So haben Sie Ihr Moderationsmaterial immer zur Hand

Immer in Aktion

Kennen Sie das auch? Während eines Workshops stehen Sie mal am Flipchart, dann an einer Pinnwand, dann schauen Sie mal bei den Kleingruppen vorbei usw. Wenn Sie am Flipchart sind, können Sie dort Stifte ganz einfach ablegen. Moderationskarten müssen Sie irgendwie in der Nähe liegen haben.

Aber an der Pinnwand ist es deutlich schwerer. Hier können Sie keine Stifte ablegen und oft ist auch kein Tisch für weitere Moderationsmaterialien in der Nähe. Aber alles in der Hand halten? Mir gelingt das nicht.

Daher habe ich nach einer Möglichkeit gesucht, wie 1-2 Stifte, verschiedene Moderationskarten, Kleber und evtl. auch eine Rolle Klebeband schnell zur Hand haben kann, während ich mich im Raum bewege.

Die Lösung

Sie werden es nicht glauben, aber im Baumarkt bin ich fündig geworden. Ich habe mich gefragt, wie eigentlich Handwerker ihr Material zur Hand haben. Vor kurzer Zeit wurde in der Nachbarschaft das Dach neu eingedeckt. Dort haben die Dachdecker ja auch alles „am Mann“, da sie nicht wegen jedem Hammer oder Schraubendreher wieder vom Dach herunter klettern.

Die Tasche, die ich gefunden habe, stelle ich Ihnen in dem folgenden Video vor:

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Falls Sie nicht in den Baumarkt gehen wollen, können Sie auch ganz einfach diese Tasche bei Amazon bestellen:

Werde eine Büroheldin

Ich freue mich über diesen Gastartikel von Alexandra Schwekendiek, die wie ich aus Hannover kommt und mit der ich die Vision von aufgeräumten Arbeitsplätzen teile.


Du bist selbstständig und liebst dein Business (eigentlich) heiß und innig? Alles macht dir Freude außer diese ganze Schreibtischarbeit?
In deinem E-Mail Postfach und auf deinem Schreibtisch herrscht das absolute Chaos und du bist dem heillos ausgeliefert?

Du hast keinen Überblick und Durchblick mehr?
Die Schreibtischplatte verschwindet unter mehreren Papierschichten?

In deinem E-Mail Postfach tummeln sich unzählige E-Mails aber die wichtigen Nachrichten findest du nicht?

Täglich vergeudest du viel Zeit weil du soviel suchen musst?

Damit du sofort aus dem gröbsten E-Mail und Papier-Chaos heraus kommst, habe ich 2 Tipps für dich.

Nach der Umsetzung wirst du definitiv einen besseren und klareren Überblick über deine Unterlagen und deine E-Mails haben!

 

TIPP 1: Deine schlaue und dennoch einfache E-Mail Ablage

Um die ganzen E-Mails aufzuräumen bzw. aufzubewahren, ist es wichtig, eine gut funktionierende E-Mail Ablage zu haben. Sie sollte gut strukturiert und gleichzeitig auch einfach sein!

Was sind die 2 wichtigsten Ziele einer E-Mail Ablage?

  • Guter Überblick
  • Wenig Sucherei

Die folgende, recht einfache und dennoch strukturierte E-Mail Ablage hat 
sich – gerade zu Anfang, wenn du anfängst gegen das E-Mail Chaos anzukämpfen – sehr bewährt.
infachheit siegt und deswegen gibt es praktischerweise auch nur 2 Regeln:

Regel Nummer 1

Im Posteingang sind ausschließlich aktuelle
E-Mails, die du noch lesen und bearbeiten musst.

Regel Nummer 2

Die restlichen E-Mails werden konsequent gelöscht oder abgelegt.

 

Für die Ablage der E-Mails lege separate Ordner oder Postfächer an und beschrifte sie mit Projektnamen, Kundennamen etc. Je nachdem, womit du arbeitest. Nach Bedarf kannst du dann in diesen Ordnern auch nochmal Unterordner anlegen.

ACHTUNG: Werde hier aber nicht zu genau und verliere dich auch bitte nicht in Details.

 

Was ich damit meine?

