Neu: das Hörbuch – Mehr PEP im Team!

Auf vielfachen Wunsch von Kunden und Partner gibt es das Standardwerk des PEP-Institutes jetzt in der praktischen Hörbuch-Version! So organisieren Sie sich und Ihr Team mit dem Personal Excellence Program!

Das Hörbuch zeigt anschaulich und praxisnah, dass gerade im Team die richtige Arbeitsorganisation unerlässlich ist: Effektivität ist nur dann möglich, wenn der Einzelne und die Gruppe Hand in Hand arbeiten.
Die sieben Produktivitätsfaktoren, übersichtlich gegliedert in einzelne Hörkapitel:

  • Effektive Führung
  • Geordnete Datenstrukturen
  • Effektives Informationsmanagement
  • Tagesplanung, Routinen, Aufgabenbündelung
  • Effektives Prozess- und Projektmanagement
  • Erfolgreiche Kommunikation
  • Erfolg im Team
Die CD incl. 28 Checklisten als Download können Sie unter info@pep-coaching.com für 16,60 Euro zzgl. MwSt. bestellen.

Rationale Entscheidungen

Kompass

In Unternehmen werden laufend Entscheidungen getroffen. Man kann gar nicht nicht entscheiden, denn ein Aussitzen von Entscheidungen hat auch eine Wirkung.

Wenn eine Entscheidung getroffen werden soll, dann geht man davon aus, dass es eine rationale Entscheidung ist. D.h. man legt Präferenzen fest, sammelt Informationen, bewertet diese und wenn man dann die Alternativen vergleicht bleibt eine beste Variante übrig, über die dann entschieden wird (Ja/Nein).

Aber eine Entscheidung ist eigentlich immer eine Wahl zwischen zwei Alternativen. Wenn man aber richtig analysiert, dann bleibt ja nur eine Alternative übrig und daher muss dann keine Entscheidung mehr getroffen werden (sie ist alternativlos).

Was beobachten Sie in Ihrem Unternehmen? Wie werden Entscheidungen getroffen? Läuft das nicht in der Regel nicht rational? Ist es nicht viel mehr so, dass dass ein Mitarbeiter zufällig mit einem Thema beim Vorstand Gehör findet? Spielen vielleicht Macht, Eitelkeiten und persönliche Präferenzen eine viel größere Rolle?

Ich musste mir schon selbst oft nach einer durch den Vorstand getroffenen Entscheidung etwas aus den Fingern saugen, um diese Entscheidung im Nachhinein zu rechtfertigen. Sie hatte dann den Anschein, als wäre sie rational getroffen worden.

Planungstools

viele To-Do-Listen

In meinem letzten Training habe ich bei einem Teilnehmer etwas beobachtet, was mir häufig in den verschiedenen Unternehmen begegnet: es gibt viele verschiedene Planungstools, die laufend gepflegt werden müssen, aber einen wirklich guten Überblick bekommt man dadurch nicht.

Bei diesem Training ging es um die Erstellung von Quartals- und Jahresabschlüssen und betriebswirtschaftliche Auswertungen und das über viele Gesellschaften, die zum Konzern gehören, hinweg. Aber ähnliches findet man auch bei umfangreichen Kundenaufträge, Vertriebsaktivitäten oder IT-Projekten.

In diesem Fall lässt sich eigentlich alles gut Planen. Es steht genau fest, zu welchem Termin die Quartals- und Jahresabschlüsse fertig sein müssen. Jeder weiß auch was zu tun ist, da es sich von Quartal zu Quartal, von Jahr zu Jahr wiederholt. Es ist auch klar, wer welche Zahlen wie liefern muss, damit diese zum Konzernabschluss zusammengeführt werden können.

Das Problem ist aber leider jedes Mal wieder, dass nicht alle Zahlen zum gewünschten Zeitpunkt vollständig vorliegen. Der Verantwortliche muss also immer wieder den Kollegen hinterher telefonieren und Rücksprache halten. Und wenn ein Mitarbeiter wegen Krankheit ausfällt ist nicht klar was von wem übernommen werden muss, weil es keine Übersicht gibt, was dieser Mitarbeiter an diesem Tag hätte tun sollen.

Wie in vielen Unternehmen, so auch hier, gibt es verschiedene Tools, um die Informationen zu verwalten. Ein Online-Tool, in dem die Termine verwaltet werden und das automatisch Erinnerungsmails versendet. Diverse Excel-Dateien (z.B. Urlaubs-/Abwesenheitsplan), die persönlichen Kalender usw.

