So organisieren Sie Ihre Wiedervorlage mit Mappei

Die täglichen Aufgaben im Blick

Es ist die große Herausforderung für jeden von uns: Alle Aufgaben im Blick zu behalten. Nichts vergessen. Planbare Aufgaben rechtzeitig angehen. Aber auch Rückrufe und Informationen, auf die man wartet nicht vergessen und ggf. nachhaken.

Dafür benötigen Sie eine funktionierende Wiedervorlage. Sie können sich selbst organisieren, indem Sie die Aufgaben in Outlook nutzen, eine Excel-Liste führen oder jeden Tag To-Do-Listen schreiben.

Wenn Sie aber Ihre Ablage mit Mappei organisieren, dann liegt es nahe, auch die Aufgabenplanung und Wiedervorlage mit diesen Mappen zu realisieren. So bleiben Sie konsequent in einem System. Und darauf kommt es an:

  • Planen Sie Ihre Aufgaben schriftlich (also nicht nur im Kopf)
  • Planen Sie alle Aufgaben ein
  • Verwalten Sie alle Aufgaben in einem System

Nur so behalten Sie wirklich alles im Blick und sind gut organisiert.

Zwei Dimensionen: Thema und Termin

Vielleicht nutzen Sie für Ihre Wiedervorlage in Papier einen Pultordner, wie auf diesem Bild. Er hat verschiedene Fächer für die Tage (1-31) und Monate (Jan-Dez). Ich habe mich früher auch damit organisiert und meine Themen in verschiedene Sichthüllen zusammengefasst. Diese wurden dann von mir in die Fächer gelegt.

Pultordner 1-31 und Jan-Dez
Es könnte eigentlich ganz gut funktionieren. Aber es gibt einen Haken. Angenommen, ich habe ein Thema für den 20. eingeplant und in das entsprechende Fach die Unterlagen gelegt. Aber bereits am 13. fragt mich mein Chef nach diesem Thema. Nun müsste ich mich daran erinnern, bei welchem Datum der Vorgang liegt. Womöglich kann ich mich nicht mehr erinnern und muss nun alle Fächer durchsuchen. Da wahrscheinlich in einem Fach mehrere Sichthüllen liegen, die alle nicht beschriftet sind, dauert die Suche ziemlich lange.

Ich habe mich immer darüber geärgert. Geht es Ihnen wie mir früher?

Dann ist das Termin-Modul von Mappei die richtige Lösung für Sie.

 

Das Termin-Modul von Mappei

Für die Wiedervorlage gibt es entsprechende Leitkarten, die bereits fertig beschriftet sind. Auch hier gibt es Reiter mit 1-31 und Jan-Dez. Wenn Sie die Themen- bzw. Aktionsmappen bei den jeweiligen Tagen einsortieren, sehen Sie jetzt sowohl den Termin, als auch das Schildchen mit Namen des Themas (oder Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter). Wenn Sie nun früher auf die Mappe zugreifen müssen, dann finden Sie sie im Kasten sehr schnell. Beim Suchen hilft Ihnen wieder die Farbe des Beschriftungsschildchens. Dadurch wissen Sie, dass Sie nur nach z.B. gelben Schildern (für Stahllieferanten) schauen müssen. Und wenn Ihr Lieferant „Meyer“ heißt, wissen Sie auch, an welcher Stelle (Mitte links) der Reiter steckt.

Diese Systematik stelle ich Ihnen in dem folgenden Video vor:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Den Tag gut geplant und vorbereitet

Ich empfehle immer am Vortag schon mal den nächsten Tag zu planen. Nehmen wir an, Sie werden an verschiedenen Besprechungen teilnehmen, für die Sie Unterlagen (also Ihre Mappei-Mappen) benötigen. In der Zeit dazwischen möchten Sie verschiedene Aufgaben erledigen (zu denen Sie ebenfalls Mappen angelegt haben).

Tagesplanung mit Mappei
Um nun den nächsten Tag im Detail zu planen und die Besprechungen vorzubereiten gibt es ein weiteres Hilfsmittel: Eine Tages-Fächermappe.

Auf dem Deckel dieser Mappe gibt es eine Sichthülle, in der Sie Ihren ausgedruckten Terminplan und Aufgaben aus Outlook hineinschieben. Die einzelnen Fächer sind für jeweils eine Stunde vorgesehen (8:00-19:00). Nun brauchen Sie nur noch die entsprechenden Mappen den Uhrzeiten zuordnen und schon sind Sie perfekt vorbereitet.

 

 

 

Sie möchten Ihre Büroorganisation auf Mappei umstellen? Es gibt Starter-Sets, mit denen Sie sofort gut ausgestattet sind und die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation (Besser organisiert schafft Sicherheit) mit einem Aufgaben-, Termin- und Doku-Modul. Hilfreich ist auch das Buch „Ordnung ohne Stress“.

Produkte von Amazon.de

 

Oder Sie bestellen direkt im Online-Shop von Mappei. Hier stehen Ihnen alle Produkte zur Auswahl. Bei Bedarf werden Sie auch kompetent beraten. Einfach auf das Logo klicken.

Zum Online-Shop

Mehr als nur Mappen – Grundprinzipien der Mappei-Methode

Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Mappei-Methode basiert auf ein paar einfachen und leicht umsetzbaren Prinzipien, mit denen Sie einen schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente und Informationen haben.

Sofort-Ordnung mit Loseblatt-Ablage

Haben Sie, genau wie ich, keine Lust Ablage zu machen? Ordner aus dem Schrank holen, Papier lochen, abheften und Ordner wieder in den Schrank stellen. Dazu habe ich weder Lust noch Zeit.

Das tolle an Mappei ist, dass Sie nur 1x eine Mappe anlegen. Dort legen Sie das Papier ungelocht in einer Loseblatt-Sammlung sofort ab. Diese Mappe befindet sich als Arbeitsmappe an Ihrem Schreibtisch. Wenn Sie an Aufgaben erinnert werden möchten, dann planen Sie diese entweder über Outlook oder mit dem Termin-Modul von Mappei ein. Wird der Vorgang aktuell nicht von Ihnen benötigt, wandert die Mappe in den Schrank.

Sie benötigen also keinen Ablagekorb mehr auf Ihrem Schreibtisch.

Logische Einheiten

Vermeiden Sie dicke, unhandliche Mappen. Gliedern Sie stattdessen die Dokumente in logische Einheiten. Je kleiner die Einheiten, desto schneller finden Sie benötigte Unterlagen. Sie können dafür auch Fächermappen verwenden. Beispiel Einkauf: Legen Sie pro Lieferant eine Fächermappe an. In den jeweiligen Fächern können Sie z.B. den Rahmenvertrag, die Lieferantenbewertung, Spezifikationen bzw. Produktübersicht und aktuelle Bestellungen getrennt ablegen.

Eindeutige Kennzeichnung

Bevor Sie die Mappen beschriften, sollten Sie sich mit Ihren Kollegen in der Abteilung darüber einigen, wie Mappen beschriftet werden. Sind die Produktnummern entscheidend oder legen Sie nach Produktnamen ab? Sind es Lieferantennummern oder Lieferantennamen? Kundennummern oder Kundennamen? Wenn Sie die Mappen mit den jeweiligen Namen beschriften möchten, dann sollten Sie bei Namen, bei denen eine Kurzform üblich ist, festlegen, ob Sie die offiziellen (längeren) Namen oder die Kurzform wählen.

Außerdem sollten Sie sich auf ein gemeinsames Farbkonzept einigen. Beispiel: Lieferanten für Stahl = gelb, Lieferanten für Schrauben = blau.

Wenn Sie Ihre Mappen beschriften, wählen Sie ein Schild in der entsprechenden Farbe. Schreiben Sie dort den Namen drauf (zur besseren Orientierung sind auf den Schildern kleine Dreiecke aufgedruckt, die Ihnen zeigen, wo Sie mit der Beschriftung beginnen sollten). Kleben Sie dann das Schild an die Hinterseite der Mappe und zwar an die Stelle mit dem Buchstaben, mit dem der Name beginnt.

Die Stehorganisation

Ihre Mappen stellen Sie in eine Ordnungsbox. Sie können die Box auch mit Leitkarten gliedern. Achten Sie bitte darauf, dass die Mappen mit einem Beschriftungsschild bei „A“ hinten stehen und die bei „Z“ vorne. Nur so können Sie den Beginn der Schilder lesen und Informationen schnell finden.

Diese Grundprinzipien erkläre ich auch in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Sie möchten Ihre Büroorganisation auf Mappei umstellen? Es gibt Starter-Sets, mit denen Sie sofort gut ausgestattet sind und die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation (Besser organisiert schafft Sicherheit) mit einem Aufgaben-, Termin- und Doku-Modul. Hilfreich ist auch das genannte Buch „Ordnung ohne Stress“.

Produkte von Amazon.de

 

Oder Sie bestellen direkt im Online-Shop von Mappei. Hier stehen Ihnen alle Produkte zur Auswahl. Bei Bedarf werden Sie auch kompetent beraten. Einfach auf das Logo klicken.

