Welche 2 Dinge du beachten musst, wenn du in OneNote rechnest

In OneNote kannst du auch rechnen. – O.k., es ist natürlich nicht ganz so gut, wie bei Excel, aber für eine kleine Rechnung ist es in Ordnung.

Praxis-Beispiel: Du hast in deinem OneNote-Notizbuch ein neues Produkt entwickelt, Infos zusammengetragen, ein Konzept geschrieben, ein Produktbild gestaltet usw. Nun willst du den Preis festlegen. Um zu berechnen, wie hoch der Netto- und der Bruttopreis wären, brauchst du einen Taschenrechner. Du kannst natürlich mehrere Varianten in Excel berechnen, aber wenn es nur darum geht, den Nettopreis plus Mehrwertsteuer zu rechnen, dann kannst du das auch einfach auf deinem Notizzettel tun.

Dabei gibt es allerdings zwei Dinge zu beachten:

  1. Nach dem „=“ musst du die Leertaste drücken, damit OneNote anfängt zu rechnen
  2. Wenn du einen Wert veränderst, musst du erneut hinter das Gleichheitszeichen klicken und die Leertaste drücken. Das neue Ergebnis erscheint dann. Das alte steht aber auch noch da (das kann verwirrend sein).

Mehr dazu in diesem Video:

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Wie du in OneNote Textmarker und Stift benutzt

In deinem Notizbuch aus Papier benutzt du sicherlich ab und zu einen Textmarker, um wichtige Infos besonders herauszustellen.

Mit einem Stift fügst du vielleicht auch Pfeile ein, oder kreist besondere Textstellen ein.

Dies alles kannst du auch in deinem digitalen Notizbuch in OneNote tun. Wie das geht, zeige ich dir in diesem Video:

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Notizen zu einer PowerPoint-Datei in OneNote

In meinem letzten Blog-Artikel und Video habe ich erklärt, wie Sie Notizen zu einer Word-Datei in OneNote hinzufügen können. Das funktioniert natürlich auch in PowerPoint.

Und hier finde ich die Zusammenarbeit zwischen PowerPoint und OneNote sehr praktisch: In der Regel ist die PowerPoint-Präsentation ja nicht innerhalb eines Tages fertig. Es gibt viele Entwurfsversionen.

Auf einer Folie soll noch ein Diagramm eingefügt werden, aber die Zahlen liegen noch nicht vor und müssen von Ihnen im Unternehmen zusammengetragen werden.

Eine Grafik sollte noch verbessert werden. Und nach geeigneten Fotos müssen Sie auch noch suchen.

In OneNote könnten Sie Notizen und Anmerkungen zu einzelnen Folien speichern. Durch die Verknüpfung gelangen Sie ganz schnell wieder auf die entsprechende Folie in Ihrer PowerPoint-Datei.

Sollten Aufgaben aus den Notizen entstehen, dann werden Sie diese in Ihrer Aufgabenliste in Outlook finden.

Also ein perfektes Zusammenspiel der einzelnen Programme!

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Notizen zu einem Word-Dokument in OneNote verwalten

Das digitale Notizbuch „OneNote“ ist in dem Microsoft-Office-Paket enthalten und auf vielen Computern installiert. Aber nur wenige Sachbearbeiter und Führungskräfte nutzen diese Anwendung. Da OneNote im Paket integriert ist, arbeitet es wunderbar mit allen anderen Programmen, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook zusammen.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie Notizen zu einer Word-Datei in OneNote speichern können. Die Vorteile:

  • Sie benötigen keinen Ausdruck für handschriftliche Notizen
  • Die Notizen erscheinen nicht im Word-Dokument und sind somit nicht für die Kollegen sichtbar
  • Wenn aus der Notiz heraus eine Aufgabe entsteht, z.B. weil Sie zu einem Textteil noch weitere Informationen zusammenstellen möchten, dann ist diese Aufgabe auch in Outlook sichtbar.

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Seitenvorlagen nutzen und eigene erstellen in OneNote

Da meine Videos zu OneNote auf meinem YouTube-Kanal bereits mehr als 50.000 Mal angesehen wurden, habe ich nun weitere Tipps zu OneNote aufgenommen.

