Nie wieder abheften!

Schluss mit Stehordnern. Oder haben Sie noch Lust, Ablage zu machen?

Vor einigen Tagen habe ich durch Zufall mitbekommen, wie jemand einen Tag vor einer Dienstreise mehrere Unterlagen zu verschiedenen Themen aus Ordnern aus dem Schrank zusammengesammelt hat. Diese wurden dann in einen Stehordner einsortiert und mit Trennblättern abgegrenzt.

Eigentlich doch ganz ordentlich – oder?

Ich frage mich in solchen Situationen immer: Geht das nicht auch einfacher?

Ja, es geht. Der Trick ist, nicht mehr alle Unterlagen in Ordner abzuheften, sondern Hängemappen zu benutzen. Diese Hängemappen stellen Arbeitsakten oder Handakten dar. D.h. hier werden nur die aktuellen Unterlagen gesammelt.

Die Hängemappen können Sie entweder in den hohen Schublade Ihres Rollcontainers unterbringen, oder in spezielle Kunststoff-Boxen hängen, die dann entweder auf Ihrem Schreibtisch, oder auf dem Sideboard stehen. Es gibt auch entsprechende Schienen für Schränke, um die Hängemappen dort ablegen zu können.

Die neue Vorgehensweise wäre also: Sie nehmen die Hängemappe mit den Unterlagen, die Sie an dem Besprechungstag oder auf der Dienstreise benötigen und legen Sie in eine Eckspannmappe. Wenn Sie wieder ins Büro zurückkehren, nehmen Sie die Hängemappe aus der Eckspannmappe und hängen sie wieder an ihren Platz im Rollcontainer oder in der Box. – Fertig.

Kein lästiges hin- und herheften, kein umheften, kein umblättern, keine Trennstreifen beschriften.

Einfach. Schnell. Effizient.

Wie Sie im Video erkennen können, gibt es dabei einen großen Vorteil des Mappei-Systems im Vergleich zu normalen Hängemappen.

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Was auf dem Schreibtisch nicht fehlen sollte

Es gibt ein Ordnungsmittel, das auf keinem Schreibtisch fehlen sollte. Ich wundere mich immer wieder, warum bei vielen meiner Kunden dieses eine Teil fehlt, denn für mich ist es einfach selbstverständlich.

Welches Ordnungsmittel Sie auf alle Fälle benötigen, erkläre ich in diesem Video:

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Was gerne gerne auf dem Schreibtisch fehlen darf

Im Video erwähne ich, dass der Schreibtisch leer sein sollte. Das hilft dabei, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Aber viele Schreibtische sind voll – so voll, dass man kaum noch Platz zum Arbeiten hat.

Diese Dinge sollten Sie von Ihrem Schreibtisch verbannen:

Papierstapel

Wie auch schon im Video erwähnt, sollte der Schreibtisch leer sein. Wenn das der Standard im gesamten Unternehmen ist, ist es unter dem Begriff Clean-Desk-Policy bekannt. Wer unbeschriftete Klarsichthüllen aufeinander stapelt, der macht es sich selbst unnötig schwer, die Informationen schnell zu finden.

Besser ist es, die Vorgänge in Hängemappen zu verstauen. Wer einen Rollcontainer mit hoher Schublade hat, kann die Mappen dort unterbringen. Alternativ können die Hängemappen in Kunststoffkästen auf den Schreibtisch oder ins Sideboard gestellt werden. Gut geeignet ist auch das Mappeisystem.

Ablagekästen-Turm

Es ist ja nicht so, dass niemand Ablagekästen nutzt. Oft werden damit hohe Türme gebaut, sodass man den Kollegen dahinter gar nicht mehr sieht (vielleicht ist das ja Absicht? 😉 )

Aber ich rate auch davon ab, Ablagekästen mit „wichtig“, „sehr wichtig“, „super wichtig“ und/oder „mache ich, wenn ich mal Zeit habe“ aufzustellen. Das wird Sie nicht dabei unterstützen, Ihre Aufgaben besser und effizienter zu erledigen.

Legen Sie bitte stattdessen die Unterlagen thematisch ab (s.o.) und planen die Aufgaben konkret ein (z.B. in Outlook). So behalten Sie einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Und falls es zwischendurch eine Nachfrage zu einem Thema gibt, finden Sie die Unterlagen mit einem Griff.

