Haben Sie auch ein Funktionspostfach für E-Mails? Lesen und bearbeiten Sie auch mit mehreren Personen diese Mails?
In diesem Video zeige ich Ihnen an einem Kundenbeispiel, wie Sie deutlich machen, wer welche Mail bearbeitet und wie Sie sich gegenseitig über den Stand der Dinge informieren können.
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15 Kollegen aus 12 Abteilungen, meistens Abteilungsleiter, und der Geschäftsführer. Ein Strategiemeeting noch in diesem Monat. Sie sollen mal eben schnell einen gemeinsamen Termin dafür finden. Kein Problem – oder?
Sie denken sich jetzt vielleicht „es gibt keine Probleme, nur Herausforderungen“. Gut, dann aber eine Herausforderung – oder?
Sie könnten nun drei mögliche Termine (die beim Geschäftsführer passen) festlegen und den Teilnehmern eine Mail mit diesen Terminanfragen schicken. Danach sammeln Sie alle Antworten, haken bei einigen Kollegen, die sich noch nicht gemeldet haben, nach und hoffen, dass einer der Terminoptionen passt. Das kostet Zeit und Nerven.
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Oder Sie nutzen Outlook dafür.
Sollte es keinen gemeinsamen Termin in diesem Monat geben (sondern wegen der Urlaubszeit erst im Herbst), verschieben Sie den Termin mit der Maus auf einen Zeitpunkt, an dem die meisten Teilnehmer Zeit haben und sprechen die, die eigentlich schon verplant sind an, ob es möglich wäre, dass sie den anderen Termin verschieben.
Voraussetzung dafür ist allerdings, dass alle Kollegen ihren Kalender in Outlook pflegen. Aber das ist ja wahrscheinlich sowieso selbstverständlich.
„Herr Müller, machen Sie sich mal Gedanken zu …“
„Man müsste mal…“
Wer kennt solche Sätze nicht?
Oft genug delegieren Chefs Aufgaben an ihre Mitarbeiter „zwischen Tür und Angel“ und glauben, dass dies ausreicht, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Die Erfahrung zeigt aber, dass es so nicht funktioniert.
Bitte nehmen Sie sich Zeit.
Zeit, um das Ziel der Aufgabe zu erklären. Zeit, um genauer zu beschreiben, wie das Ergebnis präsentiert werden soll. Zeit, um einige Eckpunkte zu benennen, sodass für Ihren Mitarbeiter klar ist, was zur Aufgabe dazu gehört und was nicht. Zeit, um einen zeitlichen Rahmen festzulegen und evtl. Zwischenergebnisse zu benennen. Und Zeit, um Fragen Ihres Mitarbeiters zu klären.
Und nehmen Sie sich bitte auch die Zeit, um nach ein paar Tagen beim Mitarbeiter nachzufragen, ob er gut voran kommt, oder es Probleme oder Fragen gibt.
Meine persönliche Erfahrung ist: Wenn der Chef später nicht mehr nach der Erledigung der Aufgabe fragt, entsteht beim Mitarbeiter der Eindruck, dass es gar nicht wichtig ist und das Ergebnis nicht interessiert.
Ich beobachte bei meinen Kunden, dass Chefs auch gerne Aufgaben per Mail delegieren.
So wird z.B. eine empfangene Mail an den Mitarbeiter weitergeleitet mit einem kurzen Kommentar oder einer Handlungsaufforderung.
Ich habe es auch schon erlebt, dass die Geschäftsführerin eines mittelständischen Betriebes einfach bei der Beantwortung von Mails ihre Sekretärin in „CC“ genommen hat und damit war für sie klar, dass sich die Sekretärin um alles kümmert. – War es aber nicht.
Allzu oft verlieren die Vorgesetzten auch den Überblick darüber, an wen sie wann welche Aufgabe delegiert haben und bis wann das fertig sein sollte. Als Lösung werden dann gerne umfangreiche Excel-Listen angelegt. Diese Liste aktuell zu halten kostet viel Zeit und ist keine effiziente Vorgehensweise.
Viel sinnvoller ist es aus meiner Sicht, Outlook dafür zu nutzen.
So können Sie ganz einfach eine Aufgabe einem Mitarbeiter zuweisen. Diese Aufgabe landet dann nicht nur bei Ihrem Mitarbeiter in der Aufgabenliste, sondern eine Kopie davon auch bei Ihnen. So behalten Sie den Überblick, können termingerecht nachhaken und das alles ohne zusätzlichen Aufwand und unnötigen Listen.
Wenn Ihr Mitarbeiter dann die Aufgabe als erledigt kennzeichnet, erhalten Sie darüber automatisch eine Mail.
