Jahreswechsel: Das sollten Sie jetzt zu tun

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Alle Jahre wieder…

Heute ist der erste Arbeitstag im neuen Jahr. Da gibt es einiges zu tun, um das alte Jahr abzuschließen und gut für das neue Jahr vorbereitet zu sein. Es geht – natürlich – um Ablage, Ordnung und Strukturen. Bereits heute zeigt sich, wie gut Sie schon organisiert sind. Auch wenn diese notwendigen Arbeiten nicht zu Ihrer Lieblingsbeschäftigung zählen, sollten Sie diese nicht vor sich herschieben, sondern etwas Zeit investieren. Sie können heute schon die Stellschrauben für mehr Effizienz am Arbeitsplatz für das kommende Jahr stellen.

Los geht’s…

Das alte Jahr archivieren

Wahrscheinlich tun Sie dies bereits für Ihre Papierablage: Die Ordner aus dem letzten Jahr bekommen einen anderen Platz im Schrank oder Sie bringen sie gleich ins Archiv.

Dies sollten Sie auch mit Ihren Dateien tun: Abgeschlossene Projekte verschieben Sie in den Archivordner, oder auch alte Angebote, Rechnungen, Briefe usw.

Und was ist mit den E-Mails? Mein Tipp: Sichten Sie auch Ihre Unterordner und entscheiden, welche Themen in Ihr Mail-Archiv verschoben werden können. Vielleicht gibt es auch Themen, die gar nicht mehr so wichtig sind und gelöscht werden können.

Falls Sie zwischen den Jahren ein paar Tage frei hatten, haben sich bestimmt einige Mails angehäuft. Gehen Sie auch diese heute noch durch und räumen Ihren Posteingang auf. Mails, die Sie heute nicht mehr bearbeiten werden, planen Sie bitte konkret ein.

Was machen Sie eigentlich mit Ihren gesendeten Mails?

Meiner Erfahrung nach, machen sich viele Menschen viele Gedanken, wie sie Ihre empfangenen Mails sortieren und ablegen, aber kümmern sich gar nicht um die gesendeten Mails. Dabei sind diese viel wertvoller, da sie Ihre Antwort beinhalten.

Heute wäre also ein guter Zeitpunkt auch den Ordner „Gesendet“ zu sichten und alte Mails zu löschen, oder entsprechend abzulegen.

Bei Ihnen hat sich da ganz schön etwas angesammelt? Dann nutzen Sie den Schwung und die Ruhe, die Sie heute noch haben und räumen den Ordner komplett auf. Ab morgen gehen Sie dann jeden Tag kurz vor Feierabend Ihre gesendeten Mails durch. Das dauert dann nur noch wenige Minuten, weil Sie noch im Thema sind und viel schneller entscheiden können.

Sie wissen nicht, wie Sie Ihre tägliche E-Mail-Flut effizient in den Griff bekommen?

Dann empfehle ich Ihnen meinen Videokurs Inbox Zero Challenge, mit dem Sie sofort durchstarten können.

Ordner für das neue Jahr anlegen

So, wie Sie es heute wahrscheinlich für Ihre Papierablage tun, sollten Sie auch in der Dateiablage und Ihrem Mail-Archiv die neuen Ordner für 2022 anlegen. So sind Sie gut vorbereitet, wenn es wieder so richtig los geht…

Vielleicht müssen Sie auch bei einigen Dateivorlagen die Jahreszahl anpassen. Und wenn Sie schon dabei sind, dann können Sie auch gleich einen kritischen Blick auf Ihre Vorlagen werfen. Vielleicht gibt noch Optimierungsmöglichkeiten?

Regelmäßige Besprechungen einplanen

Es gibt sicherlich auch bei Ihnen regelmäßig stattfindende Besprechungen. Das könnten Abteilungs- oder Teamrunden sein, regelmäßige Mitarbeitergespräche, Quartalstreffen oder auch 14-tägige Projektmeetings. Planen Sie doch gleich heute diese Besprechungen für das ganze Jahr durch und laden die Teilnehmer dafür ein. In diesem Zusammenhang reservieren Sie auch gleich die benötigten Besprechungsräume (vielleicht geht das ja auch über Ihr Mailprogramm).

So haben Sie gleich wichtige Termine festgezurrt.

Fristen notieren

Als nächstes überlegen Sie sich, welche Fristen Sie in diesem Jahr beachten müssen. Wann muss die Personal- oder Budgetplanung fertig sein? Wann die Zahlen für den Jahres-/Quartals-/Monatsabschluss? Welche Statistiken müssen bis wann erstellt werden? Vielleicht gibt es ja auch Aufgaben, die Sie jeden Monat erledigen müssen, wie z.B. Überstundenkonto prüfen, Kassenbuch führen oder die Bestellung von Büromaterial.

