Die Alternative zu Trennstreifen: Staffeltrennblätter

 

Um den Inhalt eines Stehordners zu strukturieren werden häufig Trennstreifen. Aber das hat einen entscheidenden Nachteil: Die Beschriftungen liegen direkt übereinander und können daher schlecht gelesen werden. Eine Alternative dazu sind Staffeltrennblätter.


Papierstapel auf Schreibtisch

Alles auf einen Blick

Stehordner, egal ob breit oder schmal, sind häufig gut gefüllt. Um den Inhalt zu strukturieren sollten Sie Trennblätter verwenden. Bei meinen Kunden sehe ich in der Regel A4-große Register oder auch schmale Trennstreifen.

Wenn Sie Register mit einer Staffelung 1-12 oder 1-31 verwenden, sollten Sie im Ordner ein Inhaltsverzeichnis anlegen. So erkennen Sie schnell, welches Thema bei welcher Nummer abgelegt ist.

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Trennstreifen werden meistens per Hand beschriftet. Sie können Sie aber auch mit Word bedrucken oder ein Beschriftungsgerät nutzen.

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Wenn Sie Trennstreifen verwenden, gibt es allerdings ein Problem: Die Beschriftungen liegen alle direkt übereinander. Sie können sie daher schlecht lesen. Häufig beobachte ich dann, dass wild geblättert wird. Aber wäre es nicht besser, alles auf einen Blick sehen zu können?

Eine gute Alternative zu den Trennstreifen sind Staffel-Trennblätter. Durch die gestaffelte Anordnung können Register mit 3, 4, 6 oder 11 Blatt gebildet werden. Auf dem folgenden Foto sehen Sie ein 11er-Register:

So funktioniert’s

Die Staffel-Trennblätter verfügen über mehr als 2 Löcher zum Einheften. Wenn Sie also die einzelnen Trennblätter in unterschiedlichen Löchern abheften, erzeugen Sie dadurch eine Staffelung. Hilfestellung bietet Ihnen dabei die Beschriftung V1 bis V6 für die 6 Trennblätter.

Für 11 Trennblätter drehen Sie 5 einfach um und heften diese von unten gestaffelt ein. Dabei hilft Ihnen die Beschriftung R1 bis R5. Dabei ist die Reihenfolge wichtig. Beginnen Sie am Besten mit den unteren 5 Trennblättern und fügen dann die oberen 6 ein.

Eine Kurz-Anleitung ist auf den Staffel-Trennblättern aufgedruckt.

Die Staffeltrennblätter erhalten Sie sicherlich bei Ihrem Büromittellieferanten. Ansonsten können Sie sie auch bei Amazon bestellen:

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Farbige Rückenschilder für Stehordner

Farben geben Orientierung

Ein Kunde von mir betreibt verschiedene Niederlassungen. Dem Bereichsleiter war es wichtig, dass die Organisation in der Verwaltung der einzelnen Niederlassungen weitestgehend einheitlich ist, damit die Springer-Kraft, die die Urlaubs- und Krankheitsvertretung übernimmt, sich schnell zurecht findet. Außerdem wollte er durch die Vereinheitlichung und die Einführung von Standards eine effizientere Arbeitsweise erreichen.

Nachdem wir gemeinsam die Ablagestruktur neu organisiert haben, wurde auch ein Farbkonzept entwickelt.

Farben geben einfach Orientierung beim Suchen nach Informationen. Wenn Sie sich im Team z.B. darauf geeinigt haben, dass Rechnungen immer in einem blauen Ordner abgelegt werden, dann können Sie im Schrank gezielter nach dem richtigen Ordner suchen.

Da Sie ja bereits Ordner (vermutlich in grau marmoriert) angelegt haben, wäre der Aufwand nun groß, alles in farbige Stehordner um zuheften. Daher liegt es nahe, dass die Rückenschilder nun farbig sein sollten. Wenn Sie aber auch die alten Einsteckschilder weiter verwenden möchten und sich die Arbeit sparen wollen, alle Schilder neu zu beschriften, könnten die Rückenschilder „Ordofix“ von Durable die richtige Lösung für Sie sein.

Es gibt die Rückenschilder in den Farben Schwarz, Grün, Rot, Gelb und Blau.

Sie kleben die Schilder einfach auf den Ordnerrücken (das Loch ist bereits ausgestanzt). Am oberen Teil ist das Schild etwas länger, sodass Sie es umknicken und auf die Ordnerinnerseite kleben.

Einsteckschilder wie gewohnt

Da die Rückenschilder über eine entsprechende Tasche verfügen, können Sie die Einsteckschilder wie gewohnt beschriften und hinein schieben.

So wird aus einem schlichten grau marmorierten Stehordner ein Ordner, der Ihrem Farbkonzept entspricht.

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Die Vorlage zur Beschriftung der Einsteckschilder finden Sie zum Download bei Durable:

https://www.durable.de/service/downloads/formatvorlagen.html

 

 

So funktioniert die Heftvorrichtung bei Mappei

Papierstapel auf Schreibtisch

Mappe statt Ordner, auch wenn viel Papier abgelegt wird

Ich habe Ihnen bereits einige Prinzipien der Mappei-Methode vorgestellt. Um Informationen schneller finden zu können, ist die Empfehlung größere Themen in einzelne Mappen oder Fächer aufzuteilen und diese entsprechend zu beschriften.

Nun kann es aber auch sein, dass Sie eine größere Menge an Unterlagen in einen Ordner ablegen möchten. Wenn Sie die Mappen von Mappei nutzen, müssen Sie nun nicht alles in Stehordner umheften, sondern können den Vario-Dehnhefter mit Heftvorrichtung nutzen.

Hier hat sich Mappei ein paar Gedanken gemacht, wie die Alternative zu einer Hebelmechanik aussehen kann. Denn ein Prinzip dieser Methode ist, dass die Mappe nur so breit ist, wie der Inhalt. Die Stehordner gibt es aber nur breit und schmal (8 und 5 cm). Je nachdem wie viel Papier sie ablegen, ist noch mehr oder weniger Platz in den Stehordnern. Platz, der genau genommen verschwendet wird. Mit der Heftvorrichtung von Mappei dagegen kann die Heftung der Papiermenge flexibel angepasst werden.