Schreibtischunterlage

Viele Menschen nutzen eine Schreibtischunterlage. Entweder ist es ein großer Papierblock, oder die Unterlage ist aus Kunststoff. Insbesondere der Papierblock verleitet dazu, dass man darauf rum kritzelt. Z.B. während eines Telefongesprächs. Ich bin auch immer erstaunt, was ich unter der Schreibtischunterlage alles finde…

Besser ist es, für Notizen während eines Telefonats einen A5 großen Ringblock zu verwenden. Oder es geht auch Schmierpapier. Wichtig ist dabei, dass am Ende des Tages Aufgaben, die Sie notiert haben, von Ihnen eingeplant werden (z.B. in Outlook). Das Schmierpapier landet dann jeden Tag in den Müll.

Zettel und Post-Its

Zu einem aufgeräumten Schreibtisch gehört auch, dass dort nicht kleine Zettel verstreut sind.

Wichtige Informationen sammeln Sie bitte in einer Infomappe.

Und auf Telefonrückruf-Zettel können Sie verzichten, wenn Sie sich im Team darauf geeinigt haben, jetzt nur noch Telefonrückrufe per Mail zu versenden. Sie können dafür z.B. einen Textbaustein hinterlegen.


Worauf kann man noch verzichten auf dem Schreibtisch? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar.

Mit dem Besteckkasten-Prinzip zu mehr Ordnung am Arbeitsplatz

Ein weiteres Fallbeispiel aus meinen Coachings:

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Stellen Sie sich vor, Sie sind Sachbearbeiter in einem mittelständischen Betrieb. An Ihrem Schreibtisch sieht es chaotisch aus, was bereits zu einem gewissen Ruf geführt hat.

Ihre Kollegen belächeln Sie – und noch schlimmer – Ihr Chef hat Ihnen in letzter Zeit nicht mehr die interessanten Aufgaben übergeben, weil Sie Ihre Arbeit einfach nicht mehr schaffen.

Dabei haben Sie doch eigentlich alles im Griff. Sie wissen genau welche Unterlagen und Vorgänge in den einzelnen Papierstapeln auf Ihrem Schreibtisch liegen.

Zugegeben, in letzter Zeit fühlen Sie sich häufiger überlastet. Auf Ihrem Schreibtisch stapeln sich die unbearbeiteten Vorgänge, die Ablagekästen auf dem Sideboard quellen über, Ordner stehen auf dem Boden.

Geradezu peinlich wird es, wenn Sie sich mit einem Kollegen kurz beraten möchten und erstmal die Papierstapel von Ihrem Besprechungstisch wegräumen müssen.

So ging es Peter S. , als er mit seinem Chef vereinbart hat, dass er Hilfe beim Aufräumen und für ein besseres Zeitmanagement bekommen sollte und sie vereinbarten, mich zu beauftragen.

Ich erkläre Ihm, dass Ordnung am Arbeitsplatz dem einfachen Besteckkasten-Prinzip folgt: Alles bekommt einen festen Platz, so wie zuhause in seiner Besteck-Schublade.

Was Ihnen zu Hause locker gelingt, brauchen Sie jetzt nur noch ins Büro übertragen. Aber HALT! Es gibt natürlich einen entscheidenden Unterschied. Wenn wir alles einfach nur in Ordner abgelegt hätten, wären die Vorgänge „aus den Augen, aus dem Sinn“ gewesen.

Die Lösung: Wir legen die Papierunterlagen nicht nur in geeignete Ordner ab, sondern planen die jeweiligen Aufgaben in einem Wiedervorlagesystem ein. Dies könnte z.B. in Outlook eingerichtet werden, sodass Sie daran erinnert werden, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen und die entsprechenden Unterlagen finden Sie im beschrifteten Ordner.

Nach 4 Stunden waren wir mit dem Schreibtisch fertig. Der Schreibtisch ist jetzt leer. Und nicht nur das. Viele Vorgänge haben sich inzwischen erledigt, oder es gibt aktuellere Versionen der Unterlagen. Zu seinem eigenen Erstaunen hatte sich vieles bereits erledigt, sodass der Arbeitsberg größer aussah, als er eigentlich ist. Jetzt ist er zuversichtlich, weil er merkt, dass er wieder Herr der Lage ist.