Aufgaben einplanen

Die Besprechungen und Fristen ziehen auch Aufgaben mit sich. Entweder zur Vor- aber auch zur Nachbereitung. Diese sollten Sie auch jetzt schon einplanen, da sie vorhersehbar sind. Sie können dafür in Outlook die Aufgaben nutzen, oder Termine mit sich selbst vereinbaren und diese im Kalender eintragen.

Beachten Sie dabei auch Ihre Urlaubsplanung und andere absehbare Abwesenheiten, wie z.B. Seminare und Geschäftsreisen.

Diese können Sie auch gleich in den Kalender eintragen.

Nun sollten Sie erstmal ein paar wichtige Dinge beachtet und eingeplant haben. Sie haben jetzt das Gefühl, dass alle Tage schon voll sind? Dann prüfen Sie, ob Sie Aufgaben delegieren können oder einige Besprechungen zwar regelmäßig, aber nicht so oft stattfinden könnten. Ansonsten zeigt dies „nur“, dass Sie viel zu tun haben.

Und hier zeigt sich der Vorteil, wenn Sie ihre Aufgaben schriftlich planen, statt alles nur im Kopf zu behalten: Sie merken, wie viel Zeit Ihnen dann noch für weitere Aufgaben bleibt, sodass Sie wissen, wie groß der Berg der weiteren Aufgaben und Tätigkeiten sein darf.

Mein Tipp: Schauen Sie sich meinen Artikel zum Kiesel-Prinzip an, um mehr darüber zu erfahren.

Geschafft! Jetzt kann das Jahr beginnen. Viel Erfolg!

Mein Command-Center

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Ich wollte mehr Ordnung an meinem Schreibtisch schaffen, da doch immer wieder einige Dinge herumlagen und keinen guten festen Ort hatten. Ich habe mir ein paar Basteltipps aus verschiedenen Büchern geholt und dann selbst Hand angelegt. Herausgekommen ist ein Command-Center.

In diesem Video stelle ich es vor:

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Aus folgenden Büchern habe ich gute Anregungen und Basteltipps erhalten:

Mehr Ordnung im Büro & Zuhause: Beschriftung von Hängemappen

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In diesem Gastartikel zeigt Michael Seibold von Etikett.eu, wie Sie ganz einfach Hängemappen beschriften können.

Ablage leicht gemacht

Den Meisten ist die Ablage ein Dorn im Auge. Nicht selten werden wichtige Unterlagen und Papiere wochenlang in stapelbaren Ablagekästen am Schreibtisch im Büro oder Privaten gehortet, bis Sie sich irgendwann die Zeit nehmen, sich ihrer zu erbarmen – meistens im Zuge eines Frühjahrsputzes, der auf dem Schreibtisch wieder für Ordnung sorgt. Bei solchen Aufräumaktionen tauchen häufig Unterlagen urplötzlich aus dem Nichts wieder auf, nach denen man wochenlang gesucht hat. Kennen Sie dieses typische Chaos von Rechnungen, ungeöffneten Briefen und weiterer Dokumente? Meist reichen bereits einige nützliche Ordnungshilfen, um den Papierkram in den Griff zu bekommen und wieder Ordnung im Büro oder Zuhause zu schaffen. Zum Verstauen von Unterlagen und Papieren bieten sich Hängeregister geradezu an.

Definition: Hängemappen

Bei diesem Ordnungssystem handelt es sich um Hängemappen aus Karton, die der Lose-Blatt-Ablage dienen. Es gibt sie in unterschiedlichen Ausführungen: Hängehefter, Hängemappen, Hängetaschen, Hängesammler, Hängeordner und Pendelregistratur und sind sowohl für die lose Ablage als auch für gelochte Unterlagen geeignet. Zusätzlich bietet die Mappe vorne und hinten auch noch Platz für (mehr detaillierte) Beschriftungen, die Sie aber erst sehen, wenn die Mappe aus der Box gezogen wird. Die Mappen verfügen über eine Falzung am Boden, mit der sie sich individuell auf die Inhaltsmenge einstellen lassen.

Beschriftung von Hängemappen

Die Hängeregister werden hierzu in der Hängeregistratur, meist in Form eines Rollcontainers oder Mappenboxen, eingehängt und mit einem so genannten „Reiter“, einem Beschriftungsschild, versehen. Somit kann man auf einem Blick erkennen, in welcher Hängemappe sich die gesuchten Papiere befinden.