Wenn Sie also Ihre Büroschränke mit den Schienen für Hängemappen ausgestattet haben, können Sie mit Mappei sowohl dünne, als auch dicke Akten entsprechend Ihrem Farbsystem ablegen. So bleiben Sie in einem System und müssen Ihre Informationen nicht an verschiedenen Orten suchen.

So funktioniert die Heftvorrichtung

Ich gebe zu, als ich die Heftvorrichtung das erste Mal ausprobiert habe, brauchte ich die bebilderte Anleitung, um es zu verstehen. Denn der Teil, mit dem man das Papier „auffädelt“ ist nicht wie bei Stehordnern rechts, sondern links. Ich habe sogar bei Mappei angerufen und nachgefragt, weil mir die Technik unhandlich vorkam. Aber ich habe dann nicht die Mappe frustriert in die Ecke geworfen, sondern mir den Trick erklären lassen.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie die Heftvorrichtung funktioniert und welchen enormen Vorteil sie hat im Vergleich zu Stehordnern, falls Sie eine Seite daraus kopieren wollen.

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Sie möchten Ihre Büroorganisation auf Mappei umstellen? Es gibt Starter-Sets, mit denen Sie sofort gut ausgestattet sind und die B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation (Besser organisiert schafft Sicherheit) mit einem Aufgaben-, Termin- und Doku-Modul. Hilfreich ist auch das Buch „Ordnung ohne Stress“.

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So organisieren Sie Ihre Wiedervorlage mit Mappei

Die täglichen Aufgaben im Blick

Es ist die große Herausforderung für jeden von uns: Alle Aufgaben im Blick zu behalten. Nichts vergessen. Planbare Aufgaben rechtzeitig angehen. Aber auch Rückrufe und Informationen, auf die man wartet nicht vergessen und ggf. nachhaken.

Dafür benötigen Sie eine funktionierende Wiedervorlage. Sie können sich selbst organisieren, indem Sie die Aufgaben in Outlook nutzen, eine Excel-Liste führen oder jeden Tag To-Do-Listen schreiben.

Wenn Sie aber Ihre Ablage mit Mappei organisieren, dann liegt es nahe, auch die Aufgabenplanung und Wiedervorlage mit diesen Mappen zu realisieren. So bleiben Sie konsequent in einem System. Und darauf kommt es an:

  • Planen Sie Ihre Aufgaben schriftlich (also nicht nur im Kopf)
  • Planen Sie alle Aufgaben ein
  • Verwalten Sie alle Aufgaben in einem System

Nur so behalten Sie wirklich alles im Blick und sind gut organisiert.

Zwei Dimensionen: Thema und Termin

Vielleicht nutzen Sie für Ihre Wiedervorlage in Papier einen Pultordner, wie auf diesem Bild. Er hat verschiedene Fächer für die Tage (1-31) und Monate (Jan-Dez). Ich habe mich früher auch damit organisiert und meine Themen in verschiedene Sichthüllen zusammengefasst. Diese wurden dann von mir in die Fächer gelegt.

Pultordner 1-31 und Jan-Dez
Es könnte eigentlich ganz gut funktionieren. Aber es gibt einen Haken. Angenommen, ich habe ein Thema für den 20. eingeplant und in das entsprechende Fach die Unterlagen gelegt. Aber bereits am 13. fragt mich mein Chef nach diesem Thema. Nun müsste ich mich daran erinnern, bei welchem Datum der Vorgang liegt. Womöglich kann ich mich nicht mehr erinnern und muss nun alle Fächer durchsuchen. Da wahrscheinlich in einem Fach mehrere Sichthüllen liegen, die alle nicht beschriftet sind, dauert die Suche ziemlich lange.

Ich habe mich immer darüber geärgert. Geht es Ihnen wie mir früher?

Dann ist das Termin-Modul von Mappei die richtige Lösung für Sie.

 

Das Termin-Modul von Mappei

Für die Wiedervorlage gibt es entsprechende Leitkarten, die bereits fertig beschriftet sind. Auch hier gibt es Reiter mit 1-31 und Jan-Dez. Wenn Sie die Themen- bzw. Aktionsmappen bei den jeweiligen Tagen einsortieren, sehen Sie jetzt sowohl den Termin, als auch das Schildchen mit Namen des Themas (oder Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter). Wenn Sie nun früher auf die Mappe zugreifen müssen, dann finden Sie sie im Kasten sehr schnell. Beim Suchen hilft Ihnen wieder die Farbe des Beschriftungsschildchens. Dadurch wissen Sie, dass Sie nur nach z.B. gelben Schildern (für Stahllieferanten) schauen müssen. Und wenn Ihr Lieferant „Meyer“ heißt, wissen Sie auch, an welcher Stelle (Mitte links) der Reiter steckt.

Diese Systematik stelle ich Ihnen in dem folgenden Video vor:

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Den Tag gut geplant und vorbereitet

Ich empfehle immer am Vortag schon mal den nächsten Tag zu planen. Nehmen wir an, Sie werden an verschiedenen Besprechungen teilnehmen, für die Sie Unterlagen (also Ihre Mappei-Mappen) benötigen. In der Zeit dazwischen möchten Sie verschiedene Aufgaben erledigen (zu denen Sie ebenfalls Mappen angelegt haben).

Tagesplanung mit Mappei
Um nun den nächsten Tag im Detail zu planen und die Besprechungen vorzubereiten gibt es ein weiteres Hilfsmittel: Eine Tages-Fächermappe.

Auf dem Deckel dieser Mappe gibt es eine Sichthülle, in der Sie Ihren ausgedruckten Terminplan und Aufgaben aus Outlook hineinschieben. Die einzelnen Fächer sind für jeweils eine Stunde vorgesehen (8:00-19:00). Nun brauchen Sie nur noch die entsprechenden Mappen den Uhrzeiten zuordnen und schon sind Sie perfekt vorbereitet.