Die Wiedervorlage gibt ihm die Sicherheit, nichts zu vergessen und die Aufgaben rechtzeitig anzugehen.

Nach 3 Wochen kam ich wieder vorbei. Sein Schreibtisch war immer noch aufgeräumt. Aber nicht nur das. Eine schöne Blume stand da und er begrüßte mich mit einem Lächeln.

Er fokussierte sich nun mehr auf die aktuelle Aufgabe und ließ sich nicht mehr durch die anderen unerledigten Aufgaben ablenken. Dadurch wurde er schneller fertig und hielt die Deadlines Das hatte ihm bereits Lob und Anerkennung vom Chef eingebracht. Er schaffte mehr in kürzerer Zeit und war auch noch deutlich entspannter dabei.

In der letzten Phase gingen wir nun noch die Schränke an. Einige Ordner konnten ins Archiv gebracht werden. Andere Unterlagen, wie z.B. Kataloge und Flyer sind veraltet und wurden von uns weggeschmissen. 

Als wir uns die vielen Ordner genauer ansahen, stellt sich heraus, dass 70% der Unterlagen weggeschmissen werden konnten. Und das ist übrigens keine Seltenheit.

Am Ende hat sich sein Büro komplett verändert. Es ist viel mehr Platz, ein ganzer Schrank kann sogar abgebaut werden. Er fühlt sich von all dem Ballast befreit und wirkt locker und entspannt. Voller Elan geht er neue Aufgaben an.

Dies ist nur ein Beispiel von vielen. Geht es Ihnen auch so wie Peter S.? Dann nehmen Sie einfach per Mail Kontakt zu mir auf. In einem kostenlosen und unverbindlichen Strategiegespräch klären wir am Telefon, wie ich Sie dabei unterstützen kann, mit mehr Ordnung und geeigneten Strukturen wieder Herr der Lage zu werden.

Fallstudie: In 3 Schritten zu einem erfolgreichen Teamleiter

Heute möchte ich Ihnen aus meinen Coachings berichten.

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Stellen Sie sich einmal folgende Situation vor:

Sie sind Teamleiter in einem mittelständischen Unternehmen. Seit einem Jahr ist Ihre Projektliste immer länger geworden und trotz Überstunden schaffen Sie und Ihr vierköpfiges Team es nicht, alles zu bearbeiten. Der Geschäftsführer ist genervt, in der wöchentlich stattfindenden Besprechung können Sie nur wenige Erfolge melden. Der Betriebsrat fordert: Überstunden runter. Der Geschäftsführer sagt: kein Geld für neue Mitarbeiter. Das Image Ihres Teams bei den anderen Führungskräften ist im Keller. Alle sind frustriert, der Berg an Aufgaben schwillt täglich weiter an. Ihr Image als Führungskraft nimmt bereits Schaden.

In dieser Situation bat mich Uwe S. um Hilfe.

Als ich mir die Abläufe im Unternehmen ansehe, wird schnell klar: viel zu viel Zeit geht verloren, weil es keine klaren Strukturen und Werkzeuge gibt. So werde ich Zeuge eines Gespräches zwischen dem Geschäftsführer und einem Teammitglied, welches in der Folge 3 Tage Recherchearbeit für das Teammitglied bedeutet hätte. In der Vergangenheit wurden solche Aufträge meistens zur Unzufriedenheit des Geschäftsführers ausgeführt, wie mir alle bestätigen.

An dieser Stelle gehen wir aber bereits einen anderen Weg.

Wir krempeln die Ärmel hoch und implementieren 1-2-3 die richtigen Strukturen und Werkzeuge.

ERSTENS bringen wir Ordnung und Struktur in die Papier-, Datei- und Mailablage.

ZWEITENS entwickeln wir einen eindeutigen Projekt-Fortschritts-Anzeiger. Dieser macht allen klar, was in einem Projekt die nächsten Schritte sind.

Als DRITTES führen wir einen Auftragsklärungsvorgang ein. Dieser verhindert wilden Aktionismus bei neueingehenden Aufträgen und sortiert diese stattdessen in ihre vorhandenen Projekte ein.

