja einfach nur eine unglückliche Übersetzung…

Sie markieren also Ihre Tabelle und klicken auf die Schaltfläche „Als Tabelle formatieren„. Nun öffnet sich ein Kontextmenü mit verschiedenen Vorschlägen für Tabellenformatierungen. Suchen Sie sich hier einfach etwas aus, was am Besten zu Ihrem Corporate Design passt.

Extra-Tipp: Sie können sich auch die Zeit nehmen, und einmal eine eigene Formatvorlage erstellen, falls die vorgegebenen Designs nicht genau passen.

Nun sieht Ihre Tabelle schon ganz ansprechend aus:

(Dies waren die ersten beiden Klicks. Es könnte sein, dass Sie jetzt bereits fertig sind. Falls Sie noch eine Ergebniszeile einfügen möchten, dann lesen Sie weiter.)

Schritt 2: Ergebniszeile einfügen

Wenn Sie noch eine Ergebniszeile hinzufügen möchten, dann lassen Sie Ihre Tabelle markiert und setzen den Haken bei „Ergebniszeile“ (siehe Screenshot):

Die Ergebniszeile wird unter die Tabelle angefügt, dunkel hinterlegt und die Schrift fett formatiert. Die Summenformel wird unter die letzte Spalte gesetzt.

Fertig!

Ich habe jetzt nicht die Zeit gestoppt, aber ich vermute, dass der ganze Vorgang ungefähr 1 Minute gedauert hat.

Die einzelnen Schritte führe ich in dem folgenden Video vor:

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