 

 

 

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Mehr als nur Mappen – Grundprinzipien der Mappei-Methode

Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Mappei-Methode basiert auf ein paar einfachen und leicht umsetzbaren Prinzipien, mit denen Sie einen schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente und Informationen haben.

Sofort-Ordnung mit Loseblatt-Ablage

Haben Sie, genau wie ich, keine Lust Ablage zu machen? Ordner aus dem Schrank holen, Papier lochen, abheften und Ordner wieder in den Schrank stellen. Dazu habe ich weder Lust noch Zeit.

Das tolle an Mappei ist, dass Sie nur 1x eine Mappe anlegen. Dort legen Sie das Papier ungelocht in einer Loseblatt-Sammlung sofort ab. Diese Mappe befindet sich als Arbeitsmappe an Ihrem Schreibtisch. Wenn Sie an Aufgaben erinnert werden möchten, dann planen Sie diese entweder über Outlook oder mit dem Termin-Modul von Mappei ein. Wird der Vorgang aktuell nicht von Ihnen benötigt, wandert die Mappe in den Schrank.

Sie benötigen also keinen Ablagekorb mehr auf Ihrem Schreibtisch.

Logische Einheiten

Vermeiden Sie dicke, unhandliche Mappen. Gliedern Sie stattdessen die Dokumente in logische Einheiten. Je kleiner die Einheiten, desto schneller finden Sie benötigte Unterlagen. Sie können dafür auch Fächermappen verwenden. Beispiel Einkauf: Legen Sie pro Lieferant eine Fächermappe an. In den jeweiligen Fächern können Sie z.B. den Rahmenvertrag, die Lieferantenbewertung, Spezifikationen bzw. Produktübersicht und aktuelle Bestellungen getrennt ablegen.

Eindeutige Kennzeichnung

Bevor Sie die Mappen beschriften, sollten Sie sich mit Ihren Kollegen in der Abteilung darüber einigen, wie Mappen beschriftet werden. Sind die Produktnummern entscheidend oder legen Sie nach Produktnamen ab? Sind es Lieferantennummern oder Lieferantennamen? Kundennummern oder Kundennamen? Wenn Sie die Mappen mit den jeweiligen Namen beschriften möchten, dann sollten Sie bei Namen, bei denen eine Kurzform üblich ist, festlegen, ob Sie die offiziellen (längeren) Namen oder die Kurzform wählen.

Außerdem sollten Sie sich auf ein gemeinsames Farbkonzept einigen. Beispiel: Lieferanten für Stahl = gelb, Lieferanten für Schrauben = blau.

Wenn Sie Ihre Mappen beschriften, wählen Sie ein Schild in der entsprechenden Farbe. Schreiben Sie dort den Namen drauf (zur besseren Orientierung sind auf den Schildern kleine Dreiecke aufgedruckt, die Ihnen zeigen, wo Sie mit der Beschriftung beginnen sollten). Kleben Sie dann das Schild an die Hinterseite der Mappe und zwar an die Stelle mit dem Buchstaben, mit dem der Name beginnt.

Die Stehorganisation

Ihre Mappen stellen Sie in eine Ordnungsbox. Sie können die Box auch mit Leitkarten gliedern. Achten Sie bitte darauf, dass die Mappen mit einem Beschriftungsschild bei „A“ hinten stehen und die bei „Z“ vorne. Nur so können Sie den Beginn der Schilder lesen und Informationen schnell finden.

Diese Grundprinzipien erkläre ich auch in diesem Video:

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Papier organisieren, obwohl der papierlose Büro kommt?

Das papierlose Büro kommt

Bei vielen meiner Kunde höre ich, dass das Ziel für die nächste Zeit ist, papierlos zu arbeiten. Daher stellt sich immer wieder die Frage, warum man sich noch Gedanken über die Papierablage und -organisation am Schreibtisch machen muss.

Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Wie weit sind Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro?

Soll demnächst ein Projekt starten, das die digitale Akte realisiert? Ist bereits seit 1, 2 oder 3 Jahren die Rede davon? Aber wenn jetzt Ihr Chef davon spricht, dann hört es sich so an, als würde es demnächst wirklich los gehen?

Mein Eindruck ist, dass viele Unternehmen noch zögern. Rein technisch ist es natürlich möglich eine digitale Akte einzuführen. Auf der CeBIT in Hannover kann man sich zahlreiche Software-Lösungen dazu ansehen.

Aber wie sieht die Realität aus?

Es werden Mails ausgedruckt. Die Ablage erfolgt in Papierform. In Besprechungen bringt jeder Teilnehmer zahlreiche Unterlagen mit, um auskunftsfähig zu sein.

In 2016 hat das Markt- und Meinungsforschungsinstitut TNS Emnid im Auftrag der Sage GmbH, ein Anbieter für integrierte Buchhaltungs-, Lohnabrechnungs- und Bezahlsysteme, eine Studie zum papierlosen Büro erstellt (zur Studie hier klicken).

Dabei kam heraus, dass viele Büroangestellte das papierlose Büro für sinnvoll und machbar erachten, aber bürokratische Hürden, die Angst vor Datenverlust und die mangelnde Änderungsbereitschaft der Mitarbeiter dagegen stehen.

Wenn schlechte Prozesse digitalisiert werden, werden sie dadurch nicht effizienter

Was ist häufig der Anlass dafür, dass Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen wollen?

Mir begegnet immer wieder folgende Situation: Ein Vertriebsmitarbeiter soll im Sinne von One-Face-To-The-Customer Ansprechpartner für seine Kunden sein. Der Kunde ruft nun an und der Vertriebsmitarbeiter benötigt einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge, die den Kunden betreffen. Dies ist aber häufig nicht so einfach möglich. Die Lösung dafür soll dann das DMS sein.

Der Mitarbeiter könnte auch jetzt schon, mit den vorhandenen Möglichkeiten in Papier und elektronisch, auskunftsfähig sein. Aber die Prozesse, die dafür notwendig wären, sind nicht geklärt bzw. laufen nicht effizient ab. Durch die Digitalisierung werden die Prozesse allerdings nicht bessern, sondern nur schneller. Der erhoffte Effekt wird also nicht so einfach eintreffen.