Seitenvorlagen

In der Standard-Einstellung sind die Seiten des digitalen Notizbuches in OneNote weiß und leer. Das hat den Vorteil, dass Sie Ihre Inhalte und Notizen beliebig auf dem Blatt platzieren können und sich an kein vorgegebenes Raster halten müssen.

Aber manchmal ist dies auch ein Nachteil. Z.B. bei Protokollen sollten die Texte einheitlich untereinander stehen und die Abstände gleich sein. Dabei kann Ihnen eine Seitenvorlage helfen. Dadurch wird beispielsweise ein kariertes oder liniertes Blatt dargestellt.

Aber es gibt auch fertige Seitenvorlagen für Sitzungsprotokolle oder Projekte.

Wenn Sie Ihre eigene Seitenvorlage mit Ihrem Logo erstellen möchten, dann geht das natürlich auch und ist sehr einfach.

Sie können auch einstellen, dass eine bestimmte Seitenvorlage für jede neue Seite in einem Abschnitt genutzt werden soll. So sind die einzelnen Seiten einheitlich gestaltet und Sie sparen dabei Zeit.

Wie das geht, zeige ich Ihnen in dem folgenden Video:

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Office-Quiz: Wie gut sind Ihre Kenntnisse in den MS-Office-Programmen?

Wie gut sind Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook?

In meinen Seminaren und Coachings frage ich die Teilnehmer gerne, ob sie irgendwann einmal an einem Kurs in den MS-Office-Programmen teilgenommen haben. Die häufigste Antwort: Nein. Die zweit häufigste Antwort: Ist lange her.

Word, Excel, PowerPoint und auch Outlook bieten eine Vielzahl an Funktionen. Einige sind sehr nützlich und sollte von jedem Büro-Mitarbeiter beherrscht werden, andere sind sehr speziell und werden nur von einer kleinen Anzahl der Anwender genutzt.

Im Büroalltag bleibt in der Regel nicht die Zeit, sich selbst mit allen sinnvollen Funktionen und Menüpunkten vertraut zu machen. Wer keine Schulung erhält, der bleibt letztendlich weit unter den Möglichkeiten, die die Programme bieten und verschwendet dadurch Zeit.

Denn

  • Word ist keine Schreibmaschine, sondern ein TextVERARBEITUNGSprogramm
  • Excel ist kein kariertes Blatt Papier, sondern ein DATENVERARBEITUNGSprogramm
  • mit PowerPoint lassen sich Informationen wirklich SCHÖN und ANSPRECHEND darstellen
  • mit Outlook kann man nicht nur Mails empfangen und senden, sondern sich SELBST ORGANISIEREN

Aber wie gut sind Sie? Beherrschen Sie die Grundlagen? Um das herauszufinden empfehle ich Ihnen das Office-Quiz von HERDT, einem Verlag für entsprechende Schulungsbücher. Testen Sie jetzt Ihr Wissen in Office 2013 und klicken auf die jeweiligen Schaltflächen. Sie werden dann zum Quiz weitergeleitet:

Sie möchten sich mit Outlook besser organisieren? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Erklärvideos an.

Sie möchten Word zeitsparend nutzen? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Videos an.

Tipps & Tricks zu Excel finden Sie hier.

Tolle Animationen und andere nützliche Funktionen in PowerPoint erkläre ich hier.

Mein Outlook-Handbuch und umfangreiche Videokurse zu PowerPoint finden Sie in meinen Online-Produkten.

So arbeiten Sie noch effizienter mit MS-Word

In den letzten Blog-Artikeln habe ich Ihnen kurz gezeigt, wie Sie auch als Anwender selbst Makros in Word aufnehmen können, um dadurch Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten. Über die Makro-Aufzeichnungen sind die Möglichkeiten allerdings eingeschränkt. Viel mehr möglich wäre über die Makro-Programmierung in VBA. Zu diesem Thema habe ich ein Interview mit Maik Hoffmann von meinem Kooperationspartner mitcon geführt.


