In meinem letzten Blog-Artikel und Video habe ich erklärt, wie Sie Notizen zu einer Word-Datei in OneNote hinzufügen können. Das funktioniert natürlich auch in PowerPoint.
Und hier finde ich die Zusammenarbeit zwischen PowerPoint und OneNote sehr praktisch: In der Regel ist die PowerPoint-Präsentation ja nicht innerhalb eines Tages fertig. Es gibt viele Entwurfsversionen.
Auf einer Folie soll noch ein Diagramm eingefügt werden, aber die Zahlen liegen noch nicht vor und müssen von Ihnen im Unternehmen zusammengetragen werden.
Eine Grafik sollte noch verbessert werden. Und nach geeigneten Fotos müssen Sie auch noch suchen.
In OneNote könnten Sie Notizen und Anmerkungen zu einzelnen Folien speichern. Durch die Verknüpfung gelangen Sie ganz schnell wieder auf die entsprechende Folie in Ihrer PowerPoint-Datei.
Sollten Aufgaben aus den Notizen entstehen, dann werden Sie diese in Ihrer Aufgabenliste in Outlook finden.
Also ein perfektes Zusammenspiel der einzelnen Programme!
Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:
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https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2019-03-14 11:53:242019-03-14 11:53:26Notizen zu einer PowerPoint-Datei in OneNote
Wie gut sind Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook?
In meinen Seminaren und Coachings frage ich die Teilnehmer gerne, ob sie irgendwann einmal an einem Kurs in den MS-Office-Programmen teilgenommen haben. Die häufigste Antwort: Nein. Die zweit häufigste Antwort: Ist lange her.
Word, Excel, PowerPoint und auch Outlook bieten eine Vielzahl an Funktionen. Einige sind sehr nützlich und sollte von jedem Büro-Mitarbeiter beherrscht werden, andere sind sehr speziell und werden nur von einer kleinen Anzahl der Anwender genutzt.
Im Büroalltag bleibt in der Regel nicht die Zeit, sich selbst mit allen sinnvollen Funktionen und Menüpunkten vertraut zu machen. Wer keine Schulung erhält, der bleibt letztendlich weit unter den Möglichkeiten, die die Programme bieten und verschwendet dadurch Zeit.
Denn
Word ist keine Schreibmaschine, sondern ein TextVERARBEITUNGSprogramm
Excel ist kein kariertes Blatt Papier, sondern ein DATENVERARBEITUNGSprogramm
mit PowerPoint lassen sich Informationen wirklich SCHÖN und ANSPRECHEND darstellen
mit Outlook kann man nicht nur Mails empfangen und senden, sondern sich SELBST ORGANISIEREN
Aber wie gut sind Sie? Beherrschen Sie die Grundlagen? Um das herauszufinden empfehle ich Ihnen das Office-Quiz von HERDT, einem Verlag für entsprechende Schulungsbücher. Testen Sie jetzt Ihr Wissen in Office 2013 und klicken auf die jeweiligen Schaltflächen. Sie werden dann zum Quiz weitergeleitet:
Sie möchten sich mit Outlook besser organisieren? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Erklärvideos an.
Sie möchten Word zeitsparend nutzen? Dann klicken Siehier und sehen sich meine Videos an.
Tolle Animationen und andere nützliche Funktionen in PowerPoint erkläre ich hier.
Mein Outlook-Handbuch und umfangreiche Videokurse zu PowerPoint finden Sie in meinen Online-Produkten.
https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2018-11-20 11:32:062018-11-20 11:32:06Office-Quiz: Wie gut sind Ihre Kenntnisse in den MS-Office-Programmen?
Was in früheren PowerPoint-Versionen noch möglich war, geht nun leider nicht mehr: Eine Agenda auf Knopfdruck erstellen.
Sie haben natürlich die Möglichkeit, eine Agenda-Folie selbst zu erstellen und dann Links zu den jeweiligen Folien einzufügen (Manuelles Inhaltsverzeichnis).
Wesentlich komfortabler sind die Möglichkeiten für eine Agenda von FastChange, einem Add-In (Agenda erstellen). Hier haben Sie den Vorteil, die einzelnen Agenda-Folien automatisch erstellen und ändern zu können.
Aber mir hat das noch nicht ausgereicht. Ich habe wohl die Entwickler von FastChange genug genervt, sodass sie jetzt noch eine Änderung programmiert haben.
