OneNote Archive - 123effizientdabei - Mehr Effizienz im Büro - mehr Ordnung am Arbeitsplatz

Wie machen Sie sich schnell mal eine Notiz?

21. September 2022/2 Kommentare/in OneNote /von Meike Kranz

Dies war die Frage im September und ich danke allen, die an meiner Umfrage teilgenommen haben.

Die Ergebnisse decken sich mit meinen Beobachtungen bei meinen Kunden – und überraschen doch immer wieder. Aber sehen wir uns erstmal die Umfrage an:

Ein Kollege ruft an und hat eine Bitte an Sie („Kannst du mal eben schnell…“), ein anderer Kollege kommt in Ihr Büro und gibt Ihnen noch eine kurze Info für seine Besprechung, die morgen stattfindet (z.B.: dass er doch noch eine Pinwand benötigt), kurz danach steht der Chef in der Tür und sagt noch was zur Teamsitzung, die in 5 min. startet.

Eigentlich geht das so den ganzen Tag…

Wo notieren Sie sich diese vielen kleinen Informationen, die entweder jetzt sofort relevant sind, oder erst in den nächsten Tagen? Die nur zur Info waren, oder eine Aufgabe für Sie beinhalten?

Als Antworten standen zur Auswahl (Mehrfachnennungen möglich):

Ich schreibe alles auf kleine Zettel
Ich verwende Haftnotizzettel, die dann auf dem Schreibtisch oder am Bildschirm kleben
Ich mache meine Notizen auf ein Schmierblatt (jeden Tag ein neues)
Ich nutze dafür ein Notizbüchlein
Ich habe immer OneNote geöffnet und nutze dieses digitale Notizbuch
sonstiges

Und – was denken Sie, waren die häufigsten Antworten?

Notizen werden handschriftlich gemacht

Die ersten 4 Antwortmöglichkeiten liegen ganz nah bei einander. Schnelle Notizen werden handschriftlich auf Haftnotizzetteln, Notizbüchern, kleinen Zetteln oder Schmierblättern gemacht. Wobei es sicherlich auch Mitarbeiter gibt, die mehrere dieser Möglichkeiten nutzen.

Sonstiges wurde auch häufiger genannt. Da wissen wir jetzt aber nicht, was sich dahinter verbirgt. Eine Teilnehmerin hat mir eine Mail geschrieben, dass sie, wenn der PC schon aus ist und der Chef noch schnell was zuruft, sie eine Sprachnachricht im Handy speichert.

Warum überrascht mich das Ergebnis dann doch?

Handschriftliche Notizen, insbesondere die auf kleinen Zetteln gemacht werden, haben immer den Nachteil, dass sie irgendwo verteilt sind.

Es gibt keinen einheitlichen Ort dafür.

Ein weiterer Nachteil: Um sie einplanen zu können, müssen Sie sie in ein digitales System übertragen (in Outlook-Aufgaben, oder eine Excel-Liste). Das kostet Zeit. Wenn Sie die Aufgaben oder Notizen nicht übertragen, besteht die Gefahr, dass Sie die Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen.

Trotz dieser Nachteile werden weiterhin handschriftliche Notizen gemacht, obwohl Ihnen ein digitales Notizbuch zur Verfügung steht: OneNote.

Und das überrascht mich. Liegt es daran, dass OneNote noch nicht richtig bekannt ist? Oder dass man lieber bei alten Gewohnheiten bleibt?

Wer OneNote genauer kennenlernen möchte und neugierig ist auf ein paar Tipps & Tricks, der kann sich noch zum Live-Online-Training anmelden, das am 17. November beginnt: https://sekretaerinnen-verband.de/anmeldung-onenote/

Vieles spricht für OneNote

Der aus meiner Sicht größte Vorteil: Sie haben es schon.