Meike Kranz: Hallo Herr Hoffmann, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen, mir ein paar Fragen zur Makro-Programmierung zu beantworten.

Maik Hoffmann: Ja gern! Makro-Programmierung ist mehr als das Aufzeichnen der Bedienung und erfordert natürlich Einarbeitung. Aber die Möglichkeiten, die sich daraus ergeben, rechtfertigen den Aufwand.

Meike Kranz: In meinen Videos habe ich gezeigt, dass man Informationen in die Kopf- und Fußzeile eines Briefes per Makro einfügen kann. Welche weiteren Beispiele gibt es?

Maik Hoffmann: Die Anwendungsmöglichkeiten von Makro-Programmierung sind vielfältig und oft auch sehr individuell. Praktisch jeder Anwender oder jede Firma hat besondere Anforderungen und Routineaufgaben, die mit Makro-Programmierung vereinfacht werden können. Aber es gibt natürlich auch Beispiele, von denen fast alle Anwender profitieren können. Eines haben Sie genannt. Makros wie dieses lassen sich ganz einfach aufzeichnen. Mit der Programmierung gibt es aber darüber hinaus noch wesentlich mehr Möglichkeiten. So kann man etwa aus Dokumenten heraus über Dialoge auf externe Daten, wie etwa Adressen oder das firmeneigen Active Directory, zugreifen. Es lassen sich per Knopfdruck beliebige Elemente des Dokuments, wie z.B. Logos oder alternative Firmenstandorte, sichtbar bzw. unsichtbar machen oder als Bausteine in das Dokument einfügen. Daraus alleine ergibt sich schon eine Unzahl an Anwendungsmöglichkeiten.

Meike Kranz: Bei diesen Makros werden ja Daten direkt in den Text an die richtige Stelle eingefügt. Gäbe es auch die Möglichkeit, den Anwendern Ausfüllhilfen für Formulare anzeigen zu lassen?

Maik Hoffmann: Ja, sicher! Sie können beispielsweise in ein beliebiges Word-Formular Text- oder Infoboxen mit situativen Erläuterungen einfügen, die entweder per Schaltfläche ein- und ausgeschaltet werden können oder aber sich beim Drucken automatisch selbst ausblenden. 

Meike Kranz: Das ist ja toll. Aber bevor ein Mitarbeiter einen Brief, ein Angebot oder eine Rechnung schreibt, muss er ja erstmal die richtige Vorlage dafür finden. Das ist leider in Word mit einigen Klicks verbunden. Gäbe es die Möglichkeit, das Aufrufen der unternehmenseigenen Dateivorlagen zu vereinfachen?

Maik Hoffmann: Auch das ist möglich. So kann man mit Hilfe der Programmierung Vorlagenverzeichnisse virtuell zusammenlegen und die Vorlagen in einem Dialog anzeigen lassen, automatisch filtern und nach eigenen Kriterien sortieren. Auf diese Weise kommt man dann schnell und einfach zu der gewünschten Dokumentvorlage.

Meike Kranz: Wer in seinem Word-Dokument viele Felder, wie z.B. das Datum oder ein Inhaltsverzeichnis einfügt, sollte diese Felder vor dem Druck aktualisieren. Dies kann natürlich schnell vergessen werden. Gibt es auch dafür eine bessere Lösung?

Maik Hoffmann: Es gibt in der Makro-Programmierung für fast alles eine Lösung. In diesem Fall gäbe es etwa die Möglichkeit, in der betreffenden Dokumentvorlage die Druckfunktion so abzuändern, dass automatisch im Hintergrund vor dem Drucken eine Aktualisierung aller in dem Dokument befindlichen Felder und Verzeichnisse stattfindet. Natürlich kann auch eine Schaltfläche für das gleichzeitige Aktualisieren aller Felder und Verzeichnisse auf eine der Registerkarten in Word gelegt werden.

Meike Kranz: Ich möchte noch auf einen anderen Aspekt zu sprechen kommen. Das Unternehmen ist natürlich daran interessiert, dass alle Dokumente, die an Kunden gesendet werden, einheitlich aussehen. D.h. im Corporate Design wird festgelegt, welche Schriftart und –größe und welche Farben in allen Dokumenten verwendet werden soll. Wie kann ein Makro in Word die Mitarbeiter dabei unterstützen? 