Eine gute Organisation in Papier hilft Ihnen bereits jetzt

Wir halten fest: Sie haben noch Papier an Ihrem Arbeitsplatz. Die Einen mehr, die Anderen weniger.

Daher macht es Sinn, auch jetzt schon eine abgestimmte, einheitliche und standardisierte Papierablage zu haben und zwar nicht nur in der dauerhaften Ablage in Standordnern im Schrank, sondern auch in den Handakten mit denen Sie täglich arbeiten an Ihrem Schreibtisch.

Wenn klar ist, ob Kunden nach Kundennummern oder nach Kundennamen abgelegt werden (ein Beispiel dazu gebe ich im Video); wenn alle in der Abteilung für die gleichen Dateien, die selben Stichworte im Dateinamen verwenden; wenn Sie sich im Team auf ein einheitliches Farbsystem zur Kennzeichnung geeinigt haben, dann profitieren Sie jetzt davon, weil Sie Informationen schneller finden. Außerdem haben Sie gute für die Einführung eines DMS vorgearbeitet, denn dann werden Sie genau diese Punkte klären und vereinheitlichen müssen.

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Zusammenfassung

Ja, es lohnt sich, das Papier am Arbeitsplatz gut zu strukturieren und zu organisieren und Standards im Team zu vereinbaren, weil Sie dadurch Informationen schneller finden und Prozesse effizienter ablaufen. Sie profitieren schon jetzt davon und sind gut vorbereitet, wenn ein DMS eingeführt wird.

Mehr Farbe und Design auf dem Schreibtisch mit Werkhaus

Jetzt wird es bunt am Arbeitsplatz! Kräftige Farben, cooles Design, gepaart mit Funktionalität – das sind die Organizer von Werkhaus, die ich Ihnen in diesem Artikel vorstelle.


Ich habe mal etwas Neues gemacht und meine Video-Kamera zum Shoppen mitgenommen. Ich bin ja keine Shopping-Queen, aber die Produkte von Werkhaus wollte ich Ihnen gerne live vorstellen und nicht nur Bilder aus dem Katalog zeigen. Ich habe das Glück, dass es in Hannover nur wenige hundert Meter vom Bahnhof entfernt den Flagship-Store von Werkhaus gibt, in dem wirklich alle Produkte präsentiert werden.

In diesem Video nehme ich Sie auf meinen Rundgang mit:

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Der besondere Kniff

Kennzeichen der Werkhaus-Artikel ist das Original-Werkhaus-Stecksystem. Damit können Sie schnell und einfach Ihr Produkt zusammenstecken und mit Gummiringen fixieren. Das ist stabil und gleichzeitig ökologisch, da das Verpackungs- und Versandvolumen auf ein Minimum reduziert wird. Außerdem können Sie es bei jedem Umzug auseinander- und wieder zusammenbauen.

Stifteboxen kommen in der Regel recht schlicht daher. Wer etwas über sein Hobby bzw. Leidenschaft ausdrücken möchte, hat jetzt die Gelegenheit dazu. Der Klassiker im Sortiment ist der „Bully“ (T1 von VW). Hier finden Stifte, Schere und Notizzettel Platz. Es gibt ihn in verschiedenen Farben und Mustern.

Stifteboxen

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Aber auch andere Automarken sind vertreten. Wer lieber ein Fahrrad, Roller, Trecker oder eine Lok haben möchte, der wird auch fündig. Deutlich schlichter sind die Container, von denen es auch Ablageboxen gibt.

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Bunter wird es dann wieder bei den Tieren.

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Organizer und Ablagekörbe

Für noch mehr Ordnung auf dem Schreibtisch sorgt dann der Organizer. Es gibt ihn in drei Größen: LEO, Big und Mini.

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Passend dazu: Ablagekästen, Zeitschriftensammler und Stehsammler.

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Regale

Mit der Werkbox können Sie noch weiter gehen und Regale, Rollcontainer und sogar einen Arbeitsplatz einrichten. Es handelt sich dabei um ein modulares System. Erst bauen Sie die Boxen zusammen, dann verbinden Sie diese fest durch entsprechende Schrauben und zum Schluss kommen weitere Elemente, wie Schubladen, Fächer oder Türen hinzu.

Aufbau-Beispiel finden Sie im Werkbox-Labor (klick).

Wo Sie die Produkte kaufen können

Sie können die Produkte bei Amazon (nur eine kleine Auswahl) oder im eigenen Online-Shop (klick) bestellen. Außerdem gibt es in Berlin, Hamburg, Hannover, Lüneburg, Braunschweig und Uelzen Geschäfte, in denen Sie die Produkte kaufen können. Die Adressen finden Sie hier: Shops

Bei mir steht jetzt auch ein Bully

Wie bereits im Video kurz erläutert verbindet mich eine persönliche Geschichte mit dem Bully bzw. Transporter von VW: Mein Vater hat früher jahrelang bei VW Nutzfahrzeuge am Band gearbeitet und die Bodenplatte angeschweißt. Inzwischen übernehmen Roboter diese Aufgabe und er kann seinen Ruhestand genießen.

Auf meinem Schreibtisch benötige ich aktuell keine neue Stiftebox oder Ablagekästen. Aber im Flur wollte ich eine neue Ablagemöglichkeit für Schlüssel, Handy und Portemonnaie schaffen. Also habe ich den roten T1 zusammengebaut und bin nach der 5S-Methode vorgegangen:

Vorher:

Zu wenig Platz; Chaos. Ich suche häufig den Autoschlüssel, der in der Regel unter die Handtasche oder das Portemonnaie rutscht. Das Handy lege ich auch gerne mal auf das Portemonnaie, sodass es ab und zu runter fällt 🙁

Schritt 1+2: Separieren und aussortieren

Alles, was nicht mehr benötigt wird wegwerfen. Alles, was woanders zusortiert werden kann, umschichten. Es bleibt nur das übrig, was benötigt wird.

Schritt 3: Säubern

Ich hatte schon lange nicht mehr diese Ablage ausgewischt. Jetzt war die richtige Gelegenheit dazu.