Zum Online-Shop

Papier organisieren, obwohl der papierlose Büro kommt?

Das papierlose Büro kommt

Bei vielen meiner Kunde höre ich, dass das Ziel für die nächste Zeit ist, papierlos zu arbeiten. Daher stellt sich immer wieder die Frage, warum man sich noch Gedanken über die Papierablage und -organisation am Schreibtisch machen muss.

Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Wie weit sind Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro?

Soll demnächst ein Projekt starten, das die digitale Akte realisiert? Ist bereits seit 1, 2 oder 3 Jahren die Rede davon? Aber wenn jetzt Ihr Chef davon spricht, dann hört es sich so an, als würde es demnächst wirklich los gehen?

Mein Eindruck ist, dass viele Unternehmen noch zögern. Rein technisch ist es natürlich möglich eine digitale Akte einzuführen. Auf der CeBIT in Hannover kann man sich zahlreiche Software-Lösungen dazu ansehen.

Aber wie sieht die Realität aus?

Es werden Mails ausgedruckt. Die Ablage erfolgt in Papierform. In Besprechungen bringt jeder Teilnehmer zahlreiche Unterlagen mit, um auskunftsfähig zu sein.

In 2016 hat das Markt- und Meinungsforschungsinstitut TNS Emnid im Auftrag der Sage GmbH, ein Anbieter für integrierte Buchhaltungs-, Lohnabrechnungs- und Bezahlsysteme, eine Studie zum papierlosen Büro erstellt (zur Studie hier klicken).

Dabei kam heraus, dass viele Büroangestellte das papierlose Büro für sinnvoll und machbar erachten, aber bürokratische Hürden, die Angst vor Datenverlust und die mangelnde Änderungsbereitschaft der Mitarbeiter dagegen stehen.

Wenn schlechte Prozesse digitalisiert werden, werden sie dadurch nicht effizienter

Was ist häufig der Anlass dafür, dass Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen wollen?

Mir begegnet immer wieder folgende Situation: Ein Vertriebsmitarbeiter soll im Sinne von One-Face-To-The-Customer Ansprechpartner für seine Kunden sein. Der Kunde ruft nun an und der Vertriebsmitarbeiter benötigt einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge, die den Kunden betreffen. Dies ist aber häufig nicht so einfach möglich. Die Lösung dafür soll dann das DMS sein.

Der Mitarbeiter könnte auch jetzt schon, mit den vorhandenen Möglichkeiten in Papier und elektronisch, auskunftsfähig sein. Aber die Prozesse, die dafür notwendig wären, sind nicht geklärt bzw. laufen nicht effizient ab. Durch die Digitalisierung werden die Prozesse allerdings nicht bessern, sondern nur schneller. Der erhoffte Effekt wird also nicht so einfach eintreffen.

Eine gute Organisation in Papier hilft Ihnen bereits jetzt

Wir halten fest: Sie haben noch Papier an Ihrem Arbeitsplatz. Die Einen mehr, die Anderen weniger.

Daher macht es Sinn, auch jetzt schon eine abgestimmte, einheitliche und standardisierte Papierablage zu haben und zwar nicht nur in der dauerhaften Ablage in Standordnern im Schrank, sondern auch in den Handakten mit denen Sie täglich arbeiten an Ihrem Schreibtisch.

Wenn klar ist, ob Kunden nach Kundennummern oder nach Kundennamen abgelegt werden (ein Beispiel dazu gebe ich im Video); wenn alle in der Abteilung für die gleichen Dateien, die selben Stichworte im Dateinamen verwenden; wenn Sie sich im Team auf ein einheitliches Farbsystem zur Kennzeichnung geeinigt haben, dann profitieren Sie jetzt davon, weil Sie Informationen schneller finden. Außerdem haben Sie gute für die Einführung eines DMS vorgearbeitet, denn dann werden Sie genau diese Punkte klären und vereinheitlichen müssen.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Zusammenfassung

Ja, es lohnt sich, das Papier am Arbeitsplatz gut zu strukturieren und zu organisieren und Standards im Team zu vereinbaren, weil Sie dadurch Informationen schneller finden und Prozesse effizienter ablaufen. Sie profitieren schon jetzt davon und sind gut vorbereitet, wenn ein DMS eingeführt wird.

Mehr Farbe und Design auf dem Schreibtisch mit Werkhaus

Jetzt wird es bunt am Arbeitsplatz! Kräftige Farben, cooles Design, gepaart mit Funktionalität – das sind die Organizer von Werkhaus, die ich Ihnen in diesem Artikel vorstelle.


Ich habe mal etwas Neues gemacht und meine Video-Kamera zum Shoppen mitgenommen. Ich bin ja keine Shopping-Queen, aber die Produkte von Werkhaus wollte ich Ihnen gerne live vorstellen und nicht nur Bilder aus dem Katalog zeigen. Ich habe das Glück, dass es in Hannover nur wenige hundert Meter vom Bahnhof entfernt den Flagship-Store von Werkhaus gibt, in dem wirklich alle Produkte präsentiert werden.

In diesem Video nehme ich Sie auf meinen Rundgang mit:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Der besondere Kniff

Kennzeichen der Werkhaus-Artikel ist das Original-Werkhaus-Stecksystem. Damit können Sie schnell und einfach Ihr Produkt zusammenstecken und mit Gummiringen fixieren. Das ist stabil und gleichzeitig ökologisch, da das Verpackungs- und Versandvolumen auf ein Minimum reduziert wird. Außerdem können Sie es bei jedem Umzug auseinander- und wieder zusammenbauen.

Stifteboxen kommen in der Regel recht schlicht daher. Wer etwas über sein Hobby bzw. Leidenschaft ausdrücken möchte, hat jetzt die Gelegenheit dazu. Der Klassiker im Sortiment ist der „Bully“ (T1 von VW). Hier finden Stifte, Schere und Notizzettel Platz. Es gibt ihn in verschiedenen Farben und Mustern.

Stifteboxen

Produkte von Amazon.de


Aber auch andere Automarken sind vertreten. Wer lieber ein Fahrrad, Roller, Trecker oder eine Lok haben möchte, der wird auch fündig. Deutlich schlichter sind die Container, von denen es auch Ablageboxen gibt.

Produkte von Amazon.de

Bunter wird es dann wieder bei den Tieren.

Produkte von Amazon.de

Organizer und Ablagekörbe

Für noch mehr Ordnung auf dem Schreibtisch sorgt dann der Organizer. Es gibt ihn in drei Größen: LEO, Big und Mini.

Produkte von Amazon.de


Passend dazu: Ablagekästen, Zeitschriftensammler und Stehsammler.

Produkte von Amazon.de

Regale

Mit der Werkbox können Sie noch weiter gehen und Regale, Rollcontainer und sogar einen Arbeitsplatz einrichten. Es handelt sich dabei um ein modulares System. Erst bauen Sie die Boxen zusammen, dann verbinden Sie diese fest durch entsprechende Schrauben und zum Schluss kommen weitere Elemente, wie Schubladen, Fächer oder Türen hinzu.

Aufbau-Beispiel finden Sie im Werkbox-Labor (klick).

Wo Sie die Produkte kaufen können

Sie können die Produkte bei Amazon (nur eine kleine Auswahl) oder im eigenen Online-Shop (klick) bestellen. Außerdem gibt es in Berlin, Hamburg, Hannover, Lüneburg, Braunschweig und Uelzen Geschäfte, in denen Sie die Produkte kaufen können. Die Adressen finden Sie hier: Shops

Bei mir steht jetzt auch ein Bully

Wie bereits im Video kurz erläutert verbindet mich eine persönliche Geschichte mit dem Bully bzw. Transporter von VW: Mein Vater hat früher jahrelang bei VW Nutzfahrzeuge am Band gearbeitet und die Bodenplatte angeschweißt. Inzwischen übernehmen Roboter diese Aufgabe und er kann seinen Ruhestand genießen.

Auf meinem Schreibtisch benötige ich aktuell keine neue Stiftebox oder Ablagekästen. Aber im Flur wollte ich eine neue Ablagemöglichkeit für Schlüssel, Handy und Portemonnaie schaffen. Also habe ich den roten T1 zusammengebaut und bin nach der 5S-Methode vorgegangen:

Vorher:

Zu wenig Platz; Chaos. Ich suche häufig den Autoschlüssel, der in der Regel unter die Handtasche oder das Portemonnaie rutscht. Das Handy lege ich auch gerne mal auf das Portemonnaie, sodass es ab und zu runter fällt 🙁

Schritt 1+2: Separieren und aussortieren

Alles, was nicht mehr benötigt wird wegwerfen. Alles, was woanders zusortiert werden kann, umschichten. Es bleibt nur das übrig, was benötigt wird.

Schritt 3: Säubern

Ich hatte schon lange nicht mehr diese Ablage ausgewischt. Jetzt war die richtige Gelegenheit dazu.

Schritt 4: Neu anordnen und dies zur Regel machen

Der Kleine ist schwer beladen, aber da er stabil gebaut ist, klappt das gut. Der Autoschlüssel ist schnell im Zugriff und das Handy fällt nicht mehr runter.