OneNote ist Teil des MS-Office-Paketes und steht Ihnen also sofort zur Verfügung. Sie können auch andere Tool nutzen, wie z.B. Trello, aber dafür müssen Sie sich erst registrieren und ggf. entstehen weitere Kosten. Sie müssen auch nicht erst die IT-Abteilung bitten, Ihnen die Software zu installieren. – Sie können einfach loslegen!

Außerdem ist die Bedienung schnell zu erlernen. Wenn man den grundsätzlichen Aufbau des Programms verstanden hat, kann man sehr schnell Erfolge erzielen.

Ein weiterer Vorteil: Es gibt eine Verbindung zu den anderen MS-Office-Programmen. Hier wird die Stärke deutlich, da man aus einer einfachen Notiz in OneNote mit einem Klick eine Outlook-Aufgabe machen kann. Somit ist alles gleich terminiert und wird nicht vergessen.

Mit diesem digitalen Notizbuch schaffen Sie die vielen kleinen Zettel ab und sorgen für mehr Ordnung auf Ihrem Schreibtisch. Und was natürlich nur bei digitalen Notizen funktioniert: Sie können sie schneller durchsuchen.

Sie nutzen OneNote bereits? Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten von Ihren Erfahrungen.

So verändern Sie die Ansicht in OneNote

15. Februar 2022/0 Kommentare/in OneNote /von Meike Kranz

Notizbücher, Abschnitte, Seiten – Wo steht was?

In OneNote, Ihrem digitalen Notizbuch, können Sie verschiedene Notizbücher anlegen. Neben den eigenen schnellen Notizen empfehle ich z.B. für jedes Projekt ein eigenes Notizbuch zu erstellen. Denn so haben Sie die Zugriffsrechte im Griff. Außerdem gibt es vielleicht eigene Themen, die Sie alleine bearbeiten, wie z.B. die Organisation einer Veranstaltung, oder eine Infomappe.

Mit der Zeit kommen dabei einige Notizbücher zusammen.

In der Standard-Einstellung der Desktop-Version von OneNote ist immer nur ein Notizbuch geöffnet bzw. sichtbar, die Abschnitte stehen oben und die Seiten rechts. Ich persönlich mag diese Ansicht, weil ich so auf ein Thema bzw. Projekt fokussiert bin.

Wer aber viel mit OneNote arbeitet und mehrmals täglich zwischen verschiedenen Notizbüchern hin und her klickt, für den ist es vielleicht besser, wenn alle Notizbücher, Abschnitte und Seiten links stehen.

In 2 Schritten die Ansicht anpassen

Um alle Notizbücher links angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf die Pinnnadel. Nun sehen Sie die verschiedenen Notizbücher und darunter die einzelnen Abschnitte.

Praktisch wäre es, wenn nun auch noch die Seiten links stehen würden – oder?

Dafür wechseln Sie zum Reiter Datei und wählen unten die Optionen. Wechseln Sie zur Anzeige. Setzen Sie nun den Haken vor Seitenregister links.

Nun stehen sowohl die Notizbücher, als auch die Abschnitte und die Seiten an der linken Bildschirmseite.

Was ist der Unterschied zwischen OneNote und OneNote für Windows 10?

16. März 2021/0 Kommentare/in OneNote /von Meike Kranz

Diese Frage hat mir eine Kundin vor ein paar Tagen gestellt.

Die Unterschiede sind teilweise eher in der Gestaltung, aber auch funktional.

Unterschiede in der Gestaltung

Als Erstes fällt natürlich auf, dass die Abschnitte und Seiten bei OneNote für Windows 10 links stehen und im OneNote, das ich im Paket gekauft habe, sind die Abschnitte oben und die Seiten rechts angeordnet:

Außerdem sind die Farben für die Abschnitte in der einen Variante intensiver und in der anderen pastellig.

Ein großer Unterschied ist das Menü, das bei OneNote für Windows 10 deutlich reduzierter ist. Dadurch sind die Funktionen eher im Kontextmenü vorhanden, wenn man z.B. auf einen Textcontainer mit der rechten Maustaste klickt.