Maik Hoffmann: Da wären zunächst einmal die automatisierten Dokumentvorlagen, welche etwa über Dialogsteuerung schon sehr effizient dafür sorgen, dass alle individuellen Dokumentangaben automatisch und natürlich auch mit der korrekten Formatierung in das Dokument eingefügt werden. Der Anwender muss sich also gar nicht um Platzierung oder Formatierung von Text kümmern.

Darüber hinaus ist es auch möglich, über eine spezielle Makrofunktion die Formatierung von Dokumenten automatisch prüfen zu lassen. Verstöße gegen den korrekten Einsatz von Schriftgrößen oder Schriftarten oder anderes mehr lassen sich so auf mannigfaltige Weise hervorheben bzw. korrigieren. Eine solche Funktion kann etwa auch dem Drucken des Dokuments vorangeschaltet werden. Auf diese Weise wird schon vor dem Druck vor Fehlern gewarnt oder diese werden ggf. sogar automatisch korrigiert.

Meike Kranz: Word bringt ja standardmäßig viele Funktionen mit. Aber manchmal fällt es mir schwer, diese zu finden, weil die Microsoft-Programmierer sie echt gut in Untermenüs versteckt haben. Einige Funktionen werden auch im Standard-Menü gar nicht angezeigt. Mich ärgert darüber hinaus auch das ständige hin und her klicken und wechseln zwischen den Reitern. Könnte man das übersichtlicher gestalten und vereinfachen?

Maik Hoffmann: Auch das ist möglich. Selbst erstellte individuelle Funktionen lassen sich, ebenso wie die von Ihnen erwähnten Word-internen Funktionen, sehr einfach direkt als Schaltflächen auf bestehende Registerkarten übertragen, so dass diese Funktionen dann sofort per Mausklick ausgewählt werden können. Das Ganze kann man natürlich auch auf die Spitze treiben, indem man sich ganze eigene Registerkarten in Word neu anlegt und mit den gewünschten Funktionen belegt. So hat man dann alles Nötige immer im direkten Zugriff, während man die nicht benötigten Funktionen nicht länger im Wege hat.

 Meike Kranz: Vielen Dank für diese Beispiele. Ich denke, man kann ganz gut daran erkennen, was durch die Makro-Programmierung alles möglich ist. Vergleichbare Chancen für Effizienzsteigerungen gibt es bestimmt auch in Excel und PowerPoint. Können Sie dafür Beispiele aus der Praxis beschreiben?

Maik Hoffmann: Im Laufe der Jahre wurden die vielfältigsten Anforderungen dieser Art an uns als Firma herangetragen. In Excel wünschen sich unsere Kunden oft die makrogesteuerte Darstellung von Szenarien, die sich aus den eigenen Zahlen ergeben. Das geht hin bis zu umfangreichen Cockpit-Lösungen, bei denen etwa die Einnahmen und Ausgaben von Unternehmen, abhängig von eigenen Stellgrößen, übersichtlich präsentiert werden.

In PowerPoint kann man beispielsweise automatisch eine Agenda aus einer vorhandenen Präsentation generieren oder einen Vertraulichkeitsvermerk aus einer Dialogauswahl in die Präsentation einfügen. Beliebt ist auch die Erweiterung des internen Farbschemas um weitere Hausfarben. Natürlich ist auch bei PowerPoint eine nachträgliche Formatkontrolle möglich. Die Anwendungsmöglichkeiten sind fast unbegrenzt.

Meike Kranz: Ich denke, an diesen Beispielen kann man gut erkennen, welches Zeitspar-Potenzial in der Makroprogrammierung steckt. Ich bedanke mich noch einmal ganz herzlich für Ihre leicht verständlichen Erklärungen zu diesem Thema.

Maik Hoffmann: Das ist richtig. Und überdies wird oft nebenher auch die Qualität erhöht. Es lohnt sich zu prüfen, welche Effekte im eigenen Unternehmen durch Makroprogrammierung möglich sind. – Auch ich bedanke mich für das Interview.