Praxis-Tipp:

Um keine unnötige Zeit mit dem Aufräumen der Ablage zu verschwenden, ist es empfehlenswert, eingehende Dokumente und Unterlagen möglichst zeitnah in den Hängeregistern zu verstauen. Besonders praktisch ist die Hängeregistratur, wenn sie sich möglichst nahe am eigenen Schreibtisch befindet, so dass jederzeit auf die Papiere zugegriffen werden kann.

Der Vollsichtreiter wird mit einem weißen Schildchen beschriftet, das nach der Beschriftung in den Plastikreiter geschoben wird. Die Beschriftung kann per Hand erfolgen oder, wer über eine eher unleserliche Handschrift verfügt, mit sogenannten Hängemappen-Etiketten beklebt werden. Dabei handelt es sich um selbstklebende Etiketten, die aufgrund ihrer Abmessungen optimal auf die Blanko-Schildchen passen. Besonders geeignet sind hierfür Hängemappen-Etiketten 99017 von Dymo, mit den Maßen 51 x 12,5 Millimeter, wie Sie hier finden. Ein besonderer Vorteil von selbstklebenden Labels ist, dass die aktuelle Beschriftung bei einem Tippfehler oder einer Änderung der Ordnung und Organisation der Mappen einfach (mehrmals) überklebt werden können.

Einfaches Beschriften per Etiketten-Software

Am einfachsten geht’s mit einer kostenfreien Software, wie etwa Dymo für ihre Etikettendrucker, aber auch viele andere Druckerhersteller, anbieten. Die Anwendung ist schnell zu installieren und sehr einfach zu bedienen. Dabei bietet die Software bereits verschiedene Voreinstellungen und Layouts, so dass lediglich auf das richtige Modell der Ihnen vorliegenden Etikettenrolle geklickt und anschließend der gewünschte Text eingetragen werden kann, ohne vorher mehrmals ausprobieren zu müssen, ob die Beschriftung auch mittig auf dem Etikett landet. Vorteile bietet auch der Seriendruck aus einer Excel-Tabelle, mit der mehrere verschieden beschriftete Labels auf einmal gedruckt werden können.

Nicht immer gehört ein Etikettendrucker zum Inventar im Büro oder Zuhause. Selbstklebende Labels können auch per Word bedruckt werden. Meistens werden hierzu Etiketten auf Bögen verwendet, die in den Drucker eingelegt und anschließend über Word bedruckt werden. Auch hier gibt es Voreinstellungen, die das Blatt in die zu den Labels auf dem Bogen passenden Raster unterteilt.

Inhaltliche Ordnung

Im Vorfeld ist es wichtig zu überlegen, wie die Hängemappen gegliedert und beschriftet werden sollen. Ähnlich zum Ordnersystem kann auch bei Hängemappen mit Ober- und Unterkategorien gearbeitet werden. Dazu bietet es sich an, eine Mappenbox einem Thema zuzuordnen oder, im Falle eines Schrankes oder Containers, eine Schublade pro Thema anzulegen. Die einzelnen Hängemappen beinhalten dann die Unterkategorien. In der Box bzw. in der Schublade “Versicherungen” befinden sich somit alle Dokumente zu Versicherungen. Alle Unterlagen zur “Auto” oder “Hausrat” beispielsweise befinden sich wiederum in einer Hängemappe, usw. Dieses System lässt sich auch in das Büro übertragen: So können beispielsweise für jeden einzelnen Lieferanten eine Mappe angelegt und Verträge oder andere Unterlagen darin aufbewahrt werden.

Praxis-Tipp:

Vorteilhaft sind Hängemappen für die Sammlung von Unterlagen für die Steuererklärung, wie Rechnungen oder Bescheinigungen. So können Sie im Laufe des Jahres alle Dokumente an einem bestimmten Ort aufheben und müssen so nicht kurz vor der Abgabe Ihrer Steuererklärung aus verschiedenen Ordnern zusammensuchen.

Im Hinblick auf die Sortierung ist es sinnvoll, die Unterlagen chronologisch rückwärts zu sortieren, also das aktuellste kommt einfach immer oben drauf. So haben Sie die aktuellen Unterlagen immer in Sicht- und Griffweite.

Praxis-Tipp:

Um noch mehr den Überblick zu behalten, können Sie auch mit einem Farbsystem arbeiten. Die Reiter-Schildchen gibt es auch in unterschiedlichen Farben, so dass eine Farbe für jeweils ein Thema verwendet werden kann, wie beispielsweise blaue Schilder für “Versicherungen” oder grüne Schilder für “Lieferanten”. Unterkategorien lassen sich entweder mit der gleichen Farbe wie die Oberkategorie trennen oder Sie verwenden hierfür Markierungen in ähnlichen Farbnuancen.

Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Büro und Zuhause und Sie werden sehen, dass beschriftete Hängeregister eine optimale Arbeitserleichterung darstellen und Ihre Ablage wesentlich übersichtlicher wird.

Über den Autor:

Michael Seibold (30) ist Geschäftsführer und Gründer von Etikette.eu. Sein Anspruch ist es, dass Kunden schnell, einfach und günstig in unserem Onlineshop einkaufen können, ohne dabei auf die Kompetenz eines Fachhändlers verzichten zu müssen.

Kontakt

Etikett.eu
Gruckingerstr. 4
D-85461 Unterstrogn

www.etikett.eu

Nie wieder abheften!

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Schluss mit Stehordnern. Oder haben Sie noch Lust, Ablage zu machen?

Vor einigen Tagen habe ich durch Zufall mitbekommen, wie jemand einen Tag vor einer Dienstreise mehrere Unterlagen zu verschiedenen Themen aus Ordnern aus dem Schrank zusammengesammelt hat. Diese wurden dann in einen Stehordner einsortiert und mit Trennblättern abgegrenzt.

Eigentlich doch ganz ordentlich – oder?

Ich frage mich in solchen Situationen immer: Geht das nicht auch einfacher?

Ja, es geht. Der Trick ist, nicht mehr alle Unterlagen in Ordner abzuheften, sondern Hängemappen zu benutzen. Diese Hängemappen stellen Arbeitsakten oder Handakten dar. D.h. hier werden nur die aktuellen Unterlagen gesammelt.

Die Hängemappen können Sie entweder in den hohen Schublade Ihres Rollcontainers unterbringen, oder in spezielle Kunststoff-Boxen hängen, die dann entweder auf Ihrem Schreibtisch, oder auf dem Sideboard stehen. Es gibt auch entsprechende Schienen für Schränke, um die Hängemappen dort ablegen zu können.

Die neue Vorgehensweise wäre also: Sie nehmen die Hängemappe mit den Unterlagen, die Sie an dem Besprechungstag oder auf der Dienstreise benötigen und legen Sie in eine Eckspannmappe. Wenn Sie wieder ins Büro zurückkehren, nehmen Sie die Hängemappe aus der Eckspannmappe und hängen sie wieder an ihren Platz im Rollcontainer oder in der Box. – Fertig.

Kein lästiges hin- und herheften, kein umheften, kein umblättern, keine Trennstreifen beschriften.

Einfach. Schnell. Effizient.

Wie Sie im Video erkennen können, gibt es dabei einen großen Vorteil des Mappei-Systems im Vergleich zu normalen Hängemappen.

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Was auf dem Schreibtisch nicht fehlen sollte

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Es gibt ein Ordnungsmittel, das auf keinem Schreibtisch fehlen sollte. Ich wundere mich immer wieder, warum bei vielen meiner Kunden dieses eine Teil fehlt, denn für mich ist es einfach selbstverständlich.

Welches Ordnungsmittel Sie auf alle Fälle benötigen, erkläre ich in diesem Video:

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Was gerne gerne auf dem Schreibtisch fehlen darf

Im Video erwähne ich, dass der Schreibtisch leer sein sollte. Das hilft dabei, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Aber viele Schreibtische sind voll – so voll, dass man kaum noch Platz zum Arbeiten hat.

Diese Dinge sollten Sie von Ihrem Schreibtisch verbannen:

Papierstapel

Wie auch schon im Video erwähnt, sollte der Schreibtisch leer sein. Wenn das der Standard im gesamten Unternehmen ist, ist es unter dem Begriff Clean-Desk-Policy bekannt. Wer unbeschriftete Klarsichthüllen aufeinander stapelt, der macht es sich selbst unnötig schwer, die Informationen schnell zu finden.

Besser ist es, die Vorgänge in Hängemappen zu verstauen. Wer einen Rollcontainer mit hoher Schublade hat, kann die Mappen dort unterbringen. Alternativ können die Hängemappen in Kunststoffkästen auf den Schreibtisch oder ins Sideboard gestellt werden. Gut geeignet ist auch das Mappeisystem.

Ablagekästen-Turm

Es ist ja nicht so, dass niemand Ablagekästen nutzt. Oft werden damit hohe Türme gebaut, sodass man den Kollegen dahinter gar nicht mehr sieht (vielleicht ist das ja Absicht? 😉 )

Aber ich rate auch davon ab, Ablagekästen mit „wichtig“, „sehr wichtig“, „super wichtig“ und/oder „mache ich, wenn ich mal Zeit habe“ aufzustellen. Das wird Sie nicht dabei unterstützen, Ihre Aufgaben besser und effizienter zu erledigen.