Schritt 4: Neu anordnen und dies zur Regel machen

Der Kleine ist schwer beladen, aber da er stabil gebaut ist, klappt das gut. Der Autoschlüssel ist schnell im Zugriff und das Handy fällt nicht mehr runter.

Schritt 5: Selbstdisziplin.

Da ich mich jetzt immer freue, wenn ich ins Haus komme und den Bully sehe, fällt es mir leicht, ihn zu nutzen.

 


Sie nutzen bereits die Artikel von Werkhaus? Toll! Dann machen Sie bitte ein Foto davon und schicken es mir mit einem Kommentar per Mail zu. Ich veröffentliche dann gerne dies am Ende dieses Artikels.


Ich habe an 3 meiner Newsletter-Empfänger jeweils eine Stiftebox verlost. Hier sehen Sie nun den aufgebauten Bulli im Einsatz:

Feng Shui im Büro

Feng Shui – Die Harmonielehre aus China

Sicherlich haben Sie bereits etwas über Feng Shui gehört.

Ziel des Feng Shui (Fengshui) ist die Harmonisierung des Menschen mit seiner Umgebung, die durch eine besondere Gestaltung der Wohn- und Lebensräume erreicht werden soll. Quelle: Wikipedia

Oft wird diese Lehre auf den Wohnbereich angewendet. Man kann dabei sowohl die Aufteilung der Räume bestimmen, als auch jeden Raum einzeln gestalten. Es gibt auch Gärten, die nach diesen Prinzipien angelegt werden. Bei uns in Hannover wurde eine ganze Wohnanlage entsprechend gestaltet. Sie ist unter dem Namen VASATI bekannt.

Feng Shui für den Schreibtisch

Sie können Feng Shui natürlich auch für Ihr Büro anwenden. Dabei geht es zum Einen darum, wie der Schreibtisch und die Regale im Büro angeordnet sind. Zum Anderen können Sie die Fläche auf dem Schreibtisch entsprechend gestalten.

Da ich keine Expertin für Feng Shui bin, habe ich einfach ein paar interessante Beiträge für Sie herausgesucht:

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von www.dein-feng-shui.de zu laden.

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Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von www.diedruckerei.de zu laden.

Inhalt laden

Es gibt auch ein kurzes Video von simplify:

https://www.simplify.de/videos/artikel/feng-shui-im-buero/

Mein Fazit

Was ist meine persönliche Meinung dazu? Vielen Ratschlägen stimme ich voll zu:

  • Ordnung halten und aufräumen
  • Den Schreibtisch so aufstellen, dass sich keine Tür im Rücken befindet
  • Holz statt Glas
  • Pflanzen ins Büro stellen

Mit anderen Punkten habe ich persönlich meine Probleme: Es empfohlen, dass der Monitor nicht direkt vor mir stehen soll, damit ich einen freien Blick habe. Aber aus ergonomischen Gründen muss der Monitor gerade vor mir stehen. Wenn er seitlich steht (wie in dem Video von simplify), dann müsste ich immer den Kopf zur Seite drehen und das würde zu Verspannungen im Nacken führen. Als Lösung wird teilweise empfohlen, einen L-förmigen Schreibtisch zu nutzen und dann den PC auf den kleineren Schreibtischteil zu stellen. Dann hätte ich auf dem größeren Teil viel Platz und freie Sicht. Aber auch das ist aus meiner Sicht keine Lösung, da ich die Dinge, die ich tue zum größten Teil am PC erledige.

Auch kann ich nicht nachvollziehen, warum in meinem Rücken kein Regal stehen soll. Solange nur ich darauf zugreife, finde ich es o.k. Schwierigkeiten hätte ich allerdings auch, wenn ständig ein Kollege hinter meinem Rücken an das Regal/das Sideboard geht.


Wie ist Ihre Meinung zum Thema Feng Shui im Büro? Haben Sie sich danach eingerichtet? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar zu diesem Artikel.

Wer hat an der Uhr gedreht …?

8 Methoden, wie Sie die Zeitfresser im Büro entlarven und Ihr Zeitmanagement deutlich optimieren

Fragen Sie sich zum Feierabend auch häufig, wo eigentlich die Zeit geblieben ist und was eigentlich das produktive Ergebnis des Tages war? Internet, Telefon, eMails und das Chaos auf dem eigenen Schreibtisch – im Arbeitsalltag lauern überall Zeitfresser, die uns am strukturierten Arbeiten hindern. Es gibt einfache Methoden, wie Sie die Zeitfresser identifizieren und wie Sie mit Ihnen umgehen können. Lernen Sie, sich mit Hilfe einfacher Tipps besser zu organisieren, konzentrierter zu arbeiten, effizienter zu werden und letztendlich mehr Spaß an der Arbeit zu haben. Moderne Büromanagement- und CRM-Systeme wie z. B. „infra-struktur“ können Ihnen dabei gute Dienste leisten. Denn … wer gut organisiert ist, der kann sich am Ende des Tages auch über viele „grüne Haken“ auf seiner ToDo-Liste freuen 🙂

1.   Aufräumen! Organisieren und strukturieren Sie Ihre Informationen

Moderne Büromanagement Softwaresysteme wie z. B. „infra-struktur“ bieten Ihnen die komfortable Möglichkeit, z. B. Ihre Kundendaten in digitalen Kundenakten zu organisieren. In diesen werden die Kontaktdaten Ihrer Kunden automatisch mit allen zugehörigen eMails, Anrufen, Dokumenten, Terminen und sonstigen Notizen in einer chronologischen Kontakthistorie verknüpft sind. Anstatt langen, endlosen Suchen und Durchforsten von Servern, PC-Festplatten, Laptop und eMail-Ablagen finden Sie nun alle Infos mit nur zwei Klicks in wenigen Sekunden.

Digitale Kundenakten sind wie ein Spinnennetz. Sie bündeln und verknüpfen sämtliche Kundendaten. So finden Sie alles auf schnellstem Weg.