 

Über den Interview-Partner:

Maik Hoffmann

* 29. Juli 1984

Fachinformatiker mit Schwerpunkt Anwendungsentwicklung
Leiter des Fachbereichs CD-Projekte der mitcon GmbH in Bonn

Leitung von zahlreichen Projekten zur Umsetzung von
Design in Office-Vorlagen bzw. zur Konvertierung von Vorlagen

Schwerpunkt: Automatisierte dialoggesteuerte Korrespondenzvorlagen
mit hoher Funktionsvielfalt und externem Datenzugriff

 

Kontakt:

Maik Hoffmann
mitcon GmbH
Lievelingsweg 102-104
D 53119 Bonn
+49 228 91837-80
hoffmann@mitcon.de

www.mitcon.de

Wie Sie die Farbe von Dateiordnern ändern können

Farben geben Orientierung

Ich habe auch schon in anderen Blog-Artikeln darauf hingewiesen, dass es sinnvoll ist, sich ein Farbkonzept für die Papierablage zu überlegen. Sie und Ihre Kollegen finden Informationen einfach schneller, weil ein weiteres Kriterium hinzukommt.

Ich habe mir diese Möglichkeit immer auch für die Dateiablage gewünscht. In einem anderen Artikel habe ich bereits gezeigt, wie Sie andere Symbole verwenden können, aber mir würde es häufig bereits ausreichen, wenn das Ordnersymbol bleibt und nur eine andere Farbe erhält.

Die Farbe von Dateiordnern ändern

Ich habe nun zwei kostenlose Software-Programme gefunden, die genau dies ermöglichen.

Beim FolderColorizer können Sie nach der Installation mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken und die Farbe ändern.

Der FolderMarker kann noch mehr: Hier haben Sie die Möglichkeit, die gelben Dateiordner mit kleinen Symbolen zu versehen.

Im folgenden Video stelle ich Ihnen beide Programme kurz vor. Ich habe den FolderMarker selbst installiert und zeige Ihnen, wie es funktioniert.

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Wer hat an der Uhr gedreht …?

8 Methoden, wie Sie die Zeitfresser im Büro entlarven und Ihr Zeitmanagement deutlich optimieren

Fragen Sie sich zum Feierabend auch häufig, wo eigentlich die Zeit geblieben ist und was eigentlich das produktive Ergebnis des Tages war? Internet, Telefon, eMails und das Chaos auf dem eigenen Schreibtisch – im Arbeitsalltag lauern überall Zeitfresser, die uns am strukturierten Arbeiten hindern. Es gibt einfache Methoden, wie Sie die Zeitfresser identifizieren und wie Sie mit Ihnen umgehen können. Lernen Sie, sich mit Hilfe einfacher Tipps besser zu organisieren, konzentrierter zu arbeiten, effizienter zu werden und letztendlich mehr Spaß an der Arbeit zu haben. Moderne Büromanagement- und CRM-Systeme wie z. B. „infra-struktur“ können Ihnen dabei gute Dienste leisten. Denn … wer gut organisiert ist, der kann sich am Ende des Tages auch über viele „grüne Haken“ auf seiner ToDo-Liste freuen 🙂

1.   Aufräumen! Organisieren und strukturieren Sie Ihre Informationen

Moderne Büromanagement Softwaresysteme wie z. B. „infra-struktur“ bieten Ihnen die komfortable Möglichkeit, z. B. Ihre Kundendaten in digitalen Kundenakten zu organisieren. In diesen werden die Kontaktdaten Ihrer Kunden automatisch mit allen zugehörigen eMails, Anrufen, Dokumenten, Terminen und sonstigen Notizen in einer chronologischen Kontakthistorie verknüpft sind. Anstatt langen, endlosen Suchen und Durchforsten von Servern, PC-Festplatten, Laptop und eMail-Ablagen finden Sie nun alle Infos mit nur zwei Klicks in wenigen Sekunden.