Legen Sie bitte stattdessen die Unterlagen thematisch ab (s.o.) und planen die Aufgaben konkret ein (z.B. in Outlook). So behalten Sie einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Und falls es zwischendurch eine Nachfrage zu einem Thema gibt, finden Sie die Unterlagen mit einem Griff.

Schreibtischunterlage

Viele Menschen nutzen eine Schreibtischunterlage. Entweder ist es ein großer Papierblock, oder die Unterlage ist aus Kunststoff. Insbesondere der Papierblock verleitet dazu, dass man darauf rum kritzelt. Z.B. während eines Telefongesprächs. Ich bin auch immer erstaunt, was ich unter der Schreibtischunterlage alles finde…

Besser ist es, für Notizen während eines Telefonats einen A5 großen Ringblock zu verwenden. Oder es geht auch Schmierpapier. Wichtig ist dabei, dass am Ende des Tages Aufgaben, die Sie notiert haben, von Ihnen eingeplant werden (z.B. in Outlook). Das Schmierpapier landet dann jeden Tag in den Müll.

Zettel und Post-Its

Zu einem aufgeräumten Schreibtisch gehört auch, dass dort nicht kleine Zettel verstreut sind.

Wichtige Informationen sammeln Sie bitte in einer Infomappe.

Und auf Telefonrückruf-Zettel können Sie verzichten, wenn Sie sich im Team darauf geeinigt haben, jetzt nur noch Telefonrückrufe per Mail zu versenden. Sie können dafür z.B. einen Textbaustein hinterlegen.

Worauf kann man noch verzichten auf dem Schreibtisch? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar.

Mit dem Besteckkasten-Prinzip zu mehr Ordnung am Arbeitsplatz

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Ein weiteres Fallbeispiel aus meinen Coachings:

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Stellen Sie sich vor, Sie sind Sachbearbeiter in einem mittelständischen Betrieb. An Ihrem Schreibtisch sieht es chaotisch aus, was bereits zu einem gewissen Ruf geführt hat.

Ihre Kollegen belächeln Sie – und noch schlimmer – Ihr Chef hat Ihnen in letzter Zeit nicht mehr die interessanten Aufgaben übergeben, weil Sie Ihre Arbeit einfach nicht mehr schaffen.

Dabei haben Sie doch eigentlich alles im Griff. Sie wissen genau welche Unterlagen und Vorgänge in den einzelnen Papierstapeln auf Ihrem Schreibtisch liegen.

Zugegeben, in letzter Zeit fühlen Sie sich häufiger überlastet. Auf Ihrem Schreibtisch stapeln sich die unbearbeiteten Vorgänge, die Ablagekästen auf dem Sideboard quellen über, Ordner stehen auf dem Boden.

Geradezu peinlich wird es, wenn Sie sich mit einem Kollegen kurz beraten möchten und erstmal die Papierstapel von Ihrem Besprechungstisch wegräumen müssen.

So ging es Peter S. , als er mit seinem Chef vereinbart hat, dass er Hilfe beim Aufräumen und für ein besseres Zeitmanagement bekommen sollte und sie vereinbarten, mich zu beauftragen.

Ich erkläre Ihm, dass Ordnung am Arbeitsplatz dem einfachen Besteckkasten-Prinzip folgt: Alles bekommt einen festen Platz, so wie zuhause in seiner Besteck-Schublade.

Was Ihnen zu Hause locker gelingt, brauchen Sie jetzt nur noch ins Büro übertragen. Aber HALT! Es gibt natürlich einen entscheidenden Unterschied. Wenn wir alles einfach nur in Ordner abgelegt hätten, wären die Vorgänge „aus den Augen, aus dem Sinn“ gewesen.

Die Lösung: Wir legen die Papierunterlagen nicht nur in geeignete Ordner ab, sondern planen die jeweiligen Aufgaben in einem Wiedervorlagesystem ein. Dies könnte z.B. in Outlook eingerichtet werden, sodass Sie daran erinnert werden, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen und die entsprechenden Unterlagen finden Sie im beschrifteten Ordner.

Nach 4 Stunden waren wir mit dem Schreibtisch fertig. Der Schreibtisch ist jetzt leer. Und nicht nur das. Viele Vorgänge haben sich inzwischen erledigt, oder es gibt aktuellere Versionen der Unterlagen. Zu seinem eigenen Erstaunen hatte sich vieles bereits erledigt, sodass der Arbeitsberg größer aussah, als er eigentlich ist. Jetzt ist er zuversichtlich, weil er merkt, dass er wieder Herr der Lage ist.