Schritt 5: Selbstdisziplin.

Da ich mich jetzt immer freue, wenn ich ins Haus komme und den Bully sehe, fällt es mir leicht, ihn zu nutzen.

 


Sie nutzen bereits die Artikel von Werkhaus? Toll! Dann machen Sie bitte ein Foto davon und schicken es mir mit einem Kommentar per Mail zu. Ich veröffentliche dann gerne dies am Ende dieses Artikels.


Ich habe an 3 meiner Newsletter-Empfänger jeweils eine Stiftebox verlost. Hier sehen Sie nun den aufgebauten Bulli im Einsatz:

Feng Shui im Büro

Feng Shui – Die Harmonielehre aus China

Sicherlich haben Sie bereits etwas über Feng Shui gehört.

Ziel des Feng Shui (Fengshui) ist die Harmonisierung des Menschen mit seiner Umgebung, die durch eine besondere Gestaltung der Wohn- und Lebensräume erreicht werden soll. Quelle: Wikipedia

Oft wird diese Lehre auf den Wohnbereich angewendet. Man kann dabei sowohl die Aufteilung der Räume bestimmen, als auch jeden Raum einzeln gestalten. Es gibt auch Gärten, die nach diesen Prinzipien angelegt werden. Bei uns in Hannover wurde eine ganze Wohnanlage entsprechend gestaltet. Sie ist unter dem Namen VASATI bekannt.

Feng Shui für den Schreibtisch

Sie können Feng Shui natürlich auch für Ihr Büro anwenden. Dabei geht es zum Einen darum, wie der Schreibtisch und die Regale im Büro angeordnet sind. Zum Anderen können Sie die Fläche auf dem Schreibtisch entsprechend gestalten.

Da ich keine Expertin für Feng Shui bin, habe ich einfach ein paar interessante Beiträge für Sie herausgesucht:

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von www.dein-feng-shui.de zu laden.

Inhalt laden

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von www.diedruckerei.de zu laden.

Inhalt laden

Es gibt auch ein kurzes Video von simplify:

https://www.simplify.de/videos/artikel/feng-shui-im-buero/

Mein Fazit

Was ist meine persönliche Meinung dazu? Vielen Ratschlägen stimme ich voll zu:

  • Ordnung halten und aufräumen
  • Den Schreibtisch so aufstellen, dass sich keine Tür im Rücken befindet
  • Holz statt Glas
  • Pflanzen ins Büro stellen

Mit anderen Punkten habe ich persönlich meine Probleme: Es empfohlen, dass der Monitor nicht direkt vor mir stehen soll, damit ich einen freien Blick habe. Aber aus ergonomischen Gründen muss der Monitor gerade vor mir stehen. Wenn er seitlich steht (wie in dem Video von simplify), dann müsste ich immer den Kopf zur Seite drehen und das würde zu Verspannungen im Nacken führen. Als Lösung wird teilweise empfohlen, einen L-förmigen Schreibtisch zu nutzen und dann den PC auf den kleineren Schreibtischteil zu stellen. Dann hätte ich auf dem größeren Teil viel Platz und freie Sicht. Aber auch das ist aus meiner Sicht keine Lösung, da ich die Dinge, die ich tue zum größten Teil am PC erledige.

Auch kann ich nicht nachvollziehen, warum in meinem Rücken kein Regal stehen soll. Solange nur ich darauf zugreife, finde ich es o.k. Schwierigkeiten hätte ich allerdings auch, wenn ständig ein Kollege hinter meinem Rücken an das Regal/das Sideboard geht.


Wie ist Ihre Meinung zum Thema Feng Shui im Büro? Haben Sie sich danach eingerichtet? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar zu diesem Artikel.

Wer hat an der Uhr gedreht …?

8 Methoden, wie Sie die Zeitfresser im Büro entlarven und Ihr Zeitmanagement deutlich optimieren

Fragen Sie sich zum Feierabend auch häufig, wo eigentlich die Zeit geblieben ist und was eigentlich das produktive Ergebnis des Tages war? Internet, Telefon, eMails und das Chaos auf dem eigenen Schreibtisch – im Arbeitsalltag lauern überall Zeitfresser, die uns am strukturierten Arbeiten hindern. Es gibt einfache Methoden, wie Sie die Zeitfresser identifizieren und wie Sie mit Ihnen umgehen können. Lernen Sie, sich mit Hilfe einfacher Tipps besser zu organisieren, konzentrierter zu arbeiten, effizienter zu werden und letztendlich mehr Spaß an der Arbeit zu haben. Moderne Büromanagement- und CRM-Systeme wie z. B. „infra-struktur“ können Ihnen dabei gute Dienste leisten. Denn … wer gut organisiert ist, der kann sich am Ende des Tages auch über viele „grüne Haken“ auf seiner ToDo-Liste freuen 🙂

1.   Aufräumen! Organisieren und strukturieren Sie Ihre Informationen

Moderne Büromanagement Softwaresysteme wie z. B. „infra-struktur“ bieten Ihnen die komfortable Möglichkeit, z. B. Ihre Kundendaten in digitalen Kundenakten zu organisieren. In diesen werden die Kontaktdaten Ihrer Kunden automatisch mit allen zugehörigen eMails, Anrufen, Dokumenten, Terminen und sonstigen Notizen in einer chronologischen Kontakthistorie verknüpft sind. Anstatt langen, endlosen Suchen und Durchforsten von Servern, PC-Festplatten, Laptop und eMail-Ablagen finden Sie nun alle Infos mit nur zwei Klicks in wenigen Sekunden.

Digitale Kundenakten sind wie ein Spinnennetz. Sie bündeln und verknüpfen sämtliche Kundendaten. So finden Sie alles auf schnellstem Weg.

2.   Schaffen Sie Transparenz und einfache Vertretungsmöglichkeiten

Die Kontakthistorie des CRM-Systems „infra-struktur“ zeigt Ihnen in einer übersichtlichen und chronologischen Auflistung, wer was wann mit wem wie besprochen hat. Auf diese Kontakthistorien haben alle Kollegen Zugriff. So kann auch Kollege Müller, der seinen spontan krankgewordenen Kollegen Schuster vertritt, dem Kunden König ebenso kompetent Auskunft über die letzte Bestellung geben, wie Schuster selbst. Dazu klickt er einfach in die digitale Kundenakte und findet in der Kontakthistorie die letzte eMail, in der Kunde König am 01.12.2017 um 13:52 per eMail 500 Stück von Produkt A bei Herrn Schuster bestellt hat. Darüber hinaus sieht er, dass Kunde König die Bestellmenge um 15:43 per Telefonat mit Frau Rieger aus der Verwaltung um weitere 500 Stück erhöht hat. Kein „Oh, da kann ich Ihnen nicht weiterhelfen. Da müssen Sie 3 Wochen warten, bis der Kollege aus dem Krankenhaus wieder da ist.“ Kein „Nein, das weiß ich nicht, da muss ich erstmal herausfinden, mit wem Sie damals gesprochen haben.“ Mitarbeiter-unabhängige Kundenbetreuung sichert heute schnelle Reaktionszeiten, zufriedene Kunden und zufriedene Mitarbeiter.

Die Kontakthistorie dokumentiert jeden Kontaktpunkt zum Kunden – egal über welchen Kommunikationskanal.

3.   Definieren Sie Prozesse für wiederkehrende Aufgaben

Legen Sie wiederkehrende Aufgaben wie z. B. die Anleitung zur Reisekostenabrechnung in einem Unternehmens-Wiki ab. So leisten Sie „Hilfe zur Selbsthilfe“ und die Mitarbeiter können die Anleitung selbständig abbarbeiten anstatt zum zigten Mal Sie oder Ihre Sekretärin zu fragen und fremde Zeit zu rauben.

4.   Beenden Sie die Zettelwirtschaft

Lösen Sie Monopolwissen auf und starten Sie eine neue Art der transparenten Unternehmenskommunikation, in der jeder Mitarbeiter sein Know-how mit einer gelebten Selbstverständlichkeit allen anderen Kollegen zur Verfügung stellt – sei es, dass er Notizen zu Anrufen hinzufügt, damit der Kollege bei eigener Abwesenheit einfach vertreten kann oder sei es durch Freischaltung des eigenen Terminkalenders, um so anderen Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, Termine für Sie oder ganze Teams einzustellen.

Anrufnotizen zu Anrufen hinzufügen – digital statt Postits und Zettelwirtschaft!

5.   Delegieren Sie Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip an Kollegen

Wichtiges und gleichzeitig Dringendes erledigen Sie selbst und sofort, während Wichtiges, aber nicht Dringendes für später terminiert werden kann. Hierzu können Sie in der Büromanagement- und CRM Software „infra-struktur“ Kalendereinträge oder Aufgaben mit Erinnerungsfunktion anlegen. Nicht Wichtiges, aber Dringendes delegieren Sie einfach an Kollegen, z. B. mit der Globalisieren-Funktion in infra-struktur. Damit können Sie eMails, Aufgaben oder Dokumente einfach an Kollegen „weiterleiten“ und Ihnen eine kurze Notiz mitsenden, was Sie erledigen sollen.