Digitale Kundenakten sind wie ein Spinnennetz. Sie bündeln und verknüpfen sämtliche Kundendaten. So finden Sie alles auf schnellstem Weg.

2.   Schaffen Sie Transparenz und einfache Vertretungsmöglichkeiten

Die Kontakthistorie des CRM-Systems „infra-struktur“ zeigt Ihnen in einer übersichtlichen und chronologischen Auflistung, wer was wann mit wem wie besprochen hat. Auf diese Kontakthistorien haben alle Kollegen Zugriff. So kann auch Kollege Müller, der seinen spontan krankgewordenen Kollegen Schuster vertritt, dem Kunden König ebenso kompetent Auskunft über die letzte Bestellung geben, wie Schuster selbst. Dazu klickt er einfach in die digitale Kundenakte und findet in der Kontakthistorie die letzte eMail, in der Kunde König am 01.12.2017 um 13:52 per eMail 500 Stück von Produkt A bei Herrn Schuster bestellt hat. Darüber hinaus sieht er, dass Kunde König die Bestellmenge um 15:43 per Telefonat mit Frau Rieger aus der Verwaltung um weitere 500 Stück erhöht hat. Kein „Oh, da kann ich Ihnen nicht weiterhelfen. Da müssen Sie 3 Wochen warten, bis der Kollege aus dem Krankenhaus wieder da ist.“ Kein „Nein, das weiß ich nicht, da muss ich erstmal herausfinden, mit wem Sie damals gesprochen haben.“ Mitarbeiter-unabhängige Kundenbetreuung sichert heute schnelle Reaktionszeiten, zufriedene Kunden und zufriedene Mitarbeiter.

Die Kontakthistorie dokumentiert jeden Kontaktpunkt zum Kunden – egal über welchen Kommunikationskanal.

3.   Definieren Sie Prozesse für wiederkehrende Aufgaben

Legen Sie wiederkehrende Aufgaben wie z. B. die Anleitung zur Reisekostenabrechnung in einem Unternehmens-Wiki ab. So leisten Sie „Hilfe zur Selbsthilfe“ und die Mitarbeiter können die Anleitung selbständig abbarbeiten anstatt zum zigten Mal Sie oder Ihre Sekretärin zu fragen und fremde Zeit zu rauben.

4.   Beenden Sie die Zettelwirtschaft

Lösen Sie Monopolwissen auf und starten Sie eine neue Art der transparenten Unternehmenskommunikation, in der jeder Mitarbeiter sein Know-how mit einer gelebten Selbstverständlichkeit allen anderen Kollegen zur Verfügung stellt – sei es, dass er Notizen zu Anrufen hinzufügt, damit der Kollege bei eigener Abwesenheit einfach vertreten kann oder sei es durch Freischaltung des eigenen Terminkalenders, um so anderen Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, Termine für Sie oder ganze Teams einzustellen.

Anrufnotizen zu Anrufen hinzufügen – digital statt Postits und Zettelwirtschaft!

5.   Delegieren Sie Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip an Kollegen

Wichtiges und gleichzeitig Dringendes erledigen Sie selbst und sofort, während Wichtiges, aber nicht Dringendes für später terminiert werden kann. Hierzu können Sie in der Büromanagement- und CRM Software „infra-struktur“ Kalendereinträge oder Aufgaben mit Erinnerungsfunktion anlegen. Nicht Wichtiges, aber Dringendes delegieren Sie einfach an Kollegen, z. B. mit der Globalisieren-Funktion in infra-struktur. Damit können Sie eMails, Aufgaben oder Dokumente einfach an Kollegen „weiterleiten“ und Ihnen eine kurze Notiz mitsenden, was Sie erledigen sollen.

Mit dem Eisenhower-Prinzip können Sie Aufgaben schnell und einfach priorisieren und delegieren.

Legen Sie sich Aufgaben direkt mit Erinnerungsfunktion an, um nichts zu vergessen und rechtzeitig daran erinnert zu werden.

6.   Arbeiten Sie blockweise und unterbinden Störungen

Multitasking war gestern, Singletasking ist heute. Eine aktuelle Studie hat herausgefunden, dass ein konzentriertes Arbeiten an EINER Sache deutlich effizienter ist, als alle gleichzeitig zu machen.