Funktionale Unterschiede

In OneNote für Windows 10 steht Ihnen eine Funktion zur Verfügung, die im OneNote so nicht vorhanden ist: Die Recherche.

Hier können Sie sehr schnell und einfach, während Sie im Notizbuch sind, im Internet recherchieren und die Ergebnisse einfügen. Diese Funktion finden Sie im Menü „Einfügen“ ganz rechts, wenn Sie auf den kleinen Pfeil klicken.

Ansonsten stehen im OneNote für Windows 10 weniger Kategorien zur Verfügung, aber Sie können weitere selbst erstellen.

Im OneNote aus dem gekauften Paket stehen Ihnen dagegen sehr viel mehr Kategorien zur Verfügung und Sie können auch hier weitere selbst erstellen. Ganz entscheidend aus meiner Sicht ist aber, dass Sie hier die Kategorie der Outlook-Aufgabe haben. Dadurch entsteht eine Verbindung zu Ihrem Outlook, sodass Sie Aufgaben, die Sie im Notizbuch aufgeschrieben haben, gleich einplanen können.

Außerdem gibt es eine größere Auswahl an Seitenvorlagen, durch die Sie sofort z.B. ein Sitzungsprotokoll erstellen können, ohne Zeit für die Gestaltung der Seite verbringen zu müssen.

In dieser Gegenüberstellung habe ich die Unterschiede aufgeführt:

Für mich und meiner Art zu Arbeiten sind die Outlook-Aufgaben so wichtig, dass ich aus diesem Grund die Version für Windows 10 gar nicht nutze.

Gibt es weitere Unterschiede, die Ihnen aufgefallen sind? Welche Version nutzen Sie lieber? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Projektmanagement mit OneNote

23. Juni 2020/0 Kommentare/in OneNote, Projektmanagement /von Meike Kranz

Projektmanagement mit OneNote? – Ja, das geht!

OneNote ist sicherlich nicht das erste Tool, das einem in den Sinn kommt, wenn man ein Projekt starten will. Es gibt professionelle Projektplanungstools, wie z.B. MS Project oder ProjectLibre. Die Zusammenarbeit im Projektteam kann man auch sehr gut in Teams organisieren. Ansonsten sind ein paar Vorlagen hilfreich und eine Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk, sodass die erstellten Dateien (Word, Excel, PowerPoint usw.) dort abgelegt werden können.

OneNote bietet aber noch ganz andere Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit im Projekt zu vereinfachen.

Im digitalen Notizbuch können gut Ideen gesammelt und von allen kommentiert werden. Außerdem können alle wichtigen Informationen zusammengestellt und strukturiert werden. So müssen sich die Teammitglieder nicht durch undurchsichtige Ordnerstrukturen quälen.

Perfekt geeignet ist OneNote für die regelmäßigen Besprechungsprotokolle in denen Aufgaben sofort in Outlook-Aufgaben umgewandelt und delegiert werden können. So muss nicht mehr jeder mitschreiben, was er bis wann tun soll.

Für welche Projekte ist OneNote geeignet?

Ich selbst würde große Projekte, bei denen viele Abteilungen beteiligt sind in professionellen Projektmanagement-Tools planen. Trotzdem kann OneNote dann eine Ergänzung zum Informationsaustausch sein.

Kleine Projekte können Sie auch komplett in OneNote planen, dokumentieren und abwickeln.

Probieren Sie es einfach einmal aus und sehen Sie selbst, was für Sie und Ihr Team gut funktioniert.