Die Wiedervorlage gibt ihm die Sicherheit, nichts zu vergessen und die Aufgaben rechtzeitig anzugehen.

Nach 3 Wochen kam ich wieder vorbei. Sein Schreibtisch war immer noch aufgeräumt. Aber nicht nur das. Eine schöne Blume stand da und er begrüßte mich mit einem Lächeln.

Er fokussierte sich nun mehr auf die aktuelle Aufgabe und ließ sich nicht mehr durch die anderen unerledigten Aufgaben ablenken. Dadurch wurde er schneller fertig und hielt die Deadlines Das hatte ihm bereits Lob und Anerkennung vom Chef eingebracht. Er schaffte mehr in kürzerer Zeit und war auch noch deutlich entspannter dabei.

In der letzten Phase gingen wir nun noch die Schränke an. Einige Ordner konnten ins Archiv gebracht werden. Andere Unterlagen, wie z.B. Kataloge und Flyer sind veraltet und wurden von uns weggeschmissen. 

Als wir uns die vielen Ordner genauer ansahen, stellt sich heraus, dass 70% der Unterlagen weggeschmissen werden konnten. Und das ist übrigens keine Seltenheit.

Am Ende hat sich sein Büro komplett verändert. Es ist viel mehr Platz, ein ganzer Schrank kann sogar abgebaut werden. Er fühlt sich von all dem Ballast befreit und wirkt locker und entspannt. Voller Elan geht er neue Aufgaben an.

Dies ist nur ein Beispiel von vielen. Geht es Ihnen auch so wie Peter S.? Dann nehmen Sie einfach per Mail Kontakt zu mir auf. In einem kostenlosen und unverbindlichen Strategiegespräch klären wir am Telefon, wie ich Sie dabei unterstützen kann, mit mehr Ordnung und geeigneten Strukturen wieder Herr der Lage zu werden.

Fallstudie: In 3 Schritten zu einem erfolgreichen Teamleiter

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Heute möchte ich Ihnen aus meinen Coachings berichten.

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Stellen Sie sich einmal folgende Situation vor:

Sie sind Teamleiter in einem mittelständischen Unternehmen. Seit einem Jahr ist Ihre Projektliste immer länger geworden und trotz Überstunden schaffen Sie und Ihr vierköpfiges Team es nicht, alles zu bearbeiten. Der Geschäftsführer ist genervt, in der wöchentlich stattfindenden Besprechung können Sie nur wenige Erfolge melden. Der Betriebsrat fordert: Überstunden runter. Der Geschäftsführer sagt: kein Geld für neue Mitarbeiter. Das Image Ihres Teams bei den anderen Führungskräften ist im Keller. Alle sind frustriert, der Berg an Aufgaben schwillt täglich weiter an. Ihr Image als Führungskraft nimmt bereits Schaden.

In dieser Situation bat mich Uwe S. um Hilfe.

Als ich mir die Abläufe im Unternehmen ansehe, wird schnell klar: viel zu viel Zeit geht verloren, weil es keine klaren Strukturen und Werkzeuge gibt. So werde ich Zeuge eines Gespräches zwischen dem Geschäftsführer und einem Teammitglied, welches in der Folge 3 Tage Recherchearbeit für das Teammitglied bedeutet hätte. In der Vergangenheit wurden solche Aufträge meistens zur Unzufriedenheit des Geschäftsführers ausgeführt, wie mir alle bestätigen.

An dieser Stelle gehen wir aber bereits einen anderen Weg.

Wir krempeln die Ärmel hoch und implementieren 1-2-3 die richtigen Strukturen und Werkzeuge.

ERSTENS bringen wir Ordnung und Struktur in die Papier-, Datei- und Mailablage.

ZWEITENS entwickeln wir einen eindeutigen Projekt-Fortschritts-Anzeiger. Dieser macht allen klar, was in einem Projekt die nächsten Schritte sind.

Als DRITTES führen wir einen Auftragsklärungsvorgang ein. Dieser verhindert wilden Aktionismus bei neueingehenden Aufträgen und sortiert diese stattdessen in ihre vorhandenen Projekte ein.

Die Kommunikation sowohl im Team als auch zum Geschäftsführer verbessert sich drastisch. Der Geschäftsführer bekommt in kurzen Abständen Zwischenergebnisse präsentiert und es gibt neben vielen kleineren Erfolgsmeldungen auch die Möglichkeit zur schnellen Richtungskorrektur. Uwe S. und seine Mitarbeiter sparen viel Zeit und die Überstunden sinken deutlich.