Sie können es an einem Experiment selbst ausprobieren: Nehmen Sie ein Blatt Papier und zeichnen Sie drei Spalten. In die erste sollen die Zahlen 1 bis 23, in die zweite die Buchstaben A bis W und in die dritte Spalte die römischen Zahlen von I bis XXIII eingetragen werden. Im 1. Durchlauf tragen Sie die Daten Zeilenweise ein, d. h. 1, A, I. Im 2. Durchlauf tragen Sie die Daten Spaltenweise ein, d. h. erst 1, 2, 3, … , dann A, B, C … usw. Stoppen Sie bei beiden Durchläufen separat die Zeit und Sie werden sehen, dass das Switchen zwischen den verschiedenen Aufgaben den Zeitaufwand um bis zu 20 Prozent erhöht.

Fazit: Legen Sie z. B. in Ihrem Tagesplan feste Zeiten für die Bearbeitung von eMails, Anrufen und Projektarbeit fest und halten Sie sich strikt daran. Lassen Sie sich nicht ständig von dem „Pling“ einer neuen eMail im Posteingang aus Ihrer Arbeit reißen. In infra-strukur können Sie akustische Signale mit einem Klick deaktivieren oder Ihre eMails für einen definierten Zeitraum an einen Kollegen globalisieren bzw. weiterleiten.

Legen Sie feste Zeitfenster für Projekte und Aufgaben fest, in denen Sie nichts anderes tun und sich nicht stören lassen.

7.   Leben Sie die Clean Desktop Policy

Warum haben wir Menschen Chaos? Ganz einfach, weil wir nicht wissen, WOHIN wir die Fülle an Informationen schieben, ablegen, lagern sollen. D. h. Aufräumen geht immer nur dann, wenn ich eine eindeutige Struktur habe, die mir Wegweiser gibt, wo bestimmte Sachen hingehören. Legen Sie in „infra-struktur“ z. B. Projekte an, zu denen Sie Skizzen, Dokumente, eMails etc. verknüpfen und somit leicht wiederfinden können. Zusätzlich können Sie das Projekt noch mit einem Kunden verknüpfen. So finden Sie alle Infos mit wenigen Klicks wieder – entweder über den Kunden oder über das Projekt. Noch ein weiterer Tipp: Räumen Sie abends 5 Minuten vor Feierabend Ihren Schreibtisch auf. Sie bekommen dann noch einmal ein gutes Gefühl, nichts vergessen zu haben und können am nächsten Tag entspannt mit einem „sauberen“ Schreibtisch starten.

Verknüpfen Sie Dokumente & Dateien jeglicher Art mit Ihren digitalen Kundenakten. So haben Sie alle Informationen zu Ihren Kunden zentral an einer Stelle und finden alle Infos mit wenige Klicks.

8.   Planen Sie Ihren Tag und Ihre Woche – mit Puffer- und Pausenzeiten

Studien belegen, dass Sie negativen Stress (sog. Distress) nur durch körperliche Bewegung abbauen können. Jegliche Behauptung, dass TV schauen oder Musik hören den gleichen Effekt hat, ist nicht belegt. In unserer heutigen hochtechnologisierten Welt ist jedoch folgendes passiert: 1. arbeiten viele Menschen ständig am Limit, weil unser „Leistungszug Deutschland“ eben so schnell fährt und weil man heutzutage scheinbar nur noch punkten kann, wenn man pro 60 Stunden non-stop arbeitet und sein Feldbett im Büro hat. 2. brauchen wir uns kaum noch bewegen. Zur Arbeit fährt man mit dem Auto, die Etagen im Bürogebäude überwindet man – sofern man nicht alles nur noch per eMail oder Telefon regelt – mit dem Aufzug, der Drucker steht direkt neben dem Schreibtisch.