Ein Beispielprojekt stelle ich Ihnen hier vor:

Wie Sie in OneNote ein Kanban-Board erstellen

18. Juni 2020/0 Kommentare/in OneNote, Projektmanagement /von Meike Kranz

Aus dem agilen Projektmanagement

Was eine Kanban-Tafel ist, kann man bei Wikipedia nachlesen:

Eine Kanban-Tafel ist ein Werkzeug zur Umsetzung der Kanban-Entwicklungsmethode, mit der man den Produktionsprozess unterstützen kann.
Kanban-Tafeln sind eine Variante der traditionellen Kanban-Karten. Anstelle der Signalkarten, die Nachfrage oder Kapazität symbolisieren, werden bei der Tafel Magnete, Plastikchips, farbige Metallringe oder Post-Its verwendet, um Arbeitselemente darzustellen.^[1] Jedes dieser Objekte repräsentiert einen Teil in einem Herstellungsprozess und durchläuft Abschnitte der Tafel. Seine Bewegungen korrespondieren mit dem Fertigungsprozess.^[2] Die Tafel ist normalerweise in drei Abschnitte unterteilt: „anstehend“, „in Arbeit“ und „abgeschlossen“. Die Objekte werden von Mitarbeitern in die jeweils aktuellen Bereiche auf der Tafel bewegt.^[3]
Wikipedia.de

Ein Kanban-Board eignet sich auch gut für kleinere Projekte oder Maßnahmen, die nicht im Detail durchgeplant werden müssen. Das Board habe ich bereits in diesem Beitrag vorgestellt.

Oft empfehle ich meinen Kunden, das Board tatsächlich als Whiteboard anzulegen und dort mit Notizzetteln zu arbeiten. Es macht einfach Spaß gemeinsam davor zu stehen, über die Zettel zu sprechen und sie von einer Spalte in die nächste zu verschieben.

Wer lieber mit einem digitalen Board arbeiten möchte, der kann auch Trello oder Taskworld dafür nutzen.

Eine weitere und sehr einfache Möglichkeit bietet auch Ihr digitales Notizbuch:

Das Kanban-Board in OneNote

Für das Board benötigen Sie lediglich eine Tabelle mit 4 Spalten.

Die „Karten“ sind die einzelnen Tabellenzellen. Dort schreiben Sie den Text hinein.

Diesen Text können Sie dann von einer Spalte in die nächste verschieben.

Tipp: Wenn eine Idee zur Aufgabe wird, wandeln Sie diese in eine Outlook-Aufgabe über die entsprechende Schaltfläche in OneNote um und weisen Sie diese Aufgabe dem betroffenen Kollegen zu. So hat der Kollege diese Aufgabe sofort in seiner Aufgabenliste in seinem Outlook.

Effiziente Mitarbeitergespräche mit OneNote

14. Mai 2020/0 Kommentare/in OneNote, Team /von Meike Kranz

Als Führungskraft sollten Sie regelmäßig Mitarbeitergespräche führen. Das können Jahresgespräche, Entwicklungsgespräche, Quartalsgespräche oder Zielerreichungsgespräche sein. Weitere Anlässe habe ich in diesem Artikel ausführlicher beschrieben.

Insbesondere während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter empfehle ich Ihnen als Führungskraft wöchentlich oder 14-tätig mit dem neuen Kollegen diese Gespräche zu führen. So erfahren Sie, ob die Einarbeitung gut funktioniert, ob der Mitarbeiter zufrieden ist, welche Erwartungen bisher nicht erfüllt wurden und welche Verbesserungsvorschläge er für Ihre Abteilung hat. Denn der neue Mitarbeiter bringt noch den Blick von außen mit und kann Ihnen wertvolle Hinweise geben.

Gesprächsprotokolle mit OneNote

In OneNote haben Sie die Möglichkeit beides zu kombinieren: Die laufende Themensammlung und das Protokoll.

Gehen Sie so vor:

Schritt 1

Legen Sie für sich ein Notizbuch an und geben dieses für Ihre Mitarbeiter frei. Schützen Sie die einzelnen Abschnitte, sodass nur der jeweilige Mitarbeiter auf seinen eigenen Abschnitt Zugriff hat.

