Freier Schreibtisch: Aufräumen mit der 5S-Methode

Am 23.07.2015 habe ich bei VERIO ein Webinar gegeben, in dem ich Tipps für die Umsetzung der 5S-Methode im Büro gebe.

Das Webinar dauert ca. eine Stunde. Dieses Webinar können Sie sich hier nochmal ansehen:

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Die am Ende des Webinars empfohlene CD können Sie hier bestellen: http://www.123effizientdabei.de/5s-methode/

„Sonstiges“ ordnen

Ich habe Ihnen in den vorhergehenden Videos bereits gezeigt, wie Sie verschiedene Büromittel effizient und zeitsparend nutzen.

In diesem Video erkläre ich, wie Sie unterschiedliche kleinere Themen so in einem Ordner ablegen, dass Sie sie gut wiederfinden können. Ich finde bei meinen Kunden immer auch einen Ordner „Sonstiges“ oder „Diverses“. Dort sind Themen oder Auswertungen abgelegt, die die Mitarbeiter bearbeitet haben, wozu es aber keine umfangreiche Papierablage gibt. Es lohnt sich also nicht, für jedes Thema einen neuen Ordner anzulegen. Deshalb liegen alle Themen in einem Ordner. Die Themen sind meistens mit Trennblättern voneinander getrennt, auf denen am Rand handschriftlich das Thema notiert wurde. Diese Trennblätter haben aber einen Nachteil: weil sie alle genau übereinander liegen, kann man die Beschriftung schlecht lesen. Das bedeutet, man muss alle Trennblätter kurz durchblättern, bis man das gesuchte Thema findet.

Welche alternative Methode ich dagegen empfehle, sehen Sie in diesem Video:

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Das Register 1-12 können Sie hier bestellen:

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Das Register 1-31 gibt es hier:

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Endlich Ordnung im Büromittelschrank

In diesem zweiten Teil meiner kleinen Video-Serie mit Tipps zu verschiedenen Büromitteln erkläre ich Ihnen, wie Sie endlich Ordnung in den Büromittelschrank bringen.

Das Problem beim Büromittelschrank ist, dass man ganz viele unterschiedliche Büromittel hat, und jeweils nur eine kleine Menge. Daher werden in der Regel die Utensilien, wie z.B. Kugelschreiberminen, Nadeln für den Tacker, Haftzettel im Schrankfach hintereinander gelegt, weil das Regalbrett so tief ist. Dadurch kann man aber nur schlecht erkennen, was hinten liegt. Wenn ein Kollege dann nach hinten greift, werden die vorne liegenden Utensilien durcheinander gebracht.

Viel einfacher ist es, wenn man stapelbare Boxen für jedes Büromittel verwendet. Diese Boxen lassen sich gut beschriften. Es gibt sie in verschiedenen Größen und da man sie stapeln kann, kann man die volle Höhe des Regalfachs nutzen. So gerät nichts mehr durcheinander.

Mehr dazu erkläre ich in meinem Video:

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Wer nicht zum Baumarkt gehen will, kann die Boxen auch hier bestellen:

Größe 1:

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Größe 2:

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Größe 3:

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Ordnung auf dem Schreibtisch mit Hängemappen

Auf vielen Schreibtischen sehe ich diverse Papierstapel. Die Mitarbeiter sammeln verschiedene Papier-Unterlagen in Klarsichthüllen. Dabei werden Unterlagen zu einem Thema zusammengelegt. Die Klarsichthüllen stapeln sich dann auf dem Schreibtisch oder Sideboard, manchmal auch auf der Fensterbank.

Das Problem dabei ist, dass die Klarsichthüllen in der Regel nicht beschriftet sind. D.h. der Mitarbeiter selbst, aber vor allem auch die Vertretung, findet die richtigen Unterlagen nicht mit einem Griff, sondern muss den ganzen Stapel durchgehen. Das kostet Zeit, ist umständlich und füllt den Schreibtisch unnötig.

Daher empfehle ich den Einsatz von Hängemappen. Diese können sehr einfach beschriftet werden und verschwinden dann in der großen Schublade im Rollcontainer. Wer keine große Schublade im Rollcontainer hat, der kann die Hängemappen in speziellen Kunststoffkästen ablegen und diesen Kasten entweder auf den Schreibtisch, oder auf das Sideboard stellen. Ich empfehle immer die Verwendung der Hängemappen mit seitlichen Leinenfröschen, damit die Unterlagen nicht so leicht herausfallen. Das ist auch praktisch, wenn man eine Mappe mit in eine Besprechung mitnehmen will.

In den Hängemappen sollten sich nur aktuelle Unterlagen liegen, sogenannte Handakten.

In dem folgenden Video erkläre ich die Nutzung dieser Hängemappen.

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Die benötigten Hängemappen mit Leinenfröschen können Sie hier bestellen:

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Es gibt die Hängemappen auch mit einem internen Register, um die Unterlagen noch innerhalb der Mappe zu strukturieren:

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Wer zwar eine hohe Schublade im Rollcontainer hat, aber keinen entsprechenden Korb, um die Hängemappen abzulegen, der benötigt dies (bitte die Maße überprüfen):

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Hängemappenboxen können Sie hier bestellen:

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Schärfen Sie Ihre Säge

Kennen Sie die Geschichte „Säge schärfen“ von Stephen Covey? Es geht dabei um das Thema Effektivität.

Wald

Ein Waldarbeiter sägt mühsam mit einer stumpfen Säge einen großen Stapel Holz und kommt nur langsam und angestrengt voran. Fußgänger kommen am Wegesrand vorbei und beobachten den Holzarbeiter eine Weile. Schwitzend flucht und schimpft er. Die Passanten fragen ihn, warum er denn nicht zuerst seine Säge schärft. Der Holzarbeiter schüttelt entrüstet den Kopf und sagt: “Sehen Sie nicht die viele Arbeit. Ich habe keine Zeit die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!”

Was heißt das für Sie im Büro? Es ist viel effektiver einen Tag über Ziele, Visionen, Ideen, Zielgruppen, Pareto, Sinn und Ordnungssysteme nachzudenken, als ständig im Hamsterrad Zeit und Energie zu verschwenden.  Die Investition in Zeitmanagement-Techniken und Methoden zur Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation und Prozessoptimierung spart hinterher enorm an Kraft und Sie werden viel effizienter.

Praxisbeispiel KAIZEN im Büro

Ich habe ein schönes Praxisbeispiel gefunden, wie ein mittelständisches Unternehmen erfolgreich und dauerhaft KAIZEN und KANBAN im Büro umsetzt. Da die Mitarbeiter sich nun auf das Wesentliche, nämlich den Verkauf, konzentrieren können, wurde der Umsatz kontinuierlich gesteigert. Der Aufwand zahlt sich also aus.

 

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Andere Ordnersymbole in Windows

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Wollten Sie auch schon immer mal andere Ordnersymbole in Windows haben, statt der langweiligen und einheitlichen gelben Sybole? Dann ändern Sie die Symbole doch einfach. Wie das geht, zeige ich Ihnen in meinem neuen Video.

Mehr Übersicht mit Farben

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In diesem Video erkläre ich, wie man mit Farben mehr Übersicht in die Papierablage bekommt. Ein System, das ich selbst schon oft bei meinen Kunden eingeführt habe. Ich gebe Ihnen ganz pragmatische Tipps, die Sie schnell und mit wenig Geld umsetzen können.

Farbige, breite Ordnerschilder gibt es hier:

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Farbige, schmale Ordnerschilder gibt es auch:

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Die von mir empfohlenen farbigen Klebepunkte kann man hier bestellen:

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Ordnung schaffen – Standards

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In meinem neusten Video geht es darum, Standards zu schaffen. Das ist aus meiner Sicht der wichtigste Part, um dauerhaft die einmal geschaffene Ordnung beizubehalten.

Wichtig ist dabei auch, die Standards nicht nur für sich selbst zu notieren, sondern auch dem Vertreter zu Verfügung zu stellen, damit der sich wiederum gut zurecht findet und die Ordnung im Vertretungsfall beibehält.

Wenn Sie nicht nur an Ihrem eigenen Arbeitsplatz Ordnung schaffen wollen, sondern diese Prinzipien auch auf das gesamte Team übertragen, dann sollten Sie die notierten Standards auch neuen Mitarbeitern zur Verfügung stellen, damit die sich schnell in das System integrieren können.

Ordnung schaffen – Grundprinzipien von Ordnung

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In meinem neuen Video erkläre ich die die Grundprinzipien von Ordnung. Dies ist ein Exkurs und soll Ihnen helfen, noch besser Ordnung in Ihrem Büro zu schaffen. Die Grundprinzipien sind leicht verständlich und lassen sich einfach umsetzen.