Agenda auf Grundlage von Abschnittsnamen
Ich selbst strukturiere meine PowerPoint-Präsentationen immer mit Abschnittsnamen (Abschnitte einfügen). Da habe ich mich schon immer gefragt, warum man in PowerPoint nicht automatisch auf Grundlage dieser Abschnitte eine Agenda-Folie erstellen kann. Für mich wäre das vergleichbar mit dem Inhaltsverzeichnis in Word, das auf den Überschriften basiert.
Nun ist es endlich auch mit FastChange möglich, die Agenda-Folie zu erstellen und die einzelnen Zeilen gehen auf die Abschnittsnamen zurück.
Wie dies funktioniert erkläre ich in diesem Video:
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Es gibt noch eine weitere Funktion, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte: Der Excel-Daten-Link.
Wahrscheinlich kennen Sie bereits die Möglichkeit, Excel-Tabellen oder auch Diagramme mit PowerPoint zu verknüpfen. Der Vorteil: Wenn Sie in Ihrer Excel-Datei eine Änderung vornehmen, wird die Änderung in der entsprechenden PowerPoint-Datei übernommen. So laufen Sie nicht Gefahr, die Änderung zu vergessen und bei einem wichtigen Meeting alte Daten zu präsentieren.
Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, ob diese Verknüpfung auch bei Textfeldern funktioniert. Die schlechte Nachricht: Es geht nicht einfach so standardmäßig. Die gute Nachricht: Sie benötigen nur das Add-In von FastChange (klick). Hier gibt es den Excel-Daten-Link. Und damit können Sie Texte, Bilder, Farben, Ampeln und HarveyBalls automatisch anpassen bzw. aktualisieren.
Was ist eine Serienpräsentation?
Die Möglichkeiten eines Serienbriefes sind Ihnen sicherlich bekannt. Sie erstellen in Word einen Brief und können aus einer Excel-Datenbank Adressdaten oder auch andere Informationen in den Brief über ein Seriendruckfeld einfügen. Wenn Sie dann den Serienbrief drucken, erhalten Sie Briefe mit den jeweils eingefügten Informationen. Das spart viel Zeit und ist nicht so fehleranfällig, wie das händische Kopieren und Einfügen der Daten.
Die gleiche Logik steckt hinter einer Serienpräsentation. Sie erstellen eine Folie in PowerPoint und verknüpfen einzelne Textfelder, Bilder und Diagramme mit einer Excel-Tabelle. Auf Knopfdruck werden dann Folien in Ihre PowerPoint-Datei eingefügt, in denen die Felder entsprechend der Excel-Daten gefüllt werden.
FastChange bietet mit dem Excel-Daten-Link genau diese Funktion. Sie haben dabei sogar die Wahl, ob die Folien in Ihre aktuelle PowerPoint-Datei eingefügt werden sollen, oder ob pro Datensatz eine eigene PowerPoint-Datei erstellt wird.
Dies ist besonders interessant für Controller und Projektleiter, die regelmäßig wiederkehrende Reports erstellen, Management Summaries vorstellen, oder flexible Produktblätter benötigen.
Wie der Excel-Daten-Link funktioniert erkläre ich in diesem Video:
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https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2018-05-29 12:15:592018-05-29 12:15:59Effizient arbeiten mit dem Excel-Daten-Link für PowerPoint
Damit Sie das Add-In SlideLibrary in PowerPoint nutzen können, müssen Sie ein bisschen Vorarbeit leisten. Es sind zwei Dinge zu tun: bestehende Präsentation integrieren und innerhalb der Präsentation Kategorien festlegen.
Zu den Begriffen: Eine bestehende Präsentation, die als Datei in Ihrem Laufwerk abgelegt ist, ist in der SlideLibrary eine Bibliothek. Die Reiter, in denen die Folien gruppiert sind, sind Kategorien. Die Kategorien können Sie während der Integration der Präsentation festlegen, oder Sie haben in Ihrer Präsentation bereits Abschnitte eingefügt und diese benannt. Dann werden diese Abschnittsnamen als Kategorie übernommen.
Das heißt, Sie suchen einmalig alle Präsentationen aus Ihrem Laufwerk zusammen und übernehmen diese in die SlideLibrary. Wenn Sie später einzelne Folien in eine neue Präsentation einfügen möchten, dann suchen Sie sich einfach nur die entsprechende Bibliothek und Folie aus.
Professionelle Folien zentral zur Verfügung stellen
Ich habe Ihnen nun die Funktionsweise der SlideLibrary vorgestellt. Ich denke, die Vorteile sind gut sichtbar geworden. Das Add-In ist dafür gedacht, dass zentral professionelle Folien erstellt werden, die häufig benötigte Inhalte (z.B. Unternehmensvorstellung) und Grafiken (vergleichbar mit dem Screenshot oben) darstellen. Diese Folien sollten zentral verwaltet und bei Bedarf geändert werden.
Der normale Mitarbeiter greift dann einfach über das Add-In auf diese Folien zurück und füllt sie mit den entsprechenden Daten. Somit können Sie einerseits gewährleisten, dass gut gestaltete Folien verwendet werden und andererseits sparen die Mitarbeiter viel Zeit.
Denn die zentralen Aussagen und Inhalte in einer PowerPoint-Präsentation darzustellen ist recht schnell gemacht. Diese Inhalte dann aber ansprechend und professionell zu präsentieren kostet sehr viel Zeit. Hier greift wieder einmal das bekannte Pareto-Prinzip, das ist bereits in einem früheren Artikel erklärt habe. Außerdem sind durch die SlideLibrary auch Anfänger in der Lage tolle PowerPoint-Präsentationen zu erstellen und dies motiviert die Mitarbeiter. Der Auftrag „Erstellen Sie mal schnell eine Präsentation.“ führt also nicht mehr zu Schrecken und Überstunden, sondern wird gerne übernommen.
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https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2018-02-27 10:37:472018-02-27 10:37:47So füllen Sie die SlideLibrary
In einer neuen PowerPoint-Präsentation können Sie einzelne fertige Folien aus anderen Präsentationen einfügen. Schneller und einfacher geht’s mit dem Add-In SlideLibrary.
Sie müssen das Rad nicht immer neu erfinden
Präsentationsfolien zu erstellen, die wirklich gut aussehen, kostet eine Menge Zeit. Wenn Sie sich einmal die Mühe gemacht haben, dann sollten Sie in neuen Präsentationen diese Folien einfach einfügen. So fangen Sie nicht immer wieder von vorne an.
Bestehende Folien in eine neue PowerPoint-Präsentation einfügen
Wie Sie bestehende Folien aus alten Präsentationen in eine neue Präsentation einfügen können ist in 3 Schritten erklärt:
Wechseln Sie zum Reiter Einfügen.
Klicken Sie auf das kleine Dreieck bei der Schaltfläche Neue Folie.
Wählen Sie dann Folien wiederverwenden.
Es öffnet sich am rechten Rand ein zusätzliches Fenster.
Hier klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und dann auf Datei durchsuchen.
Wählen Sie die alte Präsentation auf Ihrem Laufwerk aus.
Es werden Ihnen dann in diesem Fenster alle Folien der Präsentation untereinander angezeigt.
Scrollen Sie zur gesuchten Folie und klicken diese an.
Dies ist zwar kein komplizierter Weg, aber er benötigt Zeit. Insbesondere wenn Sie aus verschiedenen PowerPoint-Dateien Folien aussuchen möchten und diese Dateien sehr viele Folien beinhalten.
Zeit sparen mit der SlideLibrary
Noch schneller und komfortabler geht es mit dem Add-In „SlideLibrary“. Hier haben Sie mehrere Präsentationen und deren Folien auf einem Blick. Die Folien werden nach Themen zusammengefasst angezeigt und Sie haben auch die Möglichkeit nach Stichworten zu suchen.
Professionelle Präsentationen erstellen und gleichzeitig Zeit sparen. Das geht ganz einfach.
Beauftragen Sie Kollegen aus der IT- und/oder Marketing-Abteilung, sehr gut gestaltete Folien zu erstellen. Dies könnte für bestimmte allgemeine Themen, wie z.B. Vorstellung des Unternehmens, der Produkte und Services sein. Oder auch Vorlagen für Diagramme, sodass die Nutzer dann nur noch die Zahlen austauschen müssen, aber das Layout bereits perfekt ist.
Im nächsten Schritt stellen Sie diese Präsentationen allen Mitarbeitern zur Verfügung, sodass jeder in der Lage ist, eine professionelle Präsentation in PowerPoint zu erstellen.
Wo Sie die SlideLibrary erhalten, wie Sie das Add-In installieren und wie Sie die Funktion nutzen, erkläre ich in diesem Video:
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https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2018-02-23 10:19:552018-02-23 10:19:55PowerPoint: Professionelle Folien erstellen und gleichzeitig Zeit sparen
Über den Projektstand müssen Projektleiter regelmäßig berichten. Dafür werden einige wichtige Informationen, wie z.B. die Ausschöpfung des Budgets, die erreichten Ergebnisse und der Zeitplan vorgestellt. Dafür erstellen die Projektleiter PowerPoint-Präsentationen.
Wenn Sie auch schon einmal in dieser Situation waren, dann werden Sie genau wie ich festgestellt haben, dass es einige Zeit benötigt, um z.B. eine Projektstatus-Ampel zu erstellen, die auch noch gut aussieht.
Insbesondere für den Stand der Dinge bei Budgets werden auch gerne die Harvey-Balls verwendet. Diese finden Sie bei den Symbolen und zeigen 25%, 50%, 75% und 100% an. Aber reicht das aus? Wer es genauer haben will, der muss ein Mini-Kreisdiagramm erstellen.
Um zu zeigen, dass eine Problemlösungs-Variante wahrscheinlich in die Sackgasse führt, eine andere Vorfahrt erhält, oder ein Umweg notwendig ist, sind Straßenschilder beliebt.
Aber wer hat die Zeit, diese Formen zu erstellen und ggf. kurz vor dem Meeting zu verändern?
Professionelle Formen mit einem Klick
In diesem Fall kann Ihnen das Add-In FastChange helfen wirklich Zeit zu sparen. Hier gibt es im Menü einige vorbereitete Formen. Die Auswahl ist groß und man merkt sofort, dass die Programmierer in der Vergangenheit viele Projektstatus-Berichte selbst erstellt haben. Alles, was man braucht ist mit wenigen Klicks verfügbar, einige Formen, wie z.B. die Projektstatus-Ampel sogar in verschiedenen Varianten.
Jetzt sind nicht nur PowerPoint-Profis in der Lage ansprechend gestaltete Präsentationen zu erstellen.
In dem folgenden Video stelle ich Ihnen diese Funktion kurz vor:
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https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2018-02-19 20:42:132018-02-19 20:42:13Zeit sparen mit den Formen aus FastChange
Ob internationaler Konzern oder kleiner Betrieb, es gibt in jedem Unternehmen ein festgelegtes Design für Briefe, Prospekte und auch PowerPoint-Präsentationen. Im Corporate Design ist festgelegt, welche Schriftart und -größe von den Mitarbeitern verwendet werden soll, welche Farben zum Unternehmenslogo passen und wie in PowerPoint Formen gestaltet werden.
Aber manchmal passiert es dann doch. Aus Versehen hat ein Mitarbeiter die falsche Schrift auf einer Folie benutzt oder im Diagramm stimmt eine Füllfarbe nicht. Oft fällt dies erst bei der Präsentation vor dem Kunden auf und das ist ärgerlich.
Also werden alle Mitarbeiter (nochmals) informiert, dass unbedingt das vorgegebene Corporate Design verwendet werden soll und jeder jede Folie prüfen muss, bevor die Präsentation vorgeführt wird.
Zeitfresser Foliengestaltung
Hier haben wir einmal wieder einen echten Zeitfresser gefunden. Ich bin der Meinung, dass es eigentlich ganz schnell geht, Inhalte in eine Präsentation einzufügen. Aber bis die Folien wirklich gut aussehen, vergehen Stunden.
Klar, die Schriftart, Schriftgröße und Farben müssen stimmen. Aber es passiert leider auch schnell aus Versehen oder auf Grund von Unwissenheit über die Vorgaben, dass etwas nicht richtig ist.
Und auch wenn man die richtige Vorlage verwendet hat und wirklich auf diese Punkte geachtet hat, kurz vor der Fertigstellung muss man ja dann doch wieder alles kontrollieren.
CD-Check mit einem Klick
Viel einfacher ist es mit dem Add-In von FastChange und dem dort integrierten CD-Check. Dort haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Dinge prüfen zu lassen. Ich würde immer alle Haken setzen (so ist auch schon die Voreinstellung). Dann einfach nur auf den Button klicken und schon werden die Fehler aufgelistet. Man erkennt genau auf welcher Folie was nicht stimmt. Dann einfach auf „Anpassen“ klicken und schon entspricht die Folie wieder den Vorgaben. Falls Sie im Ausnahmefall ganz bewusst an einer Stelle eine andere Schriftart eingesetzt haben, klicken Sie auf „Ignorieren“. Sie sind also in wenigen Minuten fertig!
Das ist besonders wichtig, wenn kurz vor einem Meeting noch schnell einige Änderungen an der Präsentation vorgenommen werden mussten.
Wie der CD-Check funktioniert stelle ich Ihnen in diesem Video vor:
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Warum gibt es in PowerPoint kein intelligentes Inhaltsverzeichnis?