Strukturieren Sie das Notizbuch, indem Sie Abschnitte anlegen. Jeweils ein Abschnitt für jeden Mitarbeiter und darüber hinaus z.B. die Abteilungsziele für dieses Jahr oder auch eine Überstundenstatistik.

Schritt 2

Legen Sie nun für jedes Quartalsgespräch eine Seite an und benennen Sie sie z.B. mit „Quartalsgespräch 30.03.2020“. Sie können sich ein eigenes Seitenlayout für die Quartalsgespräche gestalten und als Vorlage abspeichern.

Im Beispiel oben habe ich Tabellen zur Strukturierung der Inhalte eingefügt.

Schritt 3

Nun fügen Sie regelmäßig Notizen ein zu den Themen, die Sie im nächsten Gespräch ansprechen wollen. E-Mails können Sie ggf. einfügen, wenn Sie noch Rücksprachebedarf haben oder dazu ein Feedback geben möchten.

Auch der Mitarbeiter kann regelmäßig Notizen und Themen hinzufügen.

Während des Quartalsgesprächs nutzen Sie die Seite als roten Faden und gleichzeitig entsteht „wie von selbst“ das Protokoll.

Was bringt es?

Transparenz. Sowohl Sie, als auch ihr Mitarbeiter weiß, welche Themen im nächsten Gespräch angesprochen werden.

Zeitersparnis. Da die Gesprächsvorbereitung auch gleichzeitig das Gesprächsprotokoll ist. Außerdem müssen Sie für die Vorbereitung nicht mehr verschiedene Unterlagen zusammensuchen.

Klarheit im Kopf. Weder Sie, noch Ihr Mitarbeiter muss im Kopf behalten, was im nächsten Gespräch thematisiert werden sollte. Sie notieren es einfach in OneNote.

Dieser Artikel ist ein kleiner Ausschnitt aus meinem OneNote-Tutorial. In diesem E-Book erkläre ich die genannten und weitere Funktionen von OneNote. Jetzt bestellen und sofort durchstarten!

So dokumentieren Sie Wissen digital

11. März 2020/0 Kommentare/in OneNote, Standards, Team /von Meike Kranz

Aus aktuellem Anlass spielen viele große, aber auch kleine Unternehmen mit dem Gedanken, spontan das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen. Wer von zu Hause aus arbeitet, benötigt Zugriff auf alle notwendigen Informationen. Ein kurzer Austausch mit den Kollegen ist nur noch mit Hilfe von technischen Lösungen möglich.

Klar im Vorteil sind die Mitarbeiter und Betriebe, die rechtzeitig damit begonnen haben, Dateien, Informationen und Wissen digital abzulegen und zur Verfügung zu stellen.

Wer dagegen viel mit Haftnotizzetteln, Schmierzetteln, handschriftlichen Listen und Papierunterlagen arbeitet, muss entweder schwer zwischen Büro und dem Zuhause tragen, oder stellt schnell fest, dass etwas fehlt.

Die reine Dateiablage reicht nicht aus

Wer digital arbeiten möchte, denkt wahrscheinlich zu erst daran, dass das Papier eingescannt und als Datei abgelegt werden muss. Das ist auch tatsächlich die Basis. Aber die Informationen in den Dateien reichen oft nicht aus.

Es fehlt das Wissen dazu. Mit Wissen meine ich

was wirklich wichtig ist im Text
Anmerkungen dazu
Verweise zwischen verschiedenen Texten
Kombination von Texten, Fotos, Screenshots etc.

Diese Möglichkeiten bietet auch eine gut gestaltete und übersichtliche Dateiablagestruktur nicht.

Das digitale Notizbuch

Aus meiner Sicht bietet ein digitales Notizbuch alle Möglichkeiten, um aus Informationen „Wissen“ zu machen.