Mit dem Eisenhower-Prinzip können Sie Aufgaben schnell und einfach priorisieren und delegieren.

Legen Sie sich Aufgaben direkt mit Erinnerungsfunktion an, um nichts zu vergessen und rechtzeitig daran erinnert zu werden.

6.   Arbeiten Sie blockweise und unterbinden Störungen

Multitasking war gestern, Singletasking ist heute. Eine aktuelle Studie hat herausgefunden, dass ein konzentriertes Arbeiten an EINER Sache deutlich effizienter ist, als alle gleichzeitig zu machen.

Sie können es an einem Experiment selbst ausprobieren: Nehmen Sie ein Blatt Papier und zeichnen Sie drei Spalten. In die erste sollen die Zahlen 1 bis 23, in die zweite die Buchstaben A bis W und in die dritte Spalte die römischen Zahlen von I bis XXIII eingetragen werden. Im 1. Durchlauf tragen Sie die Daten Zeilenweise ein, d. h. 1, A, I. Im 2. Durchlauf tragen Sie die Daten Spaltenweise ein, d. h. erst 1, 2, 3, … , dann A, B, C … usw. Stoppen Sie bei beiden Durchläufen separat die Zeit und Sie werden sehen, dass das Switchen zwischen den verschiedenen Aufgaben den Zeitaufwand um bis zu 20 Prozent erhöht.

Fazit: Legen Sie z. B. in Ihrem Tagesplan feste Zeiten für die Bearbeitung von eMails, Anrufen und Projektarbeit fest und halten Sie sich strikt daran. Lassen Sie sich nicht ständig von dem „Pling“ einer neuen eMail im Posteingang aus Ihrer Arbeit reißen. In infra-strukur können Sie akustische Signale mit einem Klick deaktivieren oder Ihre eMails für einen definierten Zeitraum an einen Kollegen globalisieren bzw. weiterleiten.

Legen Sie feste Zeitfenster für Projekte und Aufgaben fest, in denen Sie nichts anderes tun und sich nicht stören lassen.

7.   Leben Sie die Clean Desktop Policy

Warum haben wir Menschen Chaos? Ganz einfach, weil wir nicht wissen, WOHIN wir die Fülle an Informationen schieben, ablegen, lagern sollen. D. h. Aufräumen geht immer nur dann, wenn ich eine eindeutige Struktur habe, die mir Wegweiser gibt, wo bestimmte Sachen hingehören. Legen Sie in „infra-struktur“ z. B. Projekte an, zu denen Sie Skizzen, Dokumente, eMails etc. verknüpfen und somit leicht wiederfinden können. Zusätzlich können Sie das Projekt noch mit einem Kunden verknüpfen. So finden Sie alle Infos mit wenigen Klicks wieder – entweder über den Kunden oder über das Projekt. Noch ein weiterer Tipp: Räumen Sie abends 5 Minuten vor Feierabend Ihren Schreibtisch auf. Sie bekommen dann noch einmal ein gutes Gefühl, nichts vergessen zu haben und können am nächsten Tag entspannt mit einem „sauberen“ Schreibtisch starten.

Verknüpfen Sie Dokumente & Dateien jeglicher Art mit Ihren digitalen Kundenakten. So haben Sie alle Informationen zu Ihren Kunden zentral an einer Stelle und finden alle Infos mit wenige Klicks.

8.   Planen Sie Ihren Tag und Ihre Woche – mit Puffer- und Pausenzeiten

Studien belegen, dass Sie negativen Stress (sog. Distress) nur durch körperliche Bewegung abbauen können. Jegliche Behauptung, dass TV schauen oder Musik hören den gleichen Effekt hat, ist nicht belegt. In unserer heutigen hochtechnologisierten Welt ist jedoch folgendes passiert: 1. arbeiten viele Menschen ständig am Limit, weil unser „Leistungszug Deutschland“ eben so schnell fährt und weil man heutzutage scheinbar nur noch punkten kann, wenn man pro 60 Stunden non-stop arbeitet und sein Feldbett im Büro hat. 2. brauchen wir uns kaum noch bewegen. Zur Arbeit fährt man mit dem Auto, die Etagen im Bürogebäude überwindet man – sofern man nicht alles nur noch per eMail oder Telefon regelt – mit dem Aufzug, der Drucker steht direkt neben dem Schreibtisch.

Zudem ergaben Umfragen, dass der Großteil der Arbeitnehmer immer zugunsten seiner Arbeit und zu Ungunsten seines Privatlebens entscheidet. Der Mensch erledigt lieber noch eine berufliche Aufgabe und verzichtet damit z. B. auf den Besuch im Fitnessstudio. Das Fazit: Unsere „Stress-Silos“ laufen immer weiter voll und kollabieren irgendwann. Die steigende Anzahl der Burnout-Patienten belegt diese Entwicklung. Unser Tipp: Planen Sie Pausen- und Privattermine mit der gleichen Wichtigkeit in Ihren Wochenkalender wie berufliche Termine. Die Verbindlichkeit steigt um ein vielfaches, wenn ein Termin im Kalender steht. Sonst besteht die Gefahr, dass andere Ihre freie Zeit verplanen. Achten Sie auf sich und auf den Ausgleich zwischen Arbeiten und Pausieren. Unser Call-Center ist nur eine Möglichkeit, sich einfach mal eine „Auszeit“ zu verschaffen. Ihre Kunden können Ihre Anliegen auch in Ihrer Abwesenheit bei sympathischen Menschen loswerden und Sie können sich darum kümmern, wenn Sie wieder frei und energievoll dafür sind.

Freie Zeiten und Puffer in Ihrem Kalender sind wichtig. Verplanen Sie sich nicht bis auf`s Letzte und berücksichtigen Sie auch private Termine, die Ihre Work-Life-Balance begünstigen.

Über die Autorin

Stefanie Heither

Marketingleitung und Vertriebsassistentin der Firma NETZkultur Informationssysteme GmbH in Lippstadt.

Mit knapp 20 Jahren Berufserfahrung im Bereich Marketing und Vertrieb widmet Sie sich leidenschaftlich Ihrem Herzthema „Selbstmanagement, Zeitmanagement und Kommunikation“. In Ihren interaktiven, peppigen Vorträgen schläft kein Teilnehmer ein, sondern lauscht aufmerksam den bildhaften Beispielen von urzeitlicher Mammutjagdten und törichten BMW-Fahrern. Selbst auch der Teilnehmer in der letzten Reihe versteht dann, wie wir Menschen psychologisch funktionieren und welche Mechanismen man einfach ändern kann, um Struktur in sich und seinen Arbeitsalltag zu bekommen. Das Büromanagement- und CRM-System „infra-struktur“ liefert hierfür einfache Werkzeuge, die KMUs im Businessalltag unterstützen.

https://www.infra-struktur.de

 

 

Ein Erfahrungsbericht aus der Praxis

Team

Auf meinem Blog und meinem YouTube-Kanal gebe ich regelmäßig kostenlose wertvolle Tipps für die Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation. Aber manchmal frage ich mich, ob die vielen Interessenten und Leser meine Tipps auch in die Praxis umsetzen können.


Meike:

Heute treffe ich Andrea, die ich aus Zufall kennengelernt habe. Sie war sofort begeistert, als ich ihr berichtet habe, was ich beruflich mache und hat sich gleich meine Tipps angesehen.

Inzwischen hat sie viele meiner Tipps bei sich im Büro umgesetzt.

Aber nun erzähl doch mal kurz etwas zu deinem Arbeitsplatz und Aufgabengebiet.

Andrea:

Ich arbeite im Büro einer Heilpraktiker-Schule. Dort werden diverse Ausbildungen und Seminare angeboten.

Meine Aufgaben umfassen alle Tätigkeiten, die zur Organisation und Durchführung des Schulbetriebs anfallen, wie z. B. Anmeldungen zu bearbeiten, Rechnungen zu stellen, Zertifikate auszustellen , jegliche Anfragen telefonisch oder per E-Mail zu beantworten, Programmhefte  zu versenden. Des Weiteren sind die Unterrichtsskripte zu kopieren, Bildungsgutscheine zu bearbeiten, Anwesenheitslisten zu dokumentieren und Materialien zu bestellen.

Ich arbeite mit meiner Chefin und einer Kollegin zusammen, zeitweise in einem Büro.

Meike:

Was war der erste Schritt?

Andrea:

Ich habe die 10 Tipps für mehr Effizienz am Arbeitsplatz heruntergeladen und ausgedruckt. Das habe ich dann meiner Chefin vorgelegt und gefragt, ob wir einmal Hilfe von dir bekommen können. Aber leider ist es erst mal verschoben worden, auch aus Kostengründen.

Als ich mich intensiver mit der Situation im Büro beschäftigt habe, wurde mir klar, dass wir an der Zusammenarbeit im Team arbeiten sollten. Ein Hauptproblem war die Übergabe und die Frage, wie der aktuelle Stand der Dinge ist.