Die Kommunikation sowohl im Team als auch zum Geschäftsführer verbessert sich drastisch. Der Geschäftsführer bekommt in kurzen Abständen Zwischenergebnisse präsentiert und es gibt neben vielen kleineren Erfolgsmeldungen auch die Möglichkeit zur schnellen Richtungskorrektur. Uwe S. und seine Mitarbeiter sparen viel Zeit und die Überstunden sinken deutlich.

Für kleinere Aufgaben werden statt 16 Stunden nur noch 3 benötigt, das ist weniger als ein Fünftel der Zeit. Mittlere Themen werden in maximal 2 Wochen abgeschlossen. Für größere Projekte wird nur noch die Hälfte des Arbeitsaufwandes eingesetzt. Im gesamten 5-köpfigen Team sind innerhalb eines halben Jahres aus 780 Überstunden 93 geworden – das ist ein Abbau der Überstunden um 90%.

Klar, dass sich die Stimmung im Team verbessert hat und alle wieder gern zur Arbeit kommen. Das Image von Uwe S. im Unternehmen hat sich komplett gewandelt. Er bekommt heute viel Wertschätzung und Anerkennung seitens des Geschäftsführers, denn er ist jetzt „der, der alles im Griff hat“. Genauso drückte er sich aus, als er mir beim Abschlussgespräch am Telefon dankte.

Geht es Ihnen ähnlich? Haben Sie mit den gleichen Problemen zu kämpfen? Dann nehmen Sie doch einfach Kontakt per Mail mit mir auf, damit wir ein kostenloses Strategiegespräch vereinbaren können. Dabei klären wir am Telefon, wie Ihre Situation genau aussieht, wo der „Schuh drückt“ und wie ich Sie am besten unterstützen kann, damit auch Sie als Teamleiter erfolgreich sind.

Mehr Ordnung mit Farben: selbstklebende Ordnerrückenschilder

Ordnung durch Farben

Um ehrlich zu sein mag ich Büros, die funktionell und klar gestaltet sind. Schreibtische und Schränke in einem hellen grau oder Buche, dezenter Teppichboden, dunkelgraue Ablagekästen und ganz wichtig: Ordnung. Also keine Papierstapel, Zeitschriftenstapel, Zettel oder unzählige Tierbilder und Witze, die an den Wänden oder Schränken hängen.

Ein Büro sollte einladend aussehen, insbesondere wenn man dort Besucher bzw. Kunden empfängt. Daher sind eine gepflegte Pflanze (bitte keinen Urwald) in der Ecke und ein gerahmtes Bild an der Wand auch schön.

Wenn es aber um die Papierablage geht, dann darf es gerne bunt werden. Wenn man die Schranktüren öffnet, sollte man idealerweise bereits an den Farben der Ordnerrücken erkennen können, welche Themen abgelegt sind. Das hilft Ordnung zu bewahren.

 

Farbige Rückenschilder

Nun stellt sich die Frage, wie die Farbe an die Ordner kommt. Es gibt die Möglichkeit, farbige Ordner zu nutzen. Aber um ehrlich zu sein, sind die ziemlich teuer. Daher sind farbige Rückenschilder aus meiner Sicht die richtige Wahl.

Diese gibt es zum Aufkleben. Wenn man sie später anders beschriften möchte, dann druckt man einfach ein neues Schild in der entsprechenden Farbe aus.

Jetzt habe ich aber eine andere Variante gefunden: farbige Rückenschilder zum Aufkleben mit Einsteckfach.

Das Rückenschild ist dabei deutlich länger, als der Ordnerrücken und verfügt auch über das notwendige Loch. Man klebt also das Rückenschild oben und unten um die Ecke auf die Innenseite des Ordners. Dadurch hält es besser und entstehen keine unschönen Ecken, die sich mit der Zeit lösen könnten.

Vorne gibt es das übliche Einsteckfach, sodass man ein entsprechendes Schild hineinschieben kann.

Das Material ist sehr robust und aus einer Art Kunststoff (ich kann es nicht besser beschreiben).

Es gibt diese Rückenschilder für breite Ordner (60 mm):

Oder auch für schmale Odner (40 mm):

Zum Bedrucken der Schilder stellt durable Vorlagen zur Verfügung. Diese finden Sie unter: http://www.durable.de/service/downloads/formatvorlagen.html

So stellen Sie Unterlagen für Ihren Chef für Meetings zusammen

Im 4. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef?“ geht es um Papierunterlagen, die Ihr Chef für Meetings benötigt.