Mein Tipp: Bevor Sie diese Möglichkeit nutzen, sprechen Sie im Team darüber, damit alle mit dieser Funktion in Outlook vertraut sind.
Wie Sie Aufgaben in Outlook delegieren, erkläre ich in diesem Video:
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In meinem letzten Artikel habe ich gezeigt, wie Sie in Word mit Schnellbausteinen arbeiten können. Diese Funktion gibt es auch bei E-Mails in Outlook.
Ich stelle immer wieder fest, dass meine Trainingsteilnehmer alte E-Mails aufheben, um den Text daraus zu kopieren, weil sie eine ähnliche Mail noch einmal verschicken. Aber das geht viel einfacher und schneller mit Textbausteinen / Schnellbausteinen. So müssen Sie nicht mehr die alte Mail suchen, sondern haben die Texte sofort zur Verfügung und können sie ganz einfach in die aktuelle Mail einfügen.
Schnellbausteine können den gesamten E-Mail-Text beinhalten, oder nur Teile davon. D.h. Sie können auch mehrere Textbausteine miteinander kombinieren. Der eingefügte Text kann in der Mail noch ergänzt oder verändert werden.
Mir fallen dazu folgende Beispiele ein:
In welchen Situationen nutzen Sie Schnellbausteine für E-Mails bzw. wollen diese Möglichkeit zukünftig nutzen? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar mit Ihren Beispielen.
Wie Sie Schnellbausteine in den Katalog aufnehmen und sie später in Ihre Mails einfügen, erkläre ich in diesem Video:
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In meinen Seminaren und Coachings frage ich die Teilnehmer gerne, ob sie irgendwann einmal an einem Kurs in den MS-Office-Programmen teilgenommen haben. Die häufigste Antwort: Nein. Die zweit häufigste Antwort: Ist lange her.
Word, Excel, PowerPoint und auch Outlook bieten eine Vielzahl an Funktionen. Einige sind sehr nützlich und sollte von jedem Büro-Mitarbeiter beherrscht werden, andere sind sehr speziell und werden nur von einer kleinen Anzahl der Anwender genutzt.
Im Büroalltag bleibt in der Regel nicht die Zeit, sich selbst mit allen sinnvollen Funktionen und Menüpunkten vertraut zu machen. Wer keine Schulung erhält, der bleibt letztendlich weit unter den Möglichkeiten, die die Programme bieten und verschwendet dadurch Zeit.
Denn
Aber wie gut sind Sie? Beherrschen Sie die Grundlagen? Um das herauszufinden empfehle ich Ihnen das Office-Quiz von HERDT, einem Verlag für entsprechende Schulungsbücher. Testen Sie jetzt Ihr Wissen in Office 2013 und klicken auf die jeweiligen Schaltflächen. Sie werden dann zum Quiz weitergeleitet:
Sie möchten sich mit Outlook besser organisieren? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Erklärvideos an.
Sie möchten Word zeitsparend nutzen? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Videos an.
Tipps & Tricks zu Excel finden Sie hier.
Tolle Animationen und andere nützliche Funktionen in PowerPoint erkläre ich hier.
Mein Outlook-Handbuch und umfangreiche Videokurse zu PowerPoint finden Sie in meinen Online-Produkten.
In diesem 5. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef“ geht es um einen effizienten Umgang mit den vielen Mails, die Ihren Chef täglich erreichen und wie Sie Ihn dabei unterstützen können.
Was bei Sachbearbeitern noch im Rahmen ist, ist bei Führungskräften häufig jenseits der Möglichkeiten noch bewältigt zu werden: Die tägliche E-Mail-Flut.
Die Ursache: Führungskräfte sind in viele Projekte und Themen auf Führungsebene eingebunden und werden dazu regelmäßig in Kenntnis gesetzt. Außerdem setzen die eigenen Mitarbeiter häufig ihren Chef in Kopie, damit er über einen Vorgang informiert ist.
Soweit die Idee.
Aber die Führungskräfte sind gar nicht mehr in der Lage, die ganzen Informationen zu lesen und darauf zu reagieren. Wer jeden Tag an 3-6 Besprechungen teilnimmt und über 100 E-Mails erhält, muss Kompromisse eingehen. Oder anders formuliert: Die Mails, in denen der Chef in Kopie steht, erhalten eine geringere Priorität.
Wer also glaubt, wenn er den Chef bei einer E-Mail in Kopie setzt, dann ist dieser informiert, der täuscht sich.
Sie bekommen das Problem nur in den Griff, wenn Sie klar trennen zwischen An und CC. CC-Mails werden aussortiert und entweder später gelesen, oder von Ihnen als Sekretärin bzw. Assistentin gelesen und bewertet (wenn wichtig, dann doch dem Chef zur Kenntnis geben).