Meike:

Wie bist dann vorgegangen?

Andrea:

Ich habe um eine regelmäßige Bürobesprechung im Team gebeten. Im ersten Gespräch haben wir, sehr lange, wenn ich mich richtig erinnere vielleicht 2 Stunden zusammengesessen. Dabei wurde klar, dass wir uns wöchentlich besprechen sollten, um die nächsten Aufgaben vorzuplanen. Außerdem wollten wir ein kleines Büchlein  anlegen zur Übergabe.

Zwischenzeitlich trafen wir uns dann aus zeitlichen Gründen seltener, wenn dann aber auch wieder länger (ca. 1,5 Stunden). Mittlerweile klappt es wieder mit wöchentlichen Bürostunden, bei denen oft auch nicht viel zu besprechen ist, so dass eine halbe bis eine Stunde reicht.

Meike:

Was hast du konkret umgesetzt?

Andrea:

Als erstes fällt mir ein: die neue Dateistruktur. Vorher war die Struktur „gewachsen“. Zu jedem Ordner gab es eine Geschichte aus der Vergangenheit, die erzählt wurde, sodass man erst dann verstehen konnte, warum eine Datei dort abgelegt wurde.

Regelungen zur Dateibenennung wurde angegangen und das Bewusstsein dafür hat sich entwickelt.

Außerdem war mir eine Vereinheitlichung des Schriftbildes wichtig. Die Briefköpfe sind nun identisch, auch die Schriftart und –größe ist nun in allen Dokumenten gleich.

Während meiner Zeit hier haben wir den Bearbeitungsprozess der Anmeldungen optimiert, eine umgehende Bestätigungs-E-Mail und eine Rechnung 4 Wochen vor Kursbeginn und nicht mehr auf Nachfrage.

Als ich diese Stelle angefangen habe, haben wir noch in einem zu kleinen Büro gesessen. Uns wurde schnell klar, dass wir mehr Platz brauchen. Es war dann möglich mit dem Büro innerhalb unserer Räume umzuziehen. In diesem Zusammenhang haben wir viele Papierstapel aufgelöst. Das Aussortieren und Wegwerfen fiel schwer, aber es war befreiend. Wir haben nun mehr Luft und die Ideen konnten wieder fließen.

Aufgaben, die liegen geblieben sind „Machen wir, wenn wir mal Zeit haben“ wurden von uns aufgearbeitet.

Ich habe auch einen deiner Zeitmanagement-Tipps umgesetzt. Der Rat war morgens mit einer Aufgabe zu beginnen, die ich schon länger vor mir herschiebe und zu der ich eigentlich keine Lust habe. Dann läuft es Rest des Tages besser.

Ganz wichtig für mich: Ich entscheide über meine Zeit selbst und reagiere nicht nur auf Anrufe, Besucher etc. Ich nehme mir selbst Aufgaben vor, die ich einplane.

Meike:

Das ist ja eine ganz Menge, was du innerhalb von eineinhalb Jahren umgesetzt hast. Herzlichen Glückwunsch! Wie ist es dir gelungen, dein Chefin und Kollegin davon zu überzeugen, dass sich etwas ändern sollte in der Büroorganisation?

Andrea:

Mir selbst ist Ordnung am Arbeitsplatz sehr wichtig. Im Chaos kann ich nicht gut arbeiten. Als ich die vielen Tipps von dir gelesen habe und mir auch die Videos angesehen habe, wurde mir klar, wo wir etwas ändern sollten. Meine Chefin und meine Kollegin, die schon seit Beginn dort arbeiten haben natürlich ihre Gewohnheiten und waren daher im ersten Moment noch nicht begeistert davon, etwas zu ändern. Aber ich habe das immer wieder angesprochen. Wie sagt man so schön: Steter Tropfen höhlt den Stein. Ich realisiere weiterhin eine Clean-Desk-Policy und bin damit hoffentlich auch ein positives Beispiel für die anderen.

Mir ist natürlich klar, dass ich meine Chefin oder Kollegin nicht ändern kann, es geht mir auch nicht darum „Recht zu haben“. Vielmehr geht es darum, herauszufinden, wie wir die Aufgaben effizienter erledigen und auch besser zusammenarbeiten können.

Meike:

Welche weiteren Dinge haben sich inzwischen bezogen auf eure Zusammenarbeit geändert?

Andrea:

Früher wurden mir teilweise Unterlagen kommentarlos auf den Tisch gelegt mit der Erwartung, dass ich weiß, was zu tun ist. Jetzt passiert das nicht mehr.

Meike:

Wo gebe es noch weiteres Potenzial aus deiner Sicht?

Andrea:

Aus meiner Sicht könnten wir die Transparenz zwischen Schulleitung und Sekretariat verbessern. Außerdem lese ich mit großem Interesse deinen wöchentlichen Newsletter und bekomme dadurch immer wieder neue Anregungen. Ich möchte Dir noch mal ein ganz großes Danke-schön dafür mitgeben! Dass Du diese Tipps und Erfahrungen kostenlos teilst ist ein großes Geschenk!

Meike:

Bekommst du auch positives Feedback für die vielen Veränderungen?

Andrea:

Meine Chefin hat schon einige Male gesagt, dass sie froh ist, dass ich zum Team gehöre. Von Seiten der Dozenten und Schüler gibt es auch positives Feedback. Mir wurde tatsächlich auch schon gesagt, dass es, seit dem ich dort arbeite, besser läuft.

Meike:

Das ist toll. Ich wünsche dir viel Erfolg bei der weiteren Verbesserung der Büroorganisation.

Andrea:

Vielen Dank.


Haben Sie auch ein paar meiner Tipps bei sich im Büro umgesetzt? Wie haben Sie Ihre Führungskraft und die Kollegen davon überzeugt, dass die Büroorganisation verbessert werden sollte?

Bitte lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben und schreiben einen Kommentar zu diesem Artikel.

Wo finde ich rechtlich sichere Bilder und wie lege ich sie richtig ab?

Rechtssichere und möglichst kostengünstige professionelle Fotos für Präsentationen. Das ist auch bei mir immer wieder ein Thema. Daher freue ich mich über diesen Gastartikel von Kathleen Rother:


Sie haben eine inhaltsreiche PowerPoint-Präsentation erstellt und wollen diese nun mit passenden Bildern aufpeppen?

Aber wo finden Sie diese? Dazu noch schnell, für kleines Budget und rechtlich sicher? 

Ich gebe Ihnen im folgenden Artikel gute Tipps an die Hand, diese Aufgabe erfolgreich umzusetzen.


1. Wo können Sie Bilder finden und zu welchen Bedingungen dürfen diese genutzt werden?

Wie Sie sicher schon wissen, dürfen Sie auf keinen Fall einfach bei Google Ihre Themen oder Ideen eingeben und dann die Bilder, die Sie dort finden, herunterladen und selbst benutzen. ALLE Bilder unterliegen einem Urheberrechtsschutz.

Bei privater Nutzung kann man Glück haben und der Bilderklau wird nicht entdeckt. Eine PowerPoint-Präsentation für Ihre Geschäftskunden und Interessenten hat jedoch eindeutig kommerziellen Charakter und da gelten strenge Regeln.

Es gibt Firmen die mit Programmen das Netz nach unrechtmäßig genutzten Bildern abscannen. Die Strafen liegen im Tausenderbereich!

Bitte denken Sie daran, auch auf Ihrer Website, auf facebook und anderen Medien und Kanälen nur Bilder zu verwenden, dessen rechtliche Herkunft klar und die Nutzung erlaubt ist.

Aber wo können Sie rechtlich sichere Bilder finden?

Im Internet ist es sehr gut möglich jede Menge rechtlich sichere Bilder gegen geringe Kosten zu kaufen, aber auch viele kostenlose Möglichkeiten stehen zur Verfügung.

1.1 Kostenpflichtige Bilddatenbanken

Bilder für die kommerzielle Nutzung finden Sie am sichersten und schnellsten in Bilddatenbanken. Bei allen anderen Bildquellen ist es sehr schwer den wirklichen Urheber zu finden und ihn um die Nutzungsrechte zu bitten.  

Ich empfehle fotolia.com. Dieses Portal für günstige und sehr gute Bilder mit einer riesigen Auswahl kennen Sie vielleicht schon? Eine kostenfreie Registrierung ist nötig, geht aber unkompliziert.

Vorteile kostenpflichtiger Bilddatenbanken:

  1. Der Hauptvorteil ist, dass durch den KAUF die Nutzungsrechte wirklich sicher bei Ihnen liegen und so nachweisbar sind. Sie müssen allerdings fotolia als Quelle angeben und den Fotografen.
  2. Kostenpflichtige Portale haben meist professionellere Bilder als kostenfreie Bilddatenbanken.
  3. Sie bekommen die Bilder in verschiedenen Größen, also auch so groß das sie für ein Poster oder einen Messestand ausreichen (das ist bei den kostenlosen Portalen sehr selten so.)
  4. Kostenpflichtige Portale haben eine sehr große Auswahl zu fast allen Themen. Die Gefahr, dass Ihr Mitbewerber die gleichen Fotos benutzt, ist geringer. Denn das passiert öfters als gedacht. Vorab können Sie kostenlos Bilder in geringer Auflösung herunterladen um eine Vorauswahl zu treffen.
  5. Bei fotolia zahlen Sie zwischen 3 und 12 Euro je Bild und Bildgröße. Das ist ein wirklich akzeptabler Preis. Bei anderen kostenpflichtigen Portalen gibt es z.B. günstige Abo-Preise.