2.   Schaffen Sie Transparenz und einfache Vertretungsmöglichkeiten

Die Kontakthistorie des CRM-Systems „infra-struktur“ zeigt Ihnen in einer übersichtlichen und chronologischen Auflistung, wer was wann mit wem wie besprochen hat. Auf diese Kontakthistorien haben alle Kollegen Zugriff. So kann auch Kollege Müller, der seinen spontan krankgewordenen Kollegen Schuster vertritt, dem Kunden König ebenso kompetent Auskunft über die letzte Bestellung geben, wie Schuster selbst. Dazu klickt er einfach in die digitale Kundenakte und findet in der Kontakthistorie die letzte eMail, in der Kunde König am 01.12.2017 um 13:52 per eMail 500 Stück von Produkt A bei Herrn Schuster bestellt hat. Darüber hinaus sieht er, dass Kunde König die Bestellmenge um 15:43 per Telefonat mit Frau Rieger aus der Verwaltung um weitere 500 Stück erhöht hat. Kein „Oh, da kann ich Ihnen nicht weiterhelfen. Da müssen Sie 3 Wochen warten, bis der Kollege aus dem Krankenhaus wieder da ist.“ Kein „Nein, das weiß ich nicht, da muss ich erstmal herausfinden, mit wem Sie damals gesprochen haben.“ Mitarbeiter-unabhängige Kundenbetreuung sichert heute schnelle Reaktionszeiten, zufriedene Kunden und zufriedene Mitarbeiter.

Die Kontakthistorie dokumentiert jeden Kontaktpunkt zum Kunden – egal über welchen Kommunikationskanal.

3.   Definieren Sie Prozesse für wiederkehrende Aufgaben

Legen Sie wiederkehrende Aufgaben wie z. B. die Anleitung zur Reisekostenabrechnung in einem Unternehmens-Wiki ab. So leisten Sie „Hilfe zur Selbsthilfe“ und die Mitarbeiter können die Anleitung selbständig abbarbeiten anstatt zum zigten Mal Sie oder Ihre Sekretärin zu fragen und fremde Zeit zu rauben.

4.   Beenden Sie die Zettelwirtschaft

Lösen Sie Monopolwissen auf und starten Sie eine neue Art der transparenten Unternehmenskommunikation, in der jeder Mitarbeiter sein Know-how mit einer gelebten Selbstverständlichkeit allen anderen Kollegen zur Verfügung stellt – sei es, dass er Notizen zu Anrufen hinzufügt, damit der Kollege bei eigener Abwesenheit einfach vertreten kann oder sei es durch Freischaltung des eigenen Terminkalenders, um so anderen Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, Termine für Sie oder ganze Teams einzustellen.

Anrufnotizen zu Anrufen hinzufügen – digital statt Postits und Zettelwirtschaft!

5.   Delegieren Sie Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip an Kollegen

Wichtiges und gleichzeitig Dringendes erledigen Sie selbst und sofort, während Wichtiges, aber nicht Dringendes für später terminiert werden kann. Hierzu können Sie in der Büromanagement- und CRM Software „infra-struktur“ Kalendereinträge oder Aufgaben mit Erinnerungsfunktion anlegen. Nicht Wichtiges, aber Dringendes delegieren Sie einfach an Kollegen, z. B. mit der Globalisieren-Funktion in infra-struktur. Damit können Sie eMails, Aufgaben oder Dokumente einfach an Kollegen „weiterleiten“ und Ihnen eine kurze Notiz mitsenden, was Sie erledigen sollen.

Mit dem Eisenhower-Prinzip können Sie Aufgaben schnell und einfach priorisieren und delegieren.

Legen Sie sich Aufgaben direkt mit Erinnerungsfunktion an, um nichts zu vergessen und rechtzeitig daran erinnert zu werden.

6.   Arbeiten Sie blockweise und unterbinden Störungen

Multitasking war gestern, Singletasking ist heute. Eine aktuelle Studie hat herausgefunden, dass ein konzentriertes Arbeiten an EINER Sache deutlich effizienter ist, als alle gleichzeitig zu machen.

Sie können es an einem Experiment selbst ausprobieren: Nehmen Sie ein Blatt Papier und zeichnen Sie drei Spalten. In die erste sollen die Zahlen 1 bis 23, in die zweite die Buchstaben A bis W und in die dritte Spalte die römischen Zahlen von I bis XXIII eingetragen werden. Im 1. Durchlauf tragen Sie die Daten Zeilenweise ein, d. h. 1, A, I. Im 2. Durchlauf tragen Sie die Daten Spaltenweise ein, d. h. erst 1, 2, 3, … , dann A, B, C … usw. Stoppen Sie bei beiden Durchläufen separat die Zeit und Sie werden sehen, dass das Switchen zwischen den verschiedenen Aufgaben den Zeitaufwand um bis zu 20 Prozent erhöht.

Fazit: Legen Sie z. B. in Ihrem Tagesplan feste Zeiten für die Bearbeitung von eMails, Anrufen und Projektarbeit fest und halten Sie sich strikt daran. Lassen Sie sich nicht ständig von dem „Pling“ einer neuen eMail im Posteingang aus Ihrer Arbeit reißen. In infra-strukur können Sie akustische Signale mit einem Klick deaktivieren oder Ihre eMails für einen definierten Zeitraum an einen Kollegen globalisieren bzw. weiterleiten.

Legen Sie feste Zeitfenster für Projekte und Aufgaben fest, in denen Sie nichts anderes tun und sich nicht stören lassen.

7.   Leben Sie die Clean Desktop Policy

Warum haben wir Menschen Chaos? Ganz einfach, weil wir nicht wissen, WOHIN wir die Fülle an Informationen schieben, ablegen, lagern sollen. D. h. Aufräumen geht immer nur dann, wenn ich eine eindeutige Struktur habe, die mir Wegweiser gibt, wo bestimmte Sachen hingehören. Legen Sie in „infra-struktur“ z. B. Projekte an, zu denen Sie Skizzen, Dokumente, eMails etc. verknüpfen und somit leicht wiederfinden können. Zusätzlich können Sie das Projekt noch mit einem Kunden verknüpfen. So finden Sie alle Infos mit wenigen Klicks wieder – entweder über den Kunden oder über das Projekt. Noch ein weiterer Tipp: Räumen Sie abends 5 Minuten vor Feierabend Ihren Schreibtisch auf. Sie bekommen dann noch einmal ein gutes Gefühl, nichts vergessen zu haben und können am nächsten Tag entspannt mit einem „sauberen“ Schreibtisch starten.