Für kleinere Aufgaben werden statt 16 Stunden nur noch 3 benötigt, das ist weniger als ein Fünftel der Zeit. Mittlere Themen werden in maximal 2 Wochen abgeschlossen. Für größere Projekte wird nur noch die Hälfte des Arbeitsaufwandes eingesetzt. Im gesamten 5-köpfigen Team sind innerhalb eines halben Jahres aus 780 Überstunden 93 geworden – das ist ein Abbau der Überstunden um 90%.

Klar, dass sich die Stimmung im Team verbessert hat und alle wieder gern zur Arbeit kommen. Das Image von Uwe S. im Unternehmen hat sich komplett gewandelt. Er bekommt heute viel Wertschätzung und Anerkennung seitens des Geschäftsführers, denn er ist jetzt „der, der alles im Griff hat“. Genauso drückte er sich aus, als er mir beim Abschlussgespräch am Telefon dankte.

Geht es Ihnen ähnlich? Haben Sie mit den gleichen Problemen zu kämpfen? Dann nehmen Sie doch einfach Kontakt per Mail mit mir auf, damit wir ein kostenloses Strategiegespräch vereinbaren können. Dabei klären wir am Telefon, wie Ihre Situation genau aussieht, wo der „Schuh drückt“ und wie ich Sie am besten unterstützen kann, damit auch Sie als Teamleiter erfolgreich sind.

Mehr Ordnung mit Farben: selbstklebende Ordnerrückenschilder

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Ordnung durch Farben

Um ehrlich zu sein mag ich Büros, die funktionell und klar gestaltet sind. Schreibtische und Schränke in einem hellen grau oder Buche, dezenter Teppichboden, dunkelgraue Ablagekästen und ganz wichtig: Ordnung. Also keine Papierstapel, Zeitschriftenstapel, Zettel oder unzählige Tierbilder und Witze, die an den Wänden oder Schränken hängen.

Ein Büro sollte einladend aussehen, insbesondere wenn man dort Besucher bzw. Kunden empfängt. Daher sind eine gepflegte Pflanze (bitte keinen Urwald) in der Ecke und ein gerahmtes Bild an der Wand auch schön.

Wenn es aber um die Papierablage geht, dann darf es gerne bunt werden. Wenn man die Schranktüren öffnet, sollte man idealerweise bereits an den Farben der Ordnerrücken erkennen können, welche Themen abgelegt sind. Das hilft Ordnung zu bewahren.

 

Farbige Rückenschilder

Nun stellt sich die Frage, wie die Farbe an die Ordner kommt. Es gibt die Möglichkeit, farbige Ordner zu nutzen. Aber um ehrlich zu sein, sind die ziemlich teuer. Daher sind farbige Rückenschilder aus meiner Sicht die richtige Wahl.

Diese gibt es zum Aufkleben. Wenn man sie später anders beschriften möchte, dann druckt man einfach ein neues Schild in der entsprechenden Farbe aus.

Jetzt habe ich aber eine andere Variante gefunden: farbige Rückenschilder zum Aufkleben mit Einsteckfach.

Das Rückenschild ist dabei deutlich länger, als der Ordnerrücken und verfügt auch über das notwendige Loch. Man klebt also das Rückenschild oben und unten um die Ecke auf die Innenseite des Ordners. Dadurch hält es besser und entstehen keine unschönen Ecken, die sich mit der Zeit lösen könnten.

Vorne gibt es das übliche Einsteckfach, sodass man ein entsprechendes Schild hineinschieben kann.

Das Material ist sehr robust und aus einer Art Kunststoff (ich kann es nicht besser beschreiben).

Es gibt diese Rückenschilder für breite Ordner (60 mm):

Oder auch für schmale Odner (40 mm):

Zum Bedrucken der Schilder stellt durable Vorlagen zur Verfügung. Diese finden Sie unter: http://www.durable.de/service/downloads/formatvorlagen.html

So stellen Sie Unterlagen für Ihren Chef für Meetings zusammen

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Im 4. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef?“ geht es um Papierunterlagen, die Ihr Chef für Meetings benötigt.

 

Ihr Chef nimmt sicherlich jeden Tag an vielen Besprechungen teil. Auch wenn wir sonst immer von papierarmen Büro sprechen (das papierlose Büro ist noch immer eine Vision), in Meetings hat jeder die wichtigen Unterlagen in Papierform vor sich liegen.