Oder Sie machen es so, wie ich es bei einem Geschäftsführer eines mittelständischen Betriebes erlebt habe. Er hat ganz klar kommuniziert, dass er Mails, in denen er in Kopie gesetzt wurde, ungelesen löscht. Er möchte gar nicht erst in Kopie gesetzt werden. Es hat einige Zeit gedauert, bis alle Mitarbeiter dies beherzigt haben, aber dann hat es funktioniert.
Welche Möglichkeiten Sie haben, die CC-Mails von den An-Mails zu trennen, erkläre ich Ihnen in diesem Video:
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Sie kennen die Funktionen „Regel“ und „Bedingte Formatierung“ in Outlook noch nicht?
Im folgenden Blog-Artikel habe ich die Regeln bereits erklärt: Outlook-Regeln einrichten
Wie Sie Mails im Posteingang mit der bedingten Formatierung anders einfärben und weitere Tipps zu Outlook finden Sie in meinem Handbuch: Outlook-Handbuch (kostenpflichtig)
Zu Beginn des Jahres wird in vielen Unternehmen der Urlaubsplan für das Jahr erstellt. Bei der Planung hilft es, wenn man weiß, wann eigentlich Schulferien sind.
Auch wenn Sie keine schulpflichtigen Kinder haben, ist es für Sie sicherlich wichtig, die Schulferien im Kalender anzeigen zu lassen, da Sie häufig Ihre Ansprechpartner in dieser Zeit schlechter erreichen.
Sie müssen jetzt nicht sich einen Kalender zur Hand nehmen und die Ferien einzeln in Ihren Outlook-Kalender übertragen. Es geht viel einfacher und schneller.
Dafür rufen Sie bitte die Web-Seite von Schulferien.org auf (hier klicken).
Wählen Sie dort Ihr Bundesland aus und das entsprechende Jahr.
Nun speichern Sie die entsprechende ICal-Datei auf Ihrem PC.
Wechseln Sie nun zu Outlook und importieren dort diese Datei.
-Fertig!-
Die Anleitung sehen Sie auch in diesem Video:
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In meinen Blog-Artikeln geht es immer mal wieder um den E-Mail-Posteingang. Ich empfehle immer, sich Gedanken zu machen, wie lange man Mails aufheben will und welche Mails gelöscht werden können, damit das Postfach übersichtlich bleibt.
Grundlage dafür ist allerdings, dass seitens der IT-Abteilung eine entsprechende elektronische Archivierung der E-Mails erfolgt. Denn aus meiner Sicht kann und darf das Unternehmen die Verantwortung dafür nicht den jeweiligen Sachbearbeitern und Abteilungsleitern überlassen, sondern sollte dieses Thema grundsätzlich in der IT-Abteilung klären.
Nun ist dieses Thema leider nicht ganz einfach und die Dinge ändern sich auch. Ich kann nun wirklich nicht behaupten, dass ich Spezialistin in diesem Bereich und immer auf dem aktuellen Stand bin.
Daher möchte ich in diesem Artikel auf Quellen verweisen, die dies besser können. Wobei ich ausdrücklich darauf hinweise, dass ich nicht für die Inhalte verantwortlich bin.
Bitkom -Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. hat auf seiner Webseite (https://www.bitkom.org/ ) einige Leitfäden und weitere Publikationen veröffentlicht. Folgende Dokumente finde ich interessant:
10 Merksätze zur E-Mail-Archivierung
10 Merksätze für elektronische Rechnungen
10 Merksätze zur elektronischen Archivierung
Natürlich gibt es auch Software-Anbieter für entsprechende Lösungen. Diese veröffentlichen auch auf Ihrer Webseite entsprechende Leitfäden. Geben Sie einfach z.B. bei Google in die Suchmaske „Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung“ ein und Sie werden eine große Auswahl erhalten.
Ich habe Ihnen bereits in einem vorhergehenden Beitrag erklärt, wie Sie häufig benutzte Mail-Texte als Mail-Vorlage abspeichern können. Nun möchte ich Ihnen noch einen Tipp geben, wie Sie mit nur 2 Klicks die Mail-Vorlagen öffnen können.
Die Vorgehensweise erkläre ich in diesem Video:
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Wer mehr als 80 Mails pro Tag erhält, der könnte sich den ganzen Tag lang damit beschäftigen. Aber viele Mitarbeiter und Führungskräfte haben neben den E-Mails noch weitere Aufgaben, Sitzungen und Projekte zu bearbeiten. Wie also können Sie mit der täglichen E-Mail-Flut besser umgehen?
In diesem Video zeige ich Ihnen 7 einfache Methoden, die Sie sofort umsetzen können und somit wirkungsvoll die Anzahl der neuen E-Mails reduzieren:
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