Achtung: bitte beim Kauf genau auf die jeweiligen Nutzungsrechte achten. Die Preise steigen für zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten. Manche Fotos darf man nur für Social Media verwenden und für die Nutzung auf der Website zahlt man mehr. Überlegen Sie vorher genau für welchen Zweck Sie die Bilder benötigen. So vermeiden Sie zu hohe Kosten, aber auch eine ungenügende rechtliche Absicherung.

Natürlich gibt es noch andere kostenpflichtige Bildagenturen. Nicht jeder ist ein Freund von fotolia. Empfehlenswert ist noch depositphotos. Hier finden Sie für kleines Geld auch Illustrationen, Videos, Werbebilder und redaktionell Fotos.

In einem meiner Info-Videos stelle ich dieses Portal kurz vor.

1.2 Kostenlose und lizenzfreie Bildportale

Produzieren Sie PowerPoint-Präsentationen sozusagen „am laufenden Band“ und es geht hauptsächlich ums „aufhübschen“ und unterstreichen der Inhalte, sind kostenlose Bilddatenbanken eine sehr gute Alternative. Auf den Bildern dieser Portale liegen keine Lizenz- und Urheberrechte und Sie können diese einfach kostenfrei nutzen.

Meist ist es nicht einmal nötig den Urheber zu nennen. Das ist ein großer Vorteil, da die Bildunterschrift mit Fotograf auch schnell störend wirken kann. Eine kostenlose Registrierung ist auch hier nötig.

Die 1. Wahl ist bei mir pixabay.com, ein Portal in dem Sie absolut kostenfreie Bilder zu allen nur möglichen Themen bekommen. Einfach das Suchwort eingeben und eine große Auswahl an Fotos wird Ihnen gezeigt.

Achtung: die ersten Bilder, die erscheinen (obere Bildleiste), sind von Shutterstock und kostenpflichtig. Zudem gibt es kleine Ausnahmen bei den Lizenzrechten. Bitte genau schauen. Es muss die CCO-Lizenz verzeichnet sein! Das ist aber neben dem Bild leicht erkennbar.

Sie fragen sich jetzt, wieso doch eine Lizenz? Die CCO-Lizenz ist eine Lizenz, die die freie Nutzung für jeden und jeden Anlass erlaubt.

Vorteile kostenfreier Bilddatenbanken:

  1. Der Hauptvorteil liegt klar in der kostenfreien Nutzung.
  2. Die CCO-Lizenz bietet freie Nutzung für jeden Anlass (auch kommerziell).
  3. Der Urheber muss nicht genannt werden (ist aber erwünscht).
  4. Es gibt variable Bildgrößen (S für facebook oder ppt, Original für Drucksachen). Zumindest bei pixabay. Bei vielen anderen gibt es auf jeden Fall auch hochauflösende Bilder.
  5. Trotzdem bitte die Größe in der Präsentation testen. Sehr wichtig ist, dass das Bild nicht unscharf ist. Sollte dies der Fall sein, bitte die nächste Größe herunterladen und ausprobieren. Klappt es auch hier nicht oder gibt es nur eine Größe, dann doch bei fotolia suchen, denn dort kann man alle Größen kaufen.

Bei Interesse können Sie sich hier noch ein kostenloses Erklär-Video von mir zu pixabay anschauen.

Eine von vielen weiteren kostenfreien Plattformen ist lifeofpix.com. Hier finden Sie hochauflösende Bilder und es kommen jede Woche neue Fotos dazu. Diese können ohne Einschränkung genutzt werden.

Dann gibt es noch pexels.com. Empfehlenswert da starke und passende Fotos für fast alle Bereiche zu finden sind. Sie müssen sich nicht registrieren und können die Bilder direkt herunterladen. Es gibt eine sehr gute Suchfunktion!

In Kategorien unterteilt ist splitshire.com. Auch hier können Sie gern einmal kurz stöbern ob Bilder zu den Themen, die Sie benötigen, zu finden sind. Genauso bei pixelio.de.

Es gibt natürlich noch viel mehr kostenlose Bilddatenbanken. Wenn Ihnen diese nicht ausreichen, geben Sie einfach „kostenlose Bilddatenbanken“ als Stichwort in Google ein.

Das Grundprinzip ist immer gleich.

ACHTUNG: Schauen Sie bitte bei allen Datenbanken und Portalen die Sie finden,

  • wie das mit der Namensnennung des Fotografen ist
  • ob Sie die Bilder auch kommerziell nutzen dürfen und ob
  • die Bilder wirklich die CCO-Lizenz haben!

Das sind die wichtigsten Grundlagen beim Nutzen von kostenlosen Fotos!

TIPP:  Bei den englischen Datenbanken Suchbegriffe in Englisch eingeben, ansonsten wird nichts oder wenig gefunden!

1.3 Eigene Fotos

Es gibt natürlich noch die Möglichkeit eigene Fotos zu verwenden.

Diese haben Sie natürlich kostenlos, exklusiv und rechtlich sicher. Die Verwendung rate ich aber nur, wenn Sie oder ein Kollege ein guter Fotograf sind und die Bilder wirklich wirkungs- oder stimmungsvoll sind und die Aussage Ihrer Präsentation unterstützen. Für Titelfotos gelten noch einmal besondere Ansprüche.

ACHTUNG: Hier gibt es Persönlichkeitsrechte zu beachten falls Sie Personen und Firmen oder deren Eigentum fotografieren.

Die Bilder müssen zudem immer noch bearbeitet, z.B. auf die richtige verwendbare Größe gebracht, aufgehellt oder Rottöne reduziert werden.

Die Profifotos von fotolia & Co. sind im Verhältnis zum Zeitaufwand sicher günstiger.

 Wollen Sie wissen, wie Sie Ihre ppt-Präsi nicht nur mit guten Bildern aufpeppen, sondern auch richtig professionell gestalten, schauen Sie gern hier meinen Blog-Artikel mit Video zu diesem Thema.

2. Wichtige Tipps für die Rechtssicherheit

Auch die CCO-Lizenz gibt nicht eine 100%ige Garantie.

Es gab schon Fälle, in denen Bilder erst lizenzfrei waren und später nicht mehr. So kann es auch zu Abmahnungen kommen. Können Sie allerdings beweisen, dass das Bild zum Zeitpunkt der Nutzung lizenzfrei war, dürfte das keine Probleme geben.

Dazu kommt: auf fast allen kostenlosen Bilddatenbanken kann praktisch jeder seine Fotos hochladen und zur Verfügung stellen kann. So ist es leider auch möglich, dass sich jemand damit einen bösen Scherz erlaubt und kostenpflichtige Bilder hoch lädt, die er vielleicht einmal gekauft hat. Oder einfach ein Bild aus dem Internet zieht und dieses einstellt.

Wenn Sie diese Bilder dann unwissentlich herunterladen und nutzen können Sie sich theoretisch strafbar machen. Zumal wenn Sie keinen Nachweis durch eine Registrierung haben.

TIPP 1: Bildschirmfoto für Ihre Sicherheit

Sie sollten unbedingt von dem Foto, der Lizenz und dem aktuellen Datum ein Bildschirmfoto machen und in Ihren Foto-Ordner hochladen um einen Beweis bei eventuellen Abmahnungen zu haben.

TIPP 2: Google Bildercheck

  1. Laden Sie das ausgewählte Bild auf Ihren Rechner.
  2. Bei Google „Bildersuche“ (im Suchfeld eingeben) auf das kleine Kamerasymbol klicken um das abgespeicherte Bild hochzuladen
  3. Google durchsucht nun das Web und auch Bilddatenbanken nach diesem Bild
  4. Zeigt das Suchergebnis das Bild in einer kommerziellen Bilddatenbank oder ist es urheberrechtlich geschützt, benutzen Sie das Foto auf keinen Fall und suchen Sie ein anderes.

Dieser Test bietet keine 100%ige Sicherheit, aber sortiert auf jeden Fall schon einmal aus.

TIPP 3: Falls Sie wirklich auf der ganz sicheren Seite sein wollen, kaufen Sie für wenig Geld bei fotolia & Co.

Das alles sind keine rechtsverbindlichen Auskünfte, aber viele Tipps mit denen Sie das Risiko, sich mit den Bildrechten falsch zu verhalten, extrem reduzieren. 

3.Wie legen Sie Ihre Bilder richtig ab, um sie jederzeit schnell wieder zu finden?