Besser wäre es, ein Planungstool zu verwenden, das alle Wünsche erfüllt.

Dies könnte z.B. MS-Project sein, oder eine umfassende Excel-Datei mit Makro-Programmierungen, oder vielleicht auch eine LotusNotes-Datenbank. Egal für was Sie sich entscheiden, wichtig ist es, dass Sie vorab einen genauen Anforderungskatalog erstellen und prüfen, welches Tool Ihre Anforderungen wirklich umfassend erfüllt.

 


Mehr zum Thema Planung und Zeitmanagement habe ich in diesem E-Book zusammengestellt:

Teil 3

Täglich etwas besser werden

gemeinsam zum Ziel

Mein Eindruck aus vielen Gesprächen mit Mitarbeitern verschiedener Unternehmen, Branchen und Hierarchien ist, dass immer wieder gemeckert wird, was alles schlecht läuft, aber im Grunde die Mitarbeiter es doch ganz gut finden, wenn sich nicht ständig etwas ändert. Beständigkeit und Routine gibt Sicherheit. Veränderungen verunsichern dagegen. Wenn die Verunsicherung sogar in Angst übergeht (z.B. Angst den Arbeitsplatz zu verlieren), dann kann das sehr lähmend wirken.

Kennen Sie auch den Spruch: „Wer sich nicht ändert, wird verändert.“?

Ein Unternehmen muss sich immer wieder den Marktgegebenheiten anpassen. Es müssen immer wieder neue Produkte entwickelt, neue Märkte und Kunden erschlossen, Trends beobachtet und der Wettbewerb analysiert werden. Wenn dies nicht passiert, dann verliert man immer mehr Kunden, verkauft immer weniger Produkte und muss immer wieder Mitarbeiter entlassen.

Für Sie selbst, aber auch für Ihr Unternehmen ist daher sehr wichtig, dass Sie immer besser werden – und zwar täglich! Dies ist auch unter dem Begriff „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ (KVP) bekannt. Dahinter steckt eine detaillierte Vorgehensweise, die ich hier nicht näher erklären möchte. Es geht mir auch nicht darum, dass Sie aufwändige Projekte initiieren sollen (das können Sie aber natürlich trotzdem gerne tun) und Workshops zu diesem Thema einrichten (was aber trotzdem sinnvoll wäre). Ich möchte Ihnen heute einen Denkanstoß geben, um Sie dazu zumotivieren, in kleinen Schritten täglich etwas besser zu werden.

Stellen Sie sich doch einfach am Beginn des Arbeitstages folgende Frage:

Was machen Sie, um heute besser zu sein als gestern und was unternehmen Sie morgen, um dann besser zu sein, als heute?

 


Mehr zum Thema Prozessmanagement erfahren Sie in meinem Online-Video-Kurs. Für mehr Informationen dazu einfach auf den folgenden Button klicken:

Mehr Informationen

 

Wann ist eine Aufgabe ein Projekt?

projekt

Heute möchte ich mich mal wieder dem Thema Projektmanagement widmen. Am Anfang steht die Frage, wann eine Aufgabe eigentlich ein Projekt ist. In manchen Unternehmen wird jeder Auftrag zu einem Projekt erklärt, der nur etwas von der Routine abweicht. In anderen betrieben wurden vielleicht noch nie offizielle Projekte durchgeführt. Ich stelle in meinen Trainings immer wieder fest, dass die Teilnehmer unter dem Begriff „Projekt“ verschiedene Dinge verstehen.

Vielleicht hilft die folgende Checkliste, zu entscheiden, wann es sich um eine Aufgabe handelt und wann um ein Projekt, für das man die Methoden des Projektmanagements einsetzen sollte (je mehr Punkte zutreffen, desto eher handelt es sich um ein Projekt):

  • die Aufgabe ist neu, es gab noch keine vergleichbare Aufgabe im Unternehmen
  • die Aufgabe/der Auftrag ist sehr komplex
  • es sind unterschiedliche Fachabteilungen betroffen
  • für die Aufgabe müssen Mitarbeiter in einem großen Umfang ihrer Zeit abgestellt werden
  • die Aufgabe/der Auftrag wird sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, hat aber auch ein klares Ende
  • die Aufgabe beinhaltet ein hohes finanzielles Risiko für das Unternehmen
  • von der erfolgreichen Ausführung der Aufgabe hängt unternehmenspolitisch viel ab

Diese Checkliste können Sie auch herunterladen. Dafür einfach auf den folgenden Button klicken:


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Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Hochseil balancieren

Heute möchte ich zwei Begriffe klären, die häufig verwechselt werden: Effektivität und Effizienz.