 

Ihr Chef nimmt sicherlich jeden Tag an vielen Besprechungen teil. Auch wenn wir sonst immer von papierarmen Büro sprechen (das papierlose Büro ist noch immer eine Vision), in Meetings hat jeder die wichtigen Unterlagen in Papierform vor sich liegen.

Das Protokoll der letzten Sitzung, seitenlange Statistik-Tabellen und Auswertungen, Vertragsunterlagen, Angebote, E-Mails und natürlich die ausgedruckte PowerPoint-Präsentation, die nun gezeigt wird.

Sie als Sekretärin bzw. Assistentin haben die Aufgabe, Ihrem Chef alle notwendigen Unterlagen für die Besprechungen zusammenzustellen.

Nach der Besprechung erhalten Sie diese mit einem kurzen Kommentar zurück und müssen die Unterlagen wieder ablegen.

Wie genau stellen Sie die Unterlagen zusammen? Wie transportiert Ihr Chef diese Papiermengen? Und wie stellen Sie sicher, dass er in der Besprechung gezielt Informationen findet, ohne lange blättern zu müssen?

Das Ablagesystem, das durchgängig funktioniert

Sehen wir uns Ihre einzelnen Arbeitsschritte noch einmal genauer an. Unterlagen zu verschiedenen Projekten, wichtigen Themen (wie z.B. A-Kunden oder A-Lieferanten), Monats-/Quartals-/Jahres-Abschlüssen und Berichten legen Sie regelmäßig in Stehordner ab, die bei Ihnen in den Schränken stehen.

Vor einer Besprechung suchen Sie die relevanten Unterlagen zusammen, heften diese aus den Ordnern heraus und legen sie in eine Fächermappe. Die einzelnen Fächer sind nicht beschriftet, denn nach der Besprechung bereiten Sie damit die nächste vor. Aber beim Durchblättern kann man doch erkennen, zu welchem Thema die Unterlagen gehören. Nach der Besprechung erhalten Sie die Fächermappe zurück und sortieren das Papier wieder in die Stehordner zurück.

Läuft das so bei Ihnen?

Ich weiß, man hinterfragt oft Abläufe nicht, die schon immer so waren. Aber wenn Sie jetzt darüber nachdenken, fällt Ihnen dann auch auf, dass Sie ziemlich viel mit dem Umschichten von Papier beschäftigt sind? Zig-Mal Ordner öffnen und wieder schließen?

Das geht besser, schneller und effizienter mit einem durchgängigen Ablagesystem.

Ich habe Ihnen in anderen Blog-Artikeln bereits das Mappei-System vorgestellt: Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Vorteile für Sie und Ihren Chef:

  • Die Papierunterlagen müssen nicht gelocht und abgeheftet werden, sondern werden einfach in die jeweilige Mappe gelegt.
  • Da die Themen vereinzelt werden, können Sie gezielt Unterthemen bzw. Teilbereiche für die Besprechung heraussuchen.
  • Die Mappen sind in Ihren Ablageschränken verstaut, werden gezielt herausgenommen, zur Besprechung mitgenommen und danach wieder in den Ablageschrank zurückgelegt (das Heraus- und Einheften entfällt)
  • Ihr Chef kann in der Besprechung gezielt Informationen finden, weil alle Mappen beschriftet sind.
  • Mit der Terminmappe stellen Sie Ihrem Chef alle Unterlagen für den ganzen Tag zusammen. Es entfallen also Dialoge, wie z.B.: „Wo sind die Unterlagen für den 13-Uhr-Termin?“ – „Die habe ich Ihnen hingelegt.“ – „Aber hier sind sie nicht.“ – „Ja, wo sind sie denn dann?“ – „Das müssen Sie doch wissen.“

Mehr dazu in diesem Video:

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Wie Sie die Farbe von Dateiordnern ändern können

Farben geben Orientierung

Ich habe auch schon in anderen Blog-Artikeln darauf hingewiesen, dass es sinnvoll ist, sich ein Farbkonzept für die Papierablage zu überlegen. Sie und Ihre Kollegen finden Informationen einfach schneller, weil ein weiteres Kriterium hinzukommt.