Wenn Sie die herunter geladenen Bilder oder eigene Fotos auf Ihren Rechner ziehen, ist es sehr wichtig, diese so abzulegen, dass Sie diese auch schnell und sicher wiederfinden.

Besonders wichtig ist das, um bei eventuellen Nachfragen zu den Nutzungsrechten schnell nachweisen zu können woher sie dieses oder jenes Bild bezogen haben.

Auch wenn Sie ein Bild noch einmal nutzen oder es in einer anderen Größe bestellen wollen, muss klar sein woher das Bild ursprünglich stammt. 

1.Schaffen Sie eine Struktur für Ihre Bildablage!

Möglichkeit A: Zum Beispiel einen Bildordner passend zu jedem Projekt oder jeder Präsentation anlegen und diesen mit Unterordnern der genutzten Bilddatenbanken versehen. Es ist sehr wichtig, die Bilder später noch den Bilddatenbanken, aus denen sie stammen, zuordnen zu können.

Möglichkeit B: Sie legen einen Über-Ordner für alle Bilder an, die sie verwenden und nutzen Unterordner zu den Projekten. In diesem liegen dann wieder Ordner, die nach den Bilddatenbanken sortiert sind. Bei dieser Möglichkeit liegen alle Bilder grundsätzlich im Bildordner und nicht im Projektordner.

Überlegen Sie sich Ihre Struktur vorher. Ist diese klar, bitte die Bilder IMMER entsprechend in den richtigen Ordner legen. Mit der Suchfunktion können Sie nach dem Projekt oder nach der Bilddatenbank suchen.

2. Überschreiben Sie keine Dateien! 

Es ist sehr wichtig, die Bildnummer, die die Bilddatenbank vergeben hat, nicht zu überschreiben. Auch wenn es Ihnen sicherer scheint das Bild unter: „Berglandschaft“ wiederzufinden als unter einem Zahlencode. Ist der Code überschrieben, können Sie das Bild in der Bilddatenbank nicht mehr wiederfinden oder nur mit hohem Zeitaufwand. Es geht im Zweifel schneller, 3 Ordner mit Bildern aus 3 Bilddatenbanken zu durchsuchen. Wenn Ihnen das Abspeichern unter einem Ihnen besser zu merkenden Namen wichtig ist, machen Sie eine Kopie, aber lassen das Original mit dem Zahlencode in dem Ordner der jeweiligen Bilddatenbank. Das ist wirklich wichtig, um nachweisen zu können, woher Sie das Bild ursprünglich bezogen haben oder wenn Sie es für einen Nachkauf noch einmal abrufen wollen.

3. Nutzen Sie immer die gleiche Hierarchie beim Ordner-Aufbau! 

In Punkt 1 habe ich schon erklärt, dass es wichtig ist, dass Sie sich vorab eine eigene Struktur für Ihre Bildablage überlegen. Halten Sie diese immer ein. Das prägt sich in Ihr Unterbewusstsein und lässt das Ablegen der Bilder und auch die Suche automatischer ablaufen.

4. Vergessen Sie nie ein regelmäßiges Backup!

Sind die Bilder vom Rechner verschwunden, können Sie Ihren Ursprung und die Rechtslage nicht mehr nachweisen. Deshalb ist ein regelmäßiges Backup auch für den richtigen und sicheren Umgang mit Bilddaten sehr wichtig!

Zum Thema Dateien richtig abspeichern gibt es bereits einen ausführlichen Artikel von mir. Vielleicht finden Sie auch dort noch Ideen für das Abspeichern Ihrer Bilddaten.

4. Zusammenfassung:

 Legen Sie Thema, Größe und Budget für die Bilder fest.

  1. Checken Sie kurz die hier vorgeschlagenen, oder andere Portale.
  2. Legen Sie einen kostenlosen Account an.
  3. Geben Sie ein Suchwort zum Thema ein.
  4. Schauen Sie nach der richtigen Bildgröße.
  5. Checken Sie noch einmal die Nutzungs- und Lizenzbedingungen.
  6. Führe Sie die Sicherheits-Tipps aus.
  7. Laden Sie das Bild/er herunter und legen Sie diese richtig ab.
  8. Setzen Sie das Bild in Ihre Präsentation ein.
  9. Testen Sie ob das Bild scharf und gut platziert ist.
  10. Überzeugen Sie mit tollen Fotos!

 

Weitere nützliche Tipps aus dem Bereichen Grafikdesign, Marketing und Kreativität finden Sie ebenfalls auf meinem Blog unter http://www.kathleenrother.de/.

In meinem 2 h Online-Kurs können Sie lernen wie Sie Bildgrößen und Logo selbst richtig in verschiedenen Größen und im richtigen Format anlegen können.

Diesen finden Sie unter: www.kathleenrother.de/Kurse

Viel Spaß und Erfolg in Ihrem Business!

Herzliche Grüße von Kathleen Rother

 

Über die Autorin

Mein Name ist Kathleen Rother. Ich bin Grafikdesignerin und ich vermittle Grafik-Basics und erstelle Design-Checks für Geschäftsfrauen, die endlich mit einem passenden Design sichtbar und glücklich werden wollen. Ich helfe ihnen ihr Design selbst zu entwerfen oder die Zusammenarbeit mit dem Grafiker optimal zu gestalten.

Für die Umsetzung biete ich hilfreiche Blogbeiträge, eMail- und Online-Kurse und persönliche Design-Checks.

Warum Sie nicht jeden Tag Ihren Briefkasten leeren sollten

Ich freue mich über diesen Gastartikel von meiner „Kollegin“ Katharina Vollus. Sie ist auch ein großer Fan von Ordnung und Strukturen um dadurch die eigene Produktivität zu steigern. In diesem Beitrag gibt sie wertvolle Tipps zum Umgang mit der immer noch bestehenden Papierflut im Büro.


Die 3-Schritt-Formel für mehr Produktivität mit dem Posteingang

Trotz Digitalisierung hört die Papierflut nicht wirklich auf. Sind die vielen täglich eintreffenden „Papiere“, die bearbeitet und abgeheftet werden wollen auch eine Herausforderung für Sie? Ist Ihr Schreibtisch schneller als Sie gucken können mit diesen Papieren wieder voll und Sie haben das Gefühl, es ist irgendwie alles zu viel? Dann erkläre ich ihnen in diesem Artikel eine einfache 3-Schritt-Formel, die ihnen in Zukunft zu mehr Produktivität und weniger Papierchaos verhilft.

In meinen Coachings “für mehr Fokus bei der Arbeit” sind mir immer wieder bestimmte Verhaltensweisen aufgefallen, die unweigerlich zu einem Art “Stau” bei den Papieren auf dem Schreibtisch führen. Denn das Problem ist oft nicht die eigentlich Unordnung, sondern die fehlende Konsequenz beim Umgang mit den Dokumenten. Es könnte Ihnen auffallen, wenn Sie beim Blick auf das ein oder andere Dokument denken “Ach, da müsste ich auch mal….” oder “Eigentlich wollte ich hier noch etwas machen….”

Die typische unproduktiven Verhaltensweisen:

  1. Zu viel oder vielleicht sogar alles an Papier in den Arbeitsbereich rein lassen
  2. Nicht sortieren und entscheiden wollen
  3. Sich vor der Umsetzung, vor dem Handeln drücken

Meine 3-Schritte-Formel lautet: Reduzieren – Entscheiden – Handeln

Das klingt erstmal super simpel, was klasse ist, um es sich auch zu merken und immer wieder daran zu erinnern. Aber im eigenen Verhalten jeweils nur einen der 3 Schritte zu gehen und nicht auszuweichen ist gar nicht so einfach. Wie oft, schieben wir etwas auf, nehmen erstmal alles auf die Todo-Liste ohne abzuwägen, zögern wir bei der Umsetzung aufgrund von Zweifeln etc?!

Was ich mit den 3 Schritten meine, verrate ich jetzt. Ohne jeweils ganz genau auf alle Details einzugehen. Es geht in diesem Beitrag erstmal um eine grundsätzliche Reflektion und das Fokussieren auf eine Verhaltensänderung.

Meine 3-Schritte-Formel für produktiven Umgang mit den eintreffenden Papieren und Dokumenten

  1. Reduzieren

Wir alle sind nur mit einer gewissen Menge an Willenskraft und Disziplin ausgestattet, die manchmal nicht mehr für die vielleicht lästigen, unangenehmen oder langweiligen Dinge reicht. Daher ist es strategisch entscheidend, wie viel wir überhaupt in den Bereich hineinlassen, wo unser Gehirn drüber nachdenken muss. Gewisse Regeln und Routinen helfen daher, Gehirn-Power zu sparen für die wirklich wichtigen Denkaufgaben.

Eine Routine für Selbstständige wäre, die Post seltener aus dem Briefkasten zu holen um seltener den eigentlichen Arbeitsfluss zu unterbrechen. Können Sie sich vorstellen, nur jeden zweiten Tag den Briefkasten zu öffnen? Eine weitere einfache aber wirkungsvolle Angewohnheit ist es, die Post schon außerhalb ihres Arbeitszimmers grob durchzuscannen und alles, was offensichtlich Werbung ist sofort zu entsorgen. Dazu gehören auch Briefe von der Bank, dem Energieversorger oder Versicherer deren Inhalt sich nach dem öffnen als werbliche Angebote oder neue Tarife heraus stellt. Ab in Ablage P damit!