Verknüpfen Sie Dokumente & Dateien jeglicher Art mit Ihren digitalen Kundenakten. So haben Sie alle Informationen zu Ihren Kunden zentral an einer Stelle und finden alle Infos mit wenige Klicks.

8.   Planen Sie Ihren Tag und Ihre Woche – mit Puffer- und Pausenzeiten

Studien belegen, dass Sie negativen Stress (sog. Distress) nur durch körperliche Bewegung abbauen können. Jegliche Behauptung, dass TV schauen oder Musik hören den gleichen Effekt hat, ist nicht belegt. In unserer heutigen hochtechnologisierten Welt ist jedoch folgendes passiert: 1. arbeiten viele Menschen ständig am Limit, weil unser „Leistungszug Deutschland“ eben so schnell fährt und weil man heutzutage scheinbar nur noch punkten kann, wenn man pro 60 Stunden non-stop arbeitet und sein Feldbett im Büro hat. 2. brauchen wir uns kaum noch bewegen. Zur Arbeit fährt man mit dem Auto, die Etagen im Bürogebäude überwindet man – sofern man nicht alles nur noch per eMail oder Telefon regelt – mit dem Aufzug, der Drucker steht direkt neben dem Schreibtisch.

Zudem ergaben Umfragen, dass der Großteil der Arbeitnehmer immer zugunsten seiner Arbeit und zu Ungunsten seines Privatlebens entscheidet. Der Mensch erledigt lieber noch eine berufliche Aufgabe und verzichtet damit z. B. auf den Besuch im Fitnessstudio. Das Fazit: Unsere „Stress-Silos“ laufen immer weiter voll und kollabieren irgendwann. Die steigende Anzahl der Burnout-Patienten belegt diese Entwicklung. Unser Tipp: Planen Sie Pausen- und Privattermine mit der gleichen Wichtigkeit in Ihren Wochenkalender wie berufliche Termine. Die Verbindlichkeit steigt um ein vielfaches, wenn ein Termin im Kalender steht. Sonst besteht die Gefahr, dass andere Ihre freie Zeit verplanen. Achten Sie auf sich und auf den Ausgleich zwischen Arbeiten und Pausieren. Unser Call-Center ist nur eine Möglichkeit, sich einfach mal eine „Auszeit“ zu verschaffen. Ihre Kunden können Ihre Anliegen auch in Ihrer Abwesenheit bei sympathischen Menschen loswerden und Sie können sich darum kümmern, wenn Sie wieder frei und energievoll dafür sind.

Freie Zeiten und Puffer in Ihrem Kalender sind wichtig. Verplanen Sie sich nicht bis auf`s Letzte und berücksichtigen Sie auch private Termine, die Ihre Work-Life-Balance begünstigen.

Über die Autorin

Stefanie Heither

Marketingleitung und Vertriebsassistentin der Firma NETZkultur Informationssysteme GmbH in Lippstadt.

Mit knapp 20 Jahren Berufserfahrung im Bereich Marketing und Vertrieb widmet Sie sich leidenschaftlich Ihrem Herzthema „Selbstmanagement, Zeitmanagement und Kommunikation“. In Ihren interaktiven, peppigen Vorträgen schläft kein Teilnehmer ein, sondern lauscht aufmerksam den bildhaften Beispielen von urzeitlicher Mammutjagdten und törichten BMW-Fahrern. Selbst auch der Teilnehmer in der letzten Reihe versteht dann, wie wir Menschen psychologisch funktionieren und welche Mechanismen man einfach ändern kann, um Struktur in sich und seinen Arbeitsalltag zu bekommen. Das Büromanagement- und CRM-System „infra-struktur“ liefert hierfür einfache Werkzeuge, die KMUs im Businessalltag unterstützen.

https://www.infra-struktur.de

 

 

Ein Erfahrungsbericht aus der Praxis

Team

Auf meinem Blog und meinem YouTube-Kanal gebe ich regelmäßig kostenlose wertvolle Tipps für die Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation. Aber manchmal frage ich mich, ob die vielen Interessenten und Leser meine Tipps auch in die Praxis umsetzen können.


Meike:

Heute treffe ich Andrea, die ich aus Zufall kennengelernt habe. Sie war sofort begeistert, als ich ihr berichtet habe, was ich beruflich mache und hat sich gleich meine Tipps angesehen.

Inzwischen hat sie viele meiner Tipps bei sich im Büro umgesetzt.

Aber nun erzähl doch mal kurz etwas zu deinem Arbeitsplatz und Aufgabengebiet.

Andrea:

Ich arbeite im Büro einer Heilpraktiker-Schule. Dort werden diverse Ausbildungen und Seminare angeboten.

Meine Aufgaben umfassen alle Tätigkeiten, die zur Organisation und Durchführung des Schulbetriebs anfallen, wie z. B. Anmeldungen zu bearbeiten, Rechnungen zu stellen, Zertifikate auszustellen , jegliche Anfragen telefonisch oder per E-Mail zu beantworten, Programmhefte  zu versenden. Des Weiteren sind die Unterrichtsskripte zu kopieren, Bildungsgutscheine zu bearbeiten, Anwesenheitslisten zu dokumentieren und Materialien zu bestellen.

Ich arbeite mit meiner Chefin und einer Kollegin zusammen, zeitweise in einem Büro.

Meike:

Was war der erste Schritt?

Andrea:

Ich habe die 10 Tipps für mehr Effizienz am Arbeitsplatz heruntergeladen und ausgedruckt. Das habe ich dann meiner Chefin vorgelegt und gefragt, ob wir einmal Hilfe von dir bekommen können. Aber leider ist es erst mal verschoben worden, auch aus Kostengründen.

Als ich mich intensiver mit der Situation im Büro beschäftigt habe, wurde mir klar, dass wir an der Zusammenarbeit im Team arbeiten sollten. Ein Hauptproblem war die Übergabe und die Frage, wie der aktuelle Stand der Dinge ist.

Meike:

Wie bist dann vorgegangen?

Andrea:

Ich habe um eine regelmäßige Bürobesprechung im Team gebeten. Im ersten Gespräch haben wir, sehr lange, wenn ich mich richtig erinnere vielleicht 2 Stunden zusammengesessen. Dabei wurde klar, dass wir uns wöchentlich besprechen sollten, um die nächsten Aufgaben vorzuplanen. Außerdem wollten wir ein kleines Büchlein  anlegen zur Übergabe.

Zwischenzeitlich trafen wir uns dann aus zeitlichen Gründen seltener, wenn dann aber auch wieder länger (ca. 1,5 Stunden). Mittlerweile klappt es wieder mit wöchentlichen Bürostunden, bei denen oft auch nicht viel zu besprechen ist, so dass eine halbe bis eine Stunde reicht.

Meike:

Was hast du konkret umgesetzt?

Andrea:

Als erstes fällt mir ein: die neue Dateistruktur. Vorher war die Struktur „gewachsen“. Zu jedem Ordner gab es eine Geschichte aus der Vergangenheit, die erzählt wurde, sodass man erst dann verstehen konnte, warum eine Datei dort abgelegt wurde.

Regelungen zur Dateibenennung wurde angegangen und das Bewusstsein dafür hat sich entwickelt.

Außerdem war mir eine Vereinheitlichung des Schriftbildes wichtig. Die Briefköpfe sind nun identisch, auch die Schriftart und –größe ist nun in allen Dokumenten gleich.

Während meiner Zeit hier haben wir den Bearbeitungsprozess der Anmeldungen optimiert, eine umgehende Bestätigungs-E-Mail und eine Rechnung 4 Wochen vor Kursbeginn und nicht mehr auf Nachfrage.

Als ich diese Stelle angefangen habe, haben wir noch in einem zu kleinen Büro gesessen. Uns wurde schnell klar, dass wir mehr Platz brauchen. Es war dann möglich mit dem Büro innerhalb unserer Räume umzuziehen. In diesem Zusammenhang haben wir viele Papierstapel aufgelöst. Das Aussortieren und Wegwerfen fiel schwer, aber es war befreiend. Wir haben nun mehr Luft und die Ideen konnten wieder fließen.

Aufgaben, die liegen geblieben sind „Machen wir, wenn wir mal Zeit haben“ wurden von uns aufgearbeitet.

Ich habe auch einen deiner Zeitmanagement-Tipps umgesetzt. Der Rat war morgens mit einer Aufgabe zu beginnen, die ich schon länger vor mir herschiebe und zu der ich eigentlich keine Lust habe. Dann läuft es Rest des Tages besser.

Ganz wichtig für mich: Ich entscheide über meine Zeit selbst und reagiere nicht nur auf Anrufe, Besucher etc. Ich nehme mir selbst Aufgaben vor, die ich einplane.

Meike:

Das ist ja eine ganz Menge, was du innerhalb von eineinhalb Jahren umgesetzt hast. Herzlichen Glückwunsch! Wie ist es dir gelungen, dein Chefin und Kollegin davon zu überzeugen, dass sich etwas ändern sollte in der Büroorganisation?

Andrea:

Mir selbst ist Ordnung am Arbeitsplatz sehr wichtig. Im Chaos kann ich nicht gut arbeiten. Als ich die vielen Tipps von dir gelesen habe und mir auch die Videos angesehen habe, wurde mir klar, wo wir etwas ändern sollten. Meine Chefin und meine Kollegin, die schon seit Beginn dort arbeiten haben natürlich ihre Gewohnheiten und waren daher im ersten Moment noch nicht begeistert davon, etwas zu ändern. Aber ich habe das immer wieder angesprochen. Wie sagt man so schön: Steter Tropfen höhlt den Stein. Ich realisiere weiterhin eine Clean-Desk-Policy und bin damit hoffentlich auch ein positives Beispiel für die anderen.

Mir ist natürlich klar, dass ich meine Chefin oder Kollegin nicht ändern kann, es geht mir auch nicht darum „Recht zu haben“. Vielmehr geht es darum, herauszufinden, wie wir die Aufgaben effizienter erledigen und auch besser zusammenarbeiten können.

Meike:

Welche weiteren Dinge haben sich inzwischen bezogen auf eure Zusammenarbeit geändert?

Andrea:

Früher wurden mir teilweise Unterlagen kommentarlos auf den Tisch gelegt mit der Erwartung, dass ich weiß, was zu tun ist. Jetzt passiert das nicht mehr.

Meike:

Wo gebe es noch weiteres Potenzial aus deiner Sicht?

Andrea:

Aus meiner Sicht könnten wir die Transparenz zwischen Schulleitung und Sekretariat verbessern. Außerdem lese ich mit großem Interesse deinen wöchentlichen Newsletter und bekomme dadurch immer wieder neue Anregungen. Ich möchte Dir noch mal ein ganz großes Danke-schön dafür mitgeben! Dass Du diese Tipps und Erfahrungen kostenlos teilst ist ein großes Geschenk!

Meike:

Bekommst du auch positives Feedback für die vielen Veränderungen?

Andrea:

Meine Chefin hat schon einige Male gesagt, dass sie froh ist, dass ich zum Team gehöre. Von Seiten der Dozenten und Schüler gibt es auch positives Feedback. Mir wurde tatsächlich auch schon gesagt, dass es, seit dem ich dort arbeite, besser läuft.

Meike:

Das ist toll. Ich wünsche dir viel Erfolg bei der weiteren Verbesserung der Büroorganisation.

Andrea:

Vielen Dank.


Haben Sie auch ein paar meiner Tipps bei sich im Büro umgesetzt? Wie haben Sie Ihre Führungskraft und die Kollegen davon überzeugt, dass die Büroorganisation verbessert werden sollte?

Bitte lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben und schreiben einen Kommentar zu diesem Artikel.