Einfach erklären kann man diese Begriffe wie folgt:

  • Effektivität: Die richtigen Dinge tun.
  • Effizienz: Die Dinge richtig tun.

Wenn Sie effektiv arbeiten wollen, sollten Sie also Ihre Prioritäten überprüfen, damit Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Dies ist notwendig, um seinem Ziel (z.B. Projektziel) näher zu kommen.

Wenn Sie effizient arbeiten wollen, sollten Sie sich immer fragen, ob es nicht auch noch einfacher, schneller und kostengünstiger geht. Sie müssen also Prozesse verschlanken.

Wenn Sie also eine unwichtige Aufgabe sehr schnell erledigen, dann sind Sie effizient in der Bearbeitung der Aufgabe, aber nicht effektiv. Wenn Sie dagegen sich auf eine Aufgabe mit höchster Priorität beschäftigen, diese aber nur sehr umständlich und langsam erledigen, sind Sie effektiv aber nicht effizient.

Erst die Kombination von beiden Techniken macht Sie zu einem exellenten Office-Worker.

Den Wissensschatz bergen

Gedankenaustausch

Das vorhandene Wissen der Mitarbeiter ist vielfältig. Dabei ist es gar nicht so einfach, sein Wissen aufzuschreiben, um es für andere verfügbar zu machen. Oft wissen wir gar nicht, was wir alles wissen.

Heute möchte ich Ihnen einige Methoden vorstellen, wie Sie den Wissensschatz bergen können:

    • mit Hilfe von Mindmaps können Themengebiete einfach dargestellt werden. Außerdem kann durch ein gemeinsames Brainstorming und daraus resultierende Assoziationen das Wissen der Mitarbeiter „herausgekitzelt“ werden.
    • in Arbeitskreisen, Foren oder regelmäßigen Erfahrungsaustauschen kann auf das Wissen der Mitarbeiter zurückgegriffen oder gemeinsam Lösungen entwickelt werden.
    • spezielle Software oder Datenbanken, wie z.B. Wikis sind Werkzeuge, mit denen das Wissen der Mitarbeiter dokumentiert und weitergegeben werden kann.
    • nach Abschluss eines Projektes sollten die „Lessons Learned“ dokumentiert werden, damit sie für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen.
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Wichtige Fragen zu Beginn eines Projektes

projekt

Wenn Sie ein neues Projekt angehen oder sich aus Ihren Zielen eine entsprechende Maßnahme ableitet, sollten Sie verschiedene Punkte beleuchten, um die Aufgaben gut planen zu können. Denn das Problem bei der Aufgabenplanung z.B. zur Durchführung eines Projektes ist häufig, dass man nicht sicher sein kann, ob die Liste vollständig ist. Wahrscheinlich wird die Aufgabenliste nie vollständig sein und sich im Laufe des Projektes noch weiter entwickeln. Aber Sie sollten möglichst gut starten. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen (kein Anspruch auf Vollständigkeit):

Stellen Sie sich vor, Ihr Projekt/Ihre Maßnahme ist bereits umgesetzt.

  • Wer ist davon betroffen? (Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten…)
  • Welche Aufgaben werden sich ändern?
  • Wie werden die Aufgaben anders sein?
  • Werden die Aufgaben neu verteilt werden müssen?
  • Wer bekommt Aufgaben hinzu, wer gibt Aufgaben ab?
  • Ändert sich die Aufbauorganisation?
  • Welche Abläufe müssen geändert und neu dokumentiert werden?

 

  • Welche Sachmittel werden für die Umsetzung benötigt?
  • Werden Informationen anders fließen?
  • Ändern sich die Medien, mit denen die Informationen fließen? (z.B. statt Papier nun E-Mail?)

 

  • Mit welchen Widerständen müssen Sie rechnen?
  • Wen müssen Sie am Projekt beteiligen?
  • Wer ist ein Fürsprecher für Ihr Projekt? (möglichst aus dem Vorstand bzw. der Geschäftsführung)
  • Wie wollen Sie wen über den Stand der Dinge informieren?

… und natürlich: was muss wer tun, damit das Projekt/die Maßnahme realisiert wird.

 


Bei Ihnen steht ein neues Projekt an, aber Sie sind noch ratlos, wie Sie das Projekt am Besten zum Erfolg führen? Dann empfehle ich Ihnen mein kostenloses E-Book „Projekte effizient managen“, das Sie erhalten, wenn Sie auf das Bild klicken:

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