Ich habe mir diese Möglichkeit immer auch für die Dateiablage gewünscht. In einem anderen Artikel habe ich bereits gezeigt, wie Sie andere Symbole verwenden können, aber mir würde es häufig bereits ausreichen, wenn das Ordnersymbol bleibt und nur eine andere Farbe erhält.

Die Farbe von Dateiordnern ändern

Ich habe nun zwei kostenlose Software-Programme gefunden, die genau dies ermöglichen.

Beim FolderColorizer können Sie nach der Installation mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken und die Farbe ändern.

Der FolderMarker kann noch mehr: Hier haben Sie die Möglichkeit, die gelben Dateiordner mit kleinen Symbolen zu versehen.

Im folgenden Video stelle ich Ihnen beide Programme kurz vor. Ich habe den FolderMarker selbst installiert und zeige Ihnen, wie es funktioniert.

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Die Alternative zu Trennstreifen: Staffeltrennblätter

 

Um den Inhalt eines Stehordners zu strukturieren werden häufig Trennstreifen. Aber das hat einen entscheidenden Nachteil: Die Beschriftungen liegen direkt übereinander und können daher schlecht gelesen werden. Eine Alternative dazu sind Staffeltrennblätter.


Papierstapel auf Schreibtisch

Alles auf einen Blick

Stehordner, egal ob breit oder schmal, sind häufig gut gefüllt. Um den Inhalt zu strukturieren sollten Sie Trennblätter verwenden. Bei meinen Kunden sehe ich in der Regel A4-große Register oder auch schmale Trennstreifen.

Wenn Sie Register mit einer Staffelung 1-12 oder 1-31 verwenden, sollten Sie im Ordner ein Inhaltsverzeichnis anlegen. So erkennen Sie schnell, welches Thema bei welcher Nummer abgelegt ist.

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Trennstreifen werden meistens per Hand beschriftet. Sie können Sie aber auch mit Word bedrucken oder ein Beschriftungsgerät nutzen.

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Wenn Sie Trennstreifen verwenden, gibt es allerdings ein Problem: Die Beschriftungen liegen alle direkt übereinander. Sie können sie daher schlecht lesen. Häufig beobachte ich dann, dass wild geblättert wird. Aber wäre es nicht besser, alles auf einen Blick sehen zu können?

Eine gute Alternative zu den Trennstreifen sind Staffel-Trennblätter. Durch die gestaffelte Anordnung können Register mit 3, 4, 6 oder 11 Blatt gebildet werden. Auf dem folgenden Foto sehen Sie ein 11er-Register:

So funktioniert’s

Die Staffel-Trennblätter verfügen über mehr als 2 Löcher zum Einheften. Wenn Sie also die einzelnen Trennblätter in unterschiedlichen Löchern abheften, erzeugen Sie dadurch eine Staffelung. Hilfestellung bietet Ihnen dabei die Beschriftung V1 bis V6 für die 6 Trennblätter.

Für 11 Trennblätter drehen Sie 5 einfach um und heften diese von unten gestaffelt ein. Dabei hilft Ihnen die Beschriftung R1 bis R5. Dabei ist die Reihenfolge wichtig. Beginnen Sie am Besten mit den unteren 5 Trennblättern und fügen dann die oberen 6 ein.

Eine Kurz-Anleitung ist auf den Staffel-Trennblättern aufgedruckt.

Die Staffeltrennblätter erhalten Sie sicherlich bei Ihrem Büromittellieferanten. Ansonsten können Sie sie auch bei Amazon bestellen:

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Farbige Rückenschilder für Stehordner

Farben geben Orientierung

Ein Kunde von mir betreibt verschiedene Niederlassungen. Dem Bereichsleiter war es wichtig, dass die Organisation in der Verwaltung der einzelnen Niederlassungen weitestgehend einheitlich ist, damit die Springer-Kraft, die die Urlaubs- und Krankheitsvertretung übernimmt, sich schnell zurecht findet. Außerdem wollte er durch die Vereinheitlichung und die Einführung von Standards eine effizientere Arbeitsweise erreichen.

Nachdem wir gemeinsam die Ablagestruktur neu organisiert haben, wurde auch ein Farbkonzept entwickelt.