Diese Frage habe ich mir schon oft gestellt. In Word geht es doch auch: Ich verwende in meinem Text die Überschriftenformatierung und dann erhalte ich quasi auf Knopfdruck ein Inhaltsverzeichnis. Wenn ich später Überschriften ändere oder hinzufüge, kann ich das Inhaltsverzeichnis ganz leicht aktualisieren.
Aber in PowerPoint gibt es diese Funktion leider nicht. Und das kostet Zeit und ist fehleranfällig. Denn wenn Sie eine Agenda-Folie erstellen und diese mehrfach kopieren, um sie zu Beginn der jeweiligen Abschnitte zu setzen, müssen Sie später Änderungen an der Agenda auf jeder Folie manuell vornehmen.
Die Agenda-Funktion von FastChange
Mit den Add-In von FastChange können Sie diese Fehlerquelle ganz leicht eliminieren. Sie erstellen einfach eine Agendafolie mit Hilfe des entsprechenden Buttons. Dabei haben Sie bereits Zugriff auf verschiedene Vorlagen, die Ihnen ermöglichen eine professionell gestaltete Agenda mit einem Klick zu erstellen.
Im nächsten Schritt ändern Sie die Agenda-Punkte.
Danach duplizieren Sie diese Folie mit einem Klick. Sie können nun die Kopien an die entsprechenden Stellen verschieben.
Wenn Sie später in der 1. Agendafolie Änderungen vornehmen, können Sie sehr einfach die anderen Agendafolien austauschen.
Hinweis: Ich habe von FastChange eine Beta-Version erhalten. Die Agenda-Funktion wird derzeit überarbeitet. Dies bedeutet, dass einige Funktionalitäten bei Ihnen anders aussehen könnten.
Wie das funktioniert zeige ich Ihnen in diesem Video:
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https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2018-02-12 21:50:332018-02-12 21:50:33Agenda erstellen in PowerPoint mit FastChange
In PowerPoint eine Präsentation zu erstellen ist eigentlich ganz einfach. Aber wenn es richtig professionell aussehen soll, dann setzt man viele Funktionen ein. Wie Sie diese Funktionen nicht länger suchen müssen, sondern auf einen Blick haben, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.
Erstellen Sie mal eben eine PowerPoint-Präsentation
Wer hat diesen Satz nicht schon einmal gehört?
Entweder möchte der Chef ein paar Fakten für seine nächste Besprechung nett aufbereitet haben, oder Sie benötigen für die nächste Projektsitzung noch ein paar Folien.
Ich selbst habe früher auch viele sehr umfangreiche PowerPoint-Dateien erstellt, weil es häufig einfacher ist, einen Sachverhalt mit einer Grafik darzustellen, als mit langen Texten. D.h. auch wenn dann gar nicht die Seiten präsentiert wurden, habe ich eher PowerPoint an Stelle von Word benutzt, weil Entscheider und Führungskräfte keine Zeit und Lust hatten, Texte zu lesen.
Eine Präsentation zu erstellen ist ja auch gar nicht schwer. In PowerPoint gibt es viele gute Vorlagen und durch die fertigen Folienlayouts kann jeder Ruck-Zuck ein paar schlichte Textfolien erstellen oder auch hier und da ein Bild, eine Grafik oder eine Tabelle einfügen. Auch die Animationen sind mit wenigen Klicks schnell gemacht.
Leider sieht das alles dann etwas langweilig aus. Um es richtig toll zu machen, braucht man dagegen sehr viel mehr Zeit.
Alle wichtigen Funktionen auf einem Blick
Ich habe nach einer Lösung gesucht, wie man noch effizienter mit PowerPoint arbeiten kann. Es gibt ja auch einige Funktionalitäten, die ich in der Software vermisse:
ein Inhaltsverzeichnis, das sich automatisch ändert, wenn ich etwas ändere
ein automatisch aktualisierter Dateiname in der Fußzeile der Folien
eine Seitennummerierung, die mir nicht nur anzeigt, welche Folie es ist, sondern wie viele es gesamt sind (Seite 5 von 35)
Jetzt habe ich das Add-In von FastChange gefunden. Hier sind alle häufig genutzten Schaltflächen in einer Registerkarte zusammengefasst. Man muss also nicht mehr in den einzelnen Menüs nach den Funktionen suchen und viel hin und her klicken, sondern hat alles auf einen Blick. Außerdem gibt es noch ein paar Spezialfunktionen.
Wo Sie dieses Add-In erhalten, wie Sie es installieren und einen kurzen Überblick zeige ich in diesem Video:
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