Schließlich sollten Sie sich bei jedem Dokument auch nach dem Lesen bzw. Bearbeiten fragen, ob es wirklich aufbewahrt werden muss. Wenn es keine (steuer-) rechtlichen Gründe dafür gibt, könnten Sie noch ein simples Foto machen, um ggf. noch mal drauf zu schauen, aber das meiste kann eigentlich gleich weg. Wie gesagt, alles klaut Aufmerksamkeit und Willenskraft und die brauchen Sie doch wahrlich für andere Dinge.

  1. Entscheiden

Entscheiden ist für mich die Schlüsselqualifikation für Erfolg. Denn nur wenn Sie folgende Fragen schnell entscheiden können, reduzieren Sie nachhaltig Mehrarbeit und sparen definitiv Zeit:

  1. Besteht bei einem Dokument Handlungsbedarf oder nicht?
  2. Was ist genau zu tun bzw. was ist der nächste umsetzbare Schritt den ich jetzt angehen kann?
  3. Dauert die Bearbeitung länger als 3 Minuten?

Mit diesen 3 einfachen Fragen, sind Sie in der Lage jedes Dokument konsequent zu bearbeiten und ggf auch sofort in die Ablage oder den Müll zu befördern. Ok, zugegeben, die zweite Frage nach dem nächsten Umsetzbaren Schritt ist etwas tricky. Aber hier schlummert das meiste Potential. Denn das genaue Formulieren, was Sie überhaupt konkret als nächstes Tun können und werden, macht die baldige Umsetzung sehr viel wahrscheinlicher. “Krankenversicherung klären” ist dabei weniger gut formuliert als “Bei Barmer anrufen und Zahnersatzkostenübernahme erfragen”. Schon weiß das Unterbewusstsein besser, was zu tun ist und denkt sich nicht so schnell Ausweichmanöver aus. Oder, was meinen Sie?

Natürlich gehört zu dem ganzen Komplex Entscheiden auch sich GEGEN eine Sache zu entscheiden. Oder vielmehr FÜR das, was ihnen wichtig ist, sie beruflich oder in anderen wichtigen Lebensbereichen weiter bringt. Wir können nie alles machen. Sie dürfen sich also an den Gedanken gewöhnen, dass immer etwas von der todo-Liste runter fällt. Nur wäre es doch schön, wenn Sie aktiv entscheiden, was nicht runter fallen soll und andere Dinge bewusst gehen lassen. Das reduziert dann auch das schlechte Gefühl wieder nicht alles geschafft zu haben.

Auf die 3. Frage gehe ich gleich beim Thema Handeln noch genauer ein. Nur soviel hier: alles was länger als 3 Minuten dauert, sollte auf einer Aufgabenliste notiert werden. Nutzen Sie bitte nicht die Dokumente selbst als Erinnerung. In einer Liste kann viel besser beschrieben werden, was überhaupt genau zu tun ist und dann mit allen anderen Aufgaben zusammen priorisiert werden.

  1. Handeln

Durch die Selektion mit Hilfe der ersten beiden Verhaltensweisen, also indem Sie konsequent reduzieren und entscheiden, was überhaupt bearbeitet werden muss, sollte schon mal viel weniger überhaupt auf dem Todo-Stapel liegen.

Außerdem ist bereits entschieden, welche Aktionen weniger als 3 Minuten benötigen. Diese können einfach sofort erledigt werden. Denn das Notieren und wieder raus suchen würde schon mehr Zeit in Anspruch nehmen, als es einfach zu tun. Dazu muss man sich zu Beginn ein wenig disziplinieren, aber irgendwann wird das “Sofort erledigen” eine ganz automatische Reaktion.

Für mich ist das zum Beispiel der Punkt “Rechnung bezahlen”. Das erledige ich lieber sofort online, als mir erst einen Reminder in den Kalender oder die Todo-Liste zu setzen und die Rechnung noch weiter auf dem Stapel liegen zu lassen. Falls die Zahlung erst zu einem bestimmten Tag abgebucht werden soll, kann man das ja einfach so im Onlineformular eingeben. Vermutlich scheiden sich hier die Geister, denn bei sehr vielen eintreffenden Rechnungen macht es sicher Sinn, diese gebündelt in einem Rutsch zu bearbeiten. Auch hierfür allein lohnt sich das Entscheiden und Sortieren aus Schritt 2.

Für alle Routine-Tätigkeiten sollte man überlegen, ob es Sinn macht, sie im Block abzuarbeiten und sich dafür auch wöchentliche Termine in den Kalender zu tragen. Ich habe  mir in meiner Todo-App Trello dafür bestimmte Aufgaben-Kärtchen als Wiederholung eingestellt. So kann ich Sie abhaken und bin sicher, dass sie zum richtigen Zeitpunkt einfach wieder auf meiner ToDo-Liste erscheinen.  Wie ich meine Todo-Liste organisiere erfährst du hier.

Fazit

Ich möchte Sie ermutigen, sich in ihrem Verhalten bezüglich der eintreffenden Papiere und die damit verbundenen Aufgaben mal selbst zu beobachten. Und wenn Sie dann ein ausweichendes Verhalten feststellen (egal welcher Art) einfach die 3-Schritt-Formel wiederholen und entweder Reduzieren, Entscheiden oder Handeln. Wenn ihnen diese Inspiration gefallen hat, würde Ihnen sicher auch meine Anleitung zum konsequenten Umgang mit ihren E-Mails gefallen. Lesen Sie mein gratis E-Book zum stressfreien Umgang mit dem Mailpostfach und sparen Sie täglich 30 Minuten ihrer Zeit. Hier anfordern.

 

Über die Autorin

Katharina Vollus ist seit mehr als 10 Jahren Projektmanagerin mit Erfahrung aus der Kreativ Branche und zahlreichen nationalen und internationalen Projekten für Kunden wie BMW, Deutsche Telekom, Bayer Material Science, Saudi Aramco, Samsung etc.

Ihr Anliegen ist es, Menschen dabei zu unterstützen sich auch ihre inspirierende zu fokussieren und das administrative drum herum durch gute Strukturen auf ein Minimum zu reduzieren.

Vieles zum Thema Produktivität, Zeitmanagement und Ziele erreichen lässt sich über Ordnung und Strukturen sehr gut erreichen.

Auf ihrem Blog www.ordnungsmentor.de/blog und über die Facebook-Gruppe „Die Ordnung, die du dir wünschst“

 

Fotos: von Pixabay

Transportrolle für Flipcharts

Wiederkehrende Workshops und Seminarreihen

Vielleicht sind Sie Qualitätsmanagementbeauftragter, Gesundheitsmanagementbeauftragter, Arbeitssicherheitsbeauftragter, Prozessmanager oder Personalentwickler.

Dann führen Sie zu einigen Themen immer wieder Workshops oder Seminare zum selben Thema durch. Wahrscheinlich haben Sie Ihre Flipchartblätter mit den Inhalten einmal beschriftet und wollen diese für das nächste Mal aufheben. Das ist auch aus Zeitspargründen sinnvoll. Aber:

Wohin mit dem ganzen Zeug?

In meinen Arbeitsplatzcoachings sehe ich immer wieder, dass die Flipchartblätter aufgerollt wurden, ein Gummiband rum und dann in die Ecke gestellt (zwischen Schrank und Fenster ist häufig etwas Platz). Manchmal werden die aufgerollten Blätter auch in einen Regenschirmständer, Umzugskarton oder Mülleimer gestellt, damit sie nicht so einfach umfallen.

Auf dem Weg zum nächsten Workshop wird die Rolle unter dem Arm geklemmt, dazu noch ein Paar Stifte und andere Unterlagen und dann hoffen alle, dass bis zum Besprechungsraum nichts runterfällt.

Ich persönlich habe noch die zusätzliche Herausforderung, dass ich zu meinen Kunden in der Regel mit der Bahn fahre. Das bedeutet, ich habe meinen kleinen Koffer, die Computertasche und dann noch die Flipchartblätter, die ich unversehrt von einem Gleis zum anderen bringen muss. Und falls der Zug Verspätung hatte, auch im Laufschritt.

Eine Zeit lang habe ich die Flipchartblätter gefaltet und konnte sie so in meinen Koffer packen. Aber das funktioniert natürlich nur nach einem Seminar oder Workshop, wenn ich die Materialien zu Dokumentationszwecken für mich selbst benötige. Wenn ich dagegen Flipchartblätter vorab beschrifte, weil ich das in Ruhe zu Hause tun möchte, dann müssen sie gerollt sein.

Daher habe ich mir eine Transportrolle besorgt. So sind die Blätter auch vor Regen geschützt. In diesem Video stelle ich sie vor:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Eine Übersicht über solche Transportrollen oder auch Köcher genannt, habe ich Ihnen hier zusammengestellt: