Wie Sie mit Outlook Aufgaben delegieren und im Blick behalten
„Herr Müller, machen Sie sich mal Gedanken zu …“
„Man müsste mal…“
Wer kennt solche Sätze nicht?
Oft genug delegieren Chefs Aufgaben an ihre Mitarbeiter „zwischen Tür und Angel“ und glauben, dass dies ausreicht, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Die Erfahrung zeigt aber, dass es so nicht funktioniert.
Was Sie beim Delegieren von Aufgaben beachten sollten
Bitte nehmen Sie sich Zeit.
Zeit, um das Ziel der Aufgabe zu erklären. Zeit, um genauer zu beschreiben, wie das Ergebnis präsentiert werden soll. Zeit, um einige Eckpunkte zu benennen, sodass für Ihren Mitarbeiter klar ist, was zur Aufgabe dazu gehört und was nicht. Zeit, um einen zeitlichen Rahmen festzulegen und evtl. Zwischenergebnisse zu benennen. Und Zeit, um Fragen Ihres Mitarbeiters zu klären.
Und nehmen Sie sich bitte auch die Zeit, um nach ein paar Tagen beim Mitarbeiter nachzufragen, ob er gut voran kommt, oder es Probleme oder Fragen gibt.
Meine persönliche Erfahrung ist: Wenn der Chef später nicht mehr nach der Erledigung der Aufgabe fragt, entsteht beim Mitarbeiter der Eindruck, dass es gar nicht wichtig ist und das Ergebnis nicht interessiert.
Effizient Aufgaben über Outlook delegieren
Ich beobachte bei meinen Kunden, dass Chefs auch gerne Aufgaben per Mail delegieren.
So wird z.B. eine empfangene Mail an den Mitarbeiter weitergeleitet mit einem kurzen Kommentar oder einer Handlungsaufforderung.
Ich habe es auch schon erlebt, dass die Geschäftsführerin eines mittelständischen Betriebes einfach bei der Beantwortung von Mails ihre Sekretärin in „CC“ genommen hat und damit war für sie klar, dass sich die Sekretärin um alles kümmert. – War es aber nicht.
Allzu oft verlieren die Vorgesetzten auch den Überblick darüber, an wen sie wann welche Aufgabe delegiert haben und bis wann das fertig sein sollte. Als Lösung werden dann gerne umfangreiche Excel-Listen angelegt. Diese Liste aktuell zu halten kostet viel Zeit und ist keine effiziente Vorgehensweise.
Viel sinnvoller ist es aus meiner Sicht, Outlook dafür zu nutzen.
So können Sie ganz einfach eine Aufgabe einem Mitarbeiter zuweisen. Diese Aufgabe landet dann nicht nur bei Ihrem Mitarbeiter in der Aufgabenliste, sondern eine Kopie davon auch bei Ihnen. So behalten Sie den Überblick, können termingerecht nachhaken und das alles ohne zusätzlichen Aufwand und unnötigen Listen.
Wenn Ihr Mitarbeiter dann die Aufgabe als erledigt kennzeichnet, erhalten Sie darüber automatisch eine Mail.
Mein Tipp: Bevor Sie diese Möglichkeit nutzen, sprechen Sie im Team darüber, damit alle mit dieser Funktion in Outlook vertraut sind.
Wie Sie Aufgaben in Outlook delegieren, erkläre ich in diesem Video:
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