Zudem ergaben Umfragen, dass der Großteil der Arbeitnehmer immer zugunsten seiner Arbeit und zu Ungunsten seines Privatlebens entscheidet. Der Mensch erledigt lieber noch eine berufliche Aufgabe und verzichtet damit z. B. auf den Besuch im Fitnessstudio. Das Fazit: Unsere „Stress-Silos“ laufen immer weiter voll und kollabieren irgendwann. Die steigende Anzahl der Burnout-Patienten belegt diese Entwicklung. Unser Tipp: Planen Sie Pausen- und Privattermine mit der gleichen Wichtigkeit in Ihren Wochenkalender wie berufliche Termine. Die Verbindlichkeit steigt um ein vielfaches, wenn ein Termin im Kalender steht. Sonst besteht die Gefahr, dass andere Ihre freie Zeit verplanen. Achten Sie auf sich und auf den Ausgleich zwischen Arbeiten und Pausieren. Unser Call-Center ist nur eine Möglichkeit, sich einfach mal eine „Auszeit“ zu verschaffen. Ihre Kunden können Ihre Anliegen auch in Ihrer Abwesenheit bei sympathischen Menschen loswerden und Sie können sich darum kümmern, wenn Sie wieder frei und energievoll dafür sind.

Freie Zeiten und Puffer in Ihrem Kalender sind wichtig. Verplanen Sie sich nicht bis auf`s Letzte und berücksichtigen Sie auch private Termine, die Ihre Work-Life-Balance begünstigen.

Über die Autorin

Stefanie Heither

Marketingleitung und Vertriebsassistentin der Firma NETZkultur Informationssysteme GmbH in Lippstadt.

Mit knapp 20 Jahren Berufserfahrung im Bereich Marketing und Vertrieb widmet Sie sich leidenschaftlich Ihrem Herzthema „Selbstmanagement, Zeitmanagement und Kommunikation“. In Ihren interaktiven, peppigen Vorträgen schläft kein Teilnehmer ein, sondern lauscht aufmerksam den bildhaften Beispielen von urzeitlicher Mammutjagdten und törichten BMW-Fahrern. Selbst auch der Teilnehmer in der letzten Reihe versteht dann, wie wir Menschen psychologisch funktionieren und welche Mechanismen man einfach ändern kann, um Struktur in sich und seinen Arbeitsalltag zu bekommen. Das Büromanagement- und CRM-System „infra-struktur“ liefert hierfür einfache Werkzeuge, die KMUs im Businessalltag unterstützen.

https://www.infra-struktur.de

 

 

Wie Sie fertige Designs verwenden

Im letzten Blog-Artikel hat Christian Allner erklärt, wie wichtig es ist ein Corporate Design für sein Unternehmen festzulegen. Heute geht es nun darum, wie Sie eine PowerPoint-Präsentation entsprechend anpassen.

Schneller Start mit fertigen Vorlagen

Wenn Sie PowerPoint starten wird Ihnen bereits eine große Auswahl an fertigen Vorlagen vorgeschlagen. Suchen Sie sich hier einfach eine Vorlage aus, die Ihrem Unternehmen entspricht. Sie können auch aus vielen online verfügbaren Vorlagen nach etwas passendem suchen. Geben Sie dafür einfach im Suchfeld einen entsprechenden Begriff ein.

Weitere Anpassungen

Wenn Sie sich für eine PowerPoint-Vorlage entschieden haben, können Sie diese weiter anpassen. Wechseln Sie dazu zum Reiter „Entwurf“. Hier haben Sie eine umfangreiche Auswahl an verschiedenen aufeinander abgestimmten Farbpaletten. Diese wirken sich u.a. auf die Farben in Diagrammen aus. Sie können auch die Schriftart ändern. Es gibt einen Katalog von geeigneten Schriften, die jeweils für den Titel und Texte festgelegt werden. Bei den Effekten legen Sie fest, wie Formen und SmartArt-Grafiken gestaltet werden.

Wie Sie diese Anpassungen in PowerPoint vornehmen, erkläre ich in dem folgenden Video:

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Wie Sie den Folienmaster exakt mit Ihren Unternehmensfarben, den Schriften und ihrem Logo anpassen, erkläre ich in diesem Video-Kurs (einfach auf das Bild klicken):