Das Protokoll der letzten Sitzung, seitenlange Statistik-Tabellen und Auswertungen, Vertragsunterlagen, Angebote, E-Mails und natürlich die ausgedruckte PowerPoint-Präsentation, die nun gezeigt wird.

Sie als Sekretärin bzw. Assistentin haben die Aufgabe, Ihrem Chef alle notwendigen Unterlagen für die Besprechungen zusammenzustellen.

Nach der Besprechung erhalten Sie diese mit einem kurzen Kommentar zurück und müssen die Unterlagen wieder ablegen.

Wie genau stellen Sie die Unterlagen zusammen? Wie transportiert Ihr Chef diese Papiermengen? Und wie stellen Sie sicher, dass er in der Besprechung gezielt Informationen findet, ohne lange blättern zu müssen?

Das Ablagesystem, das durchgängig funktioniert

Sehen wir uns Ihre einzelnen Arbeitsschritte noch einmal genauer an. Unterlagen zu verschiedenen Projekten, wichtigen Themen (wie z.B. A-Kunden oder A-Lieferanten), Monats-/Quartals-/Jahres-Abschlüssen und Berichten legen Sie regelmäßig in Stehordner ab, die bei Ihnen in den Schränken stehen.

Vor einer Besprechung suchen Sie die relevanten Unterlagen zusammen, heften diese aus den Ordnern heraus und legen sie in eine Fächermappe. Die einzelnen Fächer sind nicht beschriftet, denn nach der Besprechung bereiten Sie damit die nächste vor. Aber beim Durchblättern kann man doch erkennen, zu welchem Thema die Unterlagen gehören. Nach der Besprechung erhalten Sie die Fächermappe zurück und sortieren das Papier wieder in die Stehordner zurück.

Läuft das so bei Ihnen?

Ich weiß, man hinterfragt oft Abläufe nicht, die schon immer so waren. Aber wenn Sie jetzt darüber nachdenken, fällt Ihnen dann auch auf, dass Sie ziemlich viel mit dem Umschichten von Papier beschäftigt sind? Zig-Mal Ordner öffnen und wieder schließen?

Das geht besser, schneller und effizienter mit einem durchgängigen Ablagesystem.

Ich habe Ihnen in anderen Blog-Artikeln bereits das Mappei-System vorgestellt: Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Vorteile für Sie und Ihren Chef:

  • Die Papierunterlagen müssen nicht gelocht und abgeheftet werden, sondern werden einfach in die jeweilige Mappe gelegt.
  • Da die Themen vereinzelt werden, können Sie gezielt Unterthemen bzw. Teilbereiche für die Besprechung heraussuchen.
  • Die Mappen sind in Ihren Ablageschränken verstaut, werden gezielt herausgenommen, zur Besprechung mitgenommen und danach wieder in den Ablageschrank zurückgelegt (das Heraus- und Einheften entfällt)
  • Ihr Chef kann in der Besprechung gezielt Informationen finden, weil alle Mappen beschriftet sind.
  • Mit der Terminmappe stellen Sie Ihrem Chef alle Unterlagen für den ganzen Tag zusammen. Es entfallen also Dialoge, wie z.B.: „Wo sind die Unterlagen für den 13-Uhr-Termin?“ – „Die habe ich Ihnen hingelegt.“ – „Aber hier sind sie nicht.“ – „Ja, wo sind sie denn dann?“ – „Das müssen Sie doch wissen.“

Mehr dazu in diesem Video:

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Wie Sie die Farbe von Dateiordnern ändern können

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Farben geben Orientierung

Ich habe auch schon in anderen Blog-Artikeln darauf hingewiesen, dass es sinnvoll ist, sich ein Farbkonzept für die Papierablage zu überlegen. Sie und Ihre Kollegen finden Informationen einfach schneller, weil ein weiteres Kriterium hinzukommt.

Ich habe mir diese Möglichkeit immer auch für die Dateiablage gewünscht. In einem anderen Artikel habe ich bereits gezeigt, wie Sie andere Symbole verwenden können, aber mir würde es häufig bereits ausreichen, wenn das Ordnersymbol bleibt und nur eine andere Farbe erhält.

Die Farbe von Dateiordnern ändern

Ich habe nun zwei kostenlose Software-Programme gefunden, die genau dies ermöglichen.

Beim FolderColorizer können Sie nach der Installation mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken und die Farbe ändern.

Der FolderMarker kann noch mehr: Hier haben Sie die Möglichkeit, die gelben Dateiordner mit kleinen Symbolen zu versehen.

Im folgenden Video stelle ich Ihnen beide Programme kurz vor. Ich habe den FolderMarker selbst installiert und zeige Ihnen, wie es funktioniert.

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