Farben geben einfach Orientierung beim Suchen nach Informationen. Wenn Sie sich im Team z.B. darauf geeinigt haben, dass Rechnungen immer in einem blauen Ordner abgelegt werden, dann können Sie im Schrank gezielter nach dem richtigen Ordner suchen.

Da Sie ja bereits Ordner (vermutlich in grau marmoriert) angelegt haben, wäre der Aufwand nun groß, alles in farbige Stehordner um zuheften. Daher liegt es nahe, dass die Rückenschilder nun farbig sein sollten. Wenn Sie aber auch die alten Einsteckschilder weiter verwenden möchten und sich die Arbeit sparen wollen, alle Schilder neu zu beschriften, könnten die Rückenschilder „Ordofix“ von Durable die richtige Lösung für Sie sein.

Es gibt die Rückenschilder in den Farben Schwarz, Grün, Rot, Gelb und Blau.

Sie kleben die Schilder einfach auf den Ordnerrücken (das Loch ist bereits ausgestanzt). Am oberen Teil ist das Schild etwas länger, sodass Sie es umknicken und auf die Ordnerinnerseite kleben.

Einsteckschilder wie gewohnt

Da die Rückenschilder über eine entsprechende Tasche verfügen, können Sie die Einsteckschilder wie gewohnt beschriften und hinein schieben.

So wird aus einem schlichten grau marmorierten Stehordner ein Ordner, der Ihrem Farbkonzept entspricht.

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Die Vorlage zur Beschriftung der Einsteckschilder finden Sie zum Download bei Durable:

https://www.durable.de/service/downloads/formatvorlagen.html

 

 

So funktioniert die Heftvorrichtung bei Mappei

Papierstapel auf Schreibtisch

Mappe statt Ordner, auch wenn viel Papier abgelegt wird

Ich habe Ihnen bereits einige Prinzipien der Mappei-Methode vorgestellt. Um Informationen schneller finden zu können, ist die Empfehlung größere Themen in einzelne Mappen oder Fächer aufzuteilen und diese entsprechend zu beschriften.

Nun kann es aber auch sein, dass Sie eine größere Menge an Unterlagen in einen Ordner ablegen möchten. Wenn Sie die Mappen von Mappei nutzen, müssen Sie nun nicht alles in Stehordner umheften, sondern können den Vario-Dehnhefter mit Heftvorrichtung nutzen.

Hier hat sich Mappei ein paar Gedanken gemacht, wie die Alternative zu einer Hebelmechanik aussehen kann. Denn ein Prinzip dieser Methode ist, dass die Mappe nur so breit ist, wie der Inhalt. Die Stehordner gibt es aber nur breit und schmal (8 und 5 cm). Je nachdem wie viel Papier sie ablegen, ist noch mehr oder weniger Platz in den Stehordnern. Platz, der genau genommen verschwendet wird. Mit der Heftvorrichtung von Mappei dagegen kann die Heftung der Papiermenge flexibel angepasst werden.

Wenn Sie also Ihre Büroschränke mit den Schienen für Hängemappen ausgestattet haben, können Sie mit Mappei sowohl dünne, als auch dicke Akten entsprechend Ihrem Farbsystem ablegen. So bleiben Sie in einem System und müssen Ihre Informationen nicht an verschiedenen Orten suchen.

So funktioniert die Heftvorrichtung

Ich gebe zu, als ich die Heftvorrichtung das erste Mal ausprobiert habe, brauchte ich die bebilderte Anleitung, um es zu verstehen. Denn der Teil, mit dem man das Papier „auffädelt“ ist nicht wie bei Stehordnern rechts, sondern links. Ich habe sogar bei Mappei angerufen und nachgefragt, weil mir die Technik unhandlich vorkam. Aber ich habe dann nicht die Mappe frustriert in die Ecke geworfen, sondern mir den Trick erklären lassen.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie die Heftvorrichtung funktioniert und welchen enormen Vorteil sie hat im Vergleich zu Stehordnern, falls Sie eine Seite daraus kopieren wollen.

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Sie möchten Ihre Büroorganisation auf Mappei umstellen? Es gibt Starter-Sets, mit denen Sie sofort gut ausgestattet sind und die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation (Besser organisiert schafft Sicherheit) mit einem Aufgaben-, Termin- und Doku-Modul. Hilfreich ist auch das Buch „Ordnung ohne Stress“.

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