Es gibt sicherlich auch dafür verschiedene Tools, die Sie nutzen können. Aber falls Sie schnell, einfach und unkompliziert ein digitales Notizbuch einrichten möchten, sollten Sie auf eine Software zurückgreifen, die wahrscheinlich bereits auf Ihrem PC installiert ist. So müssen Sie nicht erst noch die IT-Abteilung einbinden, die dann eine neue Software kaufen und installieren muss.

Ihr digitales Notizbuch heißt OneNote. Dieses Tool ist Teil des Microsoft-Office-Paketes und steht Ihnen daher bereits zur Verfügung.

Es ist – kurz gesagt – die Software, die weit verbreitet, aber wenig bekannt ist.

Vorteile von OneNote

OneNote bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionen, die Sie auch dafür nutzen können, Wissen zu dokumentieren und im Team zu veröffentlichen.

Übersichtlichkeit: Das Notizbuch können Sie einfach mit Hilfe von Abschnitten und Seiten strukturieren.
Freigabe für die Kollegen: Entweder geben Sie Ihr komplettes Notizbuch für Ihre Kollegen frei, oder gewähren nur einzelnen Personen Zugriff auf bestimmte Abschnitte. Dies können Sie mit wenigen Klicks selbständig tun und behalten die Kontrolle.
Verschiedene Dateiformate: Sie können in OneNote Inhalte aus verschiedenen Dateien einfügen. Dies ist mit den gängigen Dateiformaten möglich.
Anmerkungen: Wichtige Textpassagen mit einem Textmarker hervorheben, Details einkringeln, Anmerkungen hinzufügen. Das alles ist mit OneNote problemlos möglich.
Kennzeichnungen: Mit Hilfe von Kategorien können Sie Inhalte z.B. als wichtig markieren, oder Fragen hinzufügen. Auch Prioritäten lassen sich darstellen.
Checklisten: Abläufe können Sie gut in Checklisten umwandeln. Den Stand der Dinge und die nächsten Schritten erkennen Sie anhand der Haken.
Notizen: Sehr komfortabel ist die Funktion, die es Ihnen ermöglicht zu Word-Dokumenten und PowerPoint-Präsentationen Notizen hinzuzufügen.
Informationen finden: Die Suchfunktion umfasst in OneNote sämtliche Inhalte, d.h. es werden nicht nur Texte, sondern auch Bilder und Ihre Anmerkungen durchsucht.

Einen ersten Eindruck von OneNote erhalten Sie auf meinem YouTube-Kanal.

Wenn Sie auf den Geschmack gekommen sind, dann empfehle ich Ihnen mein OneNote-Tutorial. Hier zeige ich Ihnen einige Anwendungsbeispiele und erkläre alle Funktionen mit bebilderten Schritt-für-Schritt-Anleitungen. So können Sie sofort durchstarten und noch digitaler Arbeiten.

So erstellen Sie ein Bullet Journal in OneNote

27. Dezember 2019/8 Kommentare/in OneNote /von Meike Kranz

Ich weiß, ein Bullet Journal sollte man mit Stift und Papier erstellen. Denn bei dieser manuellen Methode durchdenkt man seine Ziele und Erfolge besser.

Aber ich kann nicht besonders gut zeichnen und finde zwar Handlettering interessant, bin aber leider ziemlich unbegabt.

Also habe ich mir überlegt, dass ich ein Bullet Journal für meine beruflichen Ziele in meinem elektronischen Notizbuch OneNote erstelle. Hier kann ich ganz einfach verschiedene Farben und Schriftarten nutzen, Bilder und Texte einfügen und habe zusätzlich noch die Verbindung zu Outlook und meiner Aufgabenliste.

In diesem Video stelle ich meine Version vor:

Sie möchten auch ein solches Bullet Journal in OneNote erstellen? Ich kann Ihnen meine Vorlage als Datei zur Verfügung stellen. Leider kann ich die Datei hier nicht zum Download anbieten. Bei Interesse senden Sie mir einfach eine E-Mail.