Durch diese Ablage sparst du dir Zeit, weil du keine E-Mails mehr suchen musst. Diese eingesparte Zeit soll dann aber bitte nicht in die Verwaltung deiner E-Mail Ablage gesteckt werden!

Das Wichtigste ist, dass die E-Mails abgelegt sind und dass du weißt, in welchem Ordner. Das reicht. Vollkommen!

Es sind ja auch die aktuellen und noch zu bearbeitenden E-Mails im Posteingang mit denen wir täglich arbeiten müssen.

Ich rate grundsätzlich immer davon ab, sofort alles ganz genau und 150%ig zu machen.

Denn oft ist es schlichtweg einfach zu viel des Guten! Du findest dann schlimmstenfalls gar nichts mehr wieder, bist frustriert und weiter weg von einer Arbeitserleichterung als vorher.

Und genau das will ich vermeiden! Daher mein Tipp und auch meine Bitte: mache es dir zu Anfang so einfach wie möglich. Freue dich über jeden Fortschritt und genieße dein aufgeräumtes und übersichtliches E-Mail Postfach!

 

TIPP 2: Deine effektive Methode, die Berge an Unterlagen zu bezwingen

Auch hier hat sich Einfachheit bewährt, denn es gibt lediglich 3 Arten von Unterlagen.

Bitte sortiere alle Unterlagen, die du derzeit auf deinem Schreibtisch hast, auf folgende 3 Haufen:

Haufen 1:  aktuelle, noch zu bearbeitende Unterlagen

Haufen 2: bereits abgearbeitete, 
erledigte Unterlagen (das ist deine ABLAGE)

Haufen 3: ist der Rest und das ist der MÜLL

Jetzt haben wir die Papierberge schon recht gut im Griff, oder?

Aber das geht noch klarer und übersichtlicher.

  

So geht es weiter mit den 3 Haufen:

Haufen 1: diese Unterlagen dürfen zurück auf deinen Schreibtisch. Aber wirklich nur die! Das sind alle aktuelle Unterlagen, die du noch bearbeiten musst.

Bitte suche dir dafür einen festen Platz auf deinem Schreibtisch.

Am besten besorgst du dir auch einen festen Kasten oder Briefkorb und legst dort die Unterlagen hinein. So können sich die Unterlagen auch nicht wieder auf deinem Schreibtisch verselbständigen! 🙂
Sobald von diesen Unterlagen etwas fertig bearbeitet ist, ist es deine Ablage und wird am besten sofort entsprechend abgeheftet. Oder du legst es auf den Haufen 2 und heftest in regelmäßigen Abständen alle Unterlagen ab.
Haufen 2: Alle Papiere und Unterlagen vom Haufen 2 sind bereits bearbeitet und müssen jetzt nur noch entsprechend abgeheftet werden.

Dieser Haufen 2 ist deine ABLAGE.

Diese Unterlagen brauchst du nicht für deine tägliche Arbeit und daher sollten sie auch nicht auf deinem Schreibtisch sein. Entweder heftest du sie sofort in die entsprechenden Ordner oder du sammelst die Ablage an einem bestimmten Ort (z.B. im Schrank oder im Regal) und sortierst die Unterlagen in bestimmten zeitlichen Abständen in die Ordner ein.
Haufen 3: Alle Papiere und Unterlagen von diesem Haufen gehören in den Müll. Wenn du davon aber wirklich noch etwas benötigst, dann bringe es bitte an einen anderen Platz.

An dieser Stelle möchte ich dich auch ganz herzlich zum Wegwerfen motivieren und einladen!

Auch wenn du denkst: dieses oder jenes möchte ich irgendwann nochmal lesen – wirf es bitte weg! Was du nicht sofort oder zumindest innerhalb von ein paar Tagen liest, wird auch noch später ungelesen rumliegen. Oft sind zudem auch viele Unterlagen, Prospekte etc. nach ein paar Wochen nicht mehr aktuell.

Außerdem kannst du ja auch alles jederzeit ganz aktuell im Internet nachlesen.

Belaste dich, deinen Schreibtisch und somit dein Office also nicht mit unnötigen Papierbergen.
Das waren meine 2 Tipps, wie du sofort mehr Klarheit, mehr Durchblick und einen besseren Überblick über deine E-Mails und deine Unterlagen bekommst! Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Umsetzung und anschließend viel Freude!

 

Wünschst du dir noch mehr Ordnung in deinem Office?

Möchtest du vielleicht noch etwas tiefer in das Thema einsteigen? Sehnst du dich nach mehr Erleichterung in deinem Arbeitsalltag?

Dann ist mein Kurs „In 4 Wochen zur Büroheldin“ genau richtig für dich.

Er startet am 1. Juni 2017.

Trage dich hier (klick) ein und ich melde mich bei dir. Versprochen!
Alles Liebe, deine Alexandra

 

Über die Autorin

Alexandra Schwekendiek zeigt Selbstständigen, wie sie die ganze Schreibtisch-Arbeit, die Verwaltung und Organisation, also das ganze „Drumherum“ um das eigentliche Business selber besser meistern können. Sie hilft dir beim Stapelsyndrom, der Zettelage und der Aufschieberitis. Sie gibt dir und deinem Business Klarheit und Struktur damit du – dein Office im Griff hast – und nicht umgekehrt – den „Schreibtischkram“ schneller erledigt hast – entspannter arbeiten kannst und gleichzeitig erfolgreicher wirst Ihr Motto ist: Klarheit & Struktur als Business-Booster 

http://www.alexandra-schwekendiek.com/

Wie Sie Notizen effizient verwalten

Kennen Sie den größten Feind eines erfolgreichen Zeitmanagements?

Die Übersicht verlieren.

E-Mails, Telefonnotizen, Besprechungsnotizen, Aufgabenlisten, Tagesgeschäft, Projektarbeit… Bevor Sie Prioritäten mit dem Eisenhower-Prinzip setzen können, müssen Sie erstmal den Überblick haben, was alles ansteht. Dies ist bei der täglichen Flut an Informationen zugegebener Maßen nicht ganz einfach. Umso wichtiger ist es, sich mit diesem Thema zu beschäftigen und gute Strategien zu entwickeln, um sich nicht im wahrsten Sinn des Wortes zu verzetteln.

Wie Sie Notizen effizient verwalten

Es gibt immer wieder ganz unterschiedliche Situationen, in denen Sie sich Notizen machen – oder machen müssten. Denn häufig fehlt jetzt gerade das Medium und man denkt „die Sache merke ich mir schnell“. Aber dann kommt auch schon der nächste Impuls und ruck-zuck haben Sie Ihre gute Idee vergessen.

Wo wären Sie heute, wenn Sie all Ihre tollen Ideen, die Sie vergessen haben, wirklich umgesetzt hätten?

Während eines Telefonats notieren Sie sich schnell ein paar Punkte auf einem kleinen Zettel oder der Schreibtischunterlage. In einer Besprechung schreiben Sie die wichtigsten Punkte auf einen Block. Außerdem gibt es später das Protokoll. Auf dem Flur oder in der Teeküche treffen Sie einen Kollegen und klären schnell ein paar wichtige Dinge.  Aber wo machen Sie sich die Notiz dazu?

Ein einfaches Prinzip

Es gibt ein ganz einfaches Prinzip:

Sorgen Sie dafür, dass Sie immer einen Einfall notieren können…

… und sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Notizen regelmäßig sichten.

Dabei ist es egal, ob Sie lieber Ihre Notizen auf Papier schreiben, oder ein elektronisches Medium nutzen. Hauptsache, es ist schnell verfügbar, einfach zu bedienen und Sie nehmen sich regelmäßig die Zeit, diese Notizen zu strukturieren und weiter zu bearbeiten.

Die Vor- und Nachteile von Papier und elektronischen Medien habe ich in diesem Video aufgeführt:

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Der Aufschieberitis-Tag

Legen Sie doch einmal einen Aufschieberitis-Tag ein

Sie fragen sich jetzt vielleicht „Aufschieberitis-Tag, was ist das?“

Ganz einfach: nur in den seltenen Fällen erledigen sich Dinge von selbst. Dies gilt insbesondere für die unangenehmen Aufgaben, die Sie vielleicht schon eine Weile vor sich her schieben. Daher mein Tipp für Sie: erledigen Sie an einem bestimmten Tag nur die aufgeschobenen Aufgaben, damit diese endlich erledigt werden.

Aber so ein Tag will gut vorbereitet sein. Meine Tipps dazu erkläre ich in diesem Video:

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Meine Tipps zur Vorbereitungen und Durchführung eines Aufschieberitis-Tags können Sie auch als Checkliste herunterladen. Dafür einfach auf den folgenden Button klicken:

Wie Sie Trennstreifen bedrucken

Mit Trennstreifen kann man sehr einfach einen Ordner thematisch unterteilen und so für mehr Ordnung in den Unterlagen sorgen. Natürlich ist es vollkommen in Ordnung, wenn Sie die Trennstreifen an der Seite handschriftlich beschriften. Das geht schnell und einfach. Achten Sie dabei darauf, dass Sie gut leserlich schreiben.

Trennstreifen bedrucken

Sollten Sie aber lieber Ihre Trennstreifen bedrucken wollen, z.B. weil Sie eine Seminarunterlage für die Teilnehmer zusammenstellen möchten, oder ein Handbuch für neue Mitarbeiter, dann benötigen Sie eine entsprechende Vorlage in Word. Hierbei ist es wichtig, dass die Seitenränder entsprechend eingestellt sind, da Sie ganz an den Rand drucken müssen und dass die Textrichtung stimmt.

Eine Vorlage stelle ich Ihnen in diesem Beitrag zur Verfügung. Klicken Sie einfach auf den folgenden Button:

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Etikettendruck im Vergleich

etikett_bedruckbar_boegen

In diesem Jahr habe ich verschieden Online-Anwendungen von unterschiedlichen Etikett-Herstellern getestet. Heute möchte ich diese insgesamt vergleichen.

Folgende Anwendungen haben ich getestet:

Easy Print von Avery Zweckform: zu den Beiträgen hier klicken

Easy Print von Leitz: zu den Beiträgen hier klicken

Elba Print von Elba: zu den Beiträgen hier klicken

print@web von Sigel: zu den Beiträgen hier klicken

Es ging mir bei den Tests nicht nur um die Online-Anwendung und deren Benutzung, sondern auch um den Vergleich zu den Möglichkeiten von Word bzgl. des Etikettendrucks.

 

Etikettendruck mit Word

In Word habe ich die Möglichkeit, Etiketten nach meinen Vorstellungen zu gestalten, als Vorlage zu speichern und sie zu drucken. Im Menü stehen mir dafür eine Vielzahl an Etiketten der üblichen Hersteller zur Verfügung, sodass ich nicht selbst eine Tabelle mit den genauen Maßen erstellen muss, sondern ganz bequem das richtige Raster erstellen kann.

Sie kennen diese Funktion noch nicht? Dann schauen Sie sich dieses Video an: Wie Sie Adressetiketten drucken

Mein Hauptkritikpunkt an dieser Funktion ist, dass ich nicht einfach ein einzelnes Etikett auswählen kann, das ich drucken möchte. Ich muss in der Tabelle alle nicht benötigten Inhalte löschen, bis das Etikett auf der richtigen Position übrig bleibt. Es gibt zwar auch die Möglichkeit, ein einzelnes Etikett zu drucken. Dafür muss ich die Reihe und Spalte festlegen, aber in dieser Funktion kann ich auf meinem Etikett nur Text einfügen und nicht z.B. mein Firmenlogo. Außerdem steht keine Druckvorschau zur Verfügung.

 

Meine Erwartungen an Online-Anwendungen für den Etikettendruck

Wenn ich nun eine spezielle Anwendung zur Gestaltung meiner Etiketten nutzen möchte, dann erwarte ich zusätzliche Funktionen, die über die Möglichkeiten von Word hinausgehen.

Meine Erwartungen waren:

  • intuitive Benutzung der Online-Anwendung
  • einfache Gestaltung des Etiketts
  • verschiedene Schriftarten stehen zur Verfügung
  • verschiedene Formen können eingefügt werden
  • ich kann die Farben anpassen
  • ich kann die Elemente frei positionieren
  • es gibt verschiedene Vorlagen/fertige Designs, die für das Büro geeignet sind
  • das erstellte Etikett kann als Vorlage in meinem Dateiverzeichnis abgelegt werden
  • beim Drucken kann ich bestimmen, welches Etikett auf dem Bogen gedruckt werden soll

 

Der Sieger aus meinem Vergleich

Ich möchte ausdrücklich betonen, dass ich nichts daran verdiene, wenn ich jetzt hier einen Anbieter empfehle. Außerdem handelt es sich um meinen ganz persönlichen Eindruck, der von anderen Personen abweichen kann.

Mein Favorit ist ganz klar Easy Print von Avery Zweckform. Meine Erwartungen wurden hier erfüllt. Dafür gibt es mehrere Gründe:

  • es ist die einzige Anwendung, bei der ich bestimmen kann, welche Etiketten auf dem Bogen bedruckt werden sollen
  • es gibt viele Design-Vorlagen, die für das Büro geeignet sind und sich farblich anpassen lassen
  • es werden Anwendungsbeispiele für einzelne Etiketten gezeigt, die mich erst auf die Idee gebracht haben, dass ich Etiketten nicht nur für Adressen und Ordnerbeschriftungen verwenden kann

Dennoch werde ich auch in Zukunft ganz normale Adressetiketten mit Word erstellen. Nur wenn ich ein besonderes Design einsetzen möchte, werde ich die Online-Anwendung von Avery Zweckform nutzen, da mir die Design-Vorlagen die Arbeit erleichtern.


Aber schauen Sie sich in Ruhe alle Anwendungen an und vergleichen selbst. Ihre Erfahrungen können Sie gerne als Kommentar zu diesem Artikel einfügen. Ich bin gespannt.

print@web von Sigel: Etikett drucken

etikett-mit-sigel

Wie man ein Etikett gestalten kann mit der Online-Anwendung von Sigel habe ich bereits gezeigt. Das Etikett dann als Vorlage zu speichern und wieder aufzurufen hat auch gut funktioniert.

Nun wollte ich das Etikett drucken. Aber leider hat meine Geduld nicht ausgereicht um zu warten, bis das PDF-Dokument erstellt wurde (ich hielt es nicht für angemessen, länger als 10 min. zu warten).

In dem folgenden Video gebe ich darüber hinaus noch ein Fazit zu der Anwendung print@web ab.

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Wenn Sie diese Anwendung erfolgreich nutzen und es Ihnen gelungen ist, ein PDF-Dokument zu erhalten, das Sie ausdrucken können, dann schreiben Sie dies bitte in einen Kommentar. Vielleicht mache ich ja auch etwas falsch? Ich bin für jeden Hinweis dankbar.

print@web von Sigel: Der Visitenkartenassistent

etikett-mit-sigel

Wie man ein Etikett mit der Online-Anwendung von Sigel gestalten kann, habe ich in einem vorhergehenden Beitrag gezeigt. Nun war ich auf den Visitenkartenassistenten neugierig.

Um das gleich vorweg zu nehmen: ich bin nicht zufrieden. Einerseits gefallen mir die Gestaltungsmöglichkeiten nicht (sind zu eingeschränkt) und andererseits ist es mir nicht gelungen eine Druckdatei zu erzeugen. Auf ein Blick in die Hilfe bzw. dem entsprechenden Handbuch zur Anwendung konnte nicht weiterhelfen.

Aber sehen Sie selbst:

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Wer weiß, was ich falsch gemacht habe und wie es richtig geht, der schreibt bitte einen Kommentar zu diesem Artikel. Danke.

print@web von Sigel: Etikettenvorlage speichern

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Im vorhergehenden Video-Beitrag habe ich gezeigt, wie man ein Etikett nach seinen eigenen Vorstellungen gestalten kann. In diesem Video zeige ich, wie Sie diese Etikett-Vorlage speichern und später wieder aufrufen können.

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print@web von Sigel: Etikett gestalten

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Mit der Online-Anwendung von Sigel „print@Web“ können Etiketten gestaltet werden. Dafür benötigt man natürlich wieder die Produktnummer, die z.B. auf dem Karton der Etiketten steht.

Dann kann es auch schon losgehen. Man kann Text einfügen (die Auswahl an Schriftarten ist allerdings auf 4 begrenzt), mit Rechtecken, Kreisen und Strichen selbst ein Muster gestalten oder auch Cliparts und eigene Fotos einfügen. Die Auswahl der Cliparts halte ich allerdings nicht fürs Büro geeignet, sondern eher für den privaten Bereich.

Sie können auch Seriendruckelemente einfügen.

In dem folgenden Video führe ich Ihnen vor, wie ich ein